Rheoliadau Gwasanaethau Gwybodaeth

Rhagymadrodd

Cafodd y Rheoliadau hyn eu paratoi er mwyn rhoi gwybodaeth i holl ddefnyddwyr y Gwasanaethau Gwybodaeth am y rheolau sy’n llywio’r defnydd a wneir o adnoddau’r Gwasanaethau Gwybodaeth. Cynlluniwyd y rheoliadau i sicrhau bod yr holl ddefnyddwyr yn cael y cyfle gorau posibl i ddefnyddio'r holl adnoddau a’r gwasanaethau yn gywir. Gallai anwybodaeth am gynnwys y rheoliadau achosi anghyfleustra i ddefnyddwyr eraill a dirwyon a chosbau ichi, felly rhowch amser i’w darllen. Mae’r llyfryn Canllawiau Gwasanaeth ar gyfer defnyddwyr ac Adrannau’r Brifysgol yn dangos safon y gwasanaeth y mae gennych chi hawl i’w ddisgwyl gennym ni. Rydym ninnau yn gofyn ichi gadw at y Rheoliadau a nodir yma er eich lles eich hun a defnyddwyr eraill. Rydym hefyd yn cynhyrchu canllawiau mwy penodol i egluro’n llawnach sut y mae’r Rheoliadau hyn yn berthnasol wrth ddefnyddio’r adnoddau.

Mae’n amlwg na all y Rheoliadau ddarparu ar gyfer pob sefyllfa, ac rydym yn cydnabod y cyfyd achosion lle na fydd modd cyfiawnhau cadw at ddehongliad hollol fanwl o’r rheolau. Cysylltwch ag aelod o staff y Gwasanaethau Gwybodaeth cyn gynted â phosibl os ydych yn rhagweld trafferthion, ac fe geisiwn ni helpu cyn i broblemau godi. Os ydych yn anfodlon â’r modd y caiff unrhyw un o’r Rheoliadau hyn eu gweithredu neu â'r ffordd y cawsoch eich trin gan aelod o’r staff, ysgrifennwch at Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth gan fanylu ar eich cwyn

Rheoliadau Cyffredinol 

1.1  Defnyddwyr cofrestredig yn unig a ganiateir i ddefnyddio’r Gwasanaethau Gwybodaeth, ac y mae’r defnydd hwnnw'n amodol ar gadw at y rheoliadau, a’r canllawiau cysylltiedig a fydd mewn grym ar y pryd. Caiff y Rheoliadau eu diweddaru o bryd i’w gilydd, oherwydd newidiadau yn y gyfraith a phrofiad defnyddwyr lleol. Pan fydd hyn yn digwydd rydym yn rhoi gwybod i ddefnyddwyr trwy e-bost a rhaid iddynt gydymffurfio â’r newidiadau. Cymerir yn ganiataol felly bod defnyddwyr cofrestredig yn ymwybodol o’r Rheoliadau sydd ar gael ar dudalennau gwe y Brifysgol, a’u bod yn cytuno i gadw atynt. 

1.2    Mae’r teitl Gwasanaethau Gwybodaeth yn y Rheoliadau hyn drwyddi draw yn golygu unrhyw un neu holl wasanaethau llyfrgell Prifysgol Aberystwyth, yr adnoddau cyfrifiadurol ac adnoddau'r cyfryngau sydd ar gael drwy’r Gwasanaethau Gwybodaeth, a’r adeiladau lle mae gwasanaethau o’r fath yn cael eu darparu. Mae defnydd yr adnoddau yn golygu defnydd cysylltiedig â gwaith academaidd neu waith gweinyddol y Brifysgol. Mae'r gair 'Prifysgol' yn y Rheoliadau hyn drwyddi draw yn cyfeirio at Brifysgol Cymru, Aberystwyth. 

1.3    Mae gan staff y Gwasanaethau Gwybodaeth yr hawl i godi tâl am wasanaethau penodol, fel y gwelir o'r wybodaeth sydd wedi ei harddangos yn y Gwasanaethau Gwybodaeth neu mewn cyhoeddusrwydd cyffredinol. 

1.4    Mae gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth yr awdurdod i ddileu breintiau'r Gwasanaethau Gwybodaeth i unrhyw berson ac i bennu dirwy neu unrhyw gosb briodol arall am dorri’r Rheoliadau. Mae gan y Cyfarwyddwr yr hawl i ddirprwyo i aelod arall o staff y Gwasanaethau Gwybodaeth yr hawl i bennu dirwy neu i atal adnoddau. Gellir dweud wrth yr awdurdodau priodol am unrhyw weithred o eiddo'r Cyfarwyddwr o dan y rheoliad hwn. 

1.5    Mae holl ddefnyddwyr adnoddau’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn addo i warantu Prifysgol Aberystwyth rhag unrhyw weithred, achos, gweithrediadau, archebion a chostau (gan gynnwys costau neu dreuliau cyfreithiol dilys ac unrhyw gostau iawndal a thaliadau a delir gan y Brifysgol yn ôl cyngor eu cynghorwyr cyfreithiol i gyfaddawdu neu setlo achos o unrhyw fath) a wynebir gan y Brifysgol o ganlyniad i unrhyw dramgwydd gan y defnyddiwr yn erbyn Rheoliadau'r Gwasanaethau Gwybodaeth neu gyfraith gwlad). 

1.6    Bydd y Rheoliadau hyn yn cynnwys y defnydd o systemau cyfrifiadurol mewn mannau heblaw Aberystwyth lle mae cofrestru lleol yn caniatáu mynediad o’r fath. I gofrestru fel hyn gallai fod angen datgelu gwybodaeth sydd ar gael yn Aberystwyth am y defnyddiwr. 

1.7    Mae’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn cynhyrchu nifer o Ganllawiau atodol i gynorthwyo defnyddwyr i gadw at y Rheoliadau a chyfrifoldeb y defnyddiwr yw cadw at y Canllawiau hyn sydd ar gael ar dudalennau gwe’r Gwasanaethau Gwybodaeth

Mynediad i'r Gwasanaethau Gwybodaeth 

2.1    Mae gan aelodau o staff y Brifysgol a myfyrwyr sydd wedi eu cofrestru yn y Brifysgol, ynghyd ag eraill sydd â breintiau yn rhinwedd y ffaith eu bod yn aelodau o’r Brifysgol, hawl i ddefnyddio adnoddau’r Gwasanaethau Gwybodaeth. Ar ôl i fyfyrwyr sefyll eu harholiadau terfynol, nid ydynt ar dir i ddefnyddio’r adnoddau. Ar ôl graddio gallant gofrestru i fod yn aelodau graddedig yn unol â rheoliad 2.2. 

2.2    Gall graddedigion y Brifysgol ddefnyddio’r llyfrgelloedd ar gyfer darllen. Codir tâl am fenthyca. 

2.3    Mae gan staff a myfyrwyr rhai sefydliadau penodol eraill yr hawl i ddefnyddio adnoddau’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn unol â thelerau cytundeb rhwng y sefydliad a’r Brifysgol. Rhaid i’r defnyddwyr gytuno i gydymffurfio â Rheoliadau Gwasanaethau Gwybodaeth Prifysgol Aberystwyth. 

2.4    Gall y Cyfarwyddwr, neu’r sawl a enwebir ganddo, ganiatáu i bersonau eraill ddarllen yn y Llyfrgell os byddant yn dangos geirda boddhaol. Mewn rhai achosion, yn ôl doethineb y Cyfarwyddwr, efallai y gellir caniatáu iddynt fenthyca llyfrau a chael mynediad i adnoddau eraill y Gwasanaethau Gwybodaeth. Yn y naill achos a’r llall, mae gan y Cyfarwyddwr yr hawl i godi tâl priodol am freintiau neu wasanaethau penodol. Bydd defnyddwyr o’r fath yn cytuno i gydymffurfio â Rheoliadau Gwasanaethau Gwybodaeth Prifysgol Aberystwyth. 

2.5    Caiff mynediad i adnoddau’r Gwasanaethau Gwybodaeth ei ddarparu'n bennaf er mwyn hyrwyddo gweithgaredd y Brifysgol. Er bod peth gweithgaredd anacademaidd yn un o freintiau'r defnyddwyr, ni chaniateir i fynediad i'r perwyl hwnnw nac i adnoddau a ddefnyddir yn sgil hynny, wrthdaro â’n prif amcanion. Cyn defnyddio adnoddau’r Gwasanaethau Gwybodaeth at ddibenion masnachol, rhaid i unrhyw ddefnyddiwr gael awdurdod yn gyntaf gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth, a gellid codi tâl am weithgaredd o’r fath. 

2.6   Nid yw’n arferiad gan staff Gwasanaethau Gwybodaeth i archwilio cynnwys unrhyw e-bost a ffeiliau data personol defnyddwyr mewn unrhyw ffordd ag eithrio mewn achosion tebyg i’r canlynol:

 1.    Lle mae feirws, neu e-bost sy’n cael eu anfon at nifer fawr o bobl, yn bygwth amharu ar y system e-bost, neu’n debygol o ddileu neu ddifetha data defnyddwyr. Mewn achos o’r fath, bydd staff yn edrych ar benawdau a phatrymau data eraill yr e-bost er mwyn adnabod a dileu y deunydd dan sylw.

2.  Lle ceir amheuaeth digonol fod unigolyn yn camddefnyddio adnoddau’r Gwasanaethau Gwybodaeth.

3.    Ar gais yr heddlu, lle dangosir y gallai cydweithredu â’r heddlu hyrwyddo ymchwiliad troseddol yn uniongyrchol. 

Trwy arwyddo’r Rheoliadau rydych yn cytuno fod gan staff y Gwasanaethau Gwybodaeth hawl i archwilio mewn amgylchiadau o’r fath. 

Ymddygiad  

3.1    Mae'r Gwasanaethau Gwybodaeth yn rhoi cerdyn defnyddiwr, sef Cerdyn Aber, at ddefnydd y person a enwir arno yn unig. Nid oes hawl gan y defnyddiwr ei fenthyg na’i drosglwyddo i berson arall, ac nid oes hawl gan berson arall i’w ddefnyddio. Ni ddylid datgelu cyfrinair personol y defnyddiwr i unrhyw berson arall.  Defnyddwyr fydd yn gyfrifol am unrhyw gamddefnydd o adnoddau’r Gwasanaethau Gwybodaeth a gaiff ei briodoli iddynt. 

3.2    Dylai personau sy’n defnyddio’r Gwasanaethau Gwybodaeth bob amser gario'u cerdyn defnyddiwr neu ddogfen nabod arall, a dylent fod yn barod i'w dangos i staff y Gwasanaethau Gwybodaeth neu unrhyw aelod arall o staff awdurdodedig y Brifysgol sy'n gofyn am gael ei gweld. 

3.3         Gwaherddir unrhyw ymddygiad sy’n debygol o darfu ar ddefnyddwyr eraill, neu achosi anghyfleustra iddynt, neu o niweidio eiddo’r Gwasanaethau Gwybodaeth. 

3.4    Ni ddylai defnyddwyr farcio na difrodi llyfrau, cyfrifiaduron nac unrhyw beth arall sy’n eiddo i’r Gwasanaethau Gwybodaeth. Rhaid gwneud iawn am ddifrod o’r fath yn ôl gofynion Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth. 

3.5    Ni ddylai defnyddwyr geisio mynd ymaith ag unrhyw beth sy’n eiddo i’r Gwasanaethau Gwybodaeth oni bai ei fod wedi ei fenthyca iddynt yn unol â’r rheoliadau. Mae gan holl aelodau o staff y Gwasanaethau Gwybodaeth awdurdod i chwilio trwy lyfrau, bagiau neu unrhyw nwyddau eraill sydd ym meddiant defnyddwyr wrth iddynt gyrraedd neu adael adeiladau’r Gwasanaethau Gwybodaeth. 

3.6       Rhaid i ddefnyddwyr gadw at y rheoliadau lleol ynglyn â bwyta ac yfed sy’n cael eu harddangos yn adeiladau’r Gwasanaethau Gwybodaeth

3.7    Ni chaniateir anifeiliaid (ar wahân i’r rhai sy’n cynorthwyo gydag anabledd) yn unrhyw un o adeiladau’r Gwasanaethau Gwybodaeth.  

3.8       Ni chaniateir cadw seddi yn unrhyw un o barthau’r Gwasanaethau Gwybodaeth. Gall staff symud unrhyw lyfrau neu eiddo arall a adawyd yno am gyfnod o amser. 

3.9       Nid yw’r Brifysgol yn derbyn cyfrifoldeb ar unrhyw adeg am eiddo personol sy’n cael ei adael unrhyw le ym mharthau’r Gwasanaethau Gwybodaeth, gan gynnwys loceri. 

3.10  Rhaid troi ffonau symudol i’r modd tawel yn y llyfrgelloedd. Ni chaniateir ar unrhyw adeg ddefnyddio stereo personol, nac unrhyw eiddo arall sy’n gwneud swn yn unrhyw un o lyfrgelloedd neu ystafelloedd gweithfannau’r Gwasanaethau Gwybodaeth.  

3.11   Caniateir defnyddio cyfrifiaduron symudol personol neu gyfarpar trydanol arall ym mharthau’r Gwasanaethau Gwybodaeth gyda chaniatâd staff y Gwasanaethau Gwybodaeth yn unig. Cyfrifoldeb perchennog y cyfarpar fydd sicrhau ei fod yn ddiogel, a chaniateir ei ddefnyddio ar yr amod bod y perchennog yn derbyn cyfrifoldeb am unrhyw ddifrod a wneir i eiddo’r Brifysgol gan y cyfarpar hwnnw. 

3.12   Rhaid i unrhyw rai sy’n defnyddio adnoddau reprograffig a chyfrifiaduron y Gwasanaethau Gwybodaeth gadw at gyfraith hawlfraint, unrhyw ddeddfwriaeth droseddol a sifil berthnasol, a thelerau trwydded y darparwyr. Rheolir defnydd o rwydwaith rhanbarth eang JANET gan bolisi JANET Acceptable Use, sydd i’w weld ar y We neu mewn unrhyw lyfrgell. Rheolir y defnydd o feddalwedd a chronfeydd data gan drwyddedau cynnyrch unigol

3.13   Ni chaniateir i ddefnyddwyr y Gwasanaethau Gwybodaeth ddefnyddio rhwydwaith y Brifysgol i gynhyrchu nac arddangos gwybodaeth na chynnyrch cyfrifiadurol o'r math, neu mewn dull, a allai beri tramgwydd i bobl eraill rhesymol gan gynnwys deunydd sydd wedi ei gynllunio i ysgogi casineb tuag at unigolyn/unigolion penodol neu grwpiau hiliol neu grefyddol. Mae hyn yn berthnasol i destun ysgrifenedig ac i ddeunydd graffig.   Os, fel rhan o’ch gwaith ymchwil, bod yn rhaid ichi greu neu arddangos deunydd a all beri tramgwydd i bobl rhesymol, rhaid ichi sicrhau bod eich Pennaeth Adran ynghyd â Chyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth yn ymwybodol o ofynion eich ymchwil

3.14  Rhaid i ddefnyddwyr gadw at delerau'r Ddeddf Gwarchod Data. Ni chaniateir o dan unrhyw amodau cadw gwybodaeth ar gyfrifiadur sydd naill ai’n uniongyrchol yn ymwneud â phersonau byw neu’n anuniongyrchol wedi ei briodoli i bersonau byw, heb ymgynghori ymlaen llawn a chael caniatâd Swyddog Gwarchod Data y Brifysgol. 

3.15   Ni ddylai defnyddwyr geisio cyrchu na defnyddio unrhyw un o'r adnoddau cyfrifiadurol heb awdurdod. Y mae hyn yn cynnwys defnyddio cyfrinair sy’n eiddo i berson arall, sut bynnag y cafwyd hwnnw. Bydd unrhyw ymgais a wneir i ddileu neu newid deunydd sy’n eiddo i ddefnyddwyr eraill, neu i ymyrryd â chaledwedd neu feddalwedd, yn drosedd yn erbyn Rheoliadau’r Brifysgol, a gallai hefyd fod yn drosedd gyfreithiol. 

3.16   Nid yw’r Brifysgol yn derbyn cyfrifoldeb am broblemau a achosir yn sgil colli gwasanaeth nac am gywirdeb data, ac ni fydd yn atebol am unrhyw golled neu ddifrod uniongyrchol neu anuniongyrchol. 

3.17   Defnyddwyr y Gwasanaethau Gwybodaeth sydd yn gyfrifol am drosglwyddo unrhyw wybodaeth gyfrifiadurol yr hoffent ei chadw pan ddaw cyfnod eu cofrestriad i ben. 

3.18  Rhaid i ddefnyddwyr adael y llyfrgell a pharthau eraill y Gwasanaethau Gwybodaeth erbyn amser cau, ac yn ddi-oed os clywir larwm tân neu ar gais staff y Gwasanaethau Gwybodaeth. 

3.19  Dylai defnyddwyr roi gwybod i staff y Gwasanaethau Gwybodaeth yn ddi-oed am unrhyw ddamwain, neu unrhyw ladrad neu ddigwyddiad tebyg. 

Benthyca  

4.1    Rhaid i ddefnyddwyr dilys gofrestru gyda'r Gwasanaethau Gwybodaeth cyn gallu benthyca deunydd o unrhyw un o lyfrgelloedd Prifysgol Aberystwyth.  

4.2    Gall defnyddwyr fenthyca deunydd hyd at y lefel derfyn sy’n berthnasol i’w statws. Pwyllgor Defnyddwyr y Gwasanaethau Gwybodaeth sy’n pennu’r terfynau hyn, ac mae manylion i'w gweld yn nhaflenni cyhoeddusrwydd y Gwasanaethau Gwybodaeth. 

4.3    Ni ddylai defnyddwyr geisio mynd ag unrhyw ddeunydd nad yw ar gael i’w fenthyca, allan o unrhyw lyfrgell oni bai bod caniatâd wedi ei roi gan staff y Gwasanaethau Gwybodaeth. Daw peth deunydd penodol o dan drefn benthyca cyfyngedig. 

4.4    Rhaid i ddefnyddwyr fynd â deunydd yn ôl i’r Llyfrgell lle cafodd ei fenthyg erbyn y dyddiad a nodir, neu os ydynt yn derbyn cais galw nôl. Cyfrifoldeb y defnyddwyr yw sicrhau eu bod mewn sefyllfa i ymateb yn brydlon i geisiadau galw nôl. 

4.5    O bryd i’w gilydd pennir dirwyon neu dâl am ddeunydd hwyr gan Bwyllgor Defnyddwyr y Gwasanaethau Gwybodaeth. Ni chaiff person fenthyca llyfr o’r Llyfrgell os oes dirwy neu dâl yn ddyledus. Hysbysir defnyddwyr o’r cyfyngiadau hyn fel bo’n gymwys.

4.6    Nid oes gan ddefnyddwyr hawl i roi benthyg i berson arall unrhyw lyfr nac unrhyw beth arall o eiddo’r Gwasanaethau Gwybodaeth a fenthycwyd iddynt hwy.  

4.7    Os bydd unrhyw ddefnyddiwr yn colli llyfr neu unrhyw beth arall o eiddo’r Gwasanaethau Gwybodaeth a fenthycwyd iddynt, disgwylir iddynt ad-dalu cost ei brynu yn ogystal â thâl gweinyddol. 

4.8    Rhaid i fyfyrwyr roi gwybod i’r Swyddfa Academaidd yn syth os fyddant yn newid eu cyfeiriad.  Dylent hefyd roi gwybod i staff Gwasanaethau Gwybodaeth os ydynt yn bwriadu bod yn absennol o’r cyfeiriad arferol am gyfnod hir. 

Cosbau  

5.1    Am dorri unrhyw un o Reoliadau’r Gwasanaethau Gwybodaeth nad ydynt wedi eu cynnwys yn Rheolau’r Brifysgol, gall y cosbau gynnwys rhybudd, dirwy (heb fod yn fwy na £100), neu atal dros dro neu dynnu nôl yn llwyr yr hawl i ddefnyddio adnoddau’r Gwasanaethau Gwybodaeth. 

5.2    Os yw eiddo’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn cael ei ddifrodi neu ei golli bydd anfonebir am iawndal. 

5.3    Am dorri Rheoliadau’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn ymwneud â benthyca llyfrau a deunydd eraill, gellir codi dirwyon ar raddfa a bennir o bryd i’w gilydd gan Bwyllgor Defnyddwyr y Gwasanaethau Gwybodaeth. 

5.4    Yn unrhyw achos sy’n ymwneud â thorri Rheolau’r Brifysgol, pennir cosbau fel a nodir yn y llyfryn 'Rheolau, Rheoliadau a Gwybodaeth i Fyfyrwyr'. 

Trefn 

6.1    Yn achos cosbau yn ymwneud â benthyca neu golli defnyddiau, gellir pennu dirwy gan unrhyw aelod awdurdodedig o staff y Gwasanaethau Gwybodaeth yn unol â’r graddfeydd amrywiol presennol.  Bydd unrhyw ddirwy sydd dros £20 yn cael ei chyfeirio i sylw Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth, neu un a enwebir ganddo, i’w chadarnhau. 

6.2    Yn achos torri unrhyw un arall o Reoliadau’r Gwasanaethau Gwybodaeth, cyfeirir yr achos at Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth, neu’r sawl a enwebir ganddo.  Trafodir y mater rhwng y defnyddiwr, a all ddod â pherson arall yn gwmni iddo/iddi, ac aelod priodol o staff y Gwasanaethau Gwybodaeth, ac os profir bod achos i’w ateb pennir cosb a fydd yn cyfateb i ddifrifoldeb y drosedd. 

6.3    Rhaid i unrhyw berson sy’n dymuno apelio yn erbyn penderfyniad disgyblaethol ysgrifennu at yr Uwch-Diwtor o fewn 14 diwrnod i’r penderfyniad, gan egluro achos yr apêl. 

6.4    Mewn unrhyw achos lle ceir anghytundeb ynglyn â throsedd honedig neu gosb arfaethedig, gellir cyfeirio’r mater i Bwyllgor Disgyblaethol sy’n cynnwys aelodau o Bwyllgor Defnyddwyr y Gwasanaethau Gwybodaeth, yr Uwch-Diwtor, cynrychiolydd o Urdd y Myfyrwyr, a Chyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth a fydd yn gwrando ar dystiolaeth berthnasol ac yn dod i benderfyniad, a fydd yn derfynol, o fewn 14 diwrnod. 

6.5    Yn achos unrhyw dramgwydd difrifol yn erbyn Rheolau’r Brifysgol caiff yr achos ei gyfeirio at yr awdurdod priodol, er y bydd y Gwasanaethau Gwybodaeth yn cadw’r hawl i gymryd camau disgyblaethol pellach fel sy’n briodol.