Cod Ymarfer Teledu Cylch Cyfyng (CCTV)
Mae monitro, recordio, cadw a phrosesu delweddau o unigolion y gellir eu hadnabod o’r delweddau hynny yn cyfrif fel data personol fel y'i diffiniwyd gan Ddeddf Diogelu Data 1998. O ganlyniad, bwriad y Cod Ymarfer hwn yw sicrhau bod Prifysgol Aberystwyth, wrth ddefnyddio Teledu Cylch Cyfyng yn cydymffurfio’n llwyr â gofynion Deddf Diogelu Data 1998, y ddeddfwriaeth sy’n gysylltiedig â’r ddeddf honno, a’r Cod Ymarfer Teledu Cylch Cyfyng a gyhoeddwyd gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Dylid ei ddarllen ar y cyd â Pholisi Diogelu Data PA sy'n amlinellu'r Egwyddorion Diogelu Data y seiliwyd y canllawiau hyn arnynt.
1. Cyfrifoldeb
- Cyfrifoldeb y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd yw gweithredu Polisi Diogelu Data PA o ran Teledu Cylch Cyfyng
- Mae’r Cofrestrydd ac Ysgrifennydd yn dirprwyo’r cyfrifoldeb am reoli rhwydwaith teledu cylch cyfyng Prifysgol Aberystwyth a monitro sut y gweithredir y Cod Ymarfer hwn i’r Cyfarwyddwr Gwasanaethau Preswyl a Chroeso yn rhinwedd ei swydd fel Rheolwr y Cynllun CCTV.
- Cyfrifoldeb y Rheolwyr CCTV Lleol, ar y cyd â’r Pennaeth y Gwasanaethau Tŷ, yw rheoli systemau CCTV awdurdodedig a'r defnydd ohonynt o ddydd i ddydd.
2. Cymeradwyo a Chofrestru
Rhaid i unrhyw geisiadau am sefydlu camerâu teledu cylch cyfyng newydd gael eu hanfon yn ysgrifenedig at y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd, ar ôl trafod y cais â Rheolwr y Cynllun. Bydd pob cais yn cael ei bwyso a’i fesur yn unigol yn ôl ei haeddiant. Bydd y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd yn rhoi unrhyw gymeradwyaeth yn ysgrifenedig. Rhaid i bob rhan o’r sustem gydymffurfio'n llwyr â gofynion y Cod Ymarfer hwn. Cedwir cofrestr ganolog a fydd yn rhestru lleoliadau’r camerâu a’r offer cysylltiedig.
3. Diben
Defnyddir systemau CCTV ym Mhrifysgol Aberystwyth at y dibenion penodol isod yn unig:
- I atal ymddygiad troseddol ac anghymdeithasol
- I rwystro a datgelu troseddu, yn cynnwys lladrad a difrod troseddol
- I gyfrannu at ddiogelwch a lles staff, myfyrwyr ac aelodau o'r cyhoedd
- I gynorthwyo â rheolaeth gyffredinol yr adeiladau a chyfleusterau'r campws
Os, wrth gyflawni'r dibenion uchod, deuir o hyd i ddelweddau o bobl yn cyflawni gweithredoedd a allai fod yn anghyfreithlon neu weithredoedd sy’n torri Rheolau’r Brifysgol, gellir defnyddio’r lluniau fel tystiolaeth.
Ni cheir defnyddio’r sustemau CCTV at unrhyw ddibenion nad ydynt wedi’u nodi yn benodol yn y rhestr uchod.
4. Lleoliadau
Rhaid dilyn y canllawiau isod wrth leoli sustemau camerâu cylch cyfyng:- Heblaw am achosion eithriadol (gweler 5 isod), rhaid peidio â chuddio camerâu a rhaid eu gosod mewn ffordd sy’n sicrhau nad ydynt yn monitro ond y mannau y bwriedir eu monitro.
- Rhaid dangos arwyddion fel bod pawb yn gwybod eu bod yn dod i mewn i ardal lle mae offer gwylio ar waith.
- Rhaid i’r arwyddion hefyd ddweud at ba ddibenion y gosodwyd y camerâu, a rhoi manylion cyswllt Rheolwr y Cynllun CCTV.
5. Monitro Cudd
Ni cheir defnyddio camerâu cylch cyfyng cudd heb ganiatâd ysgrifenedig y Cofrestrydd ac Ysgrifennydd neu’r sawl a enwebir ganddi neu ganddo. Er mwyn caniatáu monitro cudd, mae’n rhaid bod achos rhesymol i amau bod gweithgarwch yn digwydd heb awdurdod neu’n anghyfreithlon, neu ar fin digwydd, neu fod Rheolau’r Brifysgol yn cael eu torri neu ar fin cael eu torri. Dim ond am gyfnod cyfyngedig a rhesymol y ceir monitro’n gudd, yn unol â’r amcanion a ddatganwyd. Bydd cofnod llawn yn cael ei gadw o bob penderfyniad a wneir ynghylch defnyddio camerâu cylch cyfyng cudd.6. Prosesu Data
Mae’n bwysig sicrhau bod mynediad a datgeliad y delweddau yn cael eu cyfyngu a'u rheoli yn ofalus, nid yn unig er mwyn diogelu hawliau unigolion ond hefyd i sicrhau na fydd neb yn ymyrryd a'r dystiolaeth os bydd angen defnyddio’r delweddau fel tystiolaeth. Rhaid i’r Rheolwyr CCTV lleol:- sicrhau nad yw’r delweddau a recordiwyd ond ar gael i’r sawl sydd ag angen eu gweld yn ôl dibenion gwreiddiol gosod y system
- gwneud trefniadau ymarferol i sicrhau nad yw’r delweddau a recordiwyd ond ar gael i’r staff a awdurdodwyd gan y Rheolwr CCTV Lleol, a hynny ar gyfrifiadur penodol mewn lleoliad diogel a chyfrinachol
- sicrhau bod y cofnodion CCTV yn cofnodi’r holl brosesu data a wneir
7. Dogfennaeth
Rhaid bod gan bob system CCTV ddogfennaeth gysylltiedig sy’n rhestru dibenion gosod y sustem honno, a dibenion gosod y sustem yn y lleoliad penodol hwnnw. Rhaid i’r ddogfennaeth hefyd gynnwys manylion sy’n ymwneud â sut y bydd modd gweld y delweddau, pwy fydd yn cael eu gweld, yn ogystal â chofnodi’r ceisiadau i’w gweld, y sesiynau gwylio eu hunain, unrhyw ganlyniadau, ac unrhyw waith a wneir i atgyweirio camerâu neu newid lleoliad y camerâu. Rhaid i’r sawl sy’n cael awdurdod i weld y delweddau lofnodi i ymrwymo i’r Cod Ymarfer hwn.8. Gweld Delweddau
Mae Polisi Diogelu Data Prifysgol Aberystwyth yn rheoli’r trefniadau ar gyfer gweld delweddau CCTV. Rhaid i unigolion y cedwir eu delweddau ac sydd am weld eu data personol lenwi ffurflen safonol i wneud cais am weld data amdanynt eu hun, yn unol â’r polisi hwnnw. Rhaid i Reolwyr CCTV lleol sicrhau:- bod pob aelod o staff yn cael gwybod am hawliau’r sawl sy’n destun data i weld delweddau ohonynt eu hunain ac am yr amodau sy’n rheoli’r trefniadau i’w gadael iddynt weld y delweddau ac i bobl eraill eu gweld
- bod Rheolwr Diogelu Data Prifysgol Aberystwyth yn ymdrin â phob cais a wneir gan bobl i weld delweddau ohonynt eu hunain, drwy ymgynghori â Rheolwr y Cynllun, y Rheolwr Lleol neu unrhyw aelodau o’r staff uwch fel y bo’n briodol.
- nad yw delweddau yn cael eu dangos i bobl eraill heb ganiatâd y Cofrestrydd a’r sawl a enwebir ganddi neu ganddo
- y gweithredir ar bob cais gan yr heddlu i weld delweddau yn unol â’r gweithdrefnau a restrir ar y tudalennau Diogelu Data http://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/dp/police/