Gwaith ac Ymgynghoriaeth Allanol

Sylwer: Mae’r polisi hwn yn cael ei adolygu ar hyn o bryd

Gwaith ac Ymgynghoriaeth Allanol: Staff Academaidd ac Academaidd Berthynol

Mae’r Brifysgol yn cydnabod bod gweithgareddau allanol, megis darlithoedd, darllediadau ac ymgynghoriaethau fel rheol o fudd i’r Brifysgol a’i staff. Maent yn gwella delwedd y Brifysgol, yn helpu i greu cysylltiadau cydweithredol, ac yn darparu adborth uniongyrchol i addysgu ac ymchwil. Fodd bynnag, mae’n amlwg bod gofyn i’r Brifysgol sicrhau nad yw gweithgareddau allanol yn peryglu gwaith arferol y Brifysgol, ac nad yw’r Brifysgol yn cael ei rhoi mewn sefyllfa o fod yn gyfrifol yn anfwriadol am weithgaredd unigolyn.

Gyda rhai eithriadau prin, yn achos penodiadau amser llawn, ni ellir ymgymryd ag unrhyw waith cyflogedig gydag unrhyw bartïon y tu allan i’r Brifysgol na gweithgaredd busnes personol, heb gael caniatâd ymlaen llawn gan awdurdod perthnasol y Brifysgol. Yn achos y gweithgareddau canlynol, ni fydd gofyn cael caniatâd ymlaen llaw oni bai eu bod yn gwrthdaro â’r cyfrifoldebau sy’n perthyn i’r person dan sylw yn rhinwedd ei swydd ef/hi yn y Brifysgol:

  • Arholi allanol;
  • Gweithio i’r Ganolfan Addysg Barhaus (lle mae caniatâd Pennaeth yr Adran berthnasol wedi ei dderbyn eisoes);
  • Darlithoedd a darllediadau achlysurol;
  • Awduraeth llyfrau a chyhoeddiadau dysgedig eraill;
  • Ymgynghoriadau, ateb holiadau, gwneud mesuriadau ayyb mewn ymateb i geisiadau arbennig. (Os gwelir bod gwaith o’r fath yn creu gweithgaredd sylweddol a chyson, rhagor na 5 niwrnod dyweder, yna bydd gofyn cael caniatâd awdurdod perthnasol y Brifysgol ymlaen llaw). Ym mhob achos o’r fath cyfrifoldeb yr aelod o’r staff yw ymgynghori gyda Phennaeth yr Adran, a rhoi gwybod i’r corff allanol ei fod yn gweithredu fel unigolyn ac nid ar ran y Brifysgol ac nad yw’r Brifysgol yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb am safbwynt neu gyngor a roddwyd;
  • Cymryd rhan yng nghynllun Prifysgol Cymru ar gyfer Cyfnewid Athrawon.

Mae trefniadau ar wahân ar gyfer cyfnod Absenoldeb o Swydd (rhyddhad o ddyletswyddau Adrannol arferol i ymgymryd â gwaith am dâl mewn sefydliad arall, ac i weithio gydag eraill sy’n dilyn diddordebau ymchwil cyffelyb), ac Amser o’r Gwaith ar gyfer Dyletswyddau Cyhoeddus.

Gwaith Allanol a Wneir fel Gweithgarwch Preifat yn Unig

Gyda’r eithriadau prin uchod, yn achos penodiadau amser llawn, ni ellir ymgymryd â gwaith allanol gyda phartïon y tu allan i’r Brifysgol heb ganiatâd ymlaen llaw gan y Pwyllgor Staffio neu gamau gweithredol gan yr Is-Ganghellor a Phrifathro fel sy’n briodol. Pan roir caniatâd o’r fath i aelod o’r staff, ystyrir y gwaith yr ymgymerir ag ef fel rhywbeth sydd y tu allan i gwrs ei gyflogaeth gan y Brifysgol.

Oni bai bod y Brifysgol yn barnu bod rhyw drefniant arall yn briodol, fel er enghraifft lle mae’r gwaith allanol yn effeithio ar y graddau y mae’r unigolyn yn gallu cyflawni’r cyfrifoldebau sy’n dod yn rhinwedd ei benodiad gan y Brifysgol, bydd gan yr aelod o’r staff hawl i’r refeniw sy’n deillio o’r gweithgaredd ac ni fydd gan y Brifysgol unrhyw ddiddordeb yn unrhyw hawliau sy’n deillio o’r gweithgaredd.

Ni fydd gan yr aelod o’r staff hawl i ddefnyddio adnoddau’r Brifysgol gan gynnwys rhai ei Hadrannau na’i Gwasanaethau Canolog a bydd yn rhaid iddo dalu cost economaidd lawn unrhyw adnoddau y rhoir caniatâd iddo eu defnyddio. Dylai aelodau o’r staff fod yn arbennig o ofalus i beidio â defnyddio papur ysgrifennu’r Brifysgol nac unrhyw gyfrwng arall lle gallai enw’r Brifysgol gael ei dynnu i mewn i weithgaredd o’r fath heb awdurdod.

Rhaid i geisiadau i ymgymryd â gwaith fel gweithgarwch hollol breifat gael ei gyflwyno ar ffurflen ‘Gwaith ac Ymgynghoriad Allanol’, sydd i’w chael gan Adnoddau Dynol, a chynnwys y wybodaeth ganlynol i’w hystyried gan y Pwyllgor Staffio neu gamau gweithredol gan yr Is-Ganghellor a Phrifathro fel sy’n briodol:

  • Enw’r aelod o’r staff dan sylw;
  • Teitl y prosiect a disgrifiad cryno o’r gwaith;
  • Amser arfaethedig cychwyn y gwaith a’i hyd;
  • Y tâl a fydd yn dod i’r aelod(au) o staff dan sylw;
  • Manylion llawn am adnoddau’r Brifysgol y bydd eu hangen (ar gyfer cyfrifo’r gost economaidd lawn);
  • Ymgymeriad na fydd y gwaith yn tarfu ar addysgu a dyletswyddau Prifysgol arferol yr aelod(au) o’r staff dan sylw.

Dylid cyflwyno’r ffurflen wedi ei llenwi i’r Is-Ganghellor a Phrifathro, a dylid anfon copi i Bennaeth yr Adran ac i’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol.

Caiff y cais ynghyd â sylwadau ysgrifenedig Pennaeth yr Adran eu hystyried gan y Pwyllgor Staffio. Rhoddir ystyriaeth i geisiadau yn unol â’r meini prawf canlynol:

  • Bod y gwaith yr ymgymerir ag ef yn gydnaws ag ymchwil ac amcanion ysgolheigaidd y Brifysgol;
  • Y gellir adfer y gost economaidd lawn sy’n deillio o ddefnyddio unrhyw rai o adnoddau’r Brifysgol;
  • Nad yw’r gwaith yn gwrthdaro ag unrhyw waith allanol cyfredol sy’n cael ei wneud neu y bwriedir ei wneud fel gweithgaredd y Brifysgol a gynlluniwyd drwy Abertec neu fel arall;
  • Bod cyfanswm ymrwymiad yr unigolyn i waith allanol o’r fath yn rhesymol. Fel canllaw ystyrir y byddai gwaith allanol am ragor nag 20 diwrnod mewn blwyddyn academaidd yn gwrthdaro â dyletswyddau arferol;
  • Maint unrhyw waith allanol arall sy’n cael ei wneud ar y pryd gan yr aelod o’r staff dan sylw a/neu ganlyniadau unrhyw waith allanol yr ymgymerwyd ag ef o’r blaen.

Wrth roi caniatâd, bydd y Pwyllgor Staffio yn atgoffa’r aelodau o’r staff dan sylw o’r ystyriaethau a nodwyd uchod ac yn pennu cyfnod penodol rhesymol i’r caniatâd (1, 2 neu 3 blwyddyn fel rheol) ac ar derfyn y cyfnod hwnnw bydd gofyn iddo ef/iddi hi gynhyrchu adroddiad i’w ystyried gan yr Is-Ganghellor a Phrifathro. Bydd cynnwys yr adroddiad hwn yn cael ei gymryd i ystyriaeth wrth ystyried unrhyw gais am estyniad i’r caniatâd a all gael ei gyflwyno.

Atebolrwydd Cyfreithiol ar Waith Allanol Preifat

Pan roir caniatâd i aelod o’r staff ymgymryd â gwaith allanol preifat, bydd y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd yn ysgrifennu at yr asiantaeth dan sylw yn datgan bod yr aelod o’r staff yn gweithredu fel person preifat ac nad yw’r Brifysgol yn derbyn unrhyw atebolrwydd. Rhaid gwneud hyn cyn i gytundeb gael ei arwyddo. Nid yw Yswiriant Indemniad Proffesiynol y Brifysgol yn rhoi gwarant yswiriant i aelod o’r staff sy’n ymgymryd â gwaith allanol fel person preifat.

Ni fydd y Brifysgol, dan unrhyw amgylchiadau, yn atebol am unrhyw esgeulustod yn deillio o berfformiad aelod o’r staff o’r gwaith allanol y rhoddwyd caniatâd iddo. Mater i’r aelod o’r staff yw penderfynu trefnu yswiriant personol ar gyfer unrhyw atebolrwydd a allai godi yn ystod neu o ganlyniad i’r gwaith.

Addysgu Cyrsiau Byr

Os bydd aelodau o’r staff yn cymryd gwaith allanol ar ffurf addysgu ar gwrs byr a drefnir gan y Brifysgol ar sail hunangyllidol, dylent gyflwyno cais i’r Pwyllgor Staffio am ganiatâd gwaith allanol er mwyn sicrhau cysondeb o ran triniaeth.

Dylid cyflwyno’r cais i’r Is-Ganghellor a Phrifathro ac anfon copïau ati Bennaeth yr Adran a’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol.

Gwaith Contract yr ymgymerir ag ef ar delerau i’w cymeradwyo gan y Brifysgol

Mae hyn yn cynnwys gwaith i gyrff diwydiannol/masnachol, Adrannau’r Llywodraeth (MOD, DTI, MAFF, DSS, DOH, DOE, Dept of Energy, DOT, DES, ODA, HSE, Y Swyddfa Gymreig ayyb), EC, ac Elusennau. Nid yw’n cynnwys gwaith sy’n cael ei ariannu’n uniongyrchol gan grantiau’r cyngor ymchwil (PPARC/BBSRC, MRC, AFRC, NERC, EPSRC) a reolir gan amodau safonol sefydledig y cynghorau hyn. Fodd bynnag, yn achos y grantiau hyn dylai’r telerau yn ymwneud â hawliau eiddo deallusol ddiogelu sefyllfa’r Brifysgol, e.e. Dyfarniadau Cydweithredol mewn Gwyddoniaeth a Pheirianneg (CASE).

Rhaid i geisiadau am ganiatâd i delerau contractau a negodwyd fel gweithgaredd Prifysgol neu Abertec gael eu cyflwyno ar y ffurflen safonol CPR, sydd ar gael i’r diben hwn gan y Gwasanaethau Ymchwil, Datblygiadau Newydd a Busnes (RIBS) neu’r Swyddfa Gyllid. Ar y ffurflen hon bydd yr Adran yn darparu’r wybodaeth ganlynol: Adran, Cleient, Ymchwiliydd(wyr) a theitl y prosiect;

  • Manylion mewnbwn gweithlu Arolygwr, Cynorthwywyr Ymchwil, Technegwyr a Staff Ysgrifenyddol/Gweinyddol (Llafur Uniongyrchol);
  • Costau uniongyrchol eraill yn cynnwys defnyddiau traul, cyfarpar, teithio, defnyddio cyfarpar arbennig, ayyb;
  • Cyfnod y gwaith ac amser arfaethedig cychwyn;
  • Manylion amodau trosglwyddo Hawliau Eiddo Deallusol.

Bydd y ffurflen CRP yn cael ei throsglwyddo trwy RIBS i’r Swyddfa Gyllid a fydd yn nodi arni gostau llawn y prosiect gan gynnwys costau uniongyrchol ac anuniongyrchol. Bydd y ffurflen yn cael ei dychwelyd i’r adran gan RIBS. Bydd y gost llawn yn sail i drafodaethau am y pris gyda’r cleient. Dylai ffurflen CRP yn rhoi cost llawn y contract, y pris y cytunwyd arno, y trefniadau ar gyfer Hawliau Eiddo Deallusol gael ei harwyddo gan Bennaeth yr Adran a’i hanfon gyda’r contract derfynol a negodwyd i RIBS i’w chadarnhau.

Bydd y Swyddfa Gyllid (Adran Grantiau Ymchwil a Chontractau) yn cyflawni’r gwiriad terfynol cyn cyflwyno’r ffurflen i’r Cofrestrydd ac Ysgrifennydd ar gyfer ei hawdurdodi a’i llofnodi. Bydd copïau o’r contractau a’r ffurflenni CRP cyfatebol yn cael eu cadw yn ffeiliau’r Swyddfa Gyllid a RIBS.

Mae contractau drafft a chytundebau cyfrinachedd ar gael o swyddfa RIBS a, ble bynnag mae hynny’n bosibl, dylai’r rhain fod yn sail trafodaethau. Mewn achos lle darperir contract drafft gan y cleient ni ddylid ei hystyried yn un derfynol. Bydd RIBS yn archwilio contractau o’r fath a, lle bo hynny’n addas, yn cynnal trafodaethau i sicrhau nad yw’r contract derfynol yn anffafriol i’r Brifysgol.

Rhaid i bob contract a wneir ar ran y Brifysgol gael ei harwyddo gan y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd neu’r Cyfarwyddwr Cyllid. Ni ellir derbyn contract am waith allanol heb awdurdodiad y Brifysgol wedi ei arwyddo gan y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd neu’r Cyfarwyddwr Cyllid.

Dosbarthiad Enillion

Bydd incwm gròs o’r Contractau yn cael ei rannu fel a ganlyn:

  • Yr holl gostau uniongyrchol i’r Adran;
  • Bydd costau anuniongyrchol a adferir yn cael eu rhannu’n gyfartal rhwng y Brifysgol a’r Adran yn amodol ar fod y Brifysgol yn derbyn lleiafswm o 40%;
  • Derbyniadau net yn ychwanegol at y costau llawn i’r Adran, gydag argymhelliad, cyn belled ag y bo hynny’n bosibl, bod yr enillion hyn yn cael eu rhoi i’r ymchwilydd(wyr) cyfrifol i ddibenion penodol.

Atebolrwydd Cyfreithiol yn achos Gwaith Contract a gymeradwywyd

Mae gofyn i’r Brifysgol sicrhau nad yw’n anfwriadol yn ei gadael ei hun yn agored i geisiadau am iawndal am niweidiau y mae cleient yn honni iddynt ddigwydd o ganlyniad i waith contract. Rhaid i delerau contract a goblygiadau cyfreithiol gael eu hasesu yn ystod trafodaethau am y contract pan y gellid ei hystyried yn ddoeth i drefnu’r contract drwy Abertec. Mae Polisi Yswiriant Indemniad Proffesiynol y Brifysgol yn diogelu aelodau’r staff yn ddigonol rhag unrhyw ddigwyddiad arferol posibl y gellid ei ragweld.

Rhaid i gytundebau cyfrinachedd a chytundebau cadw cyfrinach gael eu harwyddo gan berson awdurdodedig, sef y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd, neu RIBS neu aelod o’r staff sydd wedi derbyn awdurdod i wneud hynny ymlaen llaw gan y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd. Mae’r cytundebau hyn yn ymrwymo’r unigolion sy’n rhan ohonynt ar ran y Brifysgol a dylid cymryd gofal i gyfyngu a rheoli lledaeniad gwybodaeth wyddonol neu fasnachol sydd wedi ei chynnwys yn y cytundeb.

Gwaith ac Ymgynghoriaeth Allanol: Staff Perthynol a Chynorthwyol

Yn achos penodiadau amser llawn ni ellir ymgymryd â gwaith allanol gyda phartïon eraill y tu allan i’r Brifysgol heb ganiatâd ymlaen llaw gan yr awudurdod addas yn y Brifysgol.

Mewn achosion lle mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i gontract o gyfrinachedd gyda chleient mae gofyn i bob aelod o’r staff barchu cyfrinachedd masnachol a gwyddonol y gwaith.

Fersiwn V060307