Gweithdrefn Premiymau Recriwtio a Chadw

Mae’r weithdrefn atodedig er mwyn pennu a dyfarnu taliadau sy’n gysylltiedig â’r farchnad yn cynnwys rhestr wirio i’w defnyddio gan Benaethiaid Adrannau mewn cydweithrediad â’r Rheolwr Adnoddau Dynol perthnasol i sicrhau bod yr holl wybodaeth briodol yn cael ei hystyried ac i benderfynu a oes modd cyfiawnhau’r taliad ar sail tystiolaeth wrthrychol.

Dylech lenwi’r ffurflen yn Atodiad 1 i wneud cais am dâl atodol neu gyfandaliad newydd sy’n gysylltiedig â’r farchnad a’r ffurflen yn Atodiad 2 i adolygu’r taliadau presennol, a hynny er mwyn darparu trywydd archwilio a dangos angen busnes.

Cam 1

1. Ymchwilio i broblemau recriwtio a/neu gadw

1.1 Pan fydd problemau difrifol yn codi o ran recriwtio i swydd benodol neu i fath penodol o swydd, neu pan fydd tystiolaeth allanol y bydd problemau o’r fath yn codi, dylai Pennaeth yr Adran, ynghyd â’r Rheolwr Adnoddau Dynol perthnasol, ystyried y materion a ganlyn:

  • Faint o ymateb a gafwyd i’r hysbyseb?
  • A oes modd gwneud pecynnau gwybodaeth yn fwy deniadol, e.e. drwy fynd ati’n fwy effeithiol i hyrwyddo buddion gweithio i’r brifysgol (ac eithrio tâl, yn aml)?
  • A oes modd creu ffurflenni cais sy’n haws eu defnyddio a’u llenwi?
  • A oes unrhyw oedi di-angen neu broblemau penodol o ran y broses ddethol sy’n golygu bod ymgeiswyr yn derbyn swyddi eraill yn ystod y broses?
  • A yw’r broses ddethol yn berthnasol ac yn effeithiol?
  • A yw cynllun manylebau’r swydd a’r person yn briodol, e.e. a yw’r set o sgiliau y gofynnir amdani’n realistig?
  • A gafodd yr hysbyseb ei chyhoeddi gan ddefnyddio cyfryngau priodol?
  • A oedd yr hysbyseb yn ddeniadol ac a oedd yn pwysleisio elfennau gorau’r swydd a’r brifysgol er mwyn denu ymgeiswyr?
  • A fyddai’n briodol defnyddio ymgynghorwyr chwilio?
  • A yw’r ymgeiswyr yn gwybod am yr holl fuddion ac eithrio tâl (e.e. cynlluniau pensiwn, cyfleoedd hyfforddi a datblygu gyrfa, cyfleusterau, mynediad at ystod o bolisïau sy’n cefnogi cydbwysedd bywyd-gwaith, cyfle i gymryd rhan mewn ymchwil flaengar ac ati)?

1.2 Pan fydd problem o ran cadw staff h.y. trosiant mewn math penodol o swydd neu ddisgyblaeth sy’n sylweddol uwch na’r norm neu weithwyr hyfedr yn gwneud cais am swyddi tebyg gyda chyflogwyr eraill ar gyflog uwch neu’n cael eu cymell i ymgeisio am swyddi o’r fath, dylid ystyried y materion a ganlyn i gychwyn:

  • A oes tystiolaeth o’r rhesymau pam fod staff yn gadael, e.e. o gyfweliadau ymadael, arolygon staff, sianeli adborth eraill?
  • A yw’r dystiolaeth yn dangos mai tâl yw’r brif ffactor neu a oes modd mynd i’r afael â phroblemau cadw staff drwy ddulliau eraill, e.e. gwella cyfleoedd hyfforddi/datblygu gyrfa, gwella amodau/buddion, gwella cynllun swydd, rheoli staff yn well?
  • Os dangosir mai tâl yw’r brif ffactor, a oes modd ei gynyddu o fewn y systemau cyflog presennol, e.e. ystyried a yw swydd ar y radd gywir, cynyddu brig yr ystod gyflog, lwfans cyfrifoldeb ychwanegol?

2. Dadansoddi data am y farchnad

2.1 Pan fydd tystiolaeth o ffynonellau priodol yn dangos mai cyflog uwch yw’r prif reswm pam fod staff yn gadael (ac eithrio fel rhan o’r broses datblygu gyrfa/personol arferol), neu pan fydd tystiolaeth gref yn awgrymu bod problemau o’r fath yn debygol o godi, bydd y Rheolwr Adnoddau Dynol priodol yn cael gafael ar dystiolaeth wrthrychol am y cyfraddau tâl sy’n cael eu cynnig gan gyflogwyr sy’n cystadlu â’r brifysgol am swyddi tebyg, ynghyd â phrif nodweddion y farchnad lafur.

2.2 Dylid cael hyd i dystiolaeth o ffynonellau dibynadwy a chynnwys gwybodaeth o arolygon tâl perthnasol UCEA a Gwasanaeth Data Marchnad Lafur ECC.

2.3 Os yw’r dystiolaeth honno’n dangos bod cyfradd y farchnad yn gyfwerth â’r pecyn cyflog cyfan a gynigir gan y Brifysgol, neu’n is na gwerth y pecyn hwnnw, neu os yw cyfradd y farchnad islaw’r trothwy a bennir ym mharagraff 5.4, bydd yr adran Adnoddau Dynol yn gweithio gyda Phennaeth yr Adran i nodi problemau sylfaenol eraill o ran recriwtio neu gadw staff a’r ffordd fwyaf priodol o’u goresgyn.

2.4 Os yw’r dystiolaeth honno’n dangos bod cyfraddau tâl mewn mannau eraill yn sylweddol uwch na’r pecyn cyflog a gynigir gan y Brifysgol a bod y gwahaniaeth yn bodloni’r meini prawf a bennir ym mharagraff 5.4 y polisi, bydd Pennaeth yr Adran a’r adran Adnoddau Dynol yn mynd ati i gychwyn i ystyried a oes modd gwella’r sefyllfa drwy gynnig buddion ac eithrio buddion tâl, neu sicrhau bod ymgeiswyr yn fwy ymwybodol ohonynt, a hynny cyn llenwi’r ffurflen yn Atodiad 1 i ofyn am dalu premiwm recriwtio a chadw.

Cam 2

3. Ystyried yr achos yn ffurfiol

3.1 Os yw’r ymchwiliad a’r dadansoddiad yng Ngham 1 yn dangos y gall fod achos dros dalu premiwm recriwtio a chadw, dylid cyflwyno’r ffurflen yn Atodiad 1 i’r Grŵp Cynllunio neu’r Uwch Dîm Rheoli i’w hystyried (pa bynnag gorff fydd yn cyfarfod gyntaf).

3.2 Bydd y Grŵp Cynllunio/yr Uwch Dîm Rheoli’n ystyried a yw’r dystiolaeth yn gwarantu talu premiwm ac yn cofnodi’r rhesymau dros ei benderfyniad ar ffurflen Atodiad 1.

3.3 Gan ddibynnu ar yr amgylchiadau, bydd y premiwm hwn ar ffurf:

  • Cyfandaliad y gellir ei dalu fesul cam neu
  • Daliad parhaus yn ychwanegol at y cyflog am gyfnod penodol ac yn amodol ar adolygiad blynyddol.

Pennir y math o daliad a’i faint ar sail y dystiolaeth o nodweddion marchnad lafur benodol a’r gwahaniaeth rhwng cyflogau a gyfrifwyd yn unol â pharagraff 5.4 y polisi.

3.4 Caiff telerau’r taliad eu hegluro’n glir wrth yr aelod staff a byddant hefyd yn rhan o’r contract cyflogaeth. Pennir dyddiad adolygu’r taliad; fel rheol, bydd hyn flwyddyn ar ôl cyflwyno’r premiwm.

Cam 3

4. Adolygiadau

4.1 Cyn y dyddiad adolygu, dylai Pennaeth yr Adran, mewn cydweithrediad â’r Rheolwr Adnoddau Dynol perthnasol, lenwi’r Ffurflen Adolygu yn Atodiad 2. Ar y ffurflen, bydd angen darparu tystiolaeth a dadansoddiad yn erbyn y meini prawf a nodir. Dylai fod modd cymharu’r data am y farchnad lafur a ddefnyddir yn yr adolygiad yn uniongyrchol â’r dadansoddiad cychwynnol a dylid defnyddio’r un ffynonellau lle bo modd.

4.2 Bydd y Grŵp Cynllunio/yr Uwch Dîm Rheoli’n yn adolygu’r dystiolaeth a gyflwynir a bydd yn ystyried a yw’r dystiolaeth yn parhau i warantu’r taliad ac, os felly, a oes modd cyfiawnhau’r swm hwnnw yng ngoleuni unrhyw newidiadau yn amodau’r farchnad lafur a/neu unrhyw gynnydd yng nghyflogau’r Brifysgol. Bydd yr adolygiad hefyd yn ystyried yr effaith debygol ar swyddi gwag a throsiant staff o ddiddymu neu ostwng y premiwm.

4.3 Os bydd y dystiolaeth am gyfraddau cyflog mewn mannau eraill ac amodau’r farchnad lafur yn dangos nad yw’r premiymau recriwtio a chadw’n parhau i fod yn angenrheidiol neu’n briodol ar gyfer y swydd, naill ai ar y lefel bresennol neu o gwbl, byddant yn cael eu lleihau neu’u diddymu’n unol â pharagraff 6.3 y polisi. Bydd yr unigolyn/unigolion dan sylw’n cael gwybod yn ysgrifenedig am yr holl resymau dros ddiddymu/lleihau’r taliad.

4.4 Os bydd y dystiolaeth am gyfraddau cyflog mewn mannau eraill ac amodau’r farchnad lafur yn dangos bod angen cynyddu’r premiwm recriwtio a chadw, bydd y cynnydd hwnnw’n digwydd ar y cyntaf o’r mis ar ôl y dyddiad adolygu neu ar ôl i’r trefniadau presennol ddod i ben.