Cod Ymarfer Cynrychiolaeth Myfyrwyr
1. CYFLWYNIAD
1.1 Mae Prifysgol Aberystwyth yn ymrwymedig i dderbyn ac ymateb i adborth myfyrwyr a gweithio mewn partneriaeth â myfyrwyr i wella ansawdd eu profiad yn y sefydliad. Caiff adborth ei gasglu mewn amrywiaeth o ffyrdd, er enghraifft drwy holiaduron gwerthuso myfyrwyr, mewn Pwyllgorau Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr, drwy’r system tiwtorial personol, a thrwy gyswllt anffurfiol rhwng myfyrwyr a staff academaidd.
1.2 Caiff y cyswllt ffurfiol a ddarperir gan Bwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr ei gydnabod fel sianel gyfathrebu gynyddol bwysig rhwng myfyrwyr a staff y Brifysgol.
1.3 At ddibenion y Cod Ymarfer hwn, caiff y term ‘Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr’ ei ddefnyddio i ddisgrifio’r amrywiol bwyllgorau adrannol sy’n cynnig cyfle ffurfiol i Gynrychiolwyr Myfyrwyr fynd ag adborth i’w hadran(nau).
1.4 Cyfrifoldeb y Pwyllgor Materion Academaidd yw cynrychiolaeth ac adborth academaidd gan fyfyrwyr ar bob lefel ym Mhrifysgol Aberystwyth. Mae’r Pwyllgor hwn yn adrodd i’r Senedd, ac yn gweithio mewn partneriaeth ag Urdd Myfyrwyr Prifysgol Aberystwyth.
2. DIBEN
2.1 Bwriedir y bydd adrannau’n defnyddio’r Cod Ymarfer hwn i ddarparu fframwaith ar gyfer cyfarfodydd ffurfiol rhwng staff a myfyrwyr i’w helpu i gynnal dialog adeiladol ac adborth nad yw’n fygythiol rhwng y ddwy ochr.
2.2 Cydnabyddir fod fformat y cyfarfodydd hyn yn amrywio o adran i adran, ac y gellid teilwra’r hyn sy’n dilyn yn ôl anghenion adrannau unigol. Dylid hysbysu’r Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr am unrhyw amrywiadau i’r Cod Ymarfer yr hoffai’r adrannau eu gweithredu.
3. CYFNOD CYNRYCHIOLAETH MYFYRWYR
3.1 Dylai pob gweithgaredd cynrychiolaeth myfyrwyr fod yn berthnasol i 5 cam cyfnod y gynrychiolaeth;
- Codi ymwybyddiaeth a chydnabod y rôl
- Enwebiadau ac etholiadau
- Hyfforddi ar gyfer y rôl
- Ymgymryd â’r rôl
- Monitro ac adolygu effeithiolrwydd
3.2 Diffinnir y cyfrifoldebau ar gyfer y gweithgareddau ar bob cam yn adrannau 4-7 isod.
4. CYFRIFOLDEBAU’R CYNRYCHIOLWYR MYFYRWYR
4.1 Dylai Cynrychiolwyr Myfyrwyr wneud pob ymdrech i gasglu adborth cynrychioliadol gan eu hetholwyr i’w gyflwyno i’w hadran. Eu cyfrifoldeb hwy yw cyflwyno barn y myfyrwyr i staff ac adrodd canlyniadau’r cyfarfodydd Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr yn ôl i’r myfyrwyr.
4.2 Disgwylir i Gynrychiolwyr Myfyrwyr gyflwyno adborth adeiladol i’w hadrannau a gweithio’n gadarnhaol gyda’u Hadrannau i ganfod datrysiadau i unrhyw broblemau sy’n codi.
4.3 Bydd Cynrychiolwyr Myfyrwyr yn mynychu sesiynau hyfforddi ar gynrychioli myfyrwyr a ddarperir gan Urdd y Myfyrwyr. Caiff hyn ei gydlynu gan y Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr, yn Urdd y Myfyrwyr.
5. CYFRIFOLDEB YR ADRAN
5.1 Dylai Penaethiaid Adran enwebu aelodau o staff i weithredu fel cyswllt ar gyfer holl weithgareddau cynrychioli myfyrwyr Cwrs ac Ymchwil a hysbysu’r Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr.
5.2 Dylai’r Adran sicrhau lle bo’n bosibl bod etholiadau’n cael eu cynnal i benodi cynrychiolwyr myfyrwyr. Ceir arweiniad ar hyn yn adran 7. Bydd y Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr yn anfon yr holl wybodaeth am y broses ethol i’r cyswllt adrannol.
5.3 Cyfrifoldeb pob Adran Academaidd yw adolygu ei Phwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr yn flynyddol, er mwyn sicrhau ansawdd o ran fformat, ymddygiad ac effeithlonrwydd. Dylid cyflwyno hyn i Bwyllgor Dysgu ac Addysgu’r Adran, ac yn ei dro i’r Bwrdd Adrannol. Dylai’r wybodaeth hon fod ar gael i’r Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr.
5.4 Dylai adrannau drefnu cyfarfod cyflwyniadol ac o leiaf un cyfarfod pwyllgor rheolaidd pob Semester. Dylai cyfarfod cyntaf pob blwyddyn fod yn gyflwyniad cryno i ddiben, pwerau a gweithdrefnau’r Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr.
5.5 Dylid sicrhau bod gan Gynrychiolwyr Myfyrwyr fynediad digonol at gyfleusterau gweinyddol eu hadran, gan gynnwys argraffu a llungopïo er mwyn cynhyrchu deunyddiau priodol, er enghraifft dogfennau trafod a cheisiadau am eitemau agenda.
5.6 Dylai gofod digonol a hygyrch ar hysbysfyrddau a Blackboard fod ar gael i’r Cynrychiolwyr Myfyrwyr.
6. Y Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr
6.1 Bydd y Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr yn cadw cronfa ddata o Gynrychiolwyr Myfyrwyr a bydd yn gyfrifol am gyfathrebu gwybodaeth berthnasol i’r holl gynrychiolwyr myfyrwyr a staff.
6.2 Bydd y Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr yn gyfrifol am ddarparu hyfforddiant a chymorth i’r cynrychiolwyr myfyrwyr, gan gynnwys sicrhau bod yr holl wybodaeth berthnasol yn cael ei darparu naill ai ar-lein neu ar bapur.
6.3 Bydd y Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr yn cynnig cyngor a chymorth i staff sy’n gweithio gyda’r holl strwythurau cynrychiolaeth myfyrwyr.
6.4 Bydd y Dirprwy Is-Ganghellor sydd â chyfrifoldeb am ddysgu ac addysgu yn hwyluso cyfarfod o swyddogion etholedig yr Urdd a’r Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr cyn pob cyfarfod o’r Pwyllgor Materion Academaidd a’r Senedd i sicrhau bod y Cynrychiolwyr yn gyfarwydd â’r agenda ac i drafod materion cyfredol.
7. ETHOLIADAU A PHWYLLGORAU
7.1 Dylai fod gan bob adran Bwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr i fyfyrwyr Israddedig a lle bo’n briodol, i Uwchraddedigion. Dylai aelodaeth y Pwyllgor gynnwys isafswm o un Cynrychiolydd Myfyrwyr o bob blwyddyn/lefel fel bo’n briodol. Dylai adrannau ganiatáu ‘eilyddion’ i’w Cynrychiolwyr Myfyrwyr.
7.2 Os yw niferoedd myfyrwyr yn uchel, gallai adrannau ddymuno sefydlu Pwyllgorau Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr ar gyfer y prif raglenni astudio.
7.3 Dylai adrannau gynnal etholiad a fydd wedi’i gyfansoddi’n gywir, drwy bleidlais, ar gyfer yr holl Gynrychiolwyr Myfyrwyr. Bydd y Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr yn cyhoeddi canllawiau’n flynyddol. Bydd darpariaethau arbennig yn cael eu hystyried ar gyfer grwpiau priodol o fyfyrwyr (e.e. myfyrwyr dysgu o bell).
7.4 Tymor gwasanaeth Cynrychiolwyr Myfyrwyr fydd 12 mis llawn o ddyddiad yr etholiad (oni bai bod y myfyriwr yn gadael y Brifysgol). Bydd hyn yn sicrhau bod cynrychiolwyr yn dal yn eu swyddi ar gyfer unrhyw gyfarfodydd cyn wythnos addysgu 4.
7.5 Penderfyniad i’r adrannau yw gosod dyddiadau cau enwebiadau ac etholiadau. Fodd bynnag dylai fod o leiaf wythnos rhwng agor a chau’r enwebiadau, a chyfnod digonol o amser i gylchredeg gwybodaeth cyn dyddiad(au) yr etholiad. Dylai’r etholiadau fod wedi’u cwblhau erbyn diwedd wythnos pedwar yn y semester cyntaf.
7.6 Er mwyn cael sefyll a phleidleisio mewn etholiadau, rhaid i fyfyrwyr fod wedi’u cofrestru ar raglen y mae’r Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr penodol yn gyfrifol amdano.
7.7 Y Swyddogion Canlyniadau ar gyfer unrhyw etholiad i Bwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr fel arfer fydd y cysylltiadau adrannol dynodedig sydd â chyfrifoldeb am y Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr hwnnw.
7.8 Pan fydd yr enwebiadau’n cau, os yw nifer yr ymgeiswyr ar gyfer unrhyw swydd(i) benodol yn gyfartal â’r nifer o swyddi neu yn is na’r nifer hwnnw, dylid datgan bod yr ymgeiswyr hynny wedi’u hethol a dylid hysbysu’r canlyniad hwn a rhoi gwybod i’r Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr i sicrhau bod y myfyriwr/myfyrwyr yn cael eu cynnwys mewn hyfforddiant cynrychiolwyr myfyrwyr.
7.9 Os yw nifer yr ymgeiswyr ar gyfer unrhyw swydd(i) benodol yn uwch na nifer y swyddi, cynhelir etholiad.
7.10 Os, ar ddiwedd y broses ethol, bydd unrhyw swyddi gwag ar ôl, gall y Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr ddewis cyfethol Cynrychiolwyr Myfyrwyr eraill er mwyn llenwi’r llefydd sy’n weddill.
7.11 Dylai adrannau gyflenwi gwybodaeth am y system cynrychiolaeth myfyrwyr fel rhan o’u deunydd sefydlu a dylid ei chynnwys hefyd yn llawlyfrau myfyrwyr yr adran. Dylid cyhoeddi etholiadau ar gyfer Cynrychiolwyr Myfyrwyr blwyddyn gyntaf israddedig ac uwchraddedig fel rhan o broses sefydlu myfyrwyr yn yr adran. Argymhellir hefyd y dylid gwahodd y Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr i roi cyflwyniad i fyfyrwyr newydd ar ddechrau’r flwyddyn academaidd.
7.12 Dylai’r cyswllt adrannol anfon enwau’r holl Gynrychiolwyr Myfyrwyr at y Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr heb fod yn hwyrach nag wythnos 6 yn y semester cyntaf.
7.13 Gall yr Adran neu fwyafrif o Gynrychiolwyr Myfyrwyr alw Cyfarfod Arbennig gyda deg diwrnod gwaith o rybudd.
7.14 Dylai’r Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr lunio Cod Ymarfer i staff fel rhan o’u canllawiau etholiadol i sicrhau bod aelodau staff yr adran yn chwarae rhan weinyddol yn unig yn yr etholiadau.
8. AGENDA A CHOFNODION CYFARFODYDD
8.1 Dylid gosod agenda drafft a chais am eitemau ychwanegol i’w gosod ar yr agenda ar yr hysbysfwrdd/hysbysfyrddau adrannol priodol o leiaf ddeg diwrnod gwaith cyn y cyfarfod. Cyfrifoldeb y Cynrychiolwyr Myfyrwyr yw casglu eitemau oddi wrth fyfyrwyr a’u cyflwyno i Gadeirydd y pwyllgor.
8.2 Dylid dosbarthu’r cofnodion i’r Cynrychiolwyr Myfyrwyr cyn gynted â phosibl, ac fel arfer o fewn deg diwrnod gwaith i’r cyfarfod pwyllgor.
8.3 Dylid gosod copi o’r cofnodion ar yr hysbysfwrdd/hysbysfyrddau adrannol priodol a dylid cadw copi yn yr adran at ddibenion archwilio. Argymhellir bod copïau electronig ar gael lle bo’n bosibl e.e. drwy Blackboard.
8.4 Dylid cael trefn adrodd awtomatig o’r Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr i’r pwyllgorau adrannol perthnasol, i sicrhau bod yr adran yn rhoi ystyriaeth ddigonol i’r pwyntiau a godir gan y Cynrychiolwyr Myfyrwyr. Dylai cofnodion y Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr bob amser ymddangos fel eitem ar agenda cyfarfodydd y Pwyllgor Dysgu ac Addysgu adrannol.
8.5 Dylai adrannau sicrhau bod ganddynt systemau adborth i sicrhau bod ymatebion adrannol i faterion a godir gan Bwyllgorau Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr yn cael eu cyfathrebu i’r holl fyfyrwyr yn yr adran. Dylid egluro’r system adborth i fyfyrwyr yn y llawlyfrau adrannol.
9. CYLCH GORCHWYL
9.1 Mae Pwyllgorau Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr yn bodoli i roi cyfle i fyfyrwyr a staff academaidd godi materion o bryder yn ymwneud â’u rhaglenni a gweithgareddau academaidd a chynnig sylwadau arnynt.
9.2 Gallai Pwyllgorau Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr ddymuno ystyried meysydd megis (ond heb fod yn gyfyngedig i):
- datblygu’r cwricwlwm;
- trefniadaeth y rhaglenni;
- trefniadau’r adran/gyfadran;
- materion amserlennu;
- adnoddau, e.e. argaeledd deunyddiau addysgu a dysgu, darpariaeth llyfrgell a TG;
- cyfathrebu;
- cyflogadwyedd;
- digwyddiadau cymdeithasol.
Dylid anfon unrhyw eitem na all y Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr ymdrin â hi’n uniongyrchol at y pwyllgor priodol i’w hystyried.
9.3 Fel mater o egwyddor, ni ddylai cofnodion y Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr gyfeirio at staff neu fyfyrwyr unigol.
9.4 Y Pennaeth Adran sydd â chyfrifoldeb cyffredinol am gynrychiolaeth myfyrwyr ond bydd yn dirprwyo cyfrifoldeb am weinyddu cynrychiolaeth myfyrwyr i’r cysylltiadau adrannol dynodedig. Bydd cyfrifoldebau’r cysylltiadau adrannol dynodedig yn cynnwys sicrhau bod etholiadau ar gyfer Cynrychiolwyr Myfyrwyr yn cael eu cynnal a bod yr holl fyfyrwyr cymwys yn cael pob cyfle i gyfranogi. I hwyluso cyswllt a chymorth, dylid anfon enw’r cyswllt adrannol dynodedig at y Cydlynydd Cynrychiolaeth a Phrofiad Myfyrwyr, sy’n gweithio mewn partneriaeth â’r Dirprwy Is-Ganghellor sydd â chyfrifoldeb am ddysgu ac addysgu.
10. CYFANSODDIAD PWYLLGORAU YMGYNGHOROL STAFF-MYFYRWYR
10.1 Fel egwyddor gyffredinol, dylai fod gan Bwyllgorau Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr o leiaf 1 aelod myfyriwr ar gyfer pob blwyddyn/lefel darpariaeth, fel bo’n briodol.
10.2 Dylai aelodau staff gynrychioli amrywiaeth o swyddogaethau.
10.3 Dylid cael cydbwysedd rhesymol rhwng aelodau staff a myfyrwyr, ond fel mater o egwyddor ni ddylai’r nifer o gynrychiolwyr staff fod yn uwch na’r nifer o gynrychiolwyr Myfyrwyr.
10.4 Dylai Pwyllgorau Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr sicrhau eu bod yn ystyried profiad dysgu’r holl fyfyrwyr ar raglenni perthnasol a lle bo’n bosibl, dylai aelodaeth y pwyllgor adlewyrchu amrywiaeth poblogaeth y myfyrwyr.
10.5 Os ystyrir nad oes angen neu ei fod yn amhriodol i gael cynrychiolwyr penodol, dylai pwyllgorau sicrhau bod anghenion a phrofiadau grwpiau o’r fath yn cael eu hystyried yn ystod unrhyw drafodaethau.
10.6 Os yw rhaglen yn cael ei chyflenwi’n llwyr drwy ddysgu agored neu ddysgu o bell, dylid sefydlu grŵp trafod priodol (e.e. electronig) i hwyluso trafodaeth ar y materion.
Yr Athro Martin Jones
Dirprwy Is-Ganghellor
Mehefin 2010