Polisi Rheoli Casgliadau

Rhagarweiniad

Dogfen bolisi yw hon sy’n rhoi fframwaith ar gyfer cynnal a chadw a rheoli’r casgliadau adnoddau y mae Gwasanaethau Gwybodaeth Prifysgol Aberystwyth yn gyfrifol amdanynt. Ei diben yw rhoi eglurhad o’r polisi casgliadau ar gyfer defnyddwyr y llyfrgell, a rhoi cyfarwyddyd ymarferol i staff yr Adnoddau Gwybodaeth. Bwriedir hefyd i’r polisi fod yn hyblyg ac fe’i adolygir yn rheolaidd.

Arweinir y polisi gan Gynllun Strategol Gwasanaethau Gwybodaeth 2006/07 – 2008/09 ac yn benodol Amcanion Strategol 1 a 2:

1. “Hyrwyddo rhagoriaeth o ran addysgu, dysgu ac ymchwil, trwy ddarparu, i'r staff a'r myfyrwyr, yr adnoddau gwybodaeth a TG sydd eu hangen arnynt er mwyn cyrraedd eu hamcanion academaidd ac addysgol.”
2. “Gwella ansawdd y dysgu a'r addysgu, trwy hwyluso'r arfer o fanteisio ar dechnolegau dysgu a dulliau addysgu newydd a'u defnyddio'n effeithiol, a thrwy hyrwyddo mynediad at ddeunyddiau dysgu ac adnoddau gwybodaeth a fydd yn bodloni anghenion corff o fyfyrwyr sy'n mynd yn fwyfwy amrywiol.”

Un agwedd ar y gwaith parhaus o reoli casgliadau yw darparu lle yn y llyfrgelloedd. O reidrwydd defnyddir gofod ar gyfer casgliadau sy’n ehangu o adnoddau traddodiadol a phynciau newydd. Ond mae dysgu ac addysgu yn awr yn esblygu i ymgorffori dulliau newydd, er enghraifft dysgu mewn grwpiau a dysgu hunan-gyfeiriedig. Mae’r datblygiadau’n effeithio ar y mathau o ddeunydd a ddarperir gan Gwasanaethau Gwybodaeth ond hefyd effeithir ar y ffordd y caiff gofod ei ddefnyddio. Gellid defnyddio gofod mewn ambell fan i gynorthwyo gyda gofynion dulliau newydd o ddysgu ac addysgu, er enghraifft, cyfarpar amlgyfrwng a mannau gwaith i grwpiau.

Nod ac amcanion y polisi yw:

• sicrhau cysondeb a pharhad wrth ddethol a dad-ddethol deunydd i’r llyfrgelloedd
• cynorthwyo wrth reoli twf casgliadau a defnyddio gofod yn effeithiol
• rhoi gwybod i ddefnyddwyr am sail y penderfyniadau ynglŷn â’r casgliadau
• manteisio ar y casgliadau a hyrwyddo’r defnydd a wneir ohonynt
• sicrhau bod modd effeithiol i gael mynediad at y casgliadau
• ysgogi trafodaeth am y casgliadau a’u hasesu, fel y gellir datblygu polisïau ar gyfer casgliadau pwnc-benodol

Mae’r agweddau canlynol ynglŷn â’r casgliadau wedi eu cwmpasu yn y polisi hwn:

• Dethol a Chaffael
• Lleoliadau a Threfniadaeth
• Cadwraeth, Cymryd Stoc ac Adfer
• Cadw a Gwaredu

1.Dethol a Chaffael

1.1 Cyllid

Rhoddir cyfran helaethaf cyllideb craidd yr Adnoddau Dysgu i adrannau academaidd i’w wario ar ddeunyddiau a gwasanaethau llyfrgell. Caiff ei ddyrannu yn ôl fformiwla sy’n ystyried niferoedd staff a myfyrwyr, cyfartaledd cost llyfrau a chyfnodolion, a phatrymau gwario hanesyddol. Gwasanaethau Gwybodaeth sy’n cadw rheolaeth ar y gyllideb ac yn prynu ychwanegiadau newydd pwnc-benodol i’r stoc yn ôl ceisiadau adrannau academaidd.

Defnyddir Cronfa Gyffredinol ar gyfer ymrwymiadau parhaus i gyfnodolion aml-ddisgyblaethol, gwasanaethau crynodebu a phapurau newydd; mae’r cyfran sy’n weddill yn cynnal y casgliadau cyfeirlyfrau ymhob un o lyfrgelloedd Prifysgol Aberystwyth ac unrhyw wariant amrywiol arall, megis copïau amnewid

Defnyddir cronfa Adnoddau Electronig ar gyfer cronfeydd-data aml-ddisgyblaethol neu danysgrifiadau i e-gyfnodolion; telir am adnoddau electronig pwnc-benodol o ddyraniad yr adran briodol.

1.2 Gweithdrefn dethol

Argymelliadau gan staff academaidd yw’r prif ffynhonnell wrth ddethol deunydd ac mae gan bob adran academaidd gynrychiolydd sy’n cyflwyno awgrymiadau. Mae rhestrau darllen hefyd yn effeithio ar y dewis. Y Llyfrgellwyr Pwnc sy’n sicrhau bod y gwaith o ddethol, adolygu, cadw a gwaredu stoc yn cael ei reoli’n briodol, er gwybodaeth i’r adrannau academaidd a’r gofynion o ran llenyddiaeth. Y Llyfrgellwyr Pwnc sy’n gyfrifol hefyd am greu ymwybyddiaeth am y casgliadau a’u defnydd. Gall gwybodaeth ddosbarthu ychwanegol ar Voyager (System Reoli’r Llyfrgell) roi dadansoddiad ynglŷn ag eitemau a ddefnyddir neu a archebir yn aml, er mwyn gweld a oes angen dyblygu unrhyw stoc.

1.3 Adnoddau electronig

Opsiwn arall i arbed gofod yw tanysgrifiadau electronig yn hytrach na chynyddu casgliadau print. Mae hyn hefyd yn lleihau’r gwaith o drin a rheoli eitemau print, ac mae’n sicrhau bod deunydd sydd â llawer o alw amdano ar gael i ragor o bobl. Yn achos cytundeb ‘bwndel’ o gyfnodolion electronig gall hyn olygu dewis ehangach o deitlau nag a geir mewn print yn unig. Mae hyn hefyd yn cynorthwyo gydag effeithiau ariannol chwyddiant ym mhrisiau cyfnodolion. Mae Gwasanaethau Gwybodaeth yn parhau i hybu agenda e-lyfrgelloedd, trwy cynlluniau treialu a rhoi gwybodaeth i staff academaidd, ac yna gaffael adnoddau e-lyfrgell newydd, sy’n cynnwys e-lyfrau, e-gyfnodolion, a ffynonellau digidol a chynnyrch aml-gyfrwng eraill.

Mae gennym Grŵp Adnoddau, sy’n cynnwys aelodau o Wasanaethau Cymorth y Llyfrgell a’r Unedau Cefnogi Pwnc ac E-Ddysgu, sy’n cwrdd yn rheolaidd i drafod a phenderfynu ar adnoddau a datblygiadau newydd. Lle ceir deunydd mewn fformatau gwahanol dewisir y cyfrwng gorau, gan ystyried a yw ar gael ac a oes modd cael mynediad iddo yn ogystal â chost ac addasrwydd. Er enghraifft, mynediad trwy’r we yn hytrach na CD-ROM sydd bellach yn cael ei ffafrio. Mae rhai pryderon am y cyfrwng electronig yn parhau, yn enwedig materion cysylltiedig â chadw ac archifo, ac mae’r rhain yn ystyriaethau pwysig wrth ddethol deunydd.

1.4 Llyfrau

Bydd nifer y copïau a brynir o unrhyw deitl yn dibynnu ar y galw a ragwelir, nifer y myfyrwyr y mae’r teitl yn cael ei argymell iddynt, a’r gost. Llyfrau clawr meddal sy’n cael eu ffafrio am eu bod yn rhatach, onibai y rhagwelir defnydd trwm a chyfnod “silff” hir a allai awgrymu y byddai clawr caled yn rhatach yn y pen draw. Yn gyffredinol 10 copi o eitem unigol yw’r uchafswm a brynir, a’r fformiwla cyffredinol yw 1 copi fesul 20 myfyriwr. Un ffordd o sicrhau bod y llyfr ar gael i fwy o fyfyrwyr yw lleihau’r cyfnodau benthyg. Mae gwybodaeth ynglŷn â chyfnodau benthyca'r llyfrgelloedd ar gael ar dudalennau'r Gwasanaethau Benthyca

Mae’r ddarpariaeth e-lyfrau yn cynyddu’n gyson, ac mae Gwasanaethau Gwybodaeth yn parhau i fonitro’r defnydd a wneir o deitlau perthnasol. Gellir cael copi atodol o e-lyfr ar gyfer teitlau sydd â galw uchel amdanynt.

1.5 Cyfnodolion

Y mae elfen brintiedig i’r mwyafrif o’r cyfnodolion y tanysgrifir iddynt. Mae cyfnodolion print yn dal yn adnodd gwerthfawr iawn, yn enwedig o ran deunydd archifol. Mae tipyn o waith yn gysylltiedig â thrin casgliadau o gyfnodolion o’r fath, yn cynnwys ymdrin â phost, derbyn eitemau, eu rhwymo a’u gosod ar y silffoedd, ac maent yn cymryd tipyn o ofod yn y llyfrgell. Os yw ar gael, argymhellir defnyddio cyfrwng electronig ar gyfer cyfnodolion, a Gwasanaethau Gwybodaeth sy’n gwerthuso’r dull o gael mynediad atynt a phenderfynu, mewn ymgynghoriad â’r adrannau academaidd perthnasol, ar y fformat sy’n cael ei ffafrio. Ystyrir canslo tanysgrifiadau i gyfnodolion papur cyfochrog, oni bai bod contract y cyflenwr yn nodi bod yn rhaid cynnal y ddau danysgrifiad.

Caiff cynigion gan gyhoeddwyr cyfnodolion i gael mynediad electronig i ‘fwndel’ o gyhoeddiadau, naill ai’n uniongyrchol gan gyhoeddwr neu trwy gynllun lleol neu genedlaethol, eu gwerthuso gan Gwasanaethau Gwybodaeth. Os manteisir ar gynigion o’r fath, cânt eu cyllido o gronfa gyffredinol neu o gronfa’r adran berthnasol. Caiff teitlau electronig unigol eu cyllido o’r dyraniad adrannol. Mae adrannau academaidd yn derbyn rhestr o danysgrifiadau blynyddol i gyfnodolion presennol, er mwyn eu hadolygu i weld a ydynt yn berthnasol i’r maes llafur presennol.

Derbynnir teitlau cyfnodolion hefyd yn rhan o gynlluniau cyfnewid gyda sefydliadau eraill ledled y byd. Gweithredir cynlluniau cyfnewid yn unig os yw’r deunydd o werth academaidd cyfredol a’i fod yn gost effeithiol i wneud hynny.

1.6 Deunydd ar DVD a Fideo

Mae DVDau’n cael ei ffafrio dros fideo os yw ar gael a bod costau’n caniatáu, am eu bod yn para’n well ac yn cymryd llai o le. Prynir copïau newydd o DVD sydd wedi ei ddifrodi neu wedi mynd ar goll.

1.7 Deunydd cyfeiriadol

Y mae Gwasanaethau Gwybodaeth yn ceisio darparu mynediad i wybodaeth ffeithiol gyfredol ar ffurf print neu electronig. Bydd hyn yn cynnwys, er enghraifft, gwybodaeth wyddoniadurol gyffredinol, gwybodaeth sy’n gysylltiedig ag addysg uwch, a deunydd o arwyddocâd cenedlaethol, rhanbarthol a lleol. Caiff argraffiadau a ddiweddarwyd eu disodli lle bo hynny’n bosib.

1.8 Cyfraniadau

Bydd Gwasanaethau Gwybodaeth yn derbyn llyfrau a chyfnodolion yn rhoddion os byddant yn cynorthwyo anghenion dysgu ac ymchwil presennol y Brifysgol, ond rhaid gallu cyfiawnhau derbyn rhodd o ran catalogio a chostau cadw/storio ac ar yr amod y gall Gwasanaethau Gwybodaeth brosesu rhoddion fel y gwêl yn dda. Croesewir cymorth gan staff academaidd wrth asesu casgliadau o ddeunydd a dderbyniwyd yn rhodd a gofynnir am eu cymorth lle bo hynny’n ymarferol.

Ceir mwy o wybodaeth am bolisi'r Gwasanaethau Gwybodaeth ynglŷn â rhoddion ar y dudalen rhoddion

2.Lleoliad a Threfniadaeth

2.1 Casgliadau print ac amlgyfrwng

Cedwir llyfrau a chyfnodolion, DVDau a fideos yn y lleoliadau canlynol:

• Llyfrgell Hugh Owen: Dyniaethau, Gwyddorau Cymdeithasol, y Gyfraith, Gwyddorau Daear a Biolegol
• Llyfrgell y Gwyddorau Ffisegol: Mathemateg, Ffiseg, Cyfrifiadureg
• Llyfrgell yr Hen Goleg: Addysg, Cymraeg
• Llyfrgell Thomas Parry: Llyfrgellyddiaeth a Gwyddor Gwybodaeth, Amaethyddiaeth a Gwyddor Ceffylau, Coleg Ceredigion
• Storfa Allanol: deunydd o bob un o’r meysydd uchod nad ydynt yn cael eu defnyddio yn aml

2.2 Casgliadau electronig

Trefnir bod deunydd electronig ar gael, lle bo’n bosib, trwy rwydwaith y campws a gwefan y Brifysgol. Bydd deunydd yn cynnwys ffynonellau llyfryddiaethol, cyfnodolion electronig, e-lyfrau a deunydd arall a gyhoeddir yn electronig. Mae’r rhan fwyaf o’r adnoddau electronig hefyd ar gael oddi ar y campws trwy fewngofnodi a defnyddio cyfrinair. Y mae rheolaeth y deunydd electronig yn amodol ar egwyddorion cyffredinol y ddogfen hon.

2.3 Casgliadau arbennig

Mae nifer o gasgliadau arbennig a reolir gan Gwasanaethau Gwybodaeth yn cael eu dal yn llyfrgelloedd Hugh Owen, Thomas Parry, Yr Hen Goleg a’r Gwyddorau Ffisegol. Fe’u cedwir mewn nifer o leoliadau o fewn i bob llyfrgell, gan ddibynnu ar y pwnc, eu hoed a’u gwerth. Y maent yn cynnwys casgliadau a enwir sydd naill ai wedi eu derbyn yn rhoddion neu wedi eu prynu gan y Llyfrgell, a chasgliadau penodol a grëwyd o fewn i feysydd pwnc neu themâu.

Y mae’r Llyfrau Prin a gedwir yn Llyfrgell Hugh Owen a Thomas Parry yn gyfuniad o ddeunydd hen a phrin, ac yn enghreifftiau o argraffu cain neu o gynhyrchu llyfrau cain. Cedwir deunydd sydd yn werthfawr neu’n hawdd i ddifrodi mewn storfa, er enghraifft yn Ystafell y Llyfrau Prin, yr Ystafell Bwyllgor, neu mewn stac wedi ei gloi, a chyfyngir y defnydd ohonynt. Caiff yr ystafelloedd hyn eu monitro a chyfyngir mynediad. Mae’r gwaith o greu cofnodion llawn o’r casgliadau llyfrau prin i gatalog Voyager yn mynd yn ei flaen. Yn y cyfamser, mae cronfa-ddata ar wahân i’r llyfrau prin yn adnodd chwilio, a gellir gwneud cais am eitemau ar-lein.

Caiff casgliadau eraill naill eu cadw gyda’i gilydd ar y silffoedd neu eu gwasgaru ymhlith y casgliadau cyffredinol. Mae gennym hefyd gasgliadau pwnc arbenigol gan gynnwys y Casgliad Celtaidd, Cyhoeddiadau Swyddogol, Dogfennau Diplomataidd, Casgliad Ystadegol, Traethodau Hirion, Canolfan Dogfennau Ewrop

2.4 Traethodau Hirion

Mae nifer o draethodau hir a gyflwynir am raddau ymchwil Prifysgol Aberystwyth yn cael eu rhoi yn y Llyfrgelloedd a gellir eu canfod trwy ddefnyddio catalog y llyfrgell. Dim ond o dan amodau eithriadol y derbynnir copïau wedi eu dyblygu o draethodau o’r fath. Cedwir y traethodau hyn mewn man caeëdig a rhaid gwneud cais amdanynt, i’w defnyddio yn y llyfrgell yn unig.

2.5 Papurau arholiad

Cedwir un set o bapurau arholiad ymhob llyfrgell, sy’n mynd yn ôl am 5 mlynedd. Cedwir un set yn y storfa allanol i ddiben archif, ac mae’r daliadau hyn yn dechrau yn 1922. Gellir gweld papurau arholiad hefyd ar-lein..

2.6 Casgliadau i fyfyrwyr sy’n Dysgu-o-Bell

Y mae casgliad arbennig i fyfyrwyr Dysgu-o-Bell ar gael yn Llyfrgell Thomas Parry. Gall myfyrwyr fenthyg y deunydd hwn am bedair wythnos.

2.7 Coleg Ceredigion

Mae gan Gwasanaethau Gwybodaeth gytundeb â Choleg Ceredigion i ddarparu gwasanaeth llyfrgell i’w staff a’i myfyrwyr. Darperir gwasanaeth benthyca yn bennaf trwy lyfrgell Thomas Parry, er y gall myfyrwyr Coleg Ceredigion ddefnyddio’r llyfrgelloedd eraill. Gwasanaethau Gwybodaeth sydd hefyd yn archebu a phrosesu deunydd ar ran Coleg Ceredigion. Cyllidir hyn ar wahân gan Coleg Ceredigion.

2.8 Trefniadaeth y casgliadau

Mae adnoddau gwybodaeth sydd newydd eu caffael, gan gynnwys llyfrau a chyfnodolion electronig, yn cael eu cofnodi yng nghatalog Voyager. Y nod yw cadw cymaint o ddeunydd â phosib i’w ddefnyddio’n agored gan bawb. Cedwir deunydd yr ystyrir yn werthfawr, yn hawdd ei ddifrodi neu sy’n debygol o gael ei ddwyn, mewn man caeëdig. Oherwydd diffyg gofod ar y silffoedd hefyd caiff peth deunydd ei gadw mewn storfeydd, yn fewnol yn y llyfrgelloedd ac mewn storfa allanol. Gellir edrych trwy eitemau caeëdig a gwneud cais i’w gweld trwy gatalog Voyager ac mae gwasanaeth yn cael ei ddarparu’n ddyddiol yn ystod y tymor i fynd i nôl deunydd o’r Storfa Allanol.

2.9 Cyfnodau Benthyg

Trwy fabwysiadu polisi benthyca hyblyg, ag iddo nifer o gyfnodau benthyca, ceisir gwneud y deunydd hwn yn hawdd i gael gafael arno. Weithiau rhoddir cyfnodau benthyg gwahanol i gopïau gwahanol o deitl penodol. Penderfynir ar gyfnodau benthyg drwy ymateb i geisiadau gan staff addysgu, a thrwy ymateb i’r galw y gwyddir neu y tybir y bydd amdanynt..

Meini prawf ar gyfer penderfynu ar gyfnodau benthyg:

• math o ddefnyddiwr
• cost yr eitem
• pa mor hawdd yw cael gafael ar eitem
• fformat yr eitem
• Gellir gweld gwybodaeth am gyfnodau benthyg pob llyfrell ar dudalennau’r Gwasanaeth Benthyca.

3.Cadwraeth, Gwirio Stoc ac Adfer

3.1 Cyllid

Y mae cyllideb ar wahân ar gael ar gyfer trwsio deunydd a rhwymo cyfnodolion print. Tri maen prawf a ddefnyddir yn sail i benderfyniadau ynglŷn â rhwymo: pa mor hir y tybir y bydd eu hoes; y defnydd a wneir ohonynt; faint o drin a thrafod y gall y fformat ei gymryd. Defnyddir cyfran o’r gronfa gyffredinol i dalu am gopïau i gymryd lle’r rhai sydd wedi eu difrodi neu ar goll.

3.2 Stoc a ddifrodir

Mae gan Gwasanaethau Gwybodaeth wasanaeth mewnol ar gyfer trwsio proffesiynol. Mae hyn yn sicrhau bod stoc a ddifrodir yn cael ei drwsio’n gyflym ac effeithiol i’w roi’n ôl yn y stoc. Dim ond deunydd sy’n werth ei drwsio ac y gellir ei gyflawni’n fewnol mewn cyfnod rhesymol sy’n cael ei anfon i’w drwsio’n fewnol. Er mwyn cyfyngu a chadw rheolaeth ar y gwaith sy’n disgwyl ei drwsio gellir hefyd anfon deunydd allan i’w drwsio neu brynu deunydd yn ei le.

Caiff eitemau sydd wedi difrodi eu hasesu gan ddefnyddio’r meini prawf canlynol:

• Trwsio cyflym – e.e. ambell i ddalen rhydd – trwsio’n fewnol.
• Blaenoriaeth – eitemau benthyciad cyfyngedig ac eitemau sydd â phobl yn aros amdanynt yn cael eu trwsio yn fewnol.
  Noder: Os oes angen copi newydd o eitem o gasgliad benthyciad cyfyngedig, caiff ei drwsio dros-dro os yw’n bosib a’i roi yn ôl yn y stoc tan i’r copi newydd gyrraedd. Neu os os oes copi cyfnod safonol o’r un eitem ar gael fe wneir hwnnw yn gopi benthyciad cyfyngedig, ac anfon yr eitem a ddifrodwyd i’w drwsio neu ei dynnu o’r stoc.
• Trwsio allanol –eitem a fyddai’n cymryd amser hir i’w drwsio. Anfonir at gwmni rhwymo masnachol.
• Copïau newydd – os yw’r teitl yn dal mewn print ac y gellir ei gael yn gyflym. Os yw eitem a ddefnyddir yn gyson yn rhatach na’r cyfyngiad a osodwyd o ran pris caiff ei ailarchebu. Caiff eitemau drutach eu prynu mewn ymgynghoriad â llyfrgellydd pwnc. Cedwir y copi a ddifrodwyd tan i’r copi newydd gyrraedd
• Tynnu eitem yn ôl heb brynu yn ei le – os yw eitem wedi ei ddifrodi’n sylweddol a bod digon o gopïau eraill yn y stoc. Ymgynghorir â’r llyfrgellydd pwnc.

3.3 Gwirio Stoc

Bydd GG yn gwirio stoc yn rheolaidd gan ddefnyddio gluniaduron sydd â rhaglen reoli staciau. Mae’r broses hon yn mesur cywirdeb y cofnodion yng nghatalog Voyager, ac yn tynnu sylw at unrhyw eitemau sydd ar goll oddi ar y silffoedd. Bydd unrhyw eitemau ar Voyager nad ydynt ar y silffoedd yn cael eu nodi mewn rhestr o lyfrau ar goll a chaiff y rhestr hon ei dilysu o bryd i’w gilydd. Bydd cofnodion Voyager yn cael eu diwygio fel sy’n addas ar ôl gwirio sawl gwaith a threfnir i gael copïau yn eu lle os oes digon o alw amdanynt.

3.4 Stoc ar goll

Os cofnodir gan ymholydd fod eitem o stoc ar goll dilynir y weithdrefn ganlynol:

• Gwirio catalog Voyager a gwirio’r silffoedd ar ôl yr hysbysiad gwreiddiol
• Gwirio’r silff eto y diwrnod wedyn
• Rhoddir gwybod i’r ymholydd am yr hyn a wnaed
• Mae’r eitem coll wedyn yn cael ei gofnodi mewn cofnod penodol
• Bob Dydd Gwener gwneir allbrint wythnosol o’r eitemau ar y cofnod penodol uchod ac fe gaiff y silffoedd eu gwirio dros y penwythnos
• Os yw unrhyw eitem yn dal ar goll ar y Dydd Llun mae’r cofnod yn cael ei newid i nodi ei fod ar goll/neu angen copi newydd, a’i dynnu oddi ar gatalog Voyager cyhoeddus
• Gwneud penderfyniad ynglŷn â phrynu copi yn ei le a rhoddir gwybod i’r ymholydd gwreiddiol am y penderfyniad

Archebir copïau newydd pan fydd digon o alw am gopïau ar goll. Rhifynnau coll o gyfnodolion neu rifynnau ag iddynt dudalennau ar goll – bydd Gwasanaethau Gwybodaeth yn ceisio cael copïau newydd neu dudalennau newydd yn lle’r rhain neu ddaparu dull arall o gael gafael ar y deunydd

Os yw benthycwr yn colli eitem o stoc y llyfrgell caiff ei anfonebu ar gyfer prynu eitem yn ei le. Bydd y costau hyn yn cynnwys ffi ar gyfer costau gweinyddu a phrosesu. Os yw’r eitem yn cael ei ddychwelyd yn dilyn hyn caiff cost prynu eitem newydd ei ad-dalu, ond cedwir y tâl gweinyddol.

3.5 Cynllun Adfer mewn Argyfwng

Mewn argyfwng sy’n effeithio ar ran o’r casgliadau gweithredir Cynllun Adfer mewn Argyfwng Gwasanaethau Gwybodaeth. Rhoddir blaenoriaeth i achub/warchod y casgliadau a bydd yr holl staff yn rhan o’r gwaith hwn. Canolbwyntir ar adfer ac achub, gan ddefnyddio arbenigedd staff mewn nifer o feysydd i awgrymu deunydd ddylid ei drwsio, ailrwymo, ac ar gyfer gwaith cadwraeth mewnol ac allanol. Rhoddir sylw arbennig i’r llyfrau prin ac archif y llawysgrifau er mwyn sicrhau eu diogelwch.

Cadw a Gwaredu

4.1 Cyflwyniad

Mae cynnal arolwg achlysurol ymhob pwnc yn bwysig i sicrhau bod deunydd y casgliadau yn gwbl ddiweddar ac awdurdodol. Mae Gwasanaethau Gwybodaeth yn cydnabod bod gan gwahanol ddisgyblaethau anghenion gwybodaeth gwahanol, yn arbennig felly o ran dibyniaeth ar ddeunydd hŷn. Ond trwy raglen reolaidd o ailraddio a thynnu deunydd yn ôl os yw hynny’n addas, caiff gofod ei greu ar gyfer deunydd newydd a thŵf mewn pynciau newydd.

Y maen prawf ar gyfer cadw stoc yw ei fod yn cwrdd ag anghenion defnyddwyr ac yn cefnogi amcanion dysgu ac ymchwil. Hyn, ynghyd â lefelau defnydd, fydd prif ddangosydd gwerth cadw deunydd. Gall Voyager ddarparu ystadegau defnydd ar gyfer unrhyw farc dosbarth a lleoliad o 1990 ymlaen (mae ystadegau hefyd ar gael sy’n mynd nôl i 1990 o Libertas, sef y system flaenorol ar gyfer Rheoli Llyfrgell).

Wrth symud deunydd i storfa gaeëdig y sail yw’r perthnasedd presennol o ran y pwnc, y defnydd y gwyddir neu rhagdybir a wneir ohono, a/neu a yw ar gael ar-lein. Gellir, os oes angen, ddarparu gwybodaeth ar ddaliadau o ran cyfnodolion a thanysgrifiadau a ddaeth i ben/a ganslwyd.

4.2 Ailraddio

Mae unrhyw ddeunydd sydd wedi ei ailraddio’n cael ei storio naill ai yn y Storfa Allanol neu mewn Storfeydd/Staciau lleol, yn enwedig yn llyfrgelloedd yr Hen Goleg a Thomas Parry. Gellir nôl deunydd o unrhyw un o’r storfeydd caeëdig hyn a’i fenthyca. Gan fod costau sylweddol ymhlỳg yn y broses o storio unrhyw eitem, dylid osgoi ailraddio deunydd nad oes ei angen mwy. Lle i gadw deunydd a ddefnyddir yn llai aml ond sydd yn dal yn werthfawr i anghenion dysgu ac ymchwil y Brifysgol yw’r storfeydd caeedig. Os bydd cyfyngiadau lle yn tynnu sylw at feysydd pwnc sydd angen eu hailraddio, rhoddir blaenoriaeth i ddeunydd sy’n cael ei ddefnyddio’n aml neu’n lled aml.

Nid yw’n arfer ymgynghori â staff academaidd cyn ailraddio deunydd a’i drosglwyddo i storfa allanol, oni bai bod cyfanswm sylweddol o un pwnc yn cael ei symud neu os yw’n bwnc nad oes gan GG arbenigedd penodol ynddo. Darperir gwasanaeth dyddiol (Llun i Gwener) yn ystod y tymor a dwywaith yr wythnos yn ystod y gwyliau i nôl deunydd o’r storfa allanol. Mae hefyd yn bosib gwneud cais i ddod ag eitem a gafodd ei ailraddio nôl yn barhaol neu dros dro – wedyn defnyddir ystadegau defnyddio fel dangosydd yn ôl yr angen.

4.3 Tynnu deunydd o’r stoc

Gofynnir i lyfrgellwyr pwnc ddarparu eu gwybodaeth eu hunain am eu pwnc ac hefyd i gysylltu â staff academaidd i gael unrhyw ganiatâd angenrheidiol ar gyfer tynnu llyfrau o’r stoc. Os oes angen i staff academaidd archwilio ymhellach gosodir dyddiadau penodol ar gyfer cyflawni hyn. Rhoddir caniatâd terfynol gan aelod addas o staff hŷn GG. Lle bo’n bosib gwneir pob ymdrech i ddod o hyd i gartref arall i ddeunydd sy’n cael eu dynnu o’r stoc. Ystyrir yr dewisiadau canlynol:

• ei roi i lyfrgell arall
• ei roi i elusen
• ei werthu yn llyfrgell Prifysgol Aberystwyth
• ei werthu i lyfrwerthwr
• ei ailgylchu

4.4 Eithriadau o ran cadw llyfrau

Bydd yr eithriadau cyffredinol canlynol yn berthnasol wrth ailraddio deunydd neu dynnu deunydd o’r stoc os yw’n bodloni meini prawf perthnasedd pwnc a defnydd:

• Argraffiadau a ddisodlwyd
  Eu tynnu o’r stoc yn hytrach na’u hailraddio oni bai y bydd yr argraffiadau hŷn yn dal yn berthnasol yn y dyfodol. Gall testunau a ddisodlwyd fod yn gamarweiniol a gall deunydd na chwiliwyd amdano amharu ar chwiliad am eitemau mwy perthnasol. Gall deunydd cyfeiriadol cyffredinol a ddisodlwyd gael ei anfon i lyfrgell arall os yw eu daliadau hwy yn llai cyfoes.
• Pa mor ddiweddar? dyddiad cyhoeddi neu brynu
  Ni ddylai eitemau a gyhoeddwyd neu brynwyd yn ystod y 10 mlynedd ddiwethaf gael eu trosglwyddo na’u tynnu’n ôl oni bai eu bod wedi eu disodli (gweler uchod).
• Mwy nag un copi
  Un copi yn unig ddylid ei drosglwyddo os oes ei angen o hyd. Dylid tynnu’r gweddill o’r stoc.
• Gwaith aml-gyfrol
  Ailraddio neu dynnu set o’r stoc os yw pob rhifyn yn bodloni’r meini prawf uchod.
• Rhodd
  Tynnu o’r stoc yn hytrach na’i ailraddio oni bai bod yr eitem yn rhan o gasgliad arbennig.
• Cyflwr
  Ailraddio os yw’n dal yn berthnasol ond yn anaddas i’r silffoedd agored ac na ellir ei drwsio na chael copi yn ei le.
• Nid yw’n cael ei ddysgu ragor a/neu bod yr adran wedi cau
  Os nad yw pwnc yn cael ei ddysgu ar hyn o bryd ac nad oes bwriad ei ddysgu yn y dyfodol agos, ystyrir tynnu deunydd yn y pwnc hwnnw o’r stoc
• Cadwraeth, Gwirio Stoc ac Adfer
  Os gellir dangos eu bod yn cael eu defnyddio’n aml dylai crynodebau aros ar y silffoedd agored. Mae’r crynodebau’n llai addas i’w hailraddio a’u storio’n gaeëdig felly dylid eu tynnu o’r stoc os nad ydynt yn berthnasol neu’n cael eu defnyddio bellach.
• Daliadau
  Mae pob teitl y cafwyd rhediad byr iawn ohono neu sy’n argraffiadau unigol yn fwy addas i’w tynnu o’r stoc na’u cadw mewn storfa