Rheoli Tanberfformiad: Polisi a Threfn Gallu

1. Cwmpas ac Amcanion Polisi

1.1     Mae’r polisi hwn yn berthnasol i’r holl grwpiau o staff Prifysgol Aberystwyth sydd wedi cyflawni’u cyfnod prawf yn llwyddiannus. Mae’n pennu canllawiau i reolwyr a staff ar gyfer rheoli tanberfformiad.

1.2     Cynlluniwyd y polisi hwn i sicrhau bod achosion o danberfformiad yn cael eu trin yn gyson ac yn deg, gyda’r prif amcan o godi perfformiad unigolyn at y safon ofynnol.

1.3     Mae Prifysgol Aberystwyth yn gyfrifol am bennu safonau perfformiad realistig a mesuradwy, egluro’r safonau hyn yn ofalus wrth aelodau staff a chynorthwyo staff i gyrraedd y safonau a bennwyd.

1.4     Pan fydd aelodau staff newydd yn cyrraedd Prifysgol Aberystwyth, byddwn yn egluro’u swyddi wrthynt, yn rhoi copi iddynt o unrhyw ganllawiau ysgrifenedig sy’n berthnasol i’w maes gwaith, neu’n eu cyfeirio atynt, ac yn rhoi hyfforddiant a chymorth priodol iddynt ymgyfarwyddo â hwy.

1.5     Rhaid hefyd sicrhau bod staff yn gwybod am y safonau y disgwylir iddynt eu cyrraedd ac yn cael gwybod pan fydd y disgwyliadau hynny’n newid ac yn esblygu; mae rheolwyr yn gyfrifol am roi gwybod i staff am y newidiadau hyn.

1.6     Mae cyfrifoldeb contractiol ar yr holl aelodau staff i gyflawni’u dyletswyddau at safon foddhaol a dylid rhoi pob cymorth ac anogaeth resymol iddynt wneud hynny.

 

2. Cam Anffurfiol 1

2.1     Pan fydd tystiolaeth nad yw unigolyn yn perfformio at lefel dderbyniol, dylai’r rheolwr/goruchwyliwr ymchwilio i’r amgylchiadau heb oedi a cheisio pennu’r rhesymau dros y perfformiad anfoddhaol. Ar ôl ymchwilio, os yw’r rheolwr o’r farn fod perfformiad yr unigolyn yn annerbyniol mewn rhyw ffordd benodol, bydd yn trefnu i gael trafodaeth anffurfiol â’r aelod staff. Wrth drafod tanberfformiad, rhaid i’r rheolwyr nodi’u pryderon yn benodol a rhaid iddynt ddangos tystiolaeth a/neu roi enghreifftiau i gefnogi’u pryderon. Dylai fod gan y rheolwr/goruchwyliwr nodiadau yn cynnwys dyddiadau ac enghreifftiau o’u pryderon er mwyn i’r cyflogai allu adolygu a deall y problemau.

2.2     Bydd y rheolwr/goruchwyliwr yn cynnig cyfle i wahodd cynrychiolydd Undeb Llafur neu gydweithiwr i gefnogi’r cyflogai. Os derbynnir y cynnig, gellir aildrefnu’r cyfarfod ar gyfer dyddiad ymhen hyd at 3 diwrnod gwaith. Yn y cyfarfod hwn bydd y rheolwr yn amlinellu’r rheswm dros y cyfarfod.

2.2.1   Egluro’r meysydd lle mae perfformiad yr unigolyn islaw’r hyn a ddisgwylir (gan egluro’r sail/dystiolaeth dros y farn hon), gyda’r nod o bennu unrhyw broblemau neu resymau dros y tanberfformiad y gellir eu datrys. Gallai’r atebion i’r broblem gynnwys hyfforddiant ychwanegol, darparu mentor neu gymorth parhaus o fath arall ar gyfer yr unigolyn.

2.2.2   Rhoi cyfle i’r unigolyn egluro’i danberfformiad a chodi unrhyw bryderon sydd ganddo/ganddi am ei swydd neu’r cymorth ac arweiniad y mae wedi’u cael i’w chyflawni.

2.2.3   Rhoi ystyriaeth bob amser i ddarpariaethau Deddf Cydraddoldeb 2010, yn enwedig y rhwymedigaeth i wneud addasiadau rhesymol wrth ymdrin ag aelodau staff ag anabledd (gweler Polisi Cydraddoldeb Prifysgol Aberystwyth https://www.aber.ac.uk/cy/equality/equality-policy/ ).

2.2.4   Sicrhau bod yr aelod staff yn ymwybodol o lefel y perfformiad / cynhyrchiant sydd ei angen mewn perthynas â phob elfen o’i ddyletswyddau sy’n destun pryder.

2.2.5 Gallai’r atebion i’r broblem gynnwys hyfforddiant ychwanegol, darparu mentor neu gymorth parhaus o fath arall ar gyfer yr unigolyn.

2.2.6 Os bydd y cyflogai yn crybwyll problemau iechyd neu os yw’r rheolwr/goruchwyliwr o’r farn y gallent fod yn ffactor, dylid trefnu i’w gyfeirio at Iechyd Galwedigaethol.

2.2.7   Pennu amserlen resymol lle disgwylir i’r perfformiad wella a threfnu cyfarfod arall ar ddiwedd y cyfnod hwnnw i adolygu’r sefyllfa. Wrth bennu “amserlen resymol” ar gyfer gwella, rhaid i reolwyr ystyried cymhlethdod y tasgau dan sylw mewn perthynas â chymwysterau a phrofiad yr unigolyn.

2.3     Bydd y rheolwr/goruchwyliwr yn rhoi cadarnhad ysgrifenedig i’r unigolyn o gynnwys a chanlyniad y cyfarfod hwn, gan gynnwys y math o welliant sydd ei angen, unrhyw gymorth neu hyfforddiant ychwanegol a gaiff ei ddarparu, unrhyw gamau gweithredu eraill y cytunwyd arnynt a’r amserlen ar gyfer gwella ac adolygu. Bydd y cofnod hwn at ddefnydd yr adran yn unig.

2.4     Bydd y rheolwr/goruchwyliwr yn trefnu cyfarfod dilynol gyda’r cyflogai i adolygu’r camau a weithredwyd yn 2.2.5.

 

3. Camau Ffurfiol

3.1       Cam 2

3.1.1   Os bydd y perfformiad anfoddhaol yn parhau neu os bydd yr achos cyntaf o berfformiad anfoddhaol yn ddigon difrifol i gyfiawnhau ystyriaeth ffurfiol (e.e. os oes perygl o ran iechyd a diogelwch neu os oes costau sylweddol neu risgiau eraill dan sylw), dylid gwahodd yr aelod staff i gyfweliad ffurfiol i drafod y mater. Ar gais y rheolwr/goruchwyliwr, bydd cynrychiolydd o Adnoddau Dynol (AD) yn dod i’r cyfarfod.

3.1.2 Bydd aelod o staff yn derbyn 5 diwrnod gwaith o rybudd ysgrifenedig ymlaen llaw ar gyfer unrhyw gyfweliad ffurfiol a drefnir o dan y polisi hwn (oni bai fod y cyflogai yn cytuno’n ysgrifenedig i gael llai o rybudd). Ym mhob cyfweliad o’r fath, bydd gan yr aelod staff hawl i ddod â chydweithiwr neu gynrychiolydd undeb llafur gydag ef. Lle bydd y rheolwr/goruchwyliwr neu’r unigolyn am alw tystion, dylid rhoi rhybudd ymlaen llaw.

3.1.3   Os nad oes modd i gynrychiolydd yr unigolyn ddod i’r cyfarfod ar yr adeg a hysbyswyd, caiff y cyfarfod ei ohirio a’i aildrefnu cyn pen 5 diwrnod gwaith.

3.1.4   Yn y cyfarfod hwn, caiff yr aelod staff ei atgoffa o’r trafodaethau anffurfiol blaenorol (os bu trafodaethau o’r fath) a’r camau a gymerwyd i’w helpu i wella’i berfformiad. Caiff wybod, mor fanwl â phosib, pam fod y rheolwr/goruchwyliwr yn parhau i bryderu am ei berfformiad. Yna, caiff yr unigolyn gyfle i egluro’i berfformiad anfoddhaol. Ar ôl clywed unrhyw eglurhad gan yr aelod staff, gall y rheolwr/goruchwyliwr ddewis o blith y canlynol:

  • dim camau pellach; 
  • hyfforddiant a chefnogaeth;
  • rhybudd ffurfiol;
  • cymysgedd o’r dewisiadau hyn.

Caiff yr unigolyn gadarnhad ysgrifenedig o hyn.

3.1.5   Os penderfynir rhoi rhybudd ffurfiol, bydd yn cael ei osod ar ffeil AD yr unigolyn. Bydd y rhybudd ffurfiol yn cael ei ddiddymu ar ôl cyfnod o 12 mis os yw’r perfformiad wedi gwella i’r safon ofynnol.

3.1.6   Caiff cyfnod rhesymol ei bennu lle bydd disgwyl i’r perfformiad wella a chaiff cyfarfod pellach ei drefnu ar ddiwedd y cyfnod hwnnw i adolygu’r sefyllfa.

3.1.7   Bydd gan y cyflogai hawl i apelio yn erbyn rhybudd ffurfiol. Gweler Adran 5 am fanylion y drefn apelio.

 

3.2       Cam 3

3.2.1 Os nad yw perfformiad yr aelod staff wedi gwella ddigon yn ystod y cyfnod ar ôl rhoi’r rhybudd ffurfiol, cynhelir cyfweliad ffurfiol arall gyda’r unigolyn. Ar gais y rheolwr/goruchwyliwr, bydd cynrychiolydd AD yn dod i’r cyfarfod hwn.

3.2.2   Bydd aelod o staff yn derbyn 5 diwrnod gwaith o rybudd ysgrifenedig ymlaen llaw ar gyfer unrhyw gyfweliad ffurfiol a drefnir o dan y polisi hwn (oni bai fod y cyflogai yn cytuno’n ysgrifenedig i gael llai o rybudd). Ym mhob cyfweliad o’r fath, bydd gan yr aelod staff hawl i ddod â chydweithiwr neu gynrychiolydd undeb llafur gydag ef. Lle bydd y rheolwr/goruchwyliwr neu’r unigolyn am alw tystion, dylid rhoi rhybudd ymlaen llaw.

3.2.3   Os nad oes modd i gynrychiolydd yr unigolyn ddod i’r cyfarfod ar yr adeg a hysbyswyd, caiff y cyfarfod ei ohirio a’i aildrefnu cyn pen 5 diwrnod gwaith.

3.2.4  Yn y cyfarfod hwn, bydd y rheolwr/goruchwyliwr yn adolygu hanes yr achos, gan gynnwys y camau a gymerwyd i gynorthwyo’r unigolyn i gyrraedd y lefel ofynnol o ran perfformiad.

3.2.5   Ar ôl clywed eglurhad yr aelod staff, os bydd y rheolwr/goruchwyliwr yn parhau i bryderu, bydd yn rhoi RHYBUDD TERFYNOL am berfformiad anfoddhaol. Caiff hyn ei gadarnhau’n ysgrifenedig. Bydd yr aelod staff hefyd yn cael gwybod bod ei swydd yn y fantol os na all gyrraedd lefel foddhaol o ran perfformiad (o fewn i’r amserlen a bennir gan y rheolwr/goruchwyliwr) a chynnal y lefel honno.

3.2.6 Caiff y rhybudd ei osod ar ffeil AD yr unigolyn a’i ddiddymu ar ôl cyfnod o 12 mis os yw’r perfformiad wedi gwella i’r safon ofynnol.

3.2.7 Dylid ystyried ymhellach unrhyw hyfforddiant neu gymorth ychwanegol y byddai’n rhesymol eu darparu i’r aelod staff i’w helpu i gyrraedd y safon ofynnol o ran perfformiad.

3.2.8 Caiff cyfnod adolygu ei bennu lle bydd disgwyl i’r perfformiad wella a chaiff cyfarfod arall ei drefnu ar ddiwedd y cyfnod hwnnw i adolygu’r sefyllfa.

3.2.9   Bydd gan y cyflogai hawl i apelio yn erbyn rhybudd terfynol. Gweler Adran 5 am fanylion y drefn apelio.

 

3.3       Cam 4

3.3.1   Os nad yw perfformiad yr aelod staff wedi gwella ddigon yn ystod y cyfnod ar ôl rhoi’r rhybudd terfynol, bydd y rheolwr yn rhoi gwybod i’r Adran AD nad yw perfformiad y cyflogai wedi cyrraedd y lefel ofynnol o welliant ac yn amlinellu’r rhesymeg dros ddod i’r casgliad hwn. Bydd y cyflogai yn derbyn cadarnhad ysgrifenedig gan yr Adran AD fod y mater yn cael ei gyfeirio i wrandawiad gallu ffurfiol (gweler Atodiad 1) i ystyried y mater. Bydd y panel gallu yn cynnwys:-

  1. Cyfarwyddwr Athrofa
  2. Pennaeth Adran Gwasanaethau Proffesiynol
  3. Rheolwr AD (ar gyfer ymgynghori)

Ni fydd aelodau’r panel o’r un adran â’r apelydd ac ni fyddant wedi ymwneud â’r achos hwn yn flaenorol nac unrhyw achos arall y bu’r apelydd yn gysylltiedig ag ef.

Rhaid i gynrychiolydd o’r adran AD ddod i unrhyw gyfarfod a gynhelir gyda’r cyflogai yn ystod y cam hwn.

3.3.2   Bydd aelod o staff yn derbyn 5 diwrnod gwaith o rybudd ysgrifenedig ymlaen llaw ar gyfer y gwrandawiad gallu ffurfiol a drefnir o dan y polisi hwn (oni bai fod y cyflogai yn cytuno’n ysgrifenedig i gael llai o rybudd). Bydd gan yr aelod staff hawl i ddod â chydweithiwr neu gynrychiolydd undeb llafur gydag ef i’r gwrandawiad hwn. Lle bydd y rheolwr/goruchwyliwr neu’r unigolyn am alw tystion, dylid rhoi rhybudd ymlaen llaw.

3.3.3   Os nad oes modd i gynrychiolydd yr unigolyn ddod i’r gwrandawiad gallu ar yr adeg a hysbyswyd, caiff y cyfarfod ei ohirio a’i aildrefnu cyn pen 5 diwrnod gwaith.

 

4. Afiechyd / Presenoldeb Gwael

4.1     Gall ei iechyd a’i record presenoldeb effeithio ar allu unigolyn i gyflawni’i rôl at y safon ddisgwyliedig. Rhaid i reolwyr/goruchwylwyr gadw mewn cof ddarpariaethau Deddf Cydraddoldeb 2010, yn enwedig y rhwymedigaeth i wneud addasiadau rhesymol wrth ymdrin ag aelodau staff ag anableddau (gweler Cynllun Cydraddoldeb Prifysgol Aberystwyth).        

4.2     Nodir y camau cynnar ar gyfer rheoli absenoldeb tymor byr mynych ym Mholisi Rheoli Absenoldeb oherwydd Salwch Prifysgol Aberystwyth. Fodd bynnag, os na fydd yr ail gyfarfod Adolygu Absenoldeb oherwydd Salwch yn arwain at wella presenoldeb yn ôl y gofyn, caiff yr unigolyn ei reoli drwy’r polisi hwn, gan gychwyn gyda Cham 3 y weithdrefn.

4.3     Cynhelir cyfarfod ffurfiol Cam 3 lle caiff unrhyw eglurhad gan yr unigolyn ei drafod. Os bydd y rheolwr/goruchwyliwr yn parhau i bryderu, caiff roi RHYBUDD TERFYNOL am ei bresenoldeb anfoddhaol, gan gadarnhau hyn yn ysgrifenedig. Caiff yr aelod staff wybod fod ei swydd yn y fantol os na fydd yn cyrraedd lefelau boddhaol o ran presenoldeb ac yn cynnal y lefelau hynny.

 

5. Hawl i Apelio

5.1     Mae gan unigolyn hawl i apelio yn erbyn unrhyw gamau ffurfiol a gymerir yn ei erbyn yn unol â’r polisi hwn a rhaid iddo wneud hynny drwy ysgrifennu at y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol cyn pen 10 diwrnod gwaith ar ôl dyddiad derbyn cadarnhad ysgrifenedig o’r camau sy’n cael eu cymryd yn ei erbyn, gan ddatgan sail yr apêl. Dim ond ar sail drefniadol neu ar sail gwallau ffeithiol yn y wybodaeth y seiliwyd y penderfyniad arno y gellir cyflwyno apêl yn erbyn rhybudd ffurfiol.

5.2     Rhoddir manylion y weithdrefn ar gyfer ymdrin ag apeliadau yn Atodiad 2:

Mae’r cyfle i apelio yn erbyn penderfyniad ar allu yn hanfodol i gyfiawnder naturiol, a gall cyflogeion apelio ar sail nifer o bethau.

Rhaid i’r penderfyniad i apelio gael ei gyflwyno’n ysgrifenedig o fewn i’r amserlen uchod. Dylai’r cyflogai nodi’r sail dros yr apêl bryd hynny neu cyn pen pum diwrnod gwaith fan bellaf ar ôl cyflwyno’r rhybudd o apêl.

Gellir apelio ar sail:

  • Y cyflogai yn ystyried bod y gweithdrefnau a ddilynwyd gan yr unigolyn/unigolion a oedd yn cynnal y gwrandawiad yn ddiffygiol mewn rhyw ffordd.
  • Y cyflogai yn ystyried bod y gosb yn amhriodol neu’n anghyson ag arferion blaenorol.
  • Y cyflogai yn dymuno cyflwyno tystiolaeth newydd a ddaeth i law ar ôl y gwrandawiad ac a allai fod wedi effeithio ar y penderfyniad, pe bai’n wybyddus yn ystod y gwrandawiad.
  • Y cyflogai o’r farn fod y gosb yn rhy llym.

5.3     Nid yw’r polisi hwn yn dileu hawl cyflogeion i ddefnyddio’r weithdrefn Gwyno berthnasol mewn amgylchiadau priodol. Fodd bynnag, pan fydd achos ffurfiol wedi cychwyn o dan y weithdrefn hon, caiff unrhyw gŵyn neu achwyniad ffurfiol yn erbyn y Brifysgol a/neu unigolion a enwir eu hystyried ar yr un pryd.

5.4     Os bydd apêl cyflogai yn erbyn diswyddiad yn llwyddo, caiff ei dalu’n unol â’i gontract cyflogaeth mewn perthynas ag unrhyw gyfnod rhwng ei ddiswyddo a’i adfer i’w swydd, fel pe na bai’r diswyddiad erioed wedi digwydd.

 

3 Mehefin 2016 – Fersiwn4