Polisi Urddas a Pharch yn y Gwaith

Polisi Urddas a Pharch yn y Gwaith (.pdf)

1. Datganiad o’r Egwyddorion

1.1 Mae Prifysgol Aberystwyth wedi ymrwymo i gynnal a hybu amgylchedd gwaith lle y mae ei staff yn trin ei gilydd ag urddas a pharch. Mae’r Brifysgol yn cydnabod bod buddsoddi yn lles ei staff yn beth doeth o safbwynt busnes, nid yn unig o ran gwella perfformiad, calonogi’r staff a lleihau straen, ond hefyd o ran sicrhau bod y Brifysgol yn lle deniadol i weithio ac astudio ynddo, rhywbeth a fydd yn helpu i gadw staff a gwella perfformiad yn gyffredinol.

1.2 Mae’r polisi hwn yn rhan o Gynllun Cydraddoldeb y Brifysgol yn ogystal â bod yn rhan o’i dyletswyddau cyffredinol i’w staff i gyd, gan gynnwys ei dyletswydd gyfreithiol ynghylch Iechyd a Diogelwch. Datblygwyd y polisi hwn gyda chymorth yr Adran Adnoddau Dynol, a’r Undebau Llafur, ac wedi ymgynghori â’r Cynghorydd Cydraddoldeb.

1.3 Mae’r Brifysgol yn cydnabod bod ganddi ddyletswydd statudol i sicrhau na wahaniaethir yn erbyn staff ar sail unrhyw nodwedd warchodedig gan gynnwys oedran, anabledd, unrhyw driniaeth addasu rhyw, priodas a phartneriaeth sifil, beichiogrwydd a mamolaeth, hil, crefydd neu gred, rhyw neu gyfeiriadedd rhywiol. At hynny, mae’n cydnabod bod y ddyletswydd hon yn estyn ymhellach ac yn cynnwys pawb sy’n gweithio i’r Brifysgol ni waeth beth yw eu statws, eu sefyllfa gontractiol â’r Brifysgol, na hyd eu gwasanaeth gyda’r sefydliad.

1.4 Mae’r Brifysgol yn ymrwymo i sicrhau bod gweithdrefnau ar waith fel y gellir ymchwilio i gyhuddiadau o aflonyddu a bwlio a’u hystyried mewn modd teg, prydlon a sensitif. Bydd y Brifysgol bob amser yn parchu’r ffaith bod angen ymdrin â chyhuddiadau o’r fath mewn modd sy’n sicrhau bod yr ymchwiliad yn ddiduedd a bod pob carfan yn cael gwrandawiad teg. O’r adeg pan fo’r aelod unigol o’r staff yn codi’r gwyn, mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i geisio ymdrin â hi, ymchwilio iddi ac ymateb ymhen pedair wythnos waith o’r dyddiad pan wnaed y gwyn. Lle nad yw hyn yn bosib hysbysir y carfanau, a bydd AD yn cyfathrebu’n rheolaidd â’r carfanau i gyd i’w hysbysu am unrhyw gynnydd.

1.5 Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i sicrhau nad yw cwynion a wneir yn unol â’r drefn hon yn arwain at erlyn na dial ar unrhyw unigolyn.

1.6 Mae’r Brifysgol yn cydnabod bod hawl gan aelodau o’r staff sy’n teimlo iddynt gael eu trin heb barch, neu eu bwlio, neu sy’n teimlo bod rhywun wedi aflonyddu arnynt, yn ôl termau’r Polisi hwn, i gael ymdrin â’u hachos mewn amgylchedd diogel ac anfygythiol.

1.7 Bydd y Brifysgol yn sicrhau bod pob aelod o’r staff yn ymwybodol o’r Polisi hwn a’u bod yn gwybod bod rhaid i bawb barchu urddas ac amrywioldeb eu cydweithwyr ac yn enwedig bod rhaid peidio ag ymddwyn mewn modd y gellid ei gyfrif yn aflonyddu, bwlio neu ddangos diffyg parch.

1.8 Mae angen i bob rheolwr osod safonau derbyniol o ymddygiad a pherfformiad, a chadw atynt. Felly rydym yn gwahaniaethu rhwng aflonyddu, bwlio neu erledigaeth ar y naill law, a beirniadaeth adeiladol ar y llaw arall, a wneir gan reolwyr ar ymddygiad neu berfformiad aelod o’r staff yn y gwaith, pan fo’r feirniadaeth honno’n gyfiawn, haeddiannol ac wedi’i chyflwyno’n briodol.

1.9 Bydd unrhyw garfan neu dyst sydd, ar unrhyw adeg wrth i’r Polisi hwn gael ei weithredu, yn gwneud datganiad sy’n anghywir, maleisus, gwamal neu o fwriad drwg, yn gallu cael ei drin yn ôl y rhan berthnasol o Drefn Ddisgyblu’r Brifysgol.

1.10 Ar bob adeg yn ystod y Drefn hon, mae gan yr achwynydd (y sawl sy’n gwneud cwyn yn erbyn person arall), y sawl y cwynir yn ei erbyn, ac unrhyw dyst yr hawl i gael cydweithiwr neu gynrychiolydd o’r undeb llafur gyda nhw.

1.11 Mae cysylltiadau â’r Rhwydwaith Aflonyddu Personol yn gyfrinachol ac felly mae’n bwysig nodi nad yw cysylltu â’r grŵp hwnnw yn golygu bod y Brifysgol wedi cael hysbysiad ffurfiol o anghydfod sydd angen ei ddatrys fel rhan o’r drefn a ddisgrifir yn y ddogfen hon.

1.12 Nid yw’r polisi hwn yn briodol i ddelio ag achosion lle mae’r achwynydd hefyd yn codi mathau eraill o gwynion fel rhan o’r prif faterion. Mewn achosion o’r fath, ymdrinnir â’r materion sy’n codi dan Weithdrefn Achwyniadau’r Brifysgol.

2. Diffiniadau

2.1 Gellir disgrifio bwlio fel ymddygiad sy’n gas neu’n codi ofn, sy’n faleisus neu’n sarhaus, neu gamddefnyddio grym gan fwriadu tanseilio, bychanu, dirmygu neu niweidio’r unigolyn dan sylw.

2.2 Gellir diffinio aflonyddu, yn gyffredinol, fel ymddygiad dieisiau sy’n amharu ar urddas dynion a menywod yn y gweithle. Gallai fod yn gysylltiedig ag oedran, anabledd, unrhyw driniaeth addasu rhyw, hil, crefydd neu gred, rhyw neu dueddfryd rhywiol, neu unrhyw nodwedd bersonol yr unigolyn, ac fe allai fod yn gyson, neu’n ddigwyddiad unigol. Y prif bwynt yw bod y weithred neu’r sylw yn cael ei weld yn rhywbeth diraddiol ac annerbyniol gan y sawl y cyfeirir y weithred neu’r sylw atynt. 2.3 Ceir rhagor o enghreifftiau o aflonyddu a bwlio yn Atodiad A.

3. Amcanion Polisi

3.1 Dyma amcanion y polisi hwn:

i. Rhoi’r gair ar led bod y Brifysgol wedi ymrwymo i ddatblygu diwylliant lle y gall unigolion godi pryderon ynghylch aflonyddu a bwlio a bod yn ffyddiog y bydd y materion yn cael eu trin yn briodol, cyson a theg.

ii. Helpu i ddatblygu amgylchedd diogel i weithio a dysgu ynddo lle mae pawb yn gwybod bod aflonyddu a bwlio yn annerbyniol ac ni chaiff ymddygiad o’r fath ei dderbyn.

iii. Datblygu gweithle lle y mae unigolion a grwpiau yn trin ei gilydd ag urddas a pharch. iv. Cael gwared ar bob math o ymddygiad sarhaus ac amhriodol, codi ymwybyddiaeth o effeithiau ymddygiad o’r fath ar unigolion a’u hamgylchedd, a darparu diwylliant lle y mae’r staff yn teimlo y gellir codi cwynion ynghylch aflonyddu a bwlio heb ofni gwawd nac erledigaeth. v. Atal gwahaniaethu, cau pobl allan, triniaeth annheg, bwlio, ac ymddygiad sarhaus. vi. Rhoi trefniadau digonol ar waith, sy’n cynnwys pawb, i ymdrin yn effeithiol ag aflonyddu a bwlio.

vii. Sicrhau bod yr holl staff yn gwybod pa fath o ymddygiad a allai gyfrif fel aflonyddu a bwlio, yn ogystal â’u cyfrifoldebau i osgoi ac atal ymddygiad o’r fath viii. Sicrhau bod y staff i gyd yn deall bod aflonyddu a bwlio yn annerbyniol, bod ymddygiad o’r fath yn mynd i gael ei herio, a’i bod hi’n bosib y bydd camau disgyblu yn cael eu cymryd os bydd rheolwyr yn pryderu bod ymddygiad o’r fath yn digwydd.

ix. Rhoi trefniadau ar waith fel y gellid ymchwilio i honiadau bod aflonyddu neu fwlio wedi digwydd a bod yr ymchwiliad hwnnw yn digwydd mewn modd sy’n cydnabod sensitifrwydd y materion a godir a hawliau pawb sy’n rhan o’r achos.

x. Sicrhau bod pob cwyn a honiad yn cael eu trin yn deg a chyfartal i bob carfan yn y broses, â lefel briodol o gyfrinachedd llwyr, gan annog y carfannau i ddatrys y cwynion yn fewnol ac yn anffurfiol os yw hynny’n bosib.

xi. Codi ymwybyddiaeth o urddas a pharch drwy ddysgu’r staff a’r myfyrwyr am sut mae datblygu perthnasau adeiladol.

xii. Sicrhau bod trefniadau ar waith i fonitro a chloriannu yn effeithiol.

4. Cyfrifoldebau

4.1 Cyngor y Brifysgol sy’n gyfrifol am y Polisi yn y pen draw, ond bydd y Cyngor yn disgwyl i’r Is-Ganghellor sicrhau bod y polisi yn cael ei roi ar waith yn effeithiol.

4.2 Mae gan yr Is-Ganghellor a phob rheolwr llinell gyfrifoldeb penodol i hybu diwylliant o barch, agweddau proffesiynol a goddefgarwch. Serch hynny, dylid pwysleisio mai dyletswydd bersonol pob aelod o’r staff yw parchu a hybu urddas yn y gwaith.

4.3 Mae gan Benaethiaid yr Adrannau a’r rheolwyr priodol ddyletswydd i roi gwybod i Adnoddau Dynol am unrhyw achos lle y mae’n bosib bod rhywun wedi mynd yn groes i’r polisi hwn neu’r gweithdrefnau hyn.

4.4 Yr Uwch Reolwyr sy’n gyfrifol am sicrhau:

i. Bod rheolwyr ar bob lefel yn ymwybodol o bwysigrwydd egwyddorion y polisi hwn.

ii. Bod y mentrau, yr ymddygiad, y sustemau a’r polisïau rhagweithiol a nodir yn cael eu hymgorffori yn niwylliant y sefydliad, gydag ymrwymiad i sicrhau eu bod yn llwyddo, ac yn cael eu gwella’n rheolaidd.

iii. Bod y strategaeth yn cael ei gyrru drwy gydgyfrifoldeb ar lefel yr Uwch Reolwyr. Serch hynny, mae gan y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol gyfrifoldeb i fonitro sut y mae’r polisi yn cael ei roi ar waith ac i roi gwybod i Dîm yr Uwch Reolwyr am unrhyw bryderon.

4.5 Y Rheolwyr Llinell sy’n gyfrifol am:

i. Sicrhau bod y staff yn ymwybodol o’r polisi a bod y polisi yn cael ei ymgorffori yn eu rhaglenni hyfforddiant ac yn y rhaglenni cyflwyno i staff newydd;

ii. Hybu amcanion y polisi;

iii. Archwilio i gwynion mewn modd cydymdeimladol a diduedd;

iv. Rheoli materion disgyblaeth a materion eraill wrth iddynt godi;

v. Cadw llygad ar y rhai a fu’n dioddef o aflonyddu, bwlio neu erledigaeth gan gynnwys, os yw’n briodol, gymryd camau i ddarparu cymorth a chefnogaeth addas gan gynnwys (ymhlith pethau eraill), talu am gynghori, rhoi cyfnod rhesymol o amser o’r gwaith, gyda thâl, i helpu’r unigolyn i wella (yn hytrach na gweithdrefnau tâl salwch monitredig lle mae’r digwyddiad wedi arwain at absenoldeb salwch, er enghraifft).

4.6 Yr Adran Adnoddau Dynol sy’n gyfrifol am:

i. Sicrhau bod y staff i gyd yn gwybod am y polisi a’r drefn i ymdrin â chwynion;

ii. Cynllunio a datblygu sustemau hyfforddi a monitro priodol i’r rheolwyr yn y Brifysgol sy’n gyfrifol am weithredu’r polisi a’r weithdrefn, wedi ymgynghori ag undebau llafur cydnabyddedig y campws

iii. Sicrhau bod rheolwyr yn cael hyfforddiant priodol ynghylch sut i roi’r polisi ar waith; iv. Rhoi cyngor a gwybodaeth yn gyfrinachol i unigolion sy’n teimlo iddynt ddioddef aflonyddwch, bwlio neu erledigaeth ynghylch y camau y dylent eu cymryd; v. Monitro sut a lle y mae bwlio ac aflonyddu yn digwydd a sicrhau bod pwyllgor rheoli priodol y Brifysgol a’r undebau llafur cydnabyddedig yn cael gwybod am batrymau neu themâu.

vi. Rhoi gwybod i’r holl garfanau am y graddfeydd amser tebygol ar gyfer delio â chwynion;

vii. Rhoi gwybod am yr holl gymorth sydd ar gael, gan gynnwys gwasanaethau cynghori a chyflafareddu (mediation), a rhoi gwybod sut mae cael gafael ar y cymorth hwnnw.

viii. Sicrhau bod yr holl wybodaeth sydd gan y Brifysgol am ei staff yn cael ei chadw yn gyfrinachol a’i phrosesu’n gyfreithlon yn unol â Deddf Diogelu Data 1998.

4.7 Cyfrifoldeb pob aelod o’r staff yw:

i. Sicrhau eu bod yn gyfarwydd â chynnwys y polisi hwn a’i weithdrefnau, a’u bod yn ymddwyn yn unol â’r polisi hwn;

ii. Peidio â chymryd rhan mewn aflonyddu ar bobl eraill, na’u bwlio na’u herlid, a pheidio ag annog nac amddiffyn ymddygiad o’r fath;

iii. Hybu diwylliant sy’n cynnwys pawb, lle nad yw cydweithwyr yn dioddef aflonyddwch, bwlio nac erledigaeth, drwy herio’r mathau hyn o ymddygiad neu drwy roi gwybod am unrhyw sefyllfaoedd o’r fath i reolwr llinell neu oruchwyliwr yr unigolyn dan sylw;

iv. Ymateb yn gwrtais ac adeiladol i bob cais a wneir i beidio â gwneud rhywbeth neu i newid ymddygiad sy’n cael ei weld yn aflonyddwch, bwlio neu erledigaeth.

4.8 Bydd Cynrychiolwyr Lleol a Rhanbarthol yr Undebau Llafur:

i. Cydweithio â’r Brifysgol i godi ymwybyddiaeth am y polisi ac i hybu pwysigrwydd ei egwyddorion.

ii. Rhoi adroddiadau i’r Brifysgol am dueddiadau neu batrymau mae’r undebau yn cael gwybod amdanynt o achosion personol neu o gyfarfodydd eu haelodau.

5. Datrys Anffurfiol

5.1 Gan gofio bod angen osgoi gwaethygu unrhyw anghydfod wrth geisio datrys achosion lle yr honnir bod rhywun wedi mynd yn groes i’r polisi hwn, mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i ddod o hyd i ffordd deg ac ymarferol o ddatrys problemau ar y lefel isaf posib (yn anffurfiol). Os yw hi’n bosib, mae hi’n ddyletswydd ar bob carfan mewn anghydfod i geisio ei ddatrys ar y lefel isaf posib sy’n cyd-fynd â’r egwyddorion a roddir yn y polisi hwn, oni bai bod natur y gwyn ar ôl ymchwiliad yn gofyn am gamau ffurfiol.

5.2 Mae strategaethau posib yn cynnwys cyfeirio achosion i wasanaeth cyflafareddu’r Brifysgol os yw’r ddwy garfan yn cytuno â hynny, neu gyfeirio at y gwasanaeth Cynghori drwy’r Adran Adnoddau Dynol.

5.3 Fel arfer, ond yn dibynnu ar yr achos unigol, bydd y drefn am ymchwilio i gyhuddiadau bod aelod o staff wedi mynd yn groes i’r Polisi yn dechrau â’r Drefn Anffurfiol a ddisgrifir yn Atodiad B. Os yw’r unigolyn yn teimlo nad yw’r broses anffurfiol yn mynd i weithio yn y sefyllfa dan sylw, fe ddefnyddir y drefn ffurfiol.

6. Datrys Ffurfiol6.1 Dylai cwynion ffurfiol sy’n ymwneud ag aflonyddu, bwlio neu erledigaeth gael ei gwneud drwy’r drefn a ddisgrifir yn Atodiad B.

6.2 Os bydd yr unigolyn sy’n destun y cyhuddiad o ymddygiad annerbyniol yn gwneud gwrthgyhuddiad, bydd y cyhuddiad hwnnw yn cael ei drin ar wahân ac fe ymchwilir iddo drwy’r drefn berthnasol a ddisgrifir yn Atodiad B. 6.3 Mae’n bosib y bydd camau disgyblu yn cael eu cymryd yn erbyn unrhyw unigolyn sydd wedi gwneud cwynion ar sail gwybodaeth ffug neu â bwriad maleisus.

6.4 Weithiau bydd angen gwahanu’r bobl sy’n gysylltiedig ag achos y gŵyn yn ystod cyfnod yr ymchwiliad, yn unol ag Adran 2.5 o’r drefn yn yr atodiad. Mewn amgylchiadau o’r fath, efallai y bydd un o garfannau’r gwyn yn cael ei drosglwyddo, ei adleoli neu ei atal, dros dro, rhag gweithio, neu efallai y gofynnir iddynt weithio o leoliad gwahanol. Cymerir y camau hyn er lles y ddwy garfan ac ni ddylid eu cyfrif fel camau disgyblu.

7. Hyfforddiant ac Ymwybyddiaeth

7.1 Bydd pob aelod newydd o’r staff yn cael gwybod am egwyddorion y polisi hwn pan ymunant â’r sefydliad drwy’r cwrs e-ddysgu gorfodol ar Amrywioldeb yn y Gweithle.

7.2 Bydd hyfforddiant, cefnogaeth, cymorth a chyngor ar gael i reolwyr a goruchwylwyr ynghylch sut mae ymdrin ag aflonyddu, bwlio ac erledigaeth drwy weithio gyda’r Adran Adnoddau Dynol a’r Gwasanaeth Iechyd Galwedigaethol a Chynghori.

7.3 Bydd y Polisi yn cael ei ledaenu i’r staff presennol drwy law Penaethiaid yr Adrannau a thrwy sesiynau codi ymwybyddiaeth a fydd yn cael eu datblygu gan yr Adran Adnoddau Dynol.

7.4 Anogir pob aelod o’r staff i ddefnyddio rhaglen e-ddysgu ACAS. Ceir manylion amdani yn Atodiad D.

8. Monitro

8.1 Bydd y Cynghorydd Cyfartaledd yn hel ystadegau am achosion o fwlio ac aflonyddu ar draws y Brifysgol bob blwyddyn. Bydd yr ystadegau ar ffurf ddienw ac yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Staffio. Mae Atodiad C yn rhoi crynodeb o natur y wybodaeth a gesglir.

8.2 Defnyddir y wybodaeth i ddod o hyd i dueddiadau a phatrymau, i helpu’r Brifysgol i nodi’r meysydd lle y dylid canolbwyntio adnoddau. Bydd undebau llafur cydnabyddedig y campws yn cael copïau o bob adroddiad.

8.3 Mewn achosion lle y bydd modd adnabod unigolion o’r wybodaeth, bydd camau yn cael eu cymryd i sicrhau cyfrinachedd.

9. Cynghori

9.1 Bydd y Brifysgol yn sicrhau bod y wybodaeth ar y gwasanaeth cynghori ar gael i unrhyw achwynydd, ar eu cais nhw, boed y cais hwnnw’n cael ei wneud ar ddechrau’r broses, neu pan fydd yr achwynydd yn gwneud cwyn (anffurfiol neu ffurfiol), ar ganol y broses, neu er mwyn helpu yn ystod y cyfnod pan fyddant yn gwella ar ôl i’r broses ddod i ben.

10. Adolygu’r Polisi

10.1 Bydd y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol yn cydlynu adolygiad ar y Polisi Urddas a Pharch yn y Gwaith bob blwyddyn (neu cyn hynny os credir bod angen) er mwyn sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r gyfraith ac ymarfer da.

10.2 Bydd yr adolygiad yn cael ei gynnal drwy gydweithredu ag undebau llafur cydnabyddedig y campws, a bydd unrhyw newidiadau a gynigir yn cael eu cyflwyno am gymeradwyaeth y Pwyllgor Staffio.

11. Asesiad Effaith Cydraddoldeb

11.1 Mae’r Brifysgol yn ymroddedig i sefydlu’r Cynllun Cydraddoldeb yn ei pholisïau, ei gweithdrefnau a’i dulliau gweithio. Aseswyd effaith y polisi hwn yn unol â’r cynllun cydraddoldeb.