Datganiad ar brosesu data personol yn ymwneud â myfyrwyr

Mae angen i’r Brifysgol gasglu a defnyddio rhai mathau o ddata a ddisgrifir yn adran 2 o Ddeddf Gwarchod Data 1998 fel “data personol sensitif”. Rhestrir y data y gellir ei gasglu isod, a nodir i ba ddiben y gellir ei ddefnyddio. Mae’r dibenion hyn yn cyd-fynd â’r amodau prosesu data personol a restrir yn Atodlen 2 y Ddeddf ac, yn fwy penodol, maent yn cael eu cwmpasu gan un neu fwy o’r amodau prosesu data sensitif a restrir yn Atodlen 3 y Ddeddf. Ni chaiff data ei ddatgelu na’i brosesu i unrhyw ddiben arall heb ganiatâd penodol gwrthrych y data.

1. Hil a tharddiad ethnig: Caiff gwybodaeth ei chasglu’n electronig gan UCAS yn achos israddedigion, ac adeg y cofrestru yn achos graddedigion. Fe’i defnyddir i sicrhau bod y Brifysgol yn cydymffurfio â’i pholisïau cyfle cyfartal ac â deddfwriaeth Cyfle Cyfartal a Chysylltiadau Hiliol. Caiff y data hefyd ei drosglwyddo ar ffurf ddi-enw i’r Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch a chyrff eraill tebyg yn ôl y gofyn. Mae Gwasanaethau Preswyl PA yn cofnodi cenedl myfyrwyr at bwrpas dyrannu ystafelloedd.
   
   
2. Aelodaeth o Undebau Llafur: Caiff gwybodaeth ynghylch aelodaeth o Undeb y Myfyrwyr ei chadw gan yr Undeb. Defnyddir y data hwn at bwrpasau gweinyddol.
   
   
3. Iechyd corfforol neu feddyliol, neu gyflwr meddygol: Caiff y math hwn o ddata ei gadw er mwyn sicrhau yr ystyrir cyflyrau meddygol gydol y broses addysgol ac i wneud trefniadau addas ar gyfer myfyrwyr a chanddynt anableddau. Fe’i cofnodir hefyd er mwyn gallu cynnig cefnogaeth a chymorth i fyfyrwyr ac er mwyn nodi anghenion penodol. Mae’r Brifysgol hefyd angen y wybodaeth er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth iechyd a diogelwch ac ar gyfer y gwaith parhaus o gynnal amgylchedd sy’n ddiogel i fyw a gweithio ynddo.
   
   
   • Mae’r data yn cynnwys holiaduron meddygol, tystysgrifau meddygol, nodiadau a gohebiaeth feddygol, ffurflenni a dogfennau’n ymwneud ag anableddau, anghenion neu ddewisiadau arbennig. Caiff y data ei gadw gan Swyddfa Feddygol y Myfyrwyr a chan adrannau academaidd pan fo hynny’n addas.
   • Cedwir gwybodaeth ynghylch anabledd gan y Swyddog Anabledd a hefyd, yn achos myfyrwyr â dyslecsia, gan y Ganolfan Iaith a Dysgu.
   • Gall fod angen i’r Gwasanaethau Preswyl a’r Gwasanaethau Gwybodaeth gadw data penodol yn ymwneud ag anghenion myfyrwyr er mwyn galluogi’r gwasanaethau hyn i ymateb yn fwy effeithiol i anghenion domestig ac addysgol penodol y myfyrwyr.
   • Gall fod angen i’r Swyddog Iechyd a Diogelwch hefyd gadw data ynghylch myfyrwyr, yn enwedig pan fo damwain wedi’i chofnodi a’r ffurflenni perthnasol wedi’u llenwi.
   • Pan fo myfyrwyr wedi cofrestru ar gyfer hyfforddiant personol neu therapi chwaraeon fel aelodau o’r Ganolfan Chwaraeon, cedwir data yn ymwneud â’u hiechyd er mwyn trefnu rhaglenni a thriniaethau addas.
   
   
   
4. Cofnodion troseddol: Mae’r Brifysgol yn gofyn i ddarpar fyfyrwyr ddarparu gwybodaeth i’r sefydliad ynghylch mathau penodol o gollfarnau troseddol er mwyn ystyried yn llawn a ddylid caniatáu i unigolyn astudio yn y Brifysgol. Caiff y ddogfennaeth ei dinistrio o fewn chwe mis ar ôl y penderfyniad, pa un ai a ddaeth yr unigolyn i’r Brifysgol ai peidio.
   
   
5. Cofnodion disgyblu mewnol: Mae’r Brifysgol yn cadw data personol yn ymwneud ag unrhyw weithgareddau sy’n groes i’w rheolau a’i rheoliadau mewnol ac sy’n arwain at gamau disgyblu. Caiff y data ei gadw er mwyn cynnal ymchwiliadau a nodi patrymau ymddygiad, ac fel y gellir cadw cofnod o unrhyw gosbau.
   
   Gan ddibynnu ar yr amgylchiadau, gall data’n ymwneud â materion disgyblu gael eu cadw gan:
   
   
   • yr Uwch Diwtor
   • y Gofrestrfa Academaidd
   • yr Adrannau Academaidd
   • y Ganolfan Chwaraeon
   • Wardeiniaid Neuadd
   • y Gwasanaethau Gwybodaeth
   
   
   
6. Mwy nag un categori o ddata personol: Pan fo myfyrwyr wedi trafod â chynghorwyr a gyflogir gan Undeb y Myfyrwyr, gellir cofnodi data’n ymwneud ag ystod o gategorïau o ddata personol, gan gynnwys yr holl gategorïau a restrir uchod.