Cyfnod ‘Parod i Weithio’

Cyflwyniad 

Mae’r Brifysgol yn cydnabod y dylid cael trefn strwythuredig yn ei lle i ymdrin ag amrywiaeth o faterion a all godi y tu hwnt i oriau gwaith arferol ar draws holl ystod yr adrannau sy’n gweithredu yn y Brifysgol.                 

Pwrpas y polisi hwn fydd sicrhau y gellir cynnal gwasanaethau allweddol y Brifysgol yn ddigonol y tu allan i oriau craidd, yn unol ag anghenion defnyddwyr, a chadw unrhyw doriadau i wasanaethau neu ddiffygion i systemau neu wasanaethau defnyddwyr neu achosion lle nad yw’r gwasanaethau hynny ar gael i’r lleiafswm posibl. Nod pellach hefyd fydd mynd i’r afael â methiant unrhyw systemau hanfodol ac unrhyw amgylchiadau a allai beri risg sylweddol i iechyd a diogelwch neu’r amgylchedd, denu sylw’r newyddion a’r cyfryngau, neu fygwth parhad gweithrediadau neu fusnes.

Felly, bydd angen i rai aelodau staff adrannol fod ar gael yn barod i weithio ac mae hi’n bwysig i’r gwaith hwn gael ei gydnabod a’i wobrwyo’n gyson. Mae’r polisi hwn yn pennu’r taliadau a wneir i’r holl gyflogeion hyd at, a chan gynnwys Graddfa 7 sy’n cael eu rhoi ar gyfnod ffurfiol lle maent yn barod i weithio.  

Caiff taliad am hyn ei dalu i unrhyw weithiwr, y gofynnir iddo/iddi, fel rhan o’i (g)waith, fod ar gael i ymdrin â galwadau brys a/neu y gofynnir iddo/iddi fynd i un o safleoedd y Brifysgol i ymdrin â digwyddiad neu achos brys y tu allan i oriau gwaith arferol. Telir y lwfans yn unig i staff sydd ar rota ‘ar alw’ ffurfiol yn yr Adran sydd wedi ei awdurdodi gan y Pennaeth Adran perthnasol. Codir y lwfansau a delir bob blwyddyn yn unol â’r adolygiad cyflogau. 

Diffiniad

At ddibenion y polisi, y diffiniad o gyfnod ‘parod i weithio’ yw cyfnod y bydd angen i gyflogeion fod ar gael i ymateb yn gyflym i alwad ffôn o’r gweithle a bod yn barod i weithio yn ôl yr angen. Ni fydd hyn o reidrwydd yn golygu y bydd angen i weithwyr fynd eu hunain i un o adeiladau, safleoedd neu eiddo’r Brifysgol. Mewn amgylchiadau eithriadol, gellir holi i’r sawl sydd ar gyfnod ‘parod i weithio’ weithio oddi cartref neu leoliad arall y cytunwyd arno, na fydd o reidrwydd yn un o safleoedd y Brifysgol.

I fod yn hollol glir, mae’r taliadau ‘parod i weithio’ a wneir yn ôl y polisi hwn yn gysylltiedig yn benodol â chyfnod o amser pan allai fod gofyn i weithiwr ymateb, ond pan nad yw’n gweithio fel arall neu pan nad oes disgwyl iddo fod yn gweithio.

Bydd gofyn felly i weithwyr sydd ar ddyletswydd ‘parod i weithio’ fod ar gael i dderbyn ac ymateb i faterion sy’n ymwneud â’r gwaith ar gyfer yr holl gyfnod a bennwyd ymlaen llaw ac sydd y tu allan i oriau gwaith arferol.

Cwmpas

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i’r holl weithwyr sy’n cael eu cynnwys yn y Cytundeb Fframwaith hyd at, ac yn cynnwys, Graddfa 7, sydd naill ai’n rhan o’u cytundeb cyflogaeth neu, yn ôl disgresiwn y Brifysgol mewn amgylchiadau eithriadol, yn gwirfoddoli i fod yn barod i weithio ar rota ffurfiol am gyfnod byr/penodol o amser.

Nid yw’r polisi hwn yn cynnwys gweithwyr ar Raddfa 8 neu uwch. Bydd Penaethiaid Adrannau yn pennu a yw’r gwasanaeth yn ‘hanfodol i fusnes’ ai peidio, ac yn gyfrifol am sicrhau bod y trefniadau hyn yn cael eu gweithredu’n rhesymol ac yn gyfartal, yn arbennig o ran effaith y polisi ar staff gwrywaidd a benywaidd, y rheiny â chyfrifoldebau gofal, a staff rhan-amser.                      

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i’r holl staff sy’n rhan o rota ‘parod i weithio’ ffurfiol o’r dyddiad y daw’r polisi hwn i rym.   

Mathau o gyfnodau Parod i Weithio

Ceir 3 chategori o drefniadau i gyfnodau ar alw:-      

Ar alw yn rheolaidd – darparu gwasanaeth cyson a pharhaol y tu hwnt i oriau gwaith arferol er mwyn cyflawni anghenion busnes y Brifysgol. Pennir gweithredu rota ddyletswydd parod i weithio reolaidd gan anghenion y gwasanaeth ac o’r herwydd gall amrywio o adran i adran neu ddod i ben o dro i dro. Nid yw’r taliadau a wneir ichi am fod yn barod i weithio yn rhan o’ch contract ac ni ddylech ddibynnu arnynt fel cyflog sicr.

Achosion brys – sicrhau bod gweithwyr ar gael i ymateb i Gynllun Parhau Busnes y Brifysgol pe gweithredid hwnnw gan y Tîm Gweithredol, hynny yw digwyddiadau sylweddol. Gallai natur anrhagweladwy’r digwyddiad beri i rota gael ei llunio ar fyr rybudd ac mae’n bwysig bod y rhifau cyswllt diweddaraf ar gael ar gyfer pawb y disgwylir iddynt weithio. Gofynnir felly i weithwyr roi gwybod i’r adran Adnoddau Dynol neu ddefnyddio’r porth hunan-wasanaeth ar lein er mwyn diweddaru eu manylion cyswllt.           

D.S. Taliadau ‘Galw Allan’ yn unig a roddir ar gyfer ymatebion neilltuol i sefyllfaoedd brys sy’n codi’n afreolaidd lle nad yw’r gweithiwr yn rhan o’r Rota Ar Alw ac ni fyddant yn rhan o drefn taliadau ‘parod i weithio’.

Cyfnodau Neilltuol – bod ar gael ar adegau penodol, er enghraifft yn ystod Gwyliau Banc, dyddiadau y mae’r Brifysgol ar gau, Wythnos y Glas ac ati. Bydd trefniadau neilltuol ar gyfer gwyliau banc yn berthnasol i’r ŵyl y banc ei hun ac nid y dyddiadau hynny a hysbysebir gan y Brifysgol y gellir dod o hyd iddynt ar wefan y Brifysgol.

Rota ‘Parod i Weithio’

Dylid paratoi’r rota cyn belled â phosibl ymlaen llaw er mwyn:-

  • i’r gweithwyr allu gwneud y trefniadau angenrheidiol
  • sicrhau bod pawb yn gwybod beth yw eu swyddogaethau a’u cyfrifoldebau ac yn eu deall
  • sicrhau bod y rhifau cyswllt ar gyfer gweithwyr ar y rota wedi eu diweddaru
  • sicrhau bod y gweithdrefnau ar gyfer asesu offer, cerbydau, mynediad i adeiladau ac ati wedi eu hen sefydlu ac yn wybyddus ymlaen llaw

Cyfyngiadau

Os yw gweithwyr ar ddyletswydd gall fod angen iddynt gyfyngu eu gweithgareddau i rai na fydd yn eu rhwystro i ymateb yn fuan ac yn effeithiol i gais am gymorth neu wasanaeth. Mae’r cyfyngiadau hyn yn angenrheidiol er mwyn sicrhau y gall y gweithwyr gyflawni eu dyletswyddau a’u cyfrifoldebau fel y byddent yn ystod y diwrnod gwaith arferol. Oherwydd y gellid galw arnynt i gyflawni dylestwyddau o’r fath, fe’u gwaherddir rhag yfed alcohol na chymryd meddyginiaethau penodol os byddant ar ddyletswydd parod i weithio. Er hynny, nid yw’n eu rhwystro rhag gwneud gweithgareddau cymdeithasol neu hamdden arferol cyn belled na fydd gwneud hynny’n effeithio’n ormodol ar geisiadau am gymorth.                    

Bydd prosesau yn eu lle i ymdrin â chyfnodau salwch a gwyliau, pan na fydd gweithiwr sydd ar rota yn y gwaith. Ni wneir taliad i staff ar rota os nad ydynt ar gael i wneud hynny am eu bod ar wyliau neu yn sâl, er enghraifft. Caiff y taliad ei wneud i’r aelod o staff a fydd yn cyflawni’r gwaith. Rhoddir trefniadau neilltuol yn eu lle gan y rheolwr llinell i ymdrin â cheisiadau ychwanegol o’r fath ar gyfer cyfnodau lle bydd staff yn barod i weithio.

Taliadau

Gall taliad gael ei hawlio yn unig gan weithiwr:-

  • sy’n gymwys ar gyfer y taliad  
  • y cafodd ei daflen waith ei chymeradwyo gan y rheolwr llinell.
  • am y cyfnod y bu’r gweithiwr hwnnw ar gael, os cafodd alwad i’r gwaith ai peidio
  • unwaith mewn cyfnod 12 awr a/neu unwaith yn unrhyw rhan ohono.     

Ni fydd gweithwyr nad ydynt ar rota ond y gelwir arnynt i ymateb i argyfwng yn derbyn taliad y cyfnod parod i weithio ond yn derbyn taliad yn hytrach am yr oriau a weithiwyd yn unol â’r trefniadau Galw Allan a amlinellir yn y Cytundeb Fframwaith. Bydd gweithwyr sydd ar rota Parod i Weithio ac y mae disgwyl iddynt ymateb i argyfwng yn derbyn y raddfa gyflog briodol ar gyfer yr oriau a weithiwyd yn ychwanegol i’r taliad ‘parod i weithio’.

Cyfrifo Taliadau

Cyfrifir taliadau ar sail pob cyfnod 12 awr neu ran ohono, e.e. 13 awr o gyfnod ‘parod i weithio’ = 2 daliad parod i weithio.                  

Ceir 2 gyfnod posibl ar bob diwrnod calendr (sy’n cynnwys diwrnodau’r wythnos,  penwythnosau, gwyliau banc a dyddiadau pan fo’r Brifysgol ar gau).

Am bob cyfnod byddwch yn derbyn taliad o £15 a fydd yn gymwys ar gyfer y didyniadau arferol.

Bydd yr holl amser y bydd gweithiwr sydd ar gyfnod ‘parod i weithio’ yn gweithio o’i alw i’r gwaith yn cael ei dalu ar y raddfa briodol.

D.S. Caiff ymateb neilltuol i sefyllfaoedd brys bob hyn a hyn lle nad yw’r gweithiwr yn rhan o Rota Parod i Weithio ei gynnwys o dan Daliadau Galw Allan yn unig ac ni fydd modd hawlio taliad cyfnod parod i weithio.

Yn achos rota wythnosol sy’n gweithredu drwy’r flwyddyn, bydd gofyn i adrannau weithredu rota arbennig yn ystod cyfnod y Nadolig er mwyn sicrhau bod y trefniadau’n cael eu rhannu’n gyfartal rhwng gweithwyr.

Monitro Ymatebion

Dylai rheolwyr sy’n gweithredu trefn parod i weithio fonitro pa mor aml ac am ba hyd y bydd gweithwyr yn ymateb yn y cyswllt hwn a nifer yr oriau y cynlluniwyd neu na gynlluniwyd eu gweithio yn rheolaidd, er mwyn sicrhau na ofynnir i unrhyw weithwyr wneud gwaith ychwanegol a allai beryglu eu hiechyd a/neu eu lles.   

Cyfrifoldebau’r Gweithiwr

Pan fyddwch ar alw, peidiwch ag yfed alcohol na chymryd meddyginiaeth/cyffuriau a allai amharu ar eich gallu i ymateb neu wneud eich gwaith.

Os derbyniwch alwad yn ystod y cyfnod ar ddyletswydd a fydd yn gofyn ichi fynd i’r gweithle, disgwylir y byddwch yn cyrraedd y gwaith o fewn amser rhesymol ar ôl derbyn yr alwad.             

Amod o dderbyn taliad cyfnod parod i weithio yw bod yn rhaid ichi gytuno i aros o fewn i bellter teithio rhesymol drwy gydol y cyfnod; cewch adael eich cartref ond rhaid bod modd cysylltu â chi a bod gennych ffordd o deithio i’r gwaith o fewn y cyfnod a benodwyd.

Os byddwch yn sâl neu’n methu cyflawni eich dyletswyddau a chithau ar gyfnod parod i weithio, er enghraifft oherwydd newid annisgwyl mewn amgylchiadau personol neu iechyd, rhaid ichi gysylltu â’r unigolyn enwebedig (diogelwch y safle) cyn gynted â phosibl fel y gellir gwneud trefniadau eraill. Ni fyddech yn derbyn taliad parod i weithio os nad oeddech chi’n gallu cyflawni o leiaf 50% o’r cyfnod wrth law angenrheidiol a/neu heb gael eich galw allan.

Er na ddylech drefnu fel arfer bod unrhyw ymrwymiadau personol yn eich rhwystro rhag ymgymryd â chyfrifoldebau wrth law, rydym yn ymwybodol fod ymrwymiadau’n codi o dro i dro na ellir eu newid. Mewn achosion o’r fath, dylai’r gweithiwr holi am wyliau cyn gynted â phosibl. Os na bydd y rheolwr llinell yn gallu trefnu bod rhywun arall ar gael i weithio pan ddaw’r cais am wyliau blynyddol, mae’n bosibl na fydd y cais am wyliau yn cael ei gymeradwyo oni ellir dod o hyd i rywun arall i weithio. Bydd ceisiadau am wyliau yn cael eu hystyried heb oedi afresymol. Felly, ni ddylai’r un unigolyn wneud trefniadau ar gyfer gwyliau cyn i’w g/chais am wyliau gael ei gymeradwyo. Fel arfer, ni ddylai staff sy’n gweithio shifftiau gael eu rhoi ar rota parod i weithio ffurfiol ar y dyddiau y byddant yn gorffwys. 

Os ydych yn barod i weithio, rydych yn gwneud hynny gan ddisgwyl y byddwch yn ymdrin â digwyddiadau a allai godi o fewn i gwmpas eich swydd a/neu eich cymhwysedd.           

Trefniadau Talu am ddylestwyddau Parod i Weithio

Dylid hawlio taliadau wrth law drwy daflen waith bob mis fel ôl-daliad.      

Unwaith y byddwch wedi llenwi’r daflen, rhaid ichi ei chyflwyno i’ch rheolwr llinell neu’r sawl a enwebir ar gyfer ei hawdurdodi. Caiff taliadau a awdurdodir eu hanfon i’r Gyflogres i’w talu.

Dylid nodi’n glir ar y ffurflen fod y taliad(au) yn berthnasol i ddyletswyddau parod i weithio yn benodol yn hytrach na threfniadau gor-amser arferol.

D.S. Ni ellir prosesu ceisiadau am dâl heb eu cymeradwyo fel y manylir uchod. 

Ni fydd taliadau a wneir yn ôl y polisi hwn yn cael eu hystyried ar gyfer cyfrifo tâl gwyliau neu salwch neu unrhyw daliadau eraill sy’n dibynnu ar gyfartaledd cyflog. Nid oes modd hawlio pensiwn ar gyfer taliadau wrth law.

Amser Gweithio

Rhaid i reolwyr sicrhau fod ganddynt ddigon o adnoddau staff ar gael os oes gweithwyr wedi gwirfoddoli i fod yn rhan o rota ar gyfer dyletswyddau parod i weithio mewn amgylchiadau brys.

Nid ‘amser gweithio’ yw oriau parod i weithio yn ôl y diffiniad o Reoliadau Amser Gweithio, felly dim ond yr amser ar gyfer ymateb (a’r teithio i’r lleoliad ac oddi yno) sy’n berthnasol i hyn. Gellir gwneud eithriadau mewn sefyllfaoedd o argyfwng cyn belled ag y bo modd cymryd y cyfnod gorffwys ar ddiwrnod arall (byddai penwythnos neu’r diwrnod gwaith lle na byddent yn gweithio yn gymwys ar gyfer hyn).

Dylai rheolwyr llinell sy’n gweithredu trefn parod i weithio yn eu hadrannau adolygu’n rheolaidd:

  • pa mor aml y defnyddir y rota parod i weithio            
  • pa mor aml y bydd staff yn ymateb ac am ba hyd,               
  • faint o oriau a gynlluniwyd ac nas cynlluniwyd a wneir y tu allan i oriau
  • na ofynnir i weithwyr wneud gwaith ychwanegol a allai beryglu eu hiechyd a/neu lles.                                 

Adolygu’r Polisi

Bydd y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol yn cydlynu adolygiad o’r Polisi hwn ar ôl blwyddyn a bob tair blynedd ar ôl hynny, neu cyn hynny os bydd angen, er mwyn parhau i gydymffurfio â deddfwriaeth ac arferion da.

Cynhelir yr adolygiad drwy ymgynghori â’r undebau llafur cydnabyddedig a chyflwynir unrhyw ddiwygiadau arfaethedig i’r Pwyllgor Datblygiad Proffesiynol a Staffio i’w cymeradwyo.               

Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb

Mae’r Brifysgol yn ymrwymwedig i ymgorffori’r Cynllun Cydraddoldeb Sengl yn ei pholisïau, ei gweithdrefnau a’i harferion. Aseswyd effaith y polisi hwn ar gydraddoldeb yn unol â’r cynllun hwn. 

 

JC a NC – 21 Mai 2013