Polisi a Gweithdrefn Recriwtio a Dethol

1. Cyflwyniad

1.1 Mae’r Brifysgol yn ymwybodol mai ei staff yw ei hadnodd pwysicaf a bod yn rhaid iddi, er mwyn cyflawni ei hamcanion strategol a gweithredol, ddenu a chadw pobl o’r ansawdd uchaf. Mae gan y Brifysgol ystod eang a neilltuol o anghenion staffio.  

 Nod yr wybodaeth ganlynol yw sicrhau dull effeithlon a chyson o ymdrin â recriwtio a dewis er mwyn ateb y gofynion hynny, er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth gyfredol ar gyflogaeth a chydraddoldeb, a darparu cyfarwyddyd eglur i bob adran. Mae’r polisi a’r dull gweithredu yn gymwys i recriwtio pob aelod o’r staff, beth bynnag yw natur y gwaith.

 Mae Prifysgol Aberystwyth yn gyflogwr Cyfle Cyfartal. Ategir y polisi hwn gan Gynllun Cydraddoldeb y Brifysgol.

1.2 Mae’n ofynnol i unrhyw aelod o’r staff sy’n gyfrifol am recriwtio neu sy’n ymwneud â’r broses recriwtio gwblhau’r hyfforddiant gorfodol, ar y we, ‘Cyfle Cyfartal ac Amrywioldeb’ sy’n rhedeg ar gylchred tair blynedd. Anogir staff hefyd i fanteisio ar hyfforddiant mewnol mewn Recriwtio a Dewis drwy’r Ganolfan Datblygu Staff ac Ymarfer Academaidd (GDSYA). Bydd yr holl hyfforddiant a ddarperir yn amodol ar unrhyw newidiadau cyfreithiol sylweddol a bydd diweddariadau ar gael ar wefan Adnoddau Dynol i bawb sy’n ymwneud â’r broses Recriwtio.

2. Cymeradwyaeth i recriwtio ar gyfer swydd

2.1 Rhaid cael cymeradwyaeth briodol i recriwtio ar gyfer swydd wag.

2.2 Rhaid i bob swydd sy’n rhan o’r cytundeb fframwaith gael ei chyflwyno am asesiad Dadansoddi Swyddi Addysg Uwch (HERA) cyn ei chyflwyno am gymeradwyaeth. Dylid ymgynghori â Pholisi Contract Cyflogaeth Prifysgol Aberystwyth1 hefyd cyn penderfynu’n derfynol ar natur y swydd (e.e. amser llawn, rhan-amser, parhaol, cyfnod penodol).

2.3 Rhaid i Bennaeth yr Adran/Rheolwr sicrhau cymeradwyaeth yn unol â’r Polisi Cymeradwyo Swyddi i hysbysebu swydd. Yn achos swyddi sy’n cael eu cyllido’n allanol dylid gofyn cymeradwyaeth y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol. Unwaith y bydd cymeradwyaeth wedi ei rhoi dylai’r Pennaeth Adran neu ei enwebai gyflwyno’r ddogfennaeth ganlynol i’r Adran Adnoddau Dynol (AD):

a) Manylion Pellach a ddylai gynnwys y disgrifiad swydd a manylebau personol y swydd;
b) Ffurflen Matrics yr Iaith Gymraeg;
c) Hysbyseb drafft os bydd angen un;
ch) Manylion unrhyw anghenion ychwanegol i asesu sgiliau penodol. Gall AD roi cyngor ar offer dethol;  
d) Ffurflen Gais i Hysbysebu Swydd Wag wedi ei llenwi (dyddiedig a llofnodedig);
dd) Copi o’r ddogfennaeth yn dynodi cymeradwyaeth i hysbysebu swydd gan yr awdurdod Prifysgol priodol;
e) Copi o’r asesiad HERA.

2.4 Mae ystod o ddisgrifiadau swydd generig, manylebau person, proffiliau rôl a hysbysebion ar gael o’r Adran Adnoddau Dynol os gofynnwch amdanynt. Mae nodiadau cyfarwyddyd yn rhoi manylion llunio disgrifiad swydd, manyleb person a hysbysebion ar gael ar y Wefan Adnoddau Dynol, a gellir cael gafael ar hyfforddiant yn y meysydd hyn drwy wefan y Ganolfan Datblygu Staff ac Ymarfer Academaidd.

2.5 Gellir cael eithriad i’r polisi hwn os bydd swydd wedi ei dynodi yn un ‘mewn perygl’ diswyddiad. Mewn enghreifftiau o’r fath dylid dilyn y Polisi Diswyddo ac Adleoli.2

3. Rheoli’r broses hysbysebu

3.1 Ar ôl i’r holl ddogfennau priodol a restrir yn eitem 2.3 gael eu cyflwyno i AD bydd yr holl ddogfennau’n cael eu gwirio a bydd drafftiau terfynol yn cael eu cytuno rhwng AD a Phennaeth yr Adran neu’r enwebai dan sylw, i sicrhau cydymffurfio â deddfwriaeth, gweithdrefnau ac arferion da Prifysgol Aberystwyth. Rhaid i bob cymhwyster neu ofynion swydd a hysbysebwyd gael eu cyfiawnhau yn unol â’r Cynllun Cydraddoldeb.

3.2 Bydd AD yn cydlynu’r prosesau hysbysebu ac yn coladu’r holl geisiadau yn unol â’r Cytundeb Lefel Gwasanaeth ac Amserlen a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Staffio.  

3.3 Hysbysebir swyddi gwag y Brifysgol ar wefan AD. Bydd swyddi gwag a hysbysebir yn allanol yn cael eu rhoi ar wefan AD ddiwrnod cyn eu cyhoeddi yn y wasg. Dylai pob hysbyseb fel rheol nodi dyddiad y cyfweliad.

3.4 Rhaid cyflwyno ceisiadau ar ffurflen gais safonol y Brifysgol, ynghyd â Ffurflen Monitro Cyfleoedd Cyfartal, sy’n cael ei gwahanu pan dderbynnir y cais. Ni dderbynnir CV ond ar y cyd â ffurflen gais sydd wedi ei llenwi’n briodol.

4. Adfer Troseddwyr

4.1 Pan fyddant yn cyflwyno eu cais gofynnir i ymgeiswyr ddatgelu a ydynt wedi cael eu dyfarnu’n euog gan lys o drosedd y maent yn atebol i gyfnod o adferiad o dan dermau Deddf Ailsefydlu Troseddwyr 1974.

4.2 Gofynnir i ymgeiswyr ddarparu manylion os ydynt yn dal yn amodol i gyfnod o adferiad.

5. Llunio Rhestr Fer

5.1 Yn dilyn y dyddiad cau ar gyfer y swydd bydd Adnoddau Dynol yn anfon yr holl geisiadau a dderbyniwyd at Bennaeth yr Adran. Bydd y Ffurflenni Monitro Recriwtio yn cael eu datgysylltu a’u defnyddio yn unol â’r Cynllun Cydraddoldeb. 

5.2 Mae gofyn i unrhyw aelod o’r staff sy’n ymwneud â’r broses dewis ac sydd â pherthynas bersonol neu deuluol ag ymgeisydd ddod â hynny i sylw AD a Chadeirydd y Panel Penodi a bydd gofyn iddo/iddi dynnu’n ôl o’r broses.

5.3 Bydd gofyn i holl aelodau’r panel penodi ddatgan unrhyw ddiddordeb personol sydd ganddynt mewn ymgeiswyr.

5.4 Rhaid i bob ymgeisydd gael ei asesu yn ôl y meini prawf y cytunwyd arnynt ac a nodwyd yn y Manylebau Person a dylid cwblhau’r Matrics Llunio Rhestr Fer gyda golwg ar y meini prawf hanfodol a dymunol. Bydd ymgeiswyr yn cael eu hasesu ar sail eu rhinweddau a’u galluoedd yn unol â’r Cynllun Cydraddoldeb. Rhaid i’r rhestr arfaethedig o ymgeiswyr sydd i’w gwahodd i gyfweliad gael ei chyflwyno i Gadeirydd y Panel Penodi i’w chymeradwyo a’i llofnodi cyn ei hanfon i Adnoddau Dynol. Bydd y Cadeirydd yn sicrhau bod cynllun cyfleoedd cyfartal y Brifysgol wedi ei barchu yn ystod y broses o lunio rhestr fer. Fel rheol ni fydd rhagor na phedwar ymgeisydd ar y rhestr fer. Bydd unrhyw newidiadau i’r ymgeiswyr ar y rhestr fer a wneir gan y Cadeirydd yn cael eu cadarnhau i Bennaeth yr Adran a bydd y rhesymau am y newidiadau yn cael eu cofnodi. Bydd pob newid i’r rhestr fer yn cael ei wneud yn unol â’r Cynllun Cyfleoedd Cyfartal.  

5.5 Yn unol â safon tic dwbl y Brifysgol mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i gyfweld unrhyw ymgeisydd gydag anabledd penodol sy’n ateb y meini prawf hanfodol ar gyfer y swydd.

5.6 Mewn achosion pan mae ceisiadau wedi eu derbyn oddi wrth weithwyr tramor, cyfeiriwch at Atodiad 1.   

5.7 Wedi iddi gael ei chymeradwyo dylid dychwelyd y rhestr o ymgeiswyr sydd i gael eu cyfweld i’r Tîm Recriwtio AD a byddant yn cwblhau’r trefniadau angenrheidiol ar gyfer y cyfweliadau.

5.8 Dylai cyfnod rhwng cadarnhau’r ymgeiswyr ar y rhestr fer a dyddiad arfaethedig y cyfweliad gael ei drefnu gyda’r tîm recriwtio er mwyn rhoi digon o amser i’r ymgeiswyr baratoi a gwneud trefniadau a sicrhau tystlythyrau.

5.9 Gofynnir am dystlythyrau ar gyfer yr ymgeiswyr fydd ar y rhestr fer oni bai bod ymgeisydd wedi gwrthod cydsynio. Gofynnir am dri thystlythyr ar gyfer swyddi academaidd ac uwch reolwyr, a dau dystlythyr ar gyfer pob swydd arall.

5.10 Yn ogystal â’r tystlythyrau bydd yr Adran AD yn gofyn am gadarnhad o’r manylion cyflogaeth (yn cynnwys teitl, graddfa, hyd gwasanaeth ac yn y blaen) oddi wrth gyflogwr cyfredol neu ddiweddaraf yr ymgeisydd.  

6. Cyfweliad Dewis am Swydd

6.1 Bydd cyfansoddiad y Panel Penodi yn cael ei drefnu yn unol â Chyfansoddiad Paneli Penodi’r Brifysgol oni bai bod trefniant arall wedi ei gytuno gyda’r Cyfarwyddwr AD.

6.2 Bydd pob aelod o’r Panel Penodi yn derbyn ffolder yn cynnwys:

  • Copi o’r hysbyseb swydd wreiddiol;  
  • Copi o’r Manylion Pellach yn cynnwys y Disgrifiad Swydd a Manyleb Person;  
  • Copi o gais pob ymgeisydd;
  • Copïau o’r Ffurflen Asesu Cyfweliad ar gyfer pob ymgeisydd.  

Dylai aelodau’r panel dderbyn y ffolder o leiaf dri diwrnod gwaith cyn y cyfweliadau rhestredig.

6.3 Yn ogystal â’r uchod bydd Cadeirydd enwebedig y Panel Penodi yn derbyn:

  • Copi o dystlythyrau pob ymgeisydd sydd ar gael;
  • Copi o raddfa cyflogau cyfredol y Brifysgol;  
  • Manyleb Person a Ffurflen Cwestiynau Cyfweliad;
  • Ffurflen Adborth yr Ymgeisydd;
  • Ffurflen Awdurdodi Penodiad;
  • Copi o’r Canllawiau i gynnal Proses Dewis Effeithiol.

6.4 Dylai’r Panel Penodi ymgynnull mewn da bryd cyn y cyfweliad cyntaf er mwyn i’r Cadeirydd egluro’r pwyntiau canlynol:

  • Y broses cyfweld;
  • Strwythur y cyfweliad;
  • Pa gwestiynau sydd i’w gofyn a chan bwy;
  • Unrhyw amgylchiadau arbennig yn ymwneud â’r swydd neu’r ymgeiswyr yn unol â’r Polisi Diswyddo ac Adleoli;
  • Datganiadau diddordeb.

6.5 Dylai’r Panel Penodi fod yn ymwybodol y dylai strwythur y cyfweliad, gan gynnwys cyflwyniadau a chwestiynau ac yn y blaen gael eu gweithredu’n gyson yn achos pob ymgeisydd er mwyn sicrhau tegwch ac eglurder. 

6.6 Ar ôl cwblhau’r holl gyfweliadau bydd y panel yn trafod rhinweddau pob ymgeisydd yn ei dro gyda golwg ar anghenion y swydd a’r fanyleb person. Bydd Cadeirydd y Panel yn hwyluso’r broses o ddod i benderfyniad cyfunol ar ddewis yr ymgeisydd llwyddiannus. Bydd tystlythyrau yn cael eu hystyried.

6.7 Gofynnir i bob ymgeisydd roi naill ai gopïau wedi eu gwirio o ddogfennau neu rai gwreiddiol i AD yn cadarnhau eu hunaniaeth, eu cymwysterau a’u statws fisa.

7. Cynnig cyflogaeth

7.1 Yn dilyn cytundeb y panel, dylid rhoi cynnig ar lafar i’r ymgeisydd a ddewiswyd yn fuan ar ôl hynny. Dim ond Cadeirydd y Panel Penodi neu ei enwebai o’r panel pan ystyrir bod hynny’n addas, a ddylai roi’r cynnig llafar, a bydd gofyn cael set lawn o dystlythyrau cyn rhoi cynnig llafar o gyflogaeth.

7.2 Mae cadarnhad cynnig cyflogaeth yn amodol ar dderbyn y dogfennau canlynol gan AD:

  • Tystlythyrau boddhaol;
  • Cliriad meddygol;
  • Copïau o gymwysterau wedi eu gwirio;
  • Copïau o adnabyddiaeth wedi eu gwirio;
  • Unrhyw wiriadau eraill yn ôl y galw.. (e.e. Gwiriad y Swyddfa Cofnodion Troseddol, trwydded waith, fisa, ac yn y blaen.)

7.3 Dylai Cadeirydd y Panel Penodi gwblhau’r Ffurflen Adborth Ymgeisydd, coladu’r holl becynnau recriwtio a threfnu iddynt gael eu dychwelyd i’r Tîm Recriwtio AD sy’n ymwneud â’r swydd wag benodol.   

7.4 Dylai Cadeirydd y Panel Penodi gwblhau’r Ffurflen Awdurdodi Penodiad gyda holl fanylion angenrheidiol y contract. Dylai’r ddogfen gael ei llofnodi gan Gadeirydd y Panel Penodi a’r Pennaeth Adran dan sylw, a’i throsglwyddo i’r Cynorthwyydd Adnoddau Dynol sy’n delio â’r swydd wag. Os bydd y Pennaeth Adran yn Gadeirydd y Panel yn ogystal, gofynnir i ail aelod o’r Panel gyd-arwyddo’r ddogfen. Yna bydd Adnoddau Dynol yn rhoi contract priodol a’r holl wybodaeth gysylltiedig â chyflogaeth gyda’r Brifysgol i’r ymgeisydd llwyddiannus.

7.5 Bydd y contract cyflogaeth yn cynnwys datganiad ysgrifenedig o delerau ac amodau’r gyflogaeth. Rhaid i’r ddogfen hon (heb unrhyw newidiadau) gael ei llofnodi gan y person y cynigir y contract iddo/iddi a’i dychwelyd i Adnoddau Dynol, o fewn i’r cyfnod amser a nodir yn y llythyr eglurhaol, yn dystiolaeth bod y swydd wedi ei derbyn.

7.6 Unwaith y bydd yr ymgeisydd a ddewiswyd wedi mynegi ei fod yn derbyn y cynnig, bydd Cadeirydd y Panel neu ei enwebai yn fuan ar ôl hynny yn cysylltu â’r holl ymgeiswyr a fynychodd gyfweliad ac yn eu hysbysu o ganlyniad eu cais. Gellir defnyddio’r nodiadau a gofnodwyd yn ystod pob cyfweliad i ddarparu adborth adeiladol os bydd gofyn am hynny. Dylai’r adborth llafar gael ei gyflwyno yn gwrtais a sensitif.

7.7 Bydd manylion ymgeiswyr a phenderfyniadau dewis fel rheol yn cael eu cadw am uchafswm o chwe mis. Bydd cofnodion ymgeiswyr aflwyddiannus yn cael eu dinistrio ac yn achos ymgeiswyr llwyddiannus bydd y cofnodion yn dod yn rhan o’u ffeil personél.

8. Ymuno â’r Brifysgol

8.1 Mae’n bwysig bod rhaglen ymgynefino wedi ei chynllunio’n ofalus ar gyfer pob gweithiwr er mwyn ei alluogi i ddod yn gwbl weithredol mor fuan ag y bo modd.  Mae canllawiau ar gyfer ymgynefino ar gael ar wefan y Ganolfan Datblygu Staff ac Ymarfer Academaidd.  

9. Adolygu Polisi

9.1 Bydd y Polisi a Gweithdrefn hwn yn cael ei adolygu yn awr ac yn y man ond nid yn amlach na phob dwy flynedd, oni bai bod gofyn cydymffurfio â newidiadau statudol neu gyfraith achos bwysig. Bydd pob adolygiad yn cynnwys ymgynghoriad gyda’r Unedau Llafur cydnabyddedig ar y campws.

9.2 Bydd y polisi yn cael ei asesu ar gyfer ei effaith ar gydraddoldeb yn unol â gweithdrefnau’r Brifysgol.

1, 2 Yn amodol ar gymeradwyaeth

 

Atodiad 1

Cyflogi Tramorwyr

O dan Ddeddf Lloches a Mewnfudo, mae cyflogi person 16 oed neu hŷn sydd angen caniatâd i ddod i mewn, neu i aros, yn y Deyrnas Unedig o dan delerau Deddf Mewnfudo 1971, yn drosedd oni bai bod gan y person hwnnw ganiatâd cyfredol a dilys i fod yn y Deyrnas Unedig ac nad yw’r caniatâd yn ei rwystro ef neu hi rhag derbyn y swydd dan sylw. 

Mae’n hanfodol bod y swydd wedi ei hysbysebu’n genedlaethol, (drwy’r Adran AD) ac yn unol â’r meini prawf a gyhoeddwyd, yn y cyfryngau/cyhoeddiadau penodedig ac am y gyfnod amser briodol (pythefnos fel rheol). 

Nid yw’r Brifysgol yn atebol am: weithwyr contractwr sy’n ymgymryd â gwaith ar ran y Brifysgol; pobl hunan-gyflogedig neu weithwyr ar eu liwt eu hun yn gweithio i’r Brifysgol; neu weithwyr asiantaeth.

Mae felly’n hanfodol bod cofnodion a dogfennau penodol sy’n ymwneud â’r person dan sylw yn cael eu gwirio cyn i’r cyflogedigion ddechrau ar gontract cyflogaeth. Bydd hyn yn sefydlu amddiffyniad statudol pe bai gweithiwr anghyfreithlon yn cael ei gyflogi.

Y System Seiliedig ar Bwyntiau

O’r 1af Tachwedd 2008, cymerwyd lle’r drwydded waith gan ‘System Seiliedig ar Bwyntiau’ newydd (PBS). (Cyswllt â pholisi seiliedig ar bwyntiau). O dan y system newydd hon, gall Prifysgol Aberystwyth fel deiliad trwydded roi tystysgrifau i weithwyr tramor a gyflogir gennym. Fodd bynnag, mae rhai meini prawf arbennig y ceir amlinelliad o’u manylion isod sy’n rhaid eu cyflawni cyn rhoi tystysgrif.

Prawf marchnad lafur breswyl

Er mwyn recriwtio gweithiwr ymfudol ar gyfer swydd nad yw ar y rhestr o alwedigaethau â phrinder, rhaid i Brifysgol Aberystwyth ddangos iddi weithredu’r prawf marchnad lafur breswyl ac y gall ddangos na all unrhyw weithiwr preswyl gyda’r cymwysterau priodol lenwi’r swydd.

Ni all y rhai sydd angen tystysgrif gael cynnig y swydd oni bai bod y Panel Recriwtio yn gallu dangos nad yw ‘gweithwyr preswyl’ yn gallu ateb y meini prawf angenrheidiol pan gânt eu cymharu â’r fanyleb person.

Dogfennau angenrheidiol cyn rhoi tystysgrif

Bydd AD yn cysylltu â phob gweithiwr ymfudol a roddwyd ar y rhestr fer, ac yn gofyn iddynt ddarparu naill ai dystiolaeth ddogfennol o’u hawl i weithio yn y DU e.e., fisa myfyriwr, fisa teulu, fisa llinach neu dystiolaeth bod yr ymgeisydd yn sgorio’r nifer angenrheidiol o bwyntiau.

Mae cyfrifiannell ar gael drwy’r ddolen ganlynol:  http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/pointscalculator a rhaid i’r gweithiwr ymfudol ddarparu allbrint o’u canlyniad i AD. 

Bydd gofyn cael y dogfennau canlynol cyn y bydd Prifysgol Aberystwyth yn rhoi tystysgrif:

  • Copi o drwydded deithio’r person
  • Copi o dystysgrifau’r holl cymwysterau (rhaid eu cyfieithu i’r Saesneg neu’r Gymraeg).