Rheoli Tanberfformiad: Polisi a Threfn Gallu
| Rheoli Tanberfformiad: Polisi a Threfn Gallu (.pdf) |
|---|
| Capability Policy & Procedure Flowchart (.pdf) (yn Saesneg unig) |
1. Cwmpas ac amcanion polisi
1.1 Mae’r polisi hwn yn berthnasol i’r holl grwpiau o staff Prifysgol Aberystwyth sydd wedi cyflawni’u cyfnod prawf yn llwyddiannus ac mae’n pennu canllawiau i reolwyr a staff o ran rheoli tanberfformiad.
1.2 Diben y polisi hwn yw sicrhau bod achosion o danberfformiad yn cael eu trin yn gyson ac yn deg, gyda’r prif amcan o godi perfformiad unigolyn at y safon ofynnol. Caiff Statud 9, Rhan III, sy’n trafod Disgyblaeth, Diswyddo neu Symud o Swydd, ei dilyn yn ystod camau diweddarach y polisi hwn o ran staff academaidd.
1.3 Mae Prifysgol Aberystwyth yn gyfrifol am bennu safonau perfformiad realistig a mesuradwy, egluro’r safonau hyn yn ofalus wrth aelodau staff a chynorthwyo staff i fodloni’r safonau a bennwyd.
1.4 Pan fydd aelodau staff newydd yn cyrraedd Prifysgol Aberystwyth, byddwn yn egluro’u swyddi wrthynt, yn rhoi copi iddynt o unrhyw ganllawiau ysgrifenedig sy’n berthnasol i’w maes gwaith, neu’n eu cyfeirio atynt, ac yn rhoi hyfforddiant a chymorth priodol iddynt er mwyn iddynt ymgyfarwyddo â’u swydd.
1.5 Rhaid hefyd sicrhau bod staff yn gwybod am y safonau y disgwylir iddynt eu bodloni ac yn cael gwybod pan fydd y disgwyliadau hynny’n newid ac yn esblygu; mae rheolwyr yn gyfrifol am roi gwybod i staff am y newidiadau hyn.
1.6 Mae cyfrifoldeb contractiol ar yr holl aelodau staff i gyflawni’u dyletswyddau at safon foddhaol a dylid rhoi pob cymorth ac anogaeth resymol iddynt wneud hynny.
2. Cam anffurfiol 1
2.1 Pan fydd tystiolaeth nad yw unigolyn yn perfformio at lefel dderbyniol, dylai’r rheolwr ymchwilio i’r amgylchiadau heb oedi a cheisio pennu’r rhesymau dros y perfformiad anfoddhaol. Ar ôl ymchwilio, os yw’r rheolwr yn credu bod perfformiad yr unigolyn yn ddiffygiol mewn rhyw ffordd benodol, bydd yn trefnu i gael trafodaeth anffurfiol â’r aelod staff.
2.2 Yn y cyfarfod hwn, bydd y rheolwr:
2.2.1 yn egluro’r meysydd lle mae perfformiad yr unigolyn islaw’r hyn a ddisgwylir (gan egluro’r sail/dystiolaeth dros y farn hon), gyda’r nod o bennu unrhyw broblemau neu resymau dros y tanberfformiad y gellir eu datrys. Gallai’r atebion i’r broblem gynnwys hyfforddiant ychwanegol, darparu mentor neu gymorth parhaus o fath arall ar gyfer yr unigolyn;
2.2.2 yn rhoi cyfle i’r unigolyn egluro’i danberfformiad a chodi unrhyw bryderon sydd ganddo/ganddi am ei swydd neu’r cymorth ac arweiniad y mae wedi’u cael i’w chyflawni;
2.2.3 yn cadw mewn cof ddarpariaethau’r Ddeddf Gwahaniaethu ar Sail Anabledd, yn enwedig y rhwymedigaeth i wneud addasiadau rhesymol wrth ymdrin ag aelodau staff ag anabledd (gweler Cynllun Cydraddoldeb Prifysgol Aberystwyth);
2.2.4 yn sicrhau bod yr aelod staff yn gwybod am lefel y perfformiad / cynhyrchiant sydd ei angen mewn perthynas â phob elfen o’i ddyletswyddau sy’n destun pryder;
2.2.5 yn pennu amserlen resymol lle disgwylir i’r perfformiad wella ac yn trefnu cyfarfod arall ar ddiwedd y cyfnod hwnnw i adolygu’r sefyllfa. Wrth bennu “amserlen resymol” ar gyfer gwella, rhaid i reolwyr ystyried cymhlethdod y tasgau dan sylw mewn perthynas â chymwysterau a phrofiad yr unigolyn.
2.3 Bydd y rheolwr/goruchwyliwr yn rhoi cadarnhad ysgrifenedig i’r unigolyn o gynnwys a chanlyniad y cyfarfod hwn, gan gynnwys y math o welliant sydd ei angen, unrhyw gymorth neu hyfforddiant ychwanegol a gaiff ei ddarparu, unrhyw gamau gweithredu eraill y cytunwyd arnynt a’r amserlen ar gyfer gwella ac adolygu. Dim ond at ddefnydd yr adran y mae’r cofnod hwn.
2.4 Wrth drafod tanberfformiad, rhaid i’r rheolwyr nodi’u pryderon yn benodol a rhaid iddynt ddangos tystiolaeth a/neu roi enghreifftiau i gefnogi’u honiadau.
3. Camau ffurfiol
3.1 Cam 2
3.1.1 Os bydd y perfformiad anfoddhaol yn parhau neu os bydd yr achos cyntaf o berfformiad anfoddhaol yn ddigon difrifol i gyfiawnhau camau ffurfiol (e.e. os oes perygl o ran iechyd a diogelwch neu os oes costau sylweddol neu rwymedigaethau eraill dan sylw), dylid gwahodd yr aelod staff i gyfweliad ffurfiol i drafod y mater. Ar gais y rheolwr llinell, bydd cynrychiolydd o’r adran Adnoddau Dynol (AD) yn dod i’r cyfarfod;
3.1.2 Yn y cyfarfod hwn, caiff yr aelod staff ei atgoffa o’r trafodaethau anffurfiol blaenorol (os bu trafodaethau o’r fath) a’r camau a gymerwyd i’w helpu i wella’i berfformiad. Caiff wybod, mor fanwl â phosib, pam fod y rheolwr yn parhau i bryderu am ei berfformiad. Yna, caiff yr unigolyn gyfle i egluro’i berfformiad anfoddhaol. Ar ôl clywed unrhyw eglurhad gan yr aelod staff, os bydd y rheolwr/goruchwyliwr yn parhau i bryderu, bydd yn rhoi RHYBUDD FFURFIOL am berfformiad anfoddhaol. Caiff yr unigolyn gadarnhad ysgrifenedig am hyn;
3.1.3 Caiff y rhybudd ei osod ar ffeil AD yr unigolyn a’i ddiddymu ar ôl cyfnod o 12 mis os yw’r perfformiad wedi gwella i’r safon ofynnol;
3.1.4 Yn y cyfarfod hwn, dylid ystyried ymhellach unrhyw hyfforddiant neu gymorth ychwanegol y byddai’n rhesymol eu darparu i’r aelod staff i’w helpu i gyrraedd y safon ofynnol o ran perfformiad;
3.1.5 Caiff cyfnod rhesymol ei bennu lle bydd disgwyl i’r perfformiad wella a chaiff cyfarfod arall ei drefnu ar ddiwedd y cyfnod hwnnw i adolygu’r sefyllfa.
3.2 Cam 3
3.2.1 Os nad yw perfformiad yr aelod staff wedi gwella ddigon yn ystod y cyfnod ar ôl rhoi’r rhybudd ffurfiol, cynhelir cyfweliad ffurfiol arall gyda’r unigolyn. Ar gais y rheolwr llinell, bydd cynrychiolydd AD yn dod i’r cyfarfod hwn;
3.2.2 Yn y cyfarfod hwn, bydd y rheolwr yn adolygu hanes yr achos, gan gynnwys y camau a gymerwyd i gynorthwyo’r unigolyn i gyrraedd y lefel ofynnol o ran perfformiad. Ar ôl clywed eglurhad yr aelod staff, os bydd y rheolwr/goruchwyliwr yn parhau i bryderu, bydd yn rhoi RHYBUDD TERFYNOL am berfformiad anfoddhaol. Caiff hyn ei gadarnhau’n ysgrifenedig. Bydd yr aelod staff hefyd yn cael gwybod bod ei swydd yn y fantol os na all gyrraedd lefel foddhaol o ran perfformiad a chynnal y lefel honno;
3.2.3 Caiff y rhybudd ei osod ar ffeil AD yr unigolyn a’i ddiddymu ar ôl cyfnod o 12 mis os yw’r perfformiad wedi gwella i’r safon ofynnol;
3.2.4 Dylid ystyried ymhellach unrhyw hyfforddiant neu gymorth ychwanegol y byddai’n rhesymol eu darparu i’r aelod staff i’w helpu i gyrraedd y safon ofynnol o ran perfformiad;
3.2.5 Caiff cyfnod adolygu’i bennu lle bydd disgwyl i’r perfformiad wella a chaiff cyfarfod arall ei drefnu ar ddiwedd y cyfnod hwnnw i adolygu’r sefyllfa.
3.3 Cam 4
3.3.1 Os nad yw perfformiad yr aelod staff wedi gwella ddigon yn ystod y cyfnod ar ôl rhoi’r rhybudd terfynol, cynhelir cyfweliad ffurfiol arall gyda’r aelod staff. Rhaid i gynrychiolydd o’r adran AD ddod i unrhyw gyfarfod a gynhelir gyda’r gweithiwr yn ystod y cam hwn.
3.3.2 Yn y cyfweliad hwn, bydd y rheolwr yn adolygu hanes yr achos, gan gynnwys y camau a gymerwyd i gynorthwyo’r unigolyn i gyrraedd y safon ofynnol o ran perfformiad. Caiff eglurhad yr unigolyn ei glywed a’i ystyried. Yna, gwneir penderfyniad naill ai i ddiswyddo’r aelod staff ar sail gallu neu i estyn y rhybudd terfynol i roi mwy o amser iddo wella’i berfformiad a chynnal unrhyw welliant. Bydd y rheolwr yn rhoi cadarnhad ysgrifenedig i’r unigolyn am y penderfyniad hwn a’r rhesymau drosto. Dim ond os oes tystiolaeth sy’n darbwyllo’r rheolwr bod rhagor o amser yn debygol o arwain at y gwelliant gofynnol o ran perfformiad y gall ystyried yr opsiwn o ganiatáu rhagor o amser i’r unigolyn wella’i berfformiad.
3.3.3 Yn achos staff academaidd, caiff y weithdrefn Disgyblu, Diswyddo neu Symud o Swydd a nodir yn Statud 9, Rhan III ei dilyn ar yr adeg hon.
4. Afiechyd / Presenoldeb Gwael
4.1 Gall ei iechyd a’i record presenoldeb effeithio ar allu unigolyn i gyflawni’i rôl at y safon ddisgwyliedig. Rhaid i reolwyr gadw mewn cof ddarpariaethau Deddf Cydraddoldeb 2010, yn enwedig y rhwymedigaeth i wneud addasiadau rhesymol wrth ymdrin ag aelodau staff ag anableddau (gweler Cynllun Cydraddoldeb Sengl Prifysgol Aberystwyth).
4.2 Nodir y weithdrefn ar gyfer rheoli cyfnodau hirdymor o absenoldeb oherwydd salwch (pedair wythnos neu ragor) yn llawn yn y Polisi Rheoli Absenoldeb oherwydd Salwch.
4.3 Nodir y camau cynnar ar gyfer rheoli absenoldeb tymor byr mynych ym Mholisi Rheoli Absenoldeb oherwydd Salwch Prifysgol Aberystwyth hefyd. Fodd bynnag, os na fydd yr ail gyfarfod Adolygu Absenoldeb oherwydd Salwch yn arwain at wella presenoldeb yn ôl y gofyn, caiff y sefyllfa’i rheoli drwy’r polisi hwn, gan gychwyn gyda Cham 3 y weithdrefn.
4.4 Cynhelir cyfarfod ffurfiol Cam 3 lle caiff unrhyw eglurhad gan yr unigolyn ei drafod. Os bydd y rheolwr/goruchwyliwr yn parhau i bryderu, caiff roi RHYBUDD TERFYNOL am bresenoldeb anfoddhaol, gan gadarnhau hyn yn ysgrifenedig. Caiff yr aelod staff wybod fod ei swydd yn y fantol os na fydd yn cyrraedd lefelau boddhaol o ran presenoldeb ac yn cynnal y lefelau hynny.
5. Hysbysu a chynrychioli
5.1 Caiff aelod staff rybudd ysgrifenedig 7 diwrnod gwaith ymlaen llaw am unrhyw gyfweliad ffurfiol sy’n cael ei drefnu o dan y polisi hwn (oni bai fod y cyflogai’n cytuno’n ysgrifenedig i gael llai o rybudd). Ym mhob cyfweliad o’r fath, mae gan yr aelod staff hawl i ddod â chydweithiwr neu gynrychiolydd undeb llafur gydag ef. Os bydd tystion yn cael eu galw gan y rheolwr/goruchwyliwr neu’r unigolyn, dylid rhoi gwybod am hyn ymlaen llaw.
5.2 Os nad oes modd i gynrychiolydd yr unigolyn ddod i’r cyfarfod ar yr adeg a hysbyswyd, caiff y cyfarfod ei ohirio a’i aildrefnu cyn pen 5 diwrnod gwaith.
6. Hawl i apelio
6.1 Mae gan unigolyn hawl i apelio yn erbyn unrhyw gamau ffurfiol a gymerir yn ei erbyn yn unol â’r polisi hwn a rhaid iddo wneud hynny drwy ysgrifennu at y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol cyn pen 10 diwrnod gwaith ar ôl dyddiad derbyn cadarnhad ysgrifenedig o’r camau sy’n cael eu cymryd yn ei erbyn, gan ddatgan sail yr apêl. Dim ond ar sail drefniadol neu ar sail gwallau ffeithiol yn y wybodaeth y seiliwyd y penderfyniad arno y gellir cyflwyno apêl yn erbyn rhybudd ffurfiol.
6.2 Mae’r gweithdrefnau ar gyfer ymdrin ag apeliadau’n unol â’r rheini a nodir yn y polisi a’r weithdrefn sy’n berthnasol i gategori’r aelod staff (Gweithdrefn Disgyblu a Diswyddo Staff Cyswllt; Apeliadau ar gyfer Staff Academaidd a Staff Perthynol; mae’r ddau bolisi ar wefan y Brifysgol ac yn ddibynnol ar y Statudau a’r Ordinhad(au)).
6.3 Nid yw’r polisi hwn yn dileu hawl gweithwyr i ddefnyddio’r weithdrefn achwyniadau berthnasol mewn amgylchiadau priodol. Fodd bynnag, pan fydd achos ffurfiol wedi cychwyn o dan y weithdrefn hon, caiff unrhyw gŵyn neu achwyniad ffurfiol yn erbyn y Brifysgol a/neu unigolion a enwir ei ohirio dros dro, wrth ddisgwyl i’r achos gallu ddod i ben.
6.4 Os bydd apêl cyflogai yn erbyn diswyddiad yn llwyddo, caiff ei dalu’n unol â’i gontract cyflogaeth mewn perthynas ag unrhyw gyfnod rhwng ei ddiswyddo a’i adfer i’w swydd, fel pe na bai’r diswyddiad erioed wedi digwydd.
7. Cyfrifoldebau:
7.1 Mae Rheolwyr yn gyfrifol am:
7.1.1 pennu safonau perfformiad a sicrhau eu bod yn cael eu mynegi a’u deall. Dylid amlinellu’r safonau o ran perfformiad gwaith ar ddechrau’r cyfnod cyflogaeth a’u hategu drwy’r broses gynefino a hyfforddi, yn ystod gwerthusiadau neu adolygiadau perfformiad, ac yn sgil unrhyw newid i’r swydd;
7.1.2 darparu cefnogaeth a chymorth priodol i helpu staff i gyrraedd a chynnal y safon ofynnol o ran gwaith;
7.1.3 tynnu sylw at broblemau o ran perfformiad a chymryd camau priodol cyn gynted ag y bob modd – yn unol â cham anffurfiol y polisi hwn;
7.1.4 sicrhau eu bod yn ymdrin â materion sy’n gysylltiedig â pherfformiad gwaith unigolyn yn sensitif, gan gynnal cyfrinachedd ac urddas;
7.1.5 rhoi’r polisi ar waith mewn modd cyson a diwyd.
7.2 Mae AD yn gyfrifol am:
7.2.1 sicrhau bod rheolwyr (Penaethiaid Adran, rheolwyr llinell a goruchwylwyr) yn cael hyfforddiant a chymorth proffesiynol priodol er mwyn ymdrin â materion sy’n ymwneud â pherfformiad a gallu;
7.2.2 monitro cydymffurfiaeth â’r weithdrefn gallu ar draws y Brifysgol;
7.2.3 helpu i sicrhau cysondeb o ran gweithredu’r polisi;
7.2.4 mynd i gyfarfodydd yn ôl y gofyn a chadw cofnodion ffurfiol o dan gamau 2 – 4 ac mewn apeliadau.
7.3 Mae gweithwyr yn gyfrifol am:
7.3.1 sicrhau eu bod yn gwybod am eu cyfrifoldebau o dan y polisi;
7.3.2 perfformio’u dyletswyddau at lefel foddhaol, fel y’i pennwyd gan reolwyr yn 4.1.1;
7.3.3 tynnu sylw’u rheolwyr llinell at unrhyw broblemau sy’n ymwneud â’r gwaith neu unrhyw amgylchiadau personol a allai effeithio ar eu perfformiad yn y gwaith;
7.3.4 deall, os bydd eu perfformiad gwaith yn syrthio islaw lefel dderbyniol, y bydd rhaid i reolwyr fynd i’r afael â hyn;
7.3.5 cydweithio â’u rheolwyr llinell i nodi sut i wella’u perfformiad;
7.3.6 ymateb i’r mesurau cywiro a bennir mewn modd amserol a diwyd.
8. Adolygu’r polisi
8.1 Rhoddwyd y polisi hwn ar waith ar ôl ymgynghori â’r Uwch Reolwyr a’r gwahanol Undebau Llafur sy’n cynrychioli gweithwyr y Brifysgol.
8.2 Caiff y polisi hwn ei adolygu o dro i dro, heb fod yn amlach na bob 2 flynedd, oni bai fod angen ei adolygu i gydymffurfio â newidiadau statudol neu gyfraith achos bwysig. Fel rhan o unrhyw adolygiad, byddwn yn ymgynghori â’r Undebau Llafur cydnabyddedig ac Uwch Reolwyr y Brifysgol.
8.3 Mae’r Brifysgol yn cadw’r hawl i newid telerau’r polisi hwn o bryd i’w gilydd a chyflwyno gweithdrefn amgen yn ôl y gofyn.
8.4 Nid yw’r Polisi a’r Weithdrefn hon yn diystyru nac yn disodli mewn unrhyw ffordd ddarpariaethau’r Siarter a’r Statudau.
8.5 Caiff effaith y polisi hwn ar gydraddoldeb ei asesu’n unol â’r gweithdrefnau ar gyfer pob polisi.
