Polisi Premiymau Recriwtio a Chadw

1. Cyflwyniad

1.1 Mae Prifysgol Aberystwyth wedi ymrwymo i egwyddorion cyflog cyfartal am waith o werth cyfartal ac mae’n defnyddio cynllun gwerthuso swyddi HERA i bennu gwerth cymharol pob swydd, yng Ngraddau 1 i 9, sy’n cael eu cwmpasu gan y Cytundeb Fframwaith. Mae’r Brifysgol yn sylweddoli, fodd bynnag, y gall fod adegau pan nad yw’r pecyn cyflog cyfan a gynigir am swyddi penodol mor gystadleuol â’r rheini a gynigir yn y farchnad lafur ehangach, a bod hynny’n creu anawsterau recriwtio a chadw staff. Mewn achosion o’r fath, gall fod angen i’r Brifysgol dalu tâl atodol i rai aelodau staff oherwydd nad yw’r dadansoddiad o’u rôl yn cymryd i ystyriaeth farchnadoedd llafur lle gall pobl a chanddynt sgiliau ac arbenigedd anghyffredin sy’n brin fynnu cyflogau cymharol uwch.

1.2  Mewn rhai achosion penodol, talu tâl atodol sy’n gysylltiedig â’r farchnad yw’r dull mwyaf effeithiol o fynd i’r afael â mater recriwtio neu gadw ac, yn wir, anaml iawn y caiff taliadau marchnad atodol o’r fath eu talu. Mae problemau recriwtio a chadw’n aml yn deillio o ffactorau eraill ac eithrio tâl a dylid mynd i’r afael â’r materion hyn i gychwyn bob amser.

1.3 Bydd angen i geisiadau ddangos pa broblemau recriwtio sy’n berthnasol a chanlyniadau peidio â phenodi a/neu ddangos tystiolaeth o anawsterau hirdymor o ran cadw staff sy’n uniongyrchol gysylltiedig â thâl. Bydd angen i ddata marchnad sy’n gysylltiedig â’r farchnad lafur a data am gyflogau cystadleuol ddangos yr anawsterau o ran recriwtio a, fel rheol, bydd angen data am ymadawiadau a data am gyflogau i brofi bod achos o ran cadw staff.

1.4 Mae tystiolaeth wrthrychol yn fwy na dim ond cred bod anawsterau’n bodoli o ran recriwtio neu gadw staff. Fel arfer, dylid defnyddio data o fwy nag un ffynhonnell gyhoeddedig a, lle bo modd, dylid darparu gwybodaeth o ffynonellau eraill i’w ategu.

2.  Nodau ac amcanion y polisi

2.1 Cafodd y polisi a’r gweithdrefnau cysylltiedig eu llunio i sicrhau bod y Brifysgol:

  • Yn gallu recriwtio a chadw’r staff gorau ar gyfer pob swydd
  • Yn cydymffurfio â deddfwriaeth cyflog cyfartal a’r nodau o ran arferion gorau yn ei pholisi cyflogau
  • Yn ystyried materion a dulliau eraill posibl er mwyn recriwtio a chadw staff yn effeithiol
  • Yn sicrhau drwy’r cais gwreiddiol a’r broses adolygu nad yw cyflwyno tâl marchnad atodol yn erydu nac yn disodli unrhyw agwedd ar y strwythur graddau newydd a’i fod yn parhau i fod yn berthnasol, yn angenrheidiol ac yn seiliedig ar dystiolaeth wrthrychol
  • Lle bo amodau’r farchnad yn galw am hynny, bydd y Brifysgol yn ceisio dyfarnu taliadau ychwanegol er mwyn recriwtio a chadw staff yn effeithiol, a hynny mewn modd teg, cyson, tryloyw a chadarn
  • Nid yw’r polisi hwn yn galluogi cadeiryddion paneli recriwtio i benderfynu codi gradd swydd er mwyn denu ymgeisydd penodol ar ôl cyfweliad

3. Rhoi’r polisi ar waith

3.1 Mae’r polisi hwn a’r weithdrefn hon yn berthnasol i’r holl aelodau staff presennol a’r holl ddarpar aelodau staff, gan gynnwys y rheini ar gontractau tymor penodol, lle gwneir cais llwyddiannus i gyflwyno tâl marchnad atodol mewn perthynas â swydd benodol.

3.2 Gellir rhoi’r polisi ar waith pan na fydd ymgyrch recriwtio wedi arwain at benodiad oherwydd nad oedd y gyfradd tâl yn gystadleuol, lle mae tystiolaeth na fydd ymgyrch recriwtio’n llwyddo oherwydd na fydd y gyfradd tâl yn gystadleuol, neu pan fydd tystiolaeth bod staff hyfedr yn gadael i weithio mewn swyddi tebyg am dâl uwch, neu’n cael eu cymell i ymgeisio am swyddi o’r fath.

3.3 Bydd Premiymau Recriwtio a Chadw’n berthnasol i bob swydd y gellir eu cymharu’n uniongyrchol, ar sail cytundeb Adnoddau Dynol, a byddant yn cael eu talu ar sail pro rata i staff rhan-amser. Bydd pob gweithiwr sy’n gymwys i gael tâl marchnad atodol yn cael datganiad ysgrifenedig sy’n nodi swm y tâl atodol, y cyfnod y bydd yn para, a’r cyfnodau adolygu.

4. Diffiniadau

4.1 Beth yw tâl sy’n gysylltiedig â’r farchnad?

4.1.1 Tâl sy’n cael ei ychwanegu at gyflog a/neu fuddion eraill ar gyfer swydd benodol, neu grŵp neu is-grŵp o swyddi, ac sy’n berthnasol i holl ddeiliaid y swydd neu’r swyddi diffiniedig yw tâl sy’n gysylltiedig â’r farchnad. Fe’i telir pan fydd cyflogau uwch yn cael eu cynnig gan gyflogwyr eraill (cyfradd y farchnad) sy’n atal y Brifysgol rhag recriwtio neu gadw staff ar y cyflog a bennir ar gyfer eu swyddi drwy ddadansoddiad o’r swydd yn unig.

4.1.2 Telir y premiwm ar ffurf taliad untro (cyfandaliad) neu ar sail dros dro.

4.2 Mathau o Bremiymau Recriwtio a Chadw

4.2.1 Mae’r Brifysgol yn gweithredu dau fath o daliad y gellir eu hystyried i ddatrys problemau recriwtio a chadw sy’n cael eu profi; sef:

4.2.1.1 Cyfandaliad sy’n helpu i ddenu staff i swydd benodol yn y lle cyntaf. Gellir ei dalu ar ffurf taliad untro neu ar ffurf sawl taliad dros gyfnod cychwynnol y swydd. Gellir defnyddio’r mathau hyn o daliadau i hwyluso’r gwaith o recriwtio grŵp neu grwpiau penodol o staff e.e. staff na fyddent yn ymuno â’r sector fel rheol, staff dysgu newydd, myfyrwyr graddedig/uwchraddedig.

4.2.1.2 Premiwm recriwtio a chadw parhaus a delir yn ychwanegol at gyflog sylfaenol unigolyn er mwyn codi cyfanswm cyflog blynyddol y swydd i gyfradd y farchnad. Fe’i telir am gyfnod penodol penodedig a bydd yn cael ei adolygu bob blwyddyn. Gellir defnyddio’r math hwn o daliad pan fydd problem benodol yn codi yn y farchnad lafur y disgwylir iddi bara am gyfnod penodol neu pan fydd problem fwy sylfaenol yn codi a allai bara am gyfnod hir.

5. Darpariaethau cyffredinol

5.1 Dim ond os bydd tystiolaeth glir bod cyfradd tâl y Brifysgol ar gyfer gradd y swydd yn peri anawsterau recriwtio a chadw y bydd premiymau recriwtio a chadw’n cael eu talu, a hynny ar sail dadansoddiad o’r swydd sy’n dangos bod y cyflog yn isel o’i gymharu â’r hyn a gynigir gan gyflogwyr eraill am swyddi o’r fath.

5.2 Rhaid dilyn y weithdrefn a’r rhestrau gwirio sy’n gysylltiedig â’r polisi hwn wrth wneud cais am bremiwm recriwtio a chadw ac adolygu taliadau cyfredol.

5.3 Bydd premiymau recriwtio a chadw fel rheol yn cael eu mynegi fel symiau arian crynswth a’u nodi ar wahân i unrhyw rannau eraill o’r cyflog. Bydd y taliad yn cael ei gynnwys at ddibenion cyfrifo didyniadau (statudol ac anstatudol), taliadau ychwanegol neu hawliau contractiol.

5.4 Pan delir premiwm parhaus ar gyfer swydd, caiff ei werth ei bennu fel rheol gan y gwahaniaeth rhwng gwerth pwynt cynyddrannol awtomatig uchaf y radd (gan gynnwys gwerth lwfansau a buddion eraill) a chyfradd ganolradd y farchnad. Caiff hyn ei bennu ar sail tystiolaeth o ffynonellau priodol a fydd fel rheol yn cynnwys data perthnasol o arolwg UCEA a gwybodaeth gan wasanaeth data marchnad lafur ECC, o leiaf. Os bydd y gwahaniaeth yn llai na 10% o bwynt cynyddrannol awtomatig uchaf y radd, ni chaiff unrhyw bremiwm ei dalu fel rheol.

5.5 Os cytunir i dalu cyfandaliad, ni fydd ei werth yn uwch na gwerth blynyddol premiymau parhaus cyfatebol a gyfrifir gan ddefnyddio’r dull a ddisgrifir yn 5.4 uchod.

5.6 Bydd y Grŵp Cynllunio neu’r Uwch Dîm Rheoli’n cytuno ar unrhyw daliadau premiwm ac adolygiadau o daliadau o’r fath gan ddilyn y gweithdrefnau a nodir. Fodd bynnag, mewn amgylchiadau eithriadol pan fydd achos prima facie neu pan fydd angen penderfynu ar frys, mae gan yr Is-Ganghellor awdurdod gweithredol i benderfynu heb fod angen troi at y Grŵp Cynllunio neu’r Uwch Dîm Rheoli.

5.6 Dylai’r Grŵp Cynllunio/Uwch Dîm Rheoli gynnal adolygiad cyn i’r trefniadau presennol ddod i ben.

5.7 Ar sail y dystiolaeth a gyflwynir i’r Grŵp Cynllunio/Uwch Dîm Rheoli, gall adolygiad arwain at gynyddu’r premiwm, ei leihau, neu’i ddiddymu’n llwyr.

5.8 Bydd y premiwm yn cael ei gynyddu ar y cyntaf o’r mis ar ôl i’r adolygiad ddod i ben neu pan fydd y trefniadau presennol wedi dod i ben.

5.9 Pan fydd adolygiad yn arwain at ostwng neu ddiddymu’r premiwm a bod y gostyngiad neu’r diddymiad hwn yn arwain at ostyngiad yng nghyfanswm cyflog yr unigolyn, rhaid rhoi tri mis o rybudd ar ôl i’r adolygiad ddod i ben fod y Brifysgol yn bwriadu gostwng neu ddiddymu’r premiwm. Yna, gellir gostwng neu ddiddymu’r premiwm yn raddol dros gyfnod o hyd at dri mis arall.

5.10 Pan fydd aelod staff yn symud i swydd arall na thelir premiwm recriwtio a chadw ar ei chyfer, bydd ei hawl i’r taliad hwnnw’n dod i ben ar y dyddiad y mae’n cychwyn yn ei swydd newydd.

5.11 Os bydd aelod staff yn cael ei adleoli i swydd na thelir premiwm recriwtio a chadw ar ei chyfer, bydd ei hawl i’r taliad hwnnw’n cael ei ddiddymu’n unol â’r cyfnodau hysbysu a diogelu a nodir yn 5.9 uchod.

5.12.     Ni fydd cyfandaliadau’n bensiynadwy.

5.13.       Caiff staff ddewis bod taliadau parhaus yn bensiynadwy. Er nad yw’r taliadau hyn yn rhan o’r cyflog sylfaenol a bod modd eu diddymu, mae’r Brifysgol yn sylweddoli, o ystyried eu natur ansefydlog, y gall yr unigolyn fod yn awyddus, mewn rhai achosion, i adlewyrchu cyfradd y farchnad at ddibenion cyflog terfynol.

5.14.     Os bydd aelod staff wedi derbyn cyfandaliad a’i fod yn gadael y Brifysgol cyn pen dwy flynedd ar ôl dyfarnu’r premiwm hwnnw, bydd gofyn iddo ad-dalu’r holl swm a dalwyd iddo eisoes.

5.15.     Ni fydd gwerth y premiymau recriwtio a chadw’n cael ei addasu, ac eithrio drwy’r broses adolygu.

  1. 6.    Monitro

6.1.       Bydd y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol yn cydgysylltu adolygiad o Bolisi Recriwtio a Chadw’r Brifysgol yn flynyddol er mwyn parhau i gydymffurfio â deddfwriaeth ac arferion da.

6.2.       Cynhelir yr adolygiad gan gysylltu â’r undebau llafur cydnabyddedig a bydd unrhyw newidiadau arfaethedig yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Staffio i’w cymeradwyo.

6.3.       Bydd data am daliadau premiymau recriwtio a chadw, gan gynnwys cyfandaliadau, yn cael ei gasglu a’i adolygu’n flynyddol gan yr adran Adnoddau Dynol at ddibenion monitro cyfle cyfartal a’i gyflwyno i’r Pwyllgor Staffio.

6.4.       Bydd y wybodaeth sy’n cael ei chasglu at ddibenion monitro’n cael ei rhannu’n flynyddol â’r undebau llafur cydnabyddedig ar y campws a byddwn yn ymgynghori er mwyn adolygu effeithiolrwydd y polisi hwn a’r modd y caiff ei roi ar waith.

6.5.       Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i ymgorffori’r Cynllun Cydraddoldeb Sengl yn ei pholisïau, ei gweithdrefnau a’i harferion. Cafodd effaith y polisi hwn o ran cydraddoldeb ei hasesu’n unol â’r cynllun hwn.