Mae gan y sefydliad ymrwymiad i safonau uchaf gonestrwydd, cywirdeb ac atebolrwydd. Ceisir gweithredu'n gyfrifol, gan ystyried gofynion y cyrff cyllido a safonau ymddygiad cyhoeddus fel y cawsant eu nodi yn adroddiad Pwyllgor Nolan.
Mae'r Ddeddf Datgelu Gwybodaeth Gyhoeddus, a ddaeth i rym ar 1 Ionawr 1999, yn amddiffyn gweithwyr yn gyfreithiol rhag cael eu diswyddo na'u cosbi gan eu cyflogwyr o ganlyniad i ddadlennu pryderon difrifol yn gyhoeddus. Un o delerau sylfaenol pob contract cyflogaeth yw bod y sawl a gyflogir yn rhoi gwasanaeth teyrngar i gyflogwr a pheidio â datgelu unrhyw wybodaeth gyfrinachol am fusnes y cyflogwr. Ond os daw unigolyn o hyd i wybodaeth sydd, yn ei farn ef/barn hi, yn dystiolaeth o gamymddygiad neu ymddygiad amhriodol yn y sefydliad, yna dylid dadlennu'r wybodaeth heb ofni'r canlyniadau, a gellir gwneud gwneud hyn yn annibynnol heb ddilyn trefn y llinell reoli. Yn wyneb y cyfrifoldeb cyffredinol sydd gan y Cyngor dros faterion y sefydliad, disgwylir i'w aelodau yn yr un modd ddadlennu pryderon os oes ganddynt resymau da i gredu bod camymddwyn neu ymddygiad anaddas wedi digwydd.
Dylid pwysleisio mai bwriad y polisi hwn yw helpu unigolion sy'n credu eu bod wedi darganfod achos o gamymddygiad neu ymddygiad amhriodol. Nid yw wedi ei fwriadu i godi amheuon am benderfyniadau ariannol neu benderfyniadau busnes a wneir gan y sefydliad, ac ni ellir ei ddefnyddio i ailystyried unrhyw fater sydd eisoes wedi ei drin yn unol â threfn ystyried cwynion, disgyblu neu'r polisi ar aflonyddu. Y mae'n rhesymol disgwyl i aelodau'r sefydliad ddefnyddio peirianwaith y polisi hwn yn hytrach na mynegi cwynion yn allanol.
Bydd y sefydliad yn trin pob achos yn gyfrinachol ac yn sensitif. Cedwir enw'r unigolyn sy'n gwneud yr honiad yn gyfrinachol, oni bai bod hyn yn llesteirio neu'n rhwystro unrhyw archwiliad. Rhaid cofio y gallai ffynhonnell y wybodaeth gael ei datgelu yn ystod yr archwiliad, ac efallai y bydd angen cael datganiad gan y sawl a ddadlennodd y wybodaeth.
Anogir unigolion i ddatgelu eu henwau wrth ddadlennu gwybodaeth. Bydd llai o rym i honiadau di-enw er y cânt eu hystyried yn ôl doethineb y sefydliad. Wrth wneud hyn ystyrir y ffactorau isod:
difrifoldeb y mater;
hygrededd yr honiad;
y tebygrwydd y gellid cadarnhau'r honiad o ffynonellau eraill credadwy.
Y drefn i'w dilyn
Dylai'r unigolyn ddadlennu'r wybodaeth yn bersonol a/neu yn ysgrifenedig i'r person penodedig, sef y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd fel arfer, a fydd yn rhoi gwybod ar unwaith i'r Is-Ganghellor a Phrifathro.
Os mai camddefyddio cyllid sydd dan sylw dylai'r Cofrestrydd ac Ysgrifennydd ymgynghori â'r Is-Ganghellor a Phrifathro, sef y Swyddog Cyfrifo sy'n atebol am gyllid cyhoeddus y sefydliad.
Os mai gwybodaeth am y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd a ddadlennir dylid mynd at yr Is-Ganghellor a Phrifathro yn uniongyrchol. Os mai gwybodaeth am yr Is-Ganghellor a Phrifathro sydd dan sylw, bydd y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd yn rhoi gwybod ar unwaith i'r Llywydd.
Os nad yw'r unigolyn yn dymuno codi'r mater gyda'r Cofrestrydd ac Ysgrifennydd na'r Is-Ganghellor a Phrifathro, gall ef neu hi fynd at Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio, neu'n uniongyrchol at Lywydd y sefydliad.
Proses
Bydd y person penodedig yn ystyried y wybodaeth a roddwyd ac yn penderfynu ar ffurf yr archwiliad. Gall hyn fod
yn archwiliad mewnol
yn fater i'r Heddlu
yn archwiliad annibynnol
Os penderfynir y dylid archwilio drwy gyfrwng mwy nag un o'r dulliau uchod, rhaid i'r person penodedig fod yn dawel ei feddwl bod angen gweithredu yn y fath fodd, heb ystyried y posibilrwydd o ddedfryd deublyg.
Archwiliad
Fel arfer bydd yr Archwilydd Mewnol, neu swyddog annibynnol arall yn y sefydliad, yn ymgymryd â'r archwiliad ac yn rhoi canlyniadau'r archwiliad i'r person penodedig. Ni ddylai'r person a fydd yn penderfynu ar y mater wneud yr archwiliad. Rhaid cyflawni unrhyw archwiliad mor gyflym ac mewn modd mor sensitif â phosibl.
Adborth
Bydd y person penodedig yn rhoi gwybod i'r unigolyn sydd wedi dadlennu'r wybodaeth am y gweithredu sydd ar droed, os gweithredir o gwbl. Os na weithredir, dylai'r unigolyn dan sylw gael gwybod pam a chael cyfle i ddalennu'r wybodaeth eto i berson arall addas. Er enghraifft, os dadlenwyd y wybodaeth yn wreiddiol i swyddog sy'n aelod o staff y sefydliad, yna gallai'r dadleniad dilynol gael ei wneud i Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio neu'r Llywydd. Bydd y person arall yn ystyried yr holl wybodaeth a gyflwynwyd, y drefn a ddilynwyd, a'r rhesymau dros beidio â gweithredu. Canlyniad hyn fydd naill ai cadarnhau nad oes angen gweithredu pellach neu bod angen gweithredu pellach, ac yna diilynir y drefn y cyfeirir ati ym mharagraff 7 uchod.
Pan ddadlennir gwybodaeth, rhoddir gwybod i'r person/personau y dadlennir y wybodaeth yn ei erbyn/eu herbyn, gan egluro pa dystiolaeth sy'n cefnogi'r honiad, a chaniateir iddo/iddi/iddynt gyflwyno sylwadau ar y mater cyn gweithredu na chynnal archwiliad.
Adrodd am Ganlyniadau
Gwneir adroddiad gan y person penodedig am unrhyw wybodaeth a ddadlenir ac am urnhyw weithredu a wnaed ymhob achos; cedwir adroddiadau am gyfnod penodol (e.e. tair blynedd). Ym mhob achos rhoddir adroddiad manwl am ganlyniad unrhyw archwiliad i'r Pwyllgor Archwilio, os yw'r mater yn dod o fewn i gylch ei ddyletswyddau; mewn achosion eraill rhoddir crynodeb fel y gall y Pwyllgor fonitro effeithiolrwydd y drefn.