Gweithdrefn Ddisgyblu Yr Holl Staff

Cyflwyniad

Defnyddiwyd Cod Ymarfer ACAS yn ganllaw wrth lunio’r weithdrefn hon. Mae’r cod yn egluro’r gofynion sylfaenol o ran tegwch a fydd yn briodol yn y mwyafrif o achosion ac mae’n cynnig arweiniad ar safon yr ymddygiad rhesymol sy’n ddisgwyliedig mewn sefydliadau.

Mae’r weithdrefn Ddisgyblu hon yn rhan o Delerau ac Amodau contractau cyflogaeth.

Mae’r Brifysgol yn ymrwymo i ymdrin â materion disgyblu’n deg ac mae’n disgwyl y bydd cyflogeion yn gwneud yr un fath:

Dylai’r Brifysgol a’i chyflogeion wneud y canlynol:-

  • Codi ac ymdrin â phroblemau’n brydlon a pheidio ag achosi oedi afresymol i gyfarfodydd, penderfyniadau na chadarnhad o’r penderfyniadau hynny;
    • Gweithredu’n gyson.

Bydd y Brifysgol yn sicrhau’r canlynol:

Cyn dechrau ar y weithdrefn ffurfiol bydd rheolwyr yn gosod ac yn cyfleu disgwyliadau clir yn rheolaidd gan ymdrin â phryderon ynghylch ymddygiad ac ymarweddiad ar unwaith er mwyn dod â’r mater i ben cyn i’r sefyllfa waethygu.

Bydd y cyfathrebu hwn yn rhan o ddisgwyliadau rheoli dydd i ddydd a chaiff problemau eu trin ar unwaith ac yn anffurfiol.

Wrth gydnabod y peryglon posibl sy’n gysylltiedig â defnyddio’r weithdrefn hon bydd rheolwyr yn ystyried yr effaith ar y bobl dan sylw (Atodiad D - nodiadau ar Reoli Risg)

Bydd Rheolwyr yn gwneud y canlynol:-

  • Cydnabod bod angen rheoli problemau wrth iddynt godi yn ysbryd y weithdrefn hon er mwyn osgoi’r angen i roi cychwyn ar brosesau mwy ffurfiol;
  • Hysbysu cyflogeion am sail y problemau gan roi cyfle iddynt gyflwyno eu hachos os ydynt yn dymuno gwneud hynny, cyn i unrhyw benderfyniad gael ei wneud;
  • Cynnal ymchwiliadau priodol i ganfod ffeithiau’r achos;
  • Gwahodd cyflogeion i ddod â chynrychiolydd undeb neu gydweithiwr gyda nhw i unrhyw gyfarfodydd disgyblu;
    • Caniatáu i gyflogeion apelio yn erbyn unrhyw benderfyniadau ffurfiol a wneir yn ystod y gwrandawiad.

Mae Rhaglen Cymorth Cyflogeion y Brifysgol, sy’n caniatáu i gyflogeion gael gwasanaethau cymorth cyfrinachol, yn cynnig cyfle i gyflogeion ystyried y ffordd orau i ymdrin â phroblem neu bryder gyda golwg ar ddatrys y mater. Gall AD gynghori ar y gwasanaethau sydd ar gael ac mae gwybodaeth hefyd i’w chael ar wefan AD.

1. Cwmpas y weithdrefn

1.1 Mae’r weithdrefn hon wedi’i chynllunio i’w defnyddio pan fydd lle i gredu y gallai cyflogai fod wedi bod yn esgeulus wrth gyflawni dyletswyddau, wedi methu â chydymffurfio â chyfarwyddyd rhesymol, neu pan geir amheuaeth fod y cyflogai’n euog o gamymddwyn, camymddwyn dybryd neu gamymddwyn difrifol;

Rhaid i bob parti ddilyn yr holl gamau cyn gynted â phosibl heb unrhyw oedi afresymol.

Bydd camymddwyn mewn perthynas ag ymchwil yn cael ei ystyried y tu hwnt i gwmpas y polisi hwn gan fod materion o’r fath yn cael eu trin yn unol â’r Weithdrefn Camymddwyn wrth wneud Ymchwil sydd i’w gweld yn y fan hon http://www.aber.ac.uk/cy/hr/employment-information/misconduct/

1.2 Materion troseddol posibl

Os ceir awgrym yn yr honiad fod y cyflogai o bosibl wedi cyflawni trosedd, rhaid hysbysu Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol ar unwaith, a fydd yn ymgynghori â’r Dirprwy Is-Ganghellor (Myfyrwyr a Staff) neu yn ei absenoldeb, ag aelod o Grŵp Gweithredol y Brifysgol.

2. Y Cam Anffurfiol

2.1 Mae goruchwylio cyflogeion o ddydd i ddydd yn rhan o’r swyddogaeth reoli ac y mae tu hwnt i gwmpas y gweithdrefnau mwy ffurfiol ar gyfer ymdrin ag achosion posibl o dorri disgyblaeth. Mae’n debygol y bydd llai o achosion lle bydd angen cyfeirio at y gweithdrefnau ffurfiol os bydd rheolwyr llinell yn tynnu sylw’r cyflogeion at unrhyw bryderon ar y cyfle cyntaf posibl. Os credir fod y broblem yn fater cymharol ddibwys, dylai’r rheolwr llinell a’r cyflogai geisio datrys y mater trwy drafodaethau anffurfiol, cyngor neu gefnogaeth.

Os yw rheolwr yn ansicr a ddylid ymdrin ag achos o gamymddwyn yn anffurfiol, dylai geisio cyngor gan AD.

2.2 Mewn trafodaeth anffurfiol un i un dylai’r rheolwr llinell esbonio sail y pryderon, cynnig unrhyw dystiolaeth sydd wedi dod i’r golwg a rhoi cyfle i’r cyflogai ymateb gan wrando’n ofalus ar yr hyn sydd gan y cyflogai i’w ddweud. Nid yw trafodaethau anffurfiol gyda chyflogeion yn fesurau disgyblu ffurfiol. Mae’r rhain yn drafodaethau anffurfiol un i un, a’u bwriad yw datrys problemau ar y lefel isaf bosibl.

2.3 Os yw’r naill barti neu’r llall yn teimlo y gallai gynorthwyo i sicrhau canlyniad cadarnhaol i’r cyfarfod, caiff cynrychiolydd undeb llafur neu gydweithiwr ynghyd â chynrychiolydd AD gefnogi’r broses.

2.4 Yn ystod y cyfarfod efallai y daw’n glir nad oes tystiolaeth o gamymddwyn neu fod digwyddiadau wedi’u camddehongli. Os felly bydd y rheolwr llinell yn cadarnhau bod y mater wedi dod i ben. Ni chaiff cofnod o’r cyfarfod ei gadw.

2.5 Os ceir tystiolaeth o fân gamymddwyn dylai’r rheolwr llinell drafod a chytuno ar y gwelliannau sydd eu hangen o fewn cyfnod a ddiffinnir o fewn i gynllun gwella y cytunir arno, sy’n cynnwys adolygiadau cynnydd rheolaidd. Dylai’r rheolwr llinell hefyd egluro y gallai unrhyw gamymddwyn pellach, neu fethu â gwella, arwain at roi’r weithdrefn ffurfiol ar waith. Bydd y rheolwr llinell yn amlinellu’r gwelliannau a gytunir, y cynllun amser a goblygiadau methu â gwella i’r cyflogai yn ysgrifenedig cyn gynted â phosibl a heb fod yn hwyrach na 10 diwrnod gwaith ar ôl y cyfarfod.

Ni fydd cofnod y cyfarfod yn rhan o gofnod disgyblu ffurfiol y cyflogai, ond os yw patrwm ymddygiad dilynol y cyflogai yn arwain at roi gweithdrefn ddisgyblu ffurfiol ar waith, gellir cyfeirio at gofnodion anffurfiol sydd wedi’u cadw at ddiben rheolaethol. Ni chaiff y cofnodion hyn eu cadw’n hirach na chwe mis oni bai bod rheswm dilys dros eu cadw am hyd at 12 mis os ceir problem sy’n ailgodi.

2.6 Caiff trafodaethau anffurfiol eu cofnodi gan y rheolwr llinell a bydd angen cytuno ar y cofnod gyda’r cyflogai. Bydd y rheolwr llinell yn rhoi copi i’r cyflogai ac yn cadw copi’n ddiogel yn unol â Pholisi Diogelu Data’r Brifysgol.

2.7 Os daw’n amlwg yn ystod trafodaeth anffurfiol y gallai’r mater fod yn ddifrifol ac y dylid symud ymlaen at broses ffurfiol caiff y cyfarfod ei ohirio a dylid dilyn y weithdrefn ffurfiol yn Adran 3. Dylid hysbysu’r cyflogai y bydd y mater yn cael ei ddwyn ymlaen dan y weithdrefn ddisgyblu ffurfiol gan ganiatáu i’r cyflogai barhau i ymarfer ei hawl i gael cwmni os yw’n dewis hynny.

3. Gweithdrefn Ddisgyblu Ffurfiol

3.1 Cam Un

Defnyddir y cam hwn i ymdrin â mân droseddau sy’n syml a lle nad yw’n debygol y caiff y ffeithiau eu herio. Goruchwyliwr neu reolwr llinell y cyflogai a ddylai ymdrin â hyn.

Caiff y cyflogai wahoddiad ysgrifenedig oddi wrth y rheolwr llinell i ddod i gyfarfod. Bydd y llythyr yn cynnwys manylion yr honiadau sydd i’w hystyried, yn darparu unrhyw ddogfennau sydd eisoes wedi’u casglu ac sy’n berthnasol i’r mater a bydd yn egluro hawliau’r unigolyn dan y weithdrefn - gan gynnwys yr hawl i gael cwmni cynrychiolydd Undeb Llafur cydnabyddedig neu gydweithiwr, a’r hawl i alw tystion. Fel arfer byddai’r cyflogai yn cael 7 diwrnod gwaith o rybudd cyn dyddiad y cyfarfod ond os yw’r cyflogai’n dymuno estyn y cyfnod i ystyried y dogfennau, yna gellir caniatáu uchafswm o 10 diwrnod.

Bydd y rheolwr llinell yn gwahodd aelod o AD i’r cyfarfod neu bydd yn trafod y mater gydag AD i sicrhau cysondeb yn y broses benderfynu.

Yn y cyfarfod caiff y cyflogai gyfle i ymateb yn llawn i’r materion a godwyd yn y llythyr a darparu tystiolaeth am unrhyw elfennau lliniarol. Unwaith y bydd y cyflogai wedi cyflwyno ei ymateb, bydd y rheolwr llinell yn gohirio’r cyfarfod ac yn gwneud penderfyniad.

Ar y cam hwn gall y canlyniadau gynnwys:-

  • Gwrthod y mater - caiff y cyflogai ei hysbysu yn y cyfarfod. Yna caiff y mater ei gau’n ffurfiol a’i dynnu o gofnod y cyflogai.
  • Trefnu cwnsela/hyfforddi - gallai fod yn briodol i ddatrys sefyllfa heb fod angen rhybudd llafar. Mewn amgylchiadau o’r fath, caiff hyfforddiant/cymorth ei gynnig i adfer y sefyllfa. Bydd rheolwr llinell y cyflogai’n cynnal adolygiad o gynnydd o fewn cyfnod amser penodedig, fel arfer o fewn chwe mis.
  • Rhybudd llafar - os profir y materion o bryder gellir cyflwyno rhybudd llafar a bydd yn aros ar gofnod y cyflogai am gyfnod o chwe mis. Nid oes modd rhoi rhybudd arall ar y cam hwn yn y weithdrefn. Caiff y canlyniad ei gyfleu i’r cyflogai’n ysgrifenedig o fewn pum diwrnod gwaith.
  • Bydd gan y cyflogai hawl i apelio yn erbyn rhybudd llafar - gweler Adran 6.

3.2 Cam Dau

Bydd symud i gam dau yn digwydd pan fydd un o’r amgylchiadau canlynol yn berthnasol:

  • Nid yw cam un wedi arwain at welliant priodol yn ymddygiad y cyflogai
  • Gallai fod camymddwyn dybryd neu ddifrifol wedi digwydd (Gweler Atodiad C).

Bydd Cyfarwyddwr AD neu ddirprwy yn penodi Swyddog Canfod Ffeithiau i ganfod ffeithiau’r sefyllfa, fel arfer o fewn 5 diwrnod gwaith. Mewn amgylchiadau eithriadol, os bydd angen newid y Swyddog Canfod Ffeithiau yn ystod yr ymchwiliad, bydd Cyfarwyddwr AD neu ddirprwy yn penodi swyddog arall, unwaith eto o fewn 5 diwrnod gwaith. Bydd hwn yn aelod o staff na fydd yn rheolwr llinell ar y cyflogai ac na fydd wedi ymwneud â’r mater yn flaenorol a bydd yn perthyn i adran wahanol.

3.3 Yr Ymchwiliad

Hysbysir y cyflogai o enw’r Swyddog Canfod Ffeithiau yn ysgrifenedig gan AD. Bydd y llythyr yn cynnwys manylion yr honiadau sydd i’w hystyried, a bydd yn egluro hawliau’r unigolyn dan y weithdrefn - gan gynnwys yr hawl i gael cwmni cynrychiolydd Undeb Llafur cydnabyddedig neu gydweithiwr. Caiff copi o’r llythyr hwn i’r cyflogai ei anfon at reolwr llinell y cyflogai.

Bydd y Swyddog Canfod Ffeithiau yn ysgrifennu at y cyflogai a gwahoddiad i ddod i gyfarfod. Bydd y llythyr yn cynnwys manylion yr honiadau sydd i’w hystyried, a bydd yn atgoffa’r cyflogai am ei hawliau dan y weithdrefn. Caiff y cyfarfod hwn ei drefnu fel arfer o fewn 10 diwrnod gwaith i benodi’r Swyddog Canfod Ffeithiau.

Yn y cyfarfod bydd y cyflogai yn cael ei wahodd i ymateb i’r honiadau. Os yw’r cyflogai dan sylw’n dymuno aros yn dawel yn ystod y cyfweliad, ni chaiff unrhyw dybiaethau eu gwneud ynglŷn ag euogrwydd o ganlyniad i’r tawelwch hwnnw. Bydd y Swyddog Canfod Ffeithiau yn gofyn cwestiynau i sefydlu’r ffeithiau a gall hefyd ddymuno cyfweld â phobl eraill i sicrhau gwybodaeth berthnasol arall.

3.4 Bydd y Swyddog Canfod Ffeithiau yn ystyried a oes angen cyfweld â rhagor o dystion ac a oes angen casglu rhagor o dystiolaeth ddogfennol.

3.5 Os credir bod y camymddwyn honedig wedi digwydd gan gyflogai sy’n gynrychiolydd undeb llafur a gydnabyddir gan y Brifysgol ni chaiff unrhyw gamau eu cymryd dan y weithdrefn hon, ar wahân i waharddiad rhagofalus, hyd nes y bydd swyddog amser llawn o’r undeb llafur honno wedi’i hysbysu.

3.6 Fel arfer caiff yr holl gyfweliadau eu recordio a chaiff copi o drawsgrifiadau’r cyfarfodydd ei ddarparu i’r cyflogai a’r tystion fel arfer o fewn 5 diwrnod gwaith i’r cyfarfod ar y mwyaf. Dylid nodi unrhyw newidiadau ar y nodiadau a’u llofnodi i gydnabod eu bod yn gofnod cywir o’r cyfarfod, ac anfon copi yn ôl i’r Swyddog Canfod Ffeithiau ac AD o fewn 5 diwrnod gwaith i’w derbyn man pellaf. Os na cheir ymateb o fewn y cyfnod hwn yna caiff y nodiadau/trawsgrifiadau eu derbyn yn gofnod cywir. Os yw cyflogai’n dymuno i’r cyfarfod beidio â chael ei recordio a’i drawsgrifio, gwneir nodiadau â llaw. Ar ddiwedd y cyfarfod caiff y nodiadau hyn eu llofnodi gan bawb sy’n bresennol fel cofnod cywir ac fel arfer ni chânt eu trawsgrifio.

3.7 Bydd y Swyddog Canfod Ffeithiau yn hysbysu’r cyflogai am unrhyw newidiadau angenrheidiol i’r amserlen gan nodi’r rhesymau am y newidiadau hynny.

3.7.1 Bydd y Swyddog Canfod Ffeithiau yn casglu unrhyw ddogfennau perthnasol gan gynnwys datganiadau ysgrifenedig gan dystion.

3.7.2 Bydd y Swyddog Canfod Ffeithiau yn llunio adroddiad yn defnyddio’r templed a geir yn Atodiad F (yn amlinellu’r canfyddiadau, y casgliadau a’r argymhellion) fel arfer o fewn 10 diwrnod gwaith i ddychwelyd y nodiadau/trawsgrifiad o gyfweliad olaf yr ymchwiliad.

3.8 Caiff adroddiad y Swyddog Canfod Ffeithiau, y bydd y cynrychiolydd AD wedi darparu tystiolaeth iddo, ei anfon at Gyfarwyddwr AD neu ei enwebai yn y lle cyntaf, a fydd yn adolygu’r adroddiad ac yna yn ei drafod gyda Chyfarwyddwr yr Athrofa neu Bennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol neu ddirprwy a fydd yn cymryd un o’r camau canlynol o fewn 3 diwrnod gwaith:-

3.8.1 Trefnu cyfarfod i drafod y canfyddiadau

Yn y naill sefyllfa neu’r llall yn 3.7.1 a 3.7.2 uchod cynhelir cyfarfod fel arfer gyda’r unigolyn a’i gynrychiolydd o fewn 5 diwrnod gwaith (os yw’n dewis cael cwmni) gyda’r Pennaeth Adran neu ddirprwy a’r Rheolwr AD neu ddirprwy a fydd yn hysbysu’r cyflogai o ganlyniad yr ymchwiliad. Caiff cofnod o’r cyfarfod ei roi i’r cyflogai, fel arfer o fewn 3 diwrnod gwaith.

3.8.2 Gwrthod y mater

Os nad oes sail i’r gŵyn caiff y cyflogai ei hysbysu yn y cyfarfod. Bydd AD yn hysbysu’r rheolwr llinell ac unrhyw dystion bod y mater wedi cau. Yna caiff y mater ei gau’n ffurfiol a’i dynnu o gofnod y cyflogai.

3.8.3 Trefnu cyngor/arweiniad/hyfforddiant

Gallai fod yn briodol i ddatrys sefyllfa heb fod angen gwrandawiad disgyblu ffurfiol. Mewn amgylchiadau o’r fath, lle bo angen, caiff hyfforddiant/arweiniad ei gynnig i adfer y sefyllfa. Bydd rheolwr llinell y cyflogai’n cynnal adolygiad o gynnydd o fewn cyfnod penodedig o amser, fel arfer o fewn chwe mis.

Os nad yw’r cyflogai’n cydweithio ac yn derbyn y camau a argymhellir, efallai y bydd angen cyfeirio’r mater yn ôl i Adran 3.1 i’w ystyried ymhellach.

3.8.4 Cyfeirio’r achos i wrandawiad disgyblu dan y weithdrefn ddisgyblu ffurfiol a amlinellir isod.

4. Cam Tri

Gwrandawiad Disgyblu

4.1 Bydd y cyflogai’n derbyn cadarnhad ysgrifenedig gan AD y bydd y mater yn cael ei gyfeirio at wrandawiad disgyblu ffurfiol (gweler Atodiad A) i ystyried y cyhuddiadau. Bydd y panel disgyblu wedi’i gyfansoddi yn unol â’r tabl yn Atodiad E. Ceir manylion y drefn i’w dilyn yn y gwrandawiad disgyblu yn Atodiad A.

4.2 Fel arfer bydd y cyflogai’n cael o leiaf 5 diwrnod gwaith o rybudd am y gwrandawiad; bydd yn cael gwybod ei ddiben, a manylion y camymddwyn honedig; a caiff wahoddiad i fod yn bresennol gyda’r cynrychiolydd undeb llafur neu gydweithiwr. Os yw’r dystiolaeth sydd i’w hystyried yn gymhleth gellir ychwanegu amser ychwanegol. Gweler y ddogfen ganllaw am ragor o wybodaeth yn Atodiad A.

4.3 Bydd y cyflogai yn derbyn adroddiad y Swyddog Canfod Ffeithiau ac unrhyw dystiolaeth y mae’n bwriadu dibynnu arni o leiaf 10 diwrnod gwaith cyn dyddiad y gwrandawiad. Bydd y llythyr yn cynnwys enwau unrhyw unigolion y bydd galw arnynt i gyflwyno tystiolaeth.

4.4 Dylid darparu unrhyw dystiolaeth ysgrifenedig sydd i’w chyflwyno gan y cyflogai yn y gwrandawiad, ynghyd ag enwau unrhyw dystion perthnasol yr hoffai eu galw, a chadarnhad eu bod ar gael, i’r unigolyn sy’n cynnal y gwrandawiad o leiaf dri diwrnod gwaith cyn dyddiad y gwrandawiad.

Os yw’r cyflogai, am reswm da, yn methu â bod yn bresennol yn y gwrandawiad, caiff ei aildrefnu ar gyfer dyddiad arall fydd fel arfer o fewn 5 diwrnod gwaith i’r gwrandawiad gwreiddiol, neu mewn amgylchiadau eithriadol, adeg arall y cytunir arno, oni bai bod y cyflogai’n mynegi’n ysgrifenedig bod y cynrychiolydd undeb llafur neu gydweithiwr wedi cytuno i gyflwyno’r achos ar ei ran. Neu gall y cyflogai gyflwyno datganiad ysgrifenedig o achos i’w gyflwyno gan y panel yn ystod y gwrandawiad.

Os yw’r cyflogai yn methu â bod yn bresennol heb achos da neu os yw’n methu â mynd i’r gwrandawiad sy’n cael ei aildrefnu heb achos da, caiff y mater ei ystyried gan y panel in absentia.

5. Canlyniad disgyblu

5.1 Os yw’r gŵyn yn ddi-sail lle bo’n bosibl caiff y cyflogai ei hysbysu yn y gwrandawiad disgyblu neu o fewn 3 diwrnod gwaith. Bydd AD yn hysbysu’r rheolwr llinell ac unrhyw dystion bod y mater wedi’i gwblhau. Yna caiff y mater ei gau’n ffurfiol a’i dynnu o gofnod y cyflogai. Ni chaiff cofnod o’r gŵyn ei gadw ar ffeiliau’r cyflogai.

5.2 Os yw’r panel yn credu’n rhesymol yn ôl pwysau tebygolrwydd bod yr honiad(au) wedi'u profi neu eu profi'n rhannol, gellir cymryd y camau disgyblu canlynol dan y cam hwn yn y weithdrefn.

Noder: Fel arfer caiff rhybudd ei gyflwyno o fewn 5 diwrnod gwaith i’r gwrandawiad.

5.2.1 Rhybudd llafar ffurfiol

Ar gyfer mân drosedd neu droseddau, gellir cyflwyno rhybudd llafar ffurfiol a gwneud yn glir y gallai camymddwyn pellach olygu bod y cyflogai’n agored i gamau disgyblu pellach gyda chanlyniadau mwy difrifol. Dylid hysbysu’r cyflogai y caiff y rhybudd hwn ei nodi ar ei ffeil am gyfnod nad yw’n hwy na chwe mis. Os bydd ymddygiad cyflogai sydd wedi derbyn rhybudd llafar ffurfiol yn dderbyniol am y cyfnod a bennir caiff y rhybudd ei dynnu o gofnod y cyflogai a chaiff ei hysbysu’n ysgrifenedig bod hyn wedi’i wneud.

5.2.2 Rhybudd ysgrifenedig cyntaf

Os ceir honiadau mwy difrifol, neu os caiff y camymddwyn ei ailadrodd ar ôl i rybudd llafar ffurfiol sy’n parhau’n fyw gael ei gyflwyno’n flaenorol, gellir cyflwyno rhybudd ysgrifenedig cyntaf yn egluro natur y broblem a hysbysu’r cyflogai y gallai camymddwyn pellach arwain at ragor o fesurau disgyblu dan y weithdrefn hon. Caiff y rhybudd ei nodi ar ffeil y cyflogai am gyfnod na fydd fel arfer yn fwy na blwyddyn. Caiff pob rhybudd ei anwybyddu yn dilyn ymddygiad derbyniol am gyfnod y rhybudd, a hysbysir y cyflogai yn ysgrifenedig pan fydd y cofnod wedi ei dynnu o ffeil y cyflogai.

5.2.3 Rhybudd terfynol, neu gyfuniad o rybudd cyntaf a therfynol

Ar gyfer mater difrifol a allai gyfiawnhau diswyddo diannod am gamymddwyn difrifol, ond lle mae’r panel sy’n cynnal y gwrandawiad yn penderfynu bod cosb lai yn briodol yn yr amgylchiadau, neu am drosedd a gyflawnir ar ôl rhybudd ysgrifenedig cyntaf sydd yn dal yn fyw, gellir cyflwyno rhybudd ysgrifenedig terfynol (neu gyfuniad o rybudd cyntaf a therfynol) yn egluro natur y broblem a hysbysu’r cyflogai y gallai camymddwyn pellach arwain at ragor o fesurau disgyblu dan y weithdrefn hon a allai arwain at ddiswyddo. Caiff y rhybudd ei nodi ar ffeil y cyflogai am gyfnod o flwyddyn. Os caiff y rhybudd ei gyflwyno yn lle diswyddo, dwy flynedd fydd cyfnod y rhybudd. Yn y paragraff blaenorol eglurir y trefniadau ar gyfer nodi’r rhybudd ar ffeil personol y cyflogai a’i dynnu oddi yno ar ôl y cyfnod penodol o ymddygiad derbyniol. Bydd y panel yn ystyried unrhyw batrymau ymddygiad a allai arwyddo bod angen gweithredu’n wahanol yng nghyswllt y cyfnod amser o ddwy flynedd y dylai rhybudd barhau ar y ffeil am uchafswm.

5.2.4 Diswyddo

Os ceir achos neu achosion o gamymddwyn pellach, ar wahân i gamymddwyn difrifol, gan gyflogai sy’n ddarostyngedig i rybudd terfynol ysgrifenedig, gallai fod yn agored i’w ddiswyddo heb rybudd neu gyda thâl yn lle rhybudd.

5.2.5 Diswyddo Diannod

Mewn achosion lle ceir honiad o gamymddwyn difrifol a gaiff ei brofi yn ôl pwysau tebygolrwydd, mae’n bosibl y gallai’r cyflogai fod yn agored i ddiswyddiad diannod ar unwaith heb rybudd.

5.2.6 Cosbau Amgen

Gellir gweithredu mesur diraddio disgyblaethol uniongyrchol, adleoli neu wahardd heb dâl, adennill arian neu gosb arall ar wahân i ddiswyddo ar y cyd â rhybudd terfynol neu gyfuniad o rybudd cyntaf a therfynol, yn hytrach na diswyddo, ar yr amod bod gweithredu yn y fath fodd yn unol â thelerau cyflogaeth y cyflogai, neu drwy gytundeb gyda’r cyflogai.

6. Apeliadau

6.1 Mae gan gyflogai hawl i apelio (ar y seiliau a amlinellir yn adran 6.2 isod) ynglŷn ag unrhyw gamau disgyblu ffurfiol o fewn 5 diwrnod gwaith i dderbyn hysbysiad ysgrifenedig am y camau disgyblu. Ceir manylion yn ymwneud â chynnal y gwrandawiadau apêl disgyblu a natur y panel apêl yn Atodiadau B ac E. Os ceir apêl, ni fydd gan y rhai a fu’n rhan o’r gwrandawiad disgyblu cyntaf unrhyw ran yn y penderfyniad ar y cam apêl. Yn y gwrandawiad apêl fel arfer caiff Cadeirydd y panel disgyblu ei alw i gyflwyno’r rhesymau dros y penderfyniad. Yn ei absenoldeb caiff aelod arall o’r panel ddirprwyo.

6.2 Mae’r cyfle i apelio yn erbyn penderfyniad disgyblu yn hanfodol i gyfiawnder naturiol, a gall cyflogeion gyflwyno apêl ar sawl sail.

Rhaid nodi’r penderfyniad i Apelio yn ysgrifenedig o fewn y terfyn amser a nodir uchod. Dylai’r cyflogai ddatgan sail/seiliau’r apêl naill ai ar yr adeg honno neu fan bellaf o fewn pum diwrnod gwaith i gyflwyno ei hysbysiad i apelio.

Gall y sail dros apelio gynnwys y canlynol:

  • Mae’r cyflogai’n ystyried bod y gweithdrefnau a ddilynwyd gan yr unigolyn/unigolion a gynhaliodd y gwrandawiad yn ddiffygiol mewn rhyw ffordd (gweler cyfansoddiad y panel yn y tabl yn Atodiad E);
  • Mae’r cyflogai’n ystyried bod y gosb a osodwyd yn amhriodol neu’n anghyson ag ymarfer blaenorol;
  • Mae’r cyflogai’n dymuno cyflwyno tystiolaeth newydd sydd wedi dod i law yn dilyn y gwrandawiad ac a allai fod wedi effeithio ar y penderfyniad pe bai’n wybyddus ar adeg y gwrandawiad.
  • Mae’r cyflogai’n credu bod y gosb yn rhy llym.

Bydd cosbau disgyblu’n weithredol ar unwaith ar wahân i achosion o israddio neu adleoli. Os bydd yr apêl yn aflwyddiannus caiff y camau disgyblu a ohiriwyd eu gweithredu ar ôl y gwrandawiad apêl. Os yw’r cyflogai wedi’i ddiswyddo gyda chyfnod o rybudd, caiff yr apêl ei chlywed fel arfer yn ystod y cyfnod hwnnw o rybudd.

6.3 Pan fydd yr achos wedi’i gwblhau, gall Cadeirydd y panel apêl gyhoeddi penderfyniad y panel apêl. Bydd y cynrychiolydd AD oedd yn bresennol yn y gwrandawiad yn cadarnhau’r penderfyniad yn ysgrifenedig o fewn 5 diwrnod gwaith i’r cyflogai a’i reolwr llinell. Ni fydd unrhyw hawl arall i apelio ar gael i’r cyflogai o fewn y Brifysgol.

7. Gwaharddiad neu ailddyrannu dyletswyddau

Dylid egluro nad yw gwaharddiad neu ailddyrannu dyletswyddau’n rhagdybio euogrwydd ac ni chaiff ei ystyried yn gosb ddisgyblaethol. Caiff pob opsiwn i osgoi gwaharddiad lle bo’n bosibl ei ystyried ond os oes unrhyw rai o’r canlynol yn berthnasol dylid cyfeirio’r mater at Gyfarwyddwr Adnoddau Dynol neu ddirprwy a fydd yn dwyn y mater i sylw’r Dirprwy Is-Ganghellor (Gwasanaethau Myfyrwyr a Staff) (neu yn ei absenoldeb aelod arall o Bwyllgor Gweithredol y Brifysgol) a allai ystyried gwaharddiad neu ailddyrannu dyletswyddau ar gyflog llawn yn ystod yr ymchwiliad

  • Os yw presenoldeb y cyflogai’n debygol o lesteirio’r ymchwiliad;
  • Os credir bod presenoldeb parhaus y cyflogai yn achosi bygythiad i iechyd a diogelwch staff, myfyrwyr neu aelodau eraill o’r Brifysgol;
  • Os daw’n glir yn ystod yr ymchwiliad y gallai achos difrifol o dorri disgyblaeth fod wedi digwydd, i’r graddau y gallai presenoldeb y cyflogai gyfaddawdu’r unigolyn neu’r Brifysgol yna gellid ystyried naill ai gwaharddiad neu neilltuo dyletswyddau amgen.

Caiff y rhesymau am y gwaharddiad ynghyd â’r telerau eu cyflwyno’n ysgrifenedig o fewn tri diwrnod gwaith gan Gyfarwyddwr Adnoddau Dynol neu ddirprwy. Caiff unrhyw benderfyniad i wahardd ar sail ragofalus ei adolygu o leiaf pob 10 diwrnod gwaith ac yn rheolaidd wedi hynny gan y Dirprwy Is-Ganghellor (Gwasanaethau Myfyrwyr a Staff) neu’r aelod o Bwyllgor Gweithredol y Brifysgol a wnaeth y penderfyniad i wahardd. Caiff canlyniad pob adolygiad ei gadarnhau yn ysgrifenedig i’r cyflogai gan AD.

8. Adolygu neu Derfynu’r Weithdrefn hon

  • Caiff y weithdrefn hon ei hadolygu’n gyfnodol gyda’r Undebau Llafur a gydnabyddir gan y Brifysgol. Caiff y weithdrefn ei chynnwys yn Ordinhadau’r Brifysgol a chaiff unrhyw newidiadau eu cytuno gan y Cyngor.