Y Weithdrefn Gwirio ac Apelio
Gwirio
1. Mae hawl gan ymgeisydd ofyn am gael gwirio un neu fwy o’r canlynol mewn perthynas â gradd gychwynnol neu gymhwyster uwchraddedig trwy gwrs:
1.1 nad yw’r asesiad a gyhoeddir gan y Brifysgol yn cynnwys gwallau rhifyddol neu wallau ffeithiol eraill;
1.2 y bu’r arholwyr yn ymwybodol o amgylchiadau personol eithriadol a adroddwyd gan y myfyriwr cyn cyfarfod y Bwrdd neu’r Byrddau Arholi o dan sylw ac a allai, ym marn y myfyriwr, fod wedi cael effaith andwyol ar ei berfformiad/pherfformiad academaidd;
1.3 y bu’r arholwyr yn ymwybodol o ddiffygion neu afreoleidd-dra wrth gynnal yr arholiadau neu yn y cyfarwyddiadau ysgrifenedig neu’r cyngor sy’n ymwneud â hwy, pan all y cyfryw ddiffygion neu afreoleidd-dra neu gyngor, ym marn y myfyriwr, fod wedi cael effaith andwyol ar ei berfformiad/pherfformiad.
Yn ychwanegol, caiff ymgeisydd am radd Meistr drwy Arholiad a Thraethawd Estynedig, yn unol â’r seiliau a nodir o dan 1.1 i 1.3 uchod, geisio cael gwirio penderfyniad y Bwrdd Arholi i beidio â dyfarnu marc Rhagoriaeth mewn perthynas â naill ran neu’r llall y cynllun astudio (h.y. yr arholiad neu’r traethawd estynedig neu Deilyngdod dros y cynllun yn ei grynswth).
2. Bydd ymgeisydd sy’n dymuno cael y cyfryw wiriad yn gwneud cais ysgrifenedig i’r Dirprwy Is-ganghellor, fel rheol o fewn pedwar diwrnod ar ddeg o ddyddiad cyfarfod y Bwrdd Arholi perthnasol Gellir lawrlwytho’r ffurflen fan hyn:
Y Weithdrefn Gwirio ac Apelio
Gellir derbyn ceisiadau am wiriad a gyflwynir y tu allan i’r amserlen hon â rheswm da yn ôl disgresiwn y Dirprwy Is-ganghellor. Rhaid i geisiadau am wiriad gynnwys manylion unrhyw ddiffygion neu afreoleidd-dra honedig wrth gynnal yr arholiadau neu mewn unrhyw gyfarwyddiadau ysgrifenedig neu gyngor sy’n ymwneud â hwy, neu fanylion unrhyw amgylchiadau personol eithriadol.
3. Wedi i’r cyfryw gais ysgrifenedig ddod i law, bydd y Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i yn gofyn i Gadeirydd y Bwrdd Arholi gymryd y camau angenrheidiol i wirio’r ffeithiau y mae’r cais yn cyfeirio atynt. Bydd y Cadeirydd yn sicrhau bod y ffeithiau yn cael eu gwirio o fewn tair wythnos o ddyddiad y cais. Ar yr un pryd, bydd y Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i yn cydnabod bod y cais wedi dod i law, gan roi gwybod i’r ymgeisydd am y camau a gymerir.
4. Bydd Cadeirydd y Bwrdd Arholi, ar ôl cwblhau ei (h)ymholiad, yn cymryd y camau canlynol:
4.1 Os bydd y weithdrefn wirio yn nodi:
• y bu gwall rhifyddol neu wall ffeithiol arall;
• na chafodd amgylchiadau personol eithriadol a adroddwyd gan y myfyriwr cyn cyfarfod y Bwrdd neu’r Byrddau Arholi dan sylw mo’u hystyried yn y cyfarfod(ydd) wedi’r cwbl;
• bod ymgeisydd, wrth geisio gwiriad, wedi darparu tystiolaeth ychwanegol o amgylchiadau personol eithriadol a hysbyswyd yn flaenorol cyn cyfarfod y Bwrdd Arholi;
bydd Cadeirydd y Bwrdd Arholi yn trefnu i’r Bwrdd Arholi ailystyried perfformiad yr ymgeisydd yn yr arholiad(au). Yna bydd yn rhoi gwybod i’r Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i yn ysgrifenedig am amgylchiadau llawn yr achos. Yna bydd y Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i yn rhoi gwybod i’r ymgeisydd am y camau a gymerir.
Ar ôl hynny, bydd y Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i, drwy ymgynghori â Chadeirydd y Bwrdd Arholi, yn trefnu cyhoeddi unrhyw restr basio atodol sydd ei hangen.
4.2 Os bydd y weithdrefn wirio yn nodi:
• na fu unrhyw wall;
• bod unrhyw amgylchiadau personol eithriadol a adroddwyd gan yr ymgeisydd eisoes wedi eu hystyried;
• na fu unrhyw ddiffygion nac afreoleidd-dra wrth gynnal yr arholiadau nac yn y cyfarwyddiadau ysgrifenedig na’r cyngor oedd yn ymwneud â hwy;
bydd Cadeirydd y Bwrdd Arholi yn rhoi gwybod i’r Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i yn ysgrifenedig am y casgliad hwn. Yn ei dro/thro, bydd y Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i yn rhoi gwybod i’r ymgeisydd am y casgliad hwn, am hawl yr ymgeisydd i apelio, mai ar y seiliau a bennir ym mharagraff 6 isod yn unig y gellir apelio a bod yn rhaid i’r cyfryw apêl gyrraedd y Dirprwy Is-ganghellor erbyn y dyddiad cau a bennir ym mharagraff 5 isod; bydd yn rhaid amgáu copi o’r Weithdrefn ac o’r Ffurflen Gais am Apêl gyda’r llythyr hwnnw.
4.3 Os digwydd:
• y bu amgylchiadau personol eithriadol a allai fod wedi effeithio’n andwyol ar berfformiad yr ymgeisydd yr oedd y Bwrdd Arholi’n anymwybodol ohonynt oherwydd na chawsant mo’u hadrodd gan yr ymgeisydd ar yr adeg briodol;
• bod yr ymgeisydd wedi darparu tystiolaeth o ddiffygion neu afreoleidd-dra wrth gynnal yr arholiadau neu yn y cyfarwyddiadau ysgrifenedig neu’r cyngor a oedd yn ymwneud â hwy y bu’r Bwrdd Arholi yn anymwybodol ohonynt;
bydd y camau a bennir ym mharagraff 4.2 uchod yn gymwys.
Apêl
5. Dim ond yn erbyn penderfyniad a gyrhaeddwyd yn dilyn y broses wirio uchod y mae gan ymgeiswyr yn arholiadau’r Brifysgol hawl i apelio. Rhaid anfon unrhyw apêl yn llawn ac yn ysgrifenedig at y Dirprwy Is-ganghellor, a rhaid iddi gyrraedd ddim mwy na deng diwrnod ar ôl i wiriad y canlyniad gael ei anfon at yr ymgeisydd. Ni fernir bod hysbysiad syml o apêl a roddir yn ysgrifenedig gan ymgeisydd o fewn y terfyn amser uchod gyfystyr ag apêl briodol ac ni chaiff ei dderbyn. Bydd gan y Cadeirydd, mewn cyfarfod Bwrdd Apeliadau, ddisgresiwn i ddatgan yn annerbyniadwy unrhyw fater a gyflwynir gan yr apelydd, neu gan unrhyw aelod o’r staff neu fyfyriwr a ddaw gyda’r apelydd, os bydd yn barnu nad yw’n ymwneud yn uniongyrchol â chynnwys yr apêl a gyflwynwyd yn ysgrifenedig yn flaenorol o fewn y terfyn amser a bennwyd.
6. Dim ond apeliadau sy’n seiliedig ar un o’r seiliau canlynol neu ar y ddwy ohonynt y mae’r Brifysgol yn fodlon eu hystyried:
6.1 diffygion neu afreoleidd-dra wrth gynnal yr arholiadau neu yn y cyfarwyddiadau ysgrifenedig neu’r cyngor sy’n ymwneud â hwy lle y bo achos, ar yr olwg gyntaf, y gallai’r cyfryw ddiffygion, afreoleidd-dra neu gyngor fod wedi cael effaith andwyol ar berfformiad yr ymgeisydd;
6.2 amgylchiadau personol eithriadol lle y bo achos, ar yr olwg gyntaf, y gallai’r cyfryw amgylchiadau fod wedi cael effaith andwyol ar berfformiad yr ymgeisydd. (Mewn apeliadau sy’n seiliedig ar y seiliau hyn, rhaid i’r apelydd ddangos rheswm da dros beidio â rhoi gwybod i’r Bwrdd Arholi am y cyfryw amgylchiadau personol cyn ei gyfarfod. Lle y gallai ymgeisydd fod wedi adrodd yr amgylchiadau eithriadol i’r Bwrdd Arholi cyn ei gyfarfod, ni ellir wedi hynny gyflwyno’r amgylchiadau hynny fel seiliau ar gyfer apêl.)
7. Ni fydd apeliadau sy’n codi amheuaeth ynghylch crebwyll academaidd arholwyr yn dderbyniadwy.
8. Pan ddaw apêl i law, bydd y Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i yn cydnabod ei derbyn o fewn tri diwrnod gwaith fel rheol a, lle y bo’n briodol i amgylchiadau’r achos, bydd yn ymgynghori â Phennaeth Adran yr apelydd neu Gadeirydd y Bwrdd Arholi perthnasol. Rhoddir adroddiad cynnydd ysgrifenedig i’r apelydd o fewn 25 diwrnod gwaith.
9. Mae’n ofynnol i’r Is-Ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i* wrthod unrhyw apêl, fel rheol o fewn tri mis o’i derbyn, lle y bo:
9.1 yn seiliedig ar ffactorau a oedd yn hysbys i’r Bwrdd Arholi dan sylw pan benderfynwyd ar ganlyniad yr ymgeisydd;
9.2 yn cyflwyno gwybodaeth a oedd yn hysbys i’r ymgeisydd ac y gallai’r ymgeisydd fod wedi ei hadrodd cyn cyfarfod y Bwrdd Arholi.
10. Os yw’r Is-Ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i yn penderfynu bod achos i’w ystyried ar yr olwg gyntaf, caiff ei gyfeirio at Fwrdd Apeliadau a fydd yn cynnwys tri pherson wedi eu dewis o Banel Sefydlog fel a ganlyn:
3 aelod lleyg wedi’u penodi gan y Cyngor
4 cynrychiolydd o bob Cyfadran
Bydd y Bwrdd Apeliadau yn cael ei gadeirio gan aelod lleyg a dewisir ei aelodau academaidd o Gyfadrannau ac/neu adrannau nad ydynt yn gysylltiedig â’r apêl dan sylw.
11. O gael, ymlaen llaw, gytundeb ysgrifenedig yr apelydd a’r Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i, gellir hwyluso achos drwy ei gyfeirio am gamau gweithredol gan Gadeirydd y Bwrdd Apeliadau. Yr unig benderfyniadau a fydd ar gael i'r Cadeirydd fydd:
11.1 cyfeirio'r achos yn ôl at y Bwrdd Arholi perthnasol i'w ystyried ymhellach;
11.2 cyfeirio'r achos at Fwrdd Apeliadau llawn am benderfyniad.
Ni all y Cadeirydd ddefnyddio camau gweithredol i wrthod yr apêl.
12. Bydd y Bwrdd Apeliadau yn cynnig gwrandawiad personol i’r apelydd, a chaiff yr apelydd wybod ymlaen llaw beth yw amser a dyddiad y cyfarfod. Gall yr apelydd ddewis unigolyn i fod yn bresennol gydag ef/hi, er enghraifft, cyd-fyfyriwr (myfyriwr cofrestredig), un o Swyddogion Sabathol Urdd y Myfyrwyr neu aelod o’r Staff Academaidd. Os yw’r person hwnnw yn gweithredu fel cynrychiolydd cyfreithiol, rhaid rhoi gwybod i’r Brifysgol o leiaf dri diwrnod gwaith cyn dyddiad y Pwyllgor. Ni chaiff yr apelydd anfon person arall i Fwrdd Apeliadau yn ei (l)le.
13. Gwahoddir yr Adran(nau) dan sylw i anfon aelod o’r staff i fod yn bresennol yn y gwrandawiad ac, ar wahoddiad Cadeirydd y Bwrdd Apeliadau, i gyfrannu i’r gwrandawiad.
14. Bydd y Bwrdd Apeliadau yn seilio ei benderfyniad ar dystiolaeth cyflwyniad yr apelydd ac ar dystiolaeth Cadeirydd y Bwrdd Arholi dan sylw, ynghyd ag unrhyw dystiolaeth bellach y mae’n credu ei bod yn berthnasol.
15. Bydd y Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i yn rhoi gwybod i’r apelydd ac i Gadeirydd y Bwrdd Arholi cyn gynted â phosibl beth yw penderfyniad y Bwrdd Apeliadau.
16. Bydd gan y Bwrdd Apeliadau y pŵer i gymryd y naill benderfyniad isod neu’r llall:
16.1 gwrthod yr apêl a pheidio â chymryd unrhyw gamau pellach;
16.2 cyfeirio’r achos yn ôl at y Bwrdd Arholi perthnasol.
Mewn achosion eithriadol yn unig, gall y Bwrdd Apeliadau bennu cyfansoddiad y Bwrdd Arholi.
Lle y caiff yr achos ei gyfeirio’n ôl at y Bwrdd Arholi, gall y Bwrdd Apeliadau, lle y bo’n briodol i amgylchiadau’r achos, ei gwneud yn ofynnol i swyddog o’r Gofrestrfa fod yn bresennol yng nghyfarfod y Bwrdd Arholi fel sylwedydd.
17. Yn achos 16.1 uchod, bydd penderfyniad y Bwrdd Apeliadau yn derfynol ac felly bernir bod y mater ar gau. Ni fydd unrhyw drafodaeth am benderfyniad y Bwrdd Apeliadau gyda’r apelydd nac unrhyw berson arall
18. Yn achos 11.1 ac 16.2 uchod, caiff adroddiad llawn, gan gynnwys argymhellion neu gyngor lle y bônt yn briodol i amgylchiadau’r achos – gan gynnwys yr holl ddogfennau ategol – ei anfon gan y Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i at Gadeirydd y Bwrdd Arholi a chaiff ei ystyried gan y Bwrdd Arholi. Caiff penderfyniad y Bwrdd Arholi, ynghyd â chopi o’r rhan berthnasol o’i gofnodion, ei anfon gan Gadeirydd y Bwrdd Arholi at y Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i o fewn chwe wythnos waith o ddyddiad y gwrandawiad apêl. Pan fydd yn derbyn y deunydd hwn, gall y Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i, mewn achosion eithriadol yn unig, gyfeirio’r achos at Gadeirydd y Bwrdd Apeliadau i adolygu’r gweithdrefnau a ddilynwyd. Os daw’n hysbys bod afreoleidd-dra gweithdrefnol difrifol wedi digwydd, gellir cyfeirio’r achos yn ôl at y Bwrdd Arholi perthnasol i’w ailystyried.
19. Mae’n bosibl y bydd neu na fydd penderfyniad Bwrdd Arholi p’un ai a ddylid addasu marciau neu raddau a ddyfarnwyd yn flaenorol ai peidio yn newid canlyniad cyffredinol arholiad neu arholiadau’r apelydd. Os bydd y canlyniad cyffredinol yn cael ei newid, bydd Cadeirydd y Bwrdd Arholi yn trefnu i’r Dirprwy Is-ganghellor gyhoeddi unrhyw restr basio atodol y gall fod ei hangen. Bydd y Cofrestrydd neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i yn rhoi gwybod i’r apelydd yn ysgrifenedig beth yw penderfyniad y Bwrdd Arholi a’r rhesymau dros y penderfyniad.
20. Os bydd y Bwrdd Arholi, yn dilyn apêl lwyddiannus, yn penderfynu bod ymgeisydd wedi ymgymhwyso am radd, derbynnir y cyfryw ymgeisydd i’r radd honno yn y Cynulliad Graddio olynol nesaf. Fel arall, bydd gan yr Is-Ganghellor awdurdod i farnu y derbyniwyd y cyfryw ymgeisydd i’r radd cyhyd ag y bo’r holl amodau eraill sy’n angenrheidiol i’w (d)derbyn wedi eu bodloni.
21. Bydd gan yr Is-Ganghellor hefyd awdurdod i farnu bod ymgeisydd a dderbyniwyd eisoes i radd wedi ei (d)derbyn i wahanol ddosbarth o radd os bydd Bwrdd Arholi, yn dilyn apêl lwyddiannus, yn penderfynu bod yn rhaid diwygio dosbarth gradd yr ymgeisydd. Yn y cyfryw achosion, bydd y Dirprwy Is-ganghellor neu’r sawl a enwebwyd ganddo/i yn trefnu i dystysgrif newydd gael ei pharatoi ar ôl i’r ymgeisydd ddychwelyd y dystysgrif wreiddiol.
22. Lle bo’n gymwys, gwneir trefniadau priodol mewn perthynas ag ymgeiswyr y bernir gan Fwrdd Arholi eu bod, yn dilyn apêl lwyddiannus, wedi ymgymhwyso am ddyfarniad tystysgrif neu ddiploma.
23. Gall y Bwrdd Apeliadau wneud argymhellion i’w hystyried gan y Pwyllgor Materion Academaidd neu’r Senedd fel y bo’n briodol ar unrhyw fater sy’n codi yn sgil ystyried apeliadau.
24. Yn unol â Deddf Addysg Uwch 2004, mae’r Brifysgol yn tanysgrifio i’r cynllun annibynnol ar gyfer adolygu cwynion gan fyfyrwyr. Ar ôl i ymgeiswyr ddilyn pob trefn fewnol, gallent gyflwyno eu cwyn i’r OIA (Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol), ar yr amod bod y gŵyn yn gymwys i gael ei hystyried o dan ei rheolau.
Os bydd ymgeisydd yn penderfynu gwneud cwyn i’r OIA, bydd rhaid i Ffurflen Gwyno’r OIA gyrraedd Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol ymhen tri mis ar ôl dyddiad y llythyr Cwblhau Gweithdrefnau.
Mae taflen yr OIA, An Introduction to the OIA for Students ar gael i’w lawrlwytho yma http://www.oiahe.org.uk/media/34396/oia_intro_leaflet.pdf ac mae dolen gyswllt â’r Ffurflen Gwyno ar gael ar dudalen 8. Fel arall fe ellir cysylltu â’r OIA drwy:
Ffonio: 0118 959 9813
Ebostio: enquiries@oiahe.org.uk
Ysgrifennu: OIAHE, Third Floor, King’s Reach, 38-50 Kings Road, Reading, RG1 3AA.
Mae canllawiau ar gyflwyno cwyn i’r OIA ac ar lenwi’r Ffurflen Gwyno ar gael ar wefan yr OIA http://www.oiahe.org.uk/making-a-complaint-to-the-oia.aspx. Efallai y bydd yr ymgeisydd hefyd am ofyn i Undeb y Myfyrwyr am eu cyngor hwythau ynghylch gwneud cwyn i’r OIA.
Fel arfer, dim ond ar ôl i’r materion fynd drwy holl weithdrefnau mewnol y Brifysgol y bydd yr OIA yn eu hystyried
2012
NRR/mes