Polisi Rheoli Absenoldeb Salwch

1.  Datganiad Egwyddorion

1.1 Mae’r Brifysgol yn ymroddedig i drin ei staff â chysondeb ac yn unol ag arferion cyflogaeth dda, a hynny drwy hybu iechyd a lles staff, a’u cefnogi drwy gyfnodau o salwch.

1.2 Nid yw’r polisi hwn a’r Weithdrefn yn gwrthwneud neu’n disodli unrhyw ffurf ar ddarpariaethau’r Siart a’r Statudau.

1.3 Bydd y Brifysgol yn cydweithio â gweithwyr iechyd proffesiynol a phobl briodol eraill  er mwyn hybu amgylchedd gweithio iach; chwilio am gyngor ar achosion unigol, ac wrth fonitro gweithredu’r Polisi hwn a’r Weithdrefn.

1.4 Bydd unrhyw gamddefnydd neu gam-drin bwriadol ar y polisi hwn yn gallu arwain at gamau disgyblu.

1.5 Bydd y Brifysgol yn sicrhau cyfrinachedd ar bob adeg yn unol â deddfwriaeth ac arferion gorau. Caiff unrhyw weithred o fynd yn groes i hyn ei ystyried yn ddifrifol, a chaiff ei drin â’r weithdrefn ddisgyblu berthnasol.

1.6 Bydd gan yr holl weithwyr yr hawl i ddod â chynrychiolydd undeb llafur neu gydweithiwr gyda nhw ym mhob cam o’r weithdrefn. Dim ond ar gais yr unigolyn y caiff gwybodaeth sy’n ymwneud ag absenoldeb unigolyn ei rannu ag Undeb Llafur.

1.7 Bydd y Brifysgol yn sicrhau cydymffurfio â’r holl ddeddfwriaeth berthnasol megis  Deddf Cydraddoldeb 2010 lle bo’n berthnasol, gan sicrhau y caiff yr holl addasiadau rhesymol eu hystyried er mwyn galluogi’r gweithiwr i wneud ei swydd yn rheolaidd.

2. Categorïau o Absenoldeb Salwch

2.1 Mae yna gategorïau gwahanol o absenoldeb salwch, a’r rheiny yn amrywio o:

2.1.1 Absenoldeb salwch wedi’i hunanardystio hyd at ac yn cynnwys 7 diwrnod calendr;

2.1.2 Absenoldeb salwch o 8 diwrnod calendr neu fwy wedi’i gefnogi gan Ddatganiad Ffitrwydd i Weithio;

2.1.3 Absenoldeb afresymol neu heb ei esbonio;

2.1.4 Absenoldebau parhaus neu afreolaidd.

3. Y Polisi

3.1 Amcan y Brifysgol yw annog presenoldeb gweithwyr cymaint â phosibl yn y gwaith, ar yr un pryd â darparu cefnogaeth resymol i weithwyr sy’n absennol am resymau dilys. Er mwyn cyflawni’r amcan hwn, mae’r ddogfen hon yn egluro’r polisi a’r gweithdrefnau o ran cofnodi a thrin absenoldeb o’r gwaith yn effeithiol.

3.2 Ymrwyma’r Brifysgol i weithredu gweithdrefnau y gellir rheoli absenoldeb salwch drwyddynt mewn ffordd nad yw’n gwahaniaethu ac sy’n deg i’r person dan sylw, i gydweithwyr ac i’r Athrofa/Adran Wasanaeth berthnasol.  Mae’r Brifysgol yn ymroddedig i fynd i'r afael â materion sy’n ymwneud ag absenoldeb salwch mewn ffordd deg, cyfrinachol, cyfreithiol, amserol a sensitif, a’i nod yw gweithredu’n rhesymol ar bob adeg, gan ystyried holl amgylchiadau’r achos.

3.3 Mae’r Brifysgol yn annog staff i gadw mewn cysylltiad rheolaidd â’u rheolwr llinell neu gynrychiolydd Adnoddau Dynol drwy gydol cyfnod o absenoldeb.

4. Cyfrifoldebau

4.1. Mae’r Uwch Reolwyr yn gyfrifol am:

4.1.1. Sicrhau y caiff rheolwyr ar bob lefel eu cynnwys wrth gydnabod pwysigrwydd rheoli absenoldeb salwch yn unol â’r polisi hwn a’r weithdrefn;

4.1.2. Sicrhau bod y strategaeth yn cael ei gyrru ymlaen drwy gydgyfrifoldeb cyfunol ar lefel yr Uwch Reolwyr. Er hynny mae gan Gyfarwyddwr yr Adnoddau Dynol gyfrifoldeb penodol i fonitro’r gweithredu ac i hysbysu Tîm Gweithredu’r Brifysgol o unrhyw bryderon;

4.1.3. Sicrhau y caiff briff gwylio ei gadw o unrhyw ffactorau a all ddatgelu rhesymau sydd wrth wraidd absenoldebau.

4.2. Mae’r Rheolwyr Llinell yn gyfrifol am:

4.2.1. Sicrhau eu bod yn hollol gyfarwydd â’r polisi a’r weithdrefn;

4.2.2. Sicrhau y caiff pob absenoldeb salwch ei gofnodi ac y rhoddir gwybod i AD;

4.2.3. Cynnal cyfweliadau dychwelyd i’r gwaith ag unigolion yn syth ar ôl iddynt ddychwelyd i’r gwaith;

4.2.4. Sicrhau bod staff yn gwybod am y polisi;

4.2.5. Bod yn ymwybodol o gofnodion absenoldeb unigolion a sicrhau y caiff absenoldeb parhaus sylw yn gyflym, yn effeithiol ac yn gyson a hynny yn unol â’r Polisi Rheoli Absenoldeb Salwch a’r Weithdrefn gysylltiedig;

4.2.6. Gofyn am arweiniad pellach gan AD os yw hynny’n briodol;

4.2.7. Sicrhau bod cyfathrebu yn digwydd drwy’r amser rhwng rheolwyr llinell a gweithwyr;

4.2.8. Sicrhau ym mhob cam o’r weithdrefn fod y Cyfarwyddwr Athrofa/Pennaeth Adran Wasanaeth briodol yn cael gwybod am ddatblygiadau;

4.2.9. Monitro absenoldeb a sicrhau y caiff y Polisi hwn ei roi ar waith yn ei isadran / athrofa/adran wasanaeth.

4.2.10. Cymryd camau ataliol priodol i leihau absenoldeb salwch

4.3. Mae’r Adran Adnoddau Dynol yn gyfrifol am:

4.3.1. Sicrhau y caiff ymwybyddiaeth ei godi ymysg y staff am y polisi a’r weithdrefn;

4.3.2. Cynllunio a datblygu hyfforddiant a systemau monitro addas ar gyfer gweithredu’r polisi hwn a’r weithdrefn;

4.3.3. Rhoi cyngor, arweiniad a chefnogaeth i reolwyr llinell i gynorthwyo â gweithredu’r Polisi a’r Weithdrefn;

4.3.4. Darparu cyngor a gwybodaeth gyfrinachol i unigolion sydd angen arweiniad neu gyngor sy’n ymwneud â’r polisi;

4.3.5. Cyfathrebu a dangos yr holl ffyrdd o gael gafael ar gymorth, gan gynnwys cwnsela ac Atgyfeiriadau Iechyd Galwedigaethol;

4.3.6. Sicrhau bod yr holl wybodaeth sy’n ymwneud ag unigolion yn gyfrinachol ac wedi’i phrosesu’n gyfreithiol yn unol â Deddf Gwarchod Data 1998.

4.4. Mae’r Gweithwyr yn gyfrifol am:

4.4.1. Sicrhau eu bod yn gyfarwydd â chynnwys y polisi hwn a’i weithdrefnau a’u bod yn ymddwyn yn unol â’r polisi hwn;

4.4.2. Cymryd pob cam rhesymol i gwtogi ar amser unrhyw absenoldeb salwch, yn unol â chyngor meddygol;

4.4.3. Cydweithredu â cheisiadau rhesymol a chydymffurfio â gofynion y polisi hwn.  Bydd methu â gwneud hyn efallai yn arwain at gamau disgyblu a dileu posibl ar Dâl Salwch Galwedigaethol. Er hynny, ni fydd hyn yn effeithio ar hawl gweithiwr cyflogedig i Dâl Salwch Statudol.

4.4.4. Rhoi gwybod yn brydlon am absenoldeb yn unol â’r weithdrefn a chymryd rhan yn llawn mewn cyfweliadau dychwelyd i waith;

4.4.5. Sicrhau na wneir unrhyw waith cyflogedig arall pan ydynt yn hawlio tâl salwch;

4.4.6. Cadw mewn cysylltiad rheolaidd â’r rheolwr llinell neu gynrychiolydd AD yn ystod eu cyfnod o absenoldeb salwch.

5. Hyfforddiant ac Ymwybyddiaeth

5.1. Rhoddir hyfforddiant ar y polisi hwn ac ar y weithdrefn rheoli absenoldeb salwch i’r holl reolwyr er mwyn sicrhau y ceir cysondeb yn y dull a ddefnyddir ac yn y safon drwy’r Brifysgol gyfan. Rhoddir gwybodaeth newydd os bydd newidiadau yn y gyfraith a chyfraith achosion, lle bo’n briodol.

6. Monitro

6.1 Bydd yr Adran Adnoddau Dynol yn cadw cofnodion cyfrifiadurol, yn seiliedig ar wybodaeth a dderbyniwyd gan reolwyr llinell, gan nodi hyd a’r rhesymau a roddwyd am yr holl gyfnodau o absenoldeb.  Defnyddir y wybodaeth hon i fonitro lefelau absenoldeb, ac i ddangos ymhle y dylid gweithredu yn y dyfodol.

6.2 Rhoddir adroddiadau ar wybodaeth a thueddiadau absenoldeb i’r Pwyllgor Datblygiad Proffesiynol a Staffio a’r undebau llafur cydnabyddedig.

7. Adolygu’r Polisi

7.1 Caiff y Polisi a’r Weithdrefn hyn eu hadolygu o leiaf bob dwy flynedd, os nad oes angen cydymffurfio â newidiadau statudol neu gyfraith achosion pwysig. Bydd pob adolygiad yn cynnwys ymgynghori ag undebau llafur campws cydnabyddedig.

7.2 Mae’r Brifysgol yn ymroddedig i ymgorffori’r Cynllun Cydraddoldeb Sengl yn ei pholisïau, ei gweithdrefnau a’u harferion. Mae’r polisi hwn wedi’i asesu yn ôl ei effaith ar gydraddoldeb yn unol â’r cynllun hwn.