Rheoli Negeseuon Ebost

Mae polisi’r Brifysgol ar ddefnyddio ebost ar gael ar y dudalen hon:
http://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/policies/e-mail/

Pam mae angen i mi reoli fy negeseuon ebost?

Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i gyflwyno system Reoli Cofnodion effeithlon ar gyfer cofnodion papur a chofnodion electronig. Drwy reoli negeseuon ebost gellir rheoli lle yn fwy effeithlon ac effeithiol, yn ddiriaethol ac ar y gweinydd. Gellir hefyd wneud defnydd mwy effeithiol ac effeithlon o amser staff, gwella’r rheolaeth ar adnoddau gwybodaeth gwerthfawr a sicrhau cydymffurfiad â deddfwriaeth a safonau.

Sut alla i reoli fy negeseuon ebost?

Ar hyn o bryd mae’r Ymgynghorydd Hyfforddiant a’r Rheolydd Cofnodion yn llunio sesiwn hyfforddi ar reoli negeseuon ebost.  Mae canllawiau dan y teitl ‘What are good working practices with email?’ ar gael ar hyn o bryd ar http://www.inf.aber.ac.uk/advisory/faq/936/.

Pa negeseuon ebost y gallaf gael gwared arnynt fel rheol?

• Ymatebion ‘allan o’r swyddfa’ awtomatig
• Negeseuon ebost sy’n cadarnhau y bydd rhywun yn bresennol mewn cyfarfod/digwyddiad
• Fersiynau drafft o negeseuon ebost
• Negeseuon ebost diwerth
• Negeseuon ebost personol
• Negeseuon ebost y cawsoch gopi ohonynt er gwybodaeth yn unig

Pa negeseuon ebost y mae’n rhaid i mi eu cadw?

• Cadwch gopïau gwreiddiol o’r holl negeseuon ebost y mae’n debyg y byddant yn werthfawr fel tystiolaeth mewn trafodion cyfreithiol cyfredol neu rai y gellid eu cynnal yn y dyfodol
• Cadwch gopïau gwreiddiol o’r holl negeseuon ebost y mae eu hangen ar gyfer swyddogaethau busnes