Datganiad Prosesu Data

Crynodeb

1. Mae Prifysgol Aberystwyth yn rheolwr data o dan Ddeddf Diogelu Data 1998 (DDD) yn ogystal â’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol sydd i’w weithredu yn 2018.

2. Y cynrychiolydd a enwebwyd gan y Brifysgol yw’r:

Dirprwy Is-Ganghellor (Prif Swyddog Gweithredu)

Swyddfa'r Is-Ganghellor

Prifygol Aberystwyth

Y Ganolfan Ddelweddu

Campws Penglais

Aberystwyth

Ceredigion

SY23 3BF

3. Mae angen i’r Brifysgol brosesu gwybodaeth bersonol amdanoch er mwyn:

Prosesu eich cais i gael astudio yma;

Darparu gwasanaethau (e.e. llety, cymorth i fyfyrwyr);

Trefnu cyrsiau;

Creu a chynnal eich cofnod dysgu personol;

Monitro perfformiad;

Prosesu taliadau;

Darparu gwybodaeth i gyrff sydd â hawl i’w chael;

Ymchwilio i faterion disgyblaeth a gweithredu arnynt.

4. Nid ydym o angenrheidrwydd yn casglu na chadw data ymhob un o’r categorïau isod, ond dylech fod yn ymwybodol y gellid diffinio peth o’r wybodaeth rydym yn gofyn amdani, yn ei derbyn a’i phrosesu yn ‘sensitif’ o dan y DDD.  Ar hyn o bryd, mae’r categorïau data sensitif yn cwmpasu:

Tarddiad hiliol neu ethnig

Barn wleidyddol

Cred grefyddol neu gredoau eraill o natur debyg

Aelodaeth o undeb llafur

Iechyd neu gyflwr corfforol neu feddyliol

Manylion am fywyd rhywiol

Unrhyw drosedd a gyflawnwyd neu yr honnir iddi gael ei chyflawni

Unrhyw achosion yn ymwneud ag unrhyw drosedd a gyflawnwyd neu yr honnir iddi gael ei chyflawni, gweinyddiad achosion o'r fath neu ddedfryd unrhyw lys mewn achosion o'r fath

5. Mae gan fyfyrwyr (sef testun y data) nifer o hawliau o dan ddeddfwriaeth diogelu data, gan gynnwys yr hawl:

I weld y data personol mae’r Brifysgol yn ei ddal amdanoch;

Cywiro data sy’n anghywir;

Atal prosesu gwybodaeth a allai beri niwed neu bryder ichi;

Atal marchnata digymell;

Atal gwneud penderfyniadau awtomataidd.

Manylion

6. Eich data personol yw’r wybodaeth yr ydyn ni’n ei chrynhoi amdanoch wrth eich derbyn i’r brifysgol, wrth ichi gofrestru, ac yn ystod eich cyfnod yn fyfyriwr neu’n gyn-fyfyriwr. Mae hyn yn cynnwys manylion megis eich enw, eich cyfeiriad, dyddiad geni, manylion cwrs, data presenoldeb, taliadau am ffioedd, marciau a chanlyniadau arholiadau. Caiff eich data personol ei ddefnyddio, er enghraifft:

I brosesu eich cais am gael astudio yma;

I’ch cofrestru yn fyfyriwr ac i gynnal eich cofnod myfyriwr;

Peri bod modd cysylltu â chi (bydd eich enw, eich adran a’ch cyfeiriad e-bost Prifysgol yn cael eu rhoi ar-lein mewn cyfeiriadur mewnol);

Gweinyddu eich cwrs a’ch cynnydd academaidd;

Gweinyddu agweddau ariannol eich astudiaethau, megis ffioedd dysgu a llety;

Darparu neu gynnig adnoddau a gwasanaethau ichi yn ystod eich cyfnod yn fyfyriwr ac yn nes ymlaen yn rhan o waith cyfreithlon y Brifysgol, e.e. rhoi hawl mynediad i adnoddau’r llyfrgell, yr adnoddau cyfrifiadura, chwaraeon, llety, aelodaeth fel cyn-fyfyriwr a gweithgareddau cysylltiedig;

Hwyluso unrhyw gymorth dysgu angenrheidiol (e.e. trwy rannu’n fewnol wybodaeth am anabledd fel sy’n briodol);

Caniatáu i Undeb y Myfyrwyr gael ei rhedeg mewn dull teg a democrataidd;

Crynhoi adroddiadau ac ystadegau y mae’n rhaid i’r Brifysgol eu cyflwyno, er enghraifft, i gyrff swyddogol y llywodraeth;

Rheoleiddio mynediad diogel i adeiladau ac eiddo’r Brifysgol.

7. Ar ôl eich cyfnod yn fyfyriwr, cedwir peth gwybodaeth a fydd efallai’n cael ei defnyddio i ddarparu trawsgrifiadau o ganlyniadau a cheisiadau am eirda i ddarpar-gyflogwyr, cyrff proffesiynol a chyrff eraill sydd â hawl cyfreithiol i dderbyn y data.

8. Bydd gwybodaeth bersonol hefyd yn cael ei chadw ar gyfer cysylltiadau â chyn-fyfyrwyr ac i ddibenion codi arian, ac efallai y bydd y Brifysgol yn cysylltu â myfyrwyr ar ôl iddynt adael yng nghyswllt y dibenion hynny. I gael rhagor o fanylion, gweler: Datganiad Gwarchod Data

9. Gall gwybodaeth a gedwir ar ôl ichi adael gael ei defnyddio gan y Gwasanaeth Gyrfaoedd er mwyn cynnig cefnogaeth a chyngor.

10. Gellid hefyd ofyn ichi roi mwy o wybodaeth ar ôl i chi raddio yn rhan o’r arolwg o Gyrchfannau Ymadawyr Addysg Uwch (DLHE) sy’n ymarferiad pwysig a gorfodol a wneir gan bob sefydliad Addysg Uwch ym Mhrydain. Gall unrhyw wybodaeth a gedwir gennym ar ôl eich cyfnod yn fyfyriwr cofrestredig gael ei chadw er mwyn cysylltu â chi i’r dibenion cyfreithiol hyn.

11. Bydd gan y Swyddfa Gyllid wybodaeth amdanoch yn ystod, ac ar ôl, eich cyfnod yn fyfyriwr ac efallai y bydd arnynt angen cysylltu â chi ynglŷn ag unrhyw ddyled sydd heb ei thalu. Lle bo’n briodol, gellid anfon gwybodaeth ymlaen i asiantaethau allanol i’w phrosesu ac i gymryd camau dilynol.

12. Mae’r Brifysgol yn rhannu peth data personol ag Undeb Myfyrwyr Prifysgol Aberystwyth ar gyfer gweinyddu ei fusnes, ar gyfer cynrychiolaeth deg a democrataidd ac i gynnal ei glybiau a'i gymdeithasau.  Gall Undeb y Myfyrwyr hefyd rannu gwybodaeth y mae wedi'i chasglu â'r Brifysgol. Mae cytundeb rhannu data (link) yn rheoli’r broses hon sy’n hwyluso rhwymedigaethau’r Brifysgol o dan Adran 22 Deddf Addysg 1994.

13. Mewn rhai amgylchiadau bydd y Brifysgol yn datgelu gwybodaeth am fyfyrwyr (gan gynnwys gwybodaeth bersonol sensitif) i drydydd partïon sydd â hawl i’w chael..  Mae’r rhain yn cynnwys, ymhlith eraill: 

Adrannau llywodraeth ganolog a lleol, megis Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch, yr Adran Busnes Arloesi a Sgiliau, Llywodraeth Cymru, Fisâu a Mewnfudo y DU, a Chyngor Sir Ceredigion;

Y Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr;

Archwilwyr y Brifysgol; asiantaethau yswiriant;

Y llysoedd; yr heddlu; Swyddfeydd y Crwner;

Cyrff proffesiynol;

Asiantaethau a benodwyd i gynnal arolygon myfyrwyr swyddogol;

Sefydliadau addysg eraill sy’n gweithio gyda’r Brifysgol neu sydd angen dilysu gwybodaeth neu gymwysterau myfyrwyr;

Cyrff allanol sy’n achredu dyfarniadau’r Brifysgol;

Asiantaethau allanol, megis y Cyd Bwyllgor Systemau Gwybodaeth [JISC] ac unrhyw is-gontractwyr perthnasol sy’n darparu gwasanaethau dadansoddol i wella canlyniadau dysgu (ar gyfer datblygu, profi a chyflenwi’r gwasanaethau hyn).  Gweler Mesurau Dadansoddi Dysgu ym Mhrifysgol Aberystwyth

Noder bod manylion am y modd mae'ch data personol yn cael ei drin gan yr Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch ar gael fan hynhttps://www.hesa.ac.uk/about/regulation/data-protection/notices

14. Yn rhan o’r broses academaidd, mae’r Brifysgol yn defnyddio gwasanaethau canfod llên-ladrad a gall hyn olygu rhoi gwybodaeth sylfaenol am fyfyrwyr i drydydd partïon sy’n darparu’r gwasnaeth.  Mae’n bosib y bydd rhai o’r gwasanaethau hyn wedi’u lleoli y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

15. Mae’n bosibl y bydd gwybodaeth ynglŷn â myfyrwyr ar gampysau nad ydynt yn y Deyrnas Gyfunol hefyd yn cael ei rhoi i gyrff swyddogol priodol (cyfatebol neu debyg i’r rhai a restrir yn 13 uchod) yn y gwledydd y maent wedi’u lleoli ynddynt.

16. Dylai myfyrwyr nodi hefyd bod dyletswydd statudol newydd ar sefydliadau addysg uwch i roi sylw priodol i’r angen i atal unigolion rhag cael eu denu at derfysgaeth. Golyga hyn, mewn amgylchiadau penodol, y bydd angen i’r Brifysgol anfon data personol ymlaen i gyrff cydlynu a sefydliadau partneriaethol megis y llywodraeth leol a’r heddlu.

17. Er mwyn hwyluso gwaith cofrestru myfyrwyr ar gyfer etholiadau o dan y drefn cofrestru etholiadol unigol, gall y Brifysgol ddarparu rhestrau o fyfyrwyr ynghyd â data adnabod eraill (megis cyfeiriadau, neu fanylion cyswllt a rhifau adnabod unigol lle bo hynny'n berthnasol) i'r Cyngor lleol. Sylwer mai cynorthwyo'r Cyngor i adnabod yr unigolion sydd â'r hawl i bleidleisio yw diben y broses hon, ac nid yw, ynddi'i hun, yn gyfystyr â chofrestru'ch pleidlais. Dylai'r myfyrwyr holi yn Swyddfa Etholiadol y Cyngor i sicrhau eu bod ar y gofrestr etholiadol.  See: http://www.ceredigion.gov.uk/Cymraeg/Eich-Cyngor/Etholiadau-Chofrestru-Etholiadol/Y-Gofrestr-Etholwyr/Pages/default.aspx

18. Gall y Brifysgol rannu gwybodaeth sylfaenol am ganlyniadau a manylion am statws myfyrwyr â chyflogwyr presennol a chyflogwyr posib. Gellir rhannu'r data hwnnw hefyd â chwmni allanol sy'n darparu gwasanaethau tebyg, megis cynhyrchu tystysgrifau dyfarniadau ac Adroddiadau Cyflawniadau Addysg Uwch.

19. Os bydd y Brifysgol yn cydweithio â chorff partneriaethol (gan gynnwys sefydliadau y tu allan i’r Deyrnas Gyfunol) ar gwrs, prosiect cydweithrediadol neu ar sail ehangach, megis achredu cyffredinol, am resymau ymarferol  efallai y bydd angen rhannu data myfyriwr trwy drefniadau dwyochrog neu trwy gytundeb rhannu data.  

20. Gall y Brifysgol hefyd gyflogi asiantaethau allanol i fod yn broseswyr data er mwyn darparu gwasanaethau megis e-bost i'r staff a'r myfyrwyr. Bydd y Brifysgol yn parhau i weithredu yn Rheolwr ar ddata o’r fath.

21. Gall y Brifysgol gyfuno a dadansoddi gwybodaeth a gasglwyd ganddi yng nghwrs gweithgareddau dydd i ddydd y Brifysgol, er enghraifft cofnodi defnydd myfyrwyr o adnoddau, er mwyn darparu cymorth gwell i ddysgu.  See Mesurau Dadansoddi Dysgu ym Mhrifysgol Aberystwyth

22. Gall y Brifysgol gyfuno a dadansoddi gwybodaeth a gasglwyd ganddi yng nghwrs gweithgareddau dydd i ddydd y Brifysgol, er enghraifft cofnodi defnydd myfyrwyr o adnoddau, er mwyn darparu cymorth gwell i ddysgu. https://ico.org.uk/about-the-ico/what-we-do/register-of-data-controllers/

23. O dan y Ddeddf Gwarchod Data a deddfwriaeth gwarchod data bellach sydd yn yr arfaeth, mae gan unigolion hawl i gael copi o wybodaeth bersonol a gedwir amdanynt gan y Brifysgol a hawl i wrthwynebu prosesu data sy’n achosi niwed a gofid sylweddol a di-alw-amdano. Rhaid nodi, er bod hawl gwrthwynebu, mewn rhai amgylchiadau y bydd yn rhaid i’r Brifysgol ddal gwybodaeth benodol er mwyn cyflawni ei busnes cyfreithiol ac i gydymffurfio â gofynion penodol y ddeddfwriaeth gwarchod data I drafod unrhyw wrthwynebiad neu bryder, dylai unigolion gysylltu â’r Rheolwr Gwarchod Data a Hawlfraint trwy anfon ebost i’r cyfeiriad isod.  

24. Caiff y data personol, fel a nodir uchod, ei brosesu gan y Brifysgol o ganlyniad i’r cysylltiad sy’n bodoli trwy gontract, er mwyn cyflawni tasgau cyhoeddus, yn ogystal â’r budd cyfreithiol sydd ganddi i gadw a phrosesu’r data yn y dulliau a ddisgrifir uchod. Yn ystod eich cyfnod yn fyfyriwr cofrestredig efallai y cewch gais i ddarparu rhagor o ddata personolMewn rai amgylchiadau, er mwyn i hyn gael ei gyflawni mewn dull sy’n cydymffurfio â deddfwriaeth gwarchod data, efallai y gofynnir am eich caniatâd o bryd i’w gilydd.

I gael gwybodaeth fanwl am y ffordd y mae gwybodaeth yn cael ei defnyddio gan y Brifysgol a’r dulliau o rannu’r wybodaeth yn fewnol ac allanol, gweler: Gwarchod Data

Os oes gennych ymholiadau pellach, cysylltwch â :infocompliance@aber.ac.uk