Canllawiau ar gyfer Cynnal Arholiadau Viva Voce drwy Ddulliau Electronig

1. Mae’r Brifysgol o’r farn mai’r ffordd orau o gynnal arholiadau viva voce (arholiadau llafar), sy’n rhan hanfodol o’r broses arholi ymgeiswyr am raddau ymchwil, yw trwy arholiadau wyneb yn wyneb, gyda phob un perthnasol yn bresennol gyda’i gilydd yn Aberystwyth. Cafodd hynny ei ailddatgan gan y Pwyllgor Graddau Ymchwil ym mis Chwefror 2014. Mae hyn yn sicrhau uniondeb yr arholiad a’r awyrgylch gorau i fyfyrwyr amddiffyn eu gwaith. Nid mater o ffurfioldeb yw’r arholiad hwn a gall gael effaith sylweddol ar ganlyniad yr asesiad.

2. Rhaid sicrhau cymeradwyaeth Ysgol y Graddedigion os cynigir na fydd yr arholiad llafar yn cael ei gynnal ym Mhrifysgol Aberystwyth neu os na fydd rhai o’r cyfranogwyr, neu bob un ohonynt, yn yr un ystafell. Mewn amgylchiadau eithriadol yn unig y dylid caniatáu hynny. Cymeradwyir cynnal arholiadau llafar trwy ddulliau electronig yn ôl yr amodau a ganlyn yn unig:

I. Lle na fyddai’n bosibl fel arall i fynd ymlaen â’r arholiad llafar neu lle byddai oedi annerbyniol. Er enghraifft, pe na bai myfyriwr neu fyfyrwraig yn gallu teithio i Aberystwyth oherwydd cyfyngiadau fisa, neu pe bai’r unig arholwr allanol priodol yn byw dramor a/neu ddim yn gallu teithio i Aberystwyth o fewn terfynau amser rhesymol.

II. Lle bu’n rhaid terfynu trefniadau y cytunwyd arnynt ar gyfer arholiad llafar wyneb yn wyneb oherwydd amgylchiadau annisgwyl, yn cynnwys tywydd drwg iawn neu salwch un o’r cyfranogwyr. Yr hyn a ddisgwylir fyddai gohirio’r arholiad llafar ond pe bai’r myfyriwr neu’r fyfyrwraig dan rywfaint o anfantais o wneud hynny, mae’n bosibl y byddai’n well defnyddio dulliau electronig.

III. Lle mae dyfarniad ar y cyd neu ddyfarniad deuol yn cael ei gynnig a bod staff o’r brifysgol bartner yn rhan o’r asesu.

3. Bydd yr egwyddorion canlynol yn berthnasol:

I. Disgwylir y byddai dulliau electronig yn cael eu defnyddio’n bennaf lle bydd arholwr allanol yn hytrach na’r ymgeisydd yn methu bod yn bresennol yn yr arholiad llafar. Disgwylir i’r holl ymgeiswyr allu gwneud trefniadau i ddod i’r arholiad llafar a gwneir hynny’n glir iddynt ar ddechrau’u hastudiaethau. Ceir risg uwch i uniondeb yr arholiad os mai’r ymgeisydd, yn hytrach na’r arholwr, sydd ar ei ben ei hun mewn lleoliad arall.

II. Rhaid i bawb sy’n cyfranogi o’r arholiad gadarnhau yn ysgrifenedig eu bod yn cytuno i ddefnyddio dulliau electronig a rhaid i’r ymgeisydd ddarparu datganiad ysgrifenedig yn nodi ei fod neu ei bod wedi ildio unrhyw hawl i apelio yn erbyn canlyniad yr arholiad ar sail defnyddio’r cyfrwng electronig.

III. Ni ellir cynnal arholiadau llafar drwy gyfrwng y ffôn; dulliau electronig gweledol yn unig fydd yn dderbyniol.

IV. Cyfleusterau fideogynadledda swyddogol y brifysgol, yn cynnwys fideogynadledda bwrdd gwaith, yw’r dulliau electronig mwyaf dibynadwy a diogel sydd ar gael. Lle trafodir data neu bynciau sensitif, mae diogelwch yn ystyriaeth bwysig. Mae dibynadwyedd yn hanfodol er mwyn sicrhau bod yr arholiad yn mynd rhagddo’n ddidrafferth. Rhaid bod cymorth technegol priodol ar gael a dylid defnyddio technoleg sy’n cael ei chefnogi’n ganolog. Rhaid ymgynghori â’r Gwasanaethau Gwybodaeth er mwyn sicrhau bod math penodol o dechnoleg yn dderbyniol.

V. Ni chaniateir defnyddio mwy na dau safle i gysylltu â’i gilydd.

4. Rhaid gwneud pob ymdrech i sicrhau bod yr arholiad llafar yn rhedeg yn ddidrafferth, heb ymyriadau, gan efelychu cyfarfod wyneb yn wyneb i’r graddau gorau posibl. Dylid ystyried y pwyntiau ymarferol canlynol wrth drefnu arholiad llafar electronig:

I. Polisi’r Brifysgol yw peidio â recordio arholiadau llafar, a dylid felly analluogi cyfleusterau recordio.

II. Argymhellir yn gryf ddefnyddio cyfleusterau fideogynadledda prifysgol arall, swyddfeydd y Cyngor Prydeinig neu leoliadau cydnabyddedig eraill. Bydd gan y cyfryw leoliadau staff cymorth technegol ar gael a chanddynt brofiad o gyfleusterau diogel ac yn medru’r Gymraeg neu’r Saesneg. Mae Skype a gwasanaethau eraill sy’n cael eu cynnal yn allanol yn llai diogel a dibynadwy, ac mae’n debyg na fydd eu hansawdd cystal. Gall y Gwasanaethau Gwybodaeth roi cyngor ar y dewisiadau sydd ar gael. Lle bydd myfyrwyr yn gofyn am gymryd rhan mewn arholiad llafar o bell y gellid fod wedi ei gynnal yn Aberystwyth o fewn i derfynau amser rhesymol, rhaid iddynt hwythau dalu’r costau cysylltiedig megis llogi’r ystafell.

III. Rhaid bod ansawdd y llun a’r sain yn ddigonol i alluogi deialog a bod yn sicr mai’r myfyriwr neu’r fyfyrwraig sydd yno, os mai ef neu hi sy’n cysylltu o bell. Os nad yw’r staff sy’n bresennol yn yr arholiad yn adnabod yr ymgeisydd, dylid gwahodd aelod o staff i gadarnhau pwy ydynt.

IV. Os yw’r ymgeisydd mewn safle arall, heb fod ganddo/ganddi aelod o’r bwrdd arholi neu oruchwyliwr yn gwmni iddo/iddi, dylid ei (h)atgoffa y dylai fod ar ei b/phen ei hun a, lle bo hynny’n bosibl, dylai’r hyn a welir o’r ymgeisydd gadarnhau hynny.

V. Er y gall problemau munud olaf gyda’r trefniadau arwain at gais i ddefnyddio dulliau electronig, yr arfer gorau yw profi’r system arfaethedig ymhell o flaen llaw – o leiaf wythnos ymlaen llaw sy’n ddelfrydol – er mwyn ymdrin ag unrhyw anawsterau a sicrhau bod pawb sy’n bresennol mor gyfarwydd â phosibl â’r dechnoleg.

VI. Dylid gofyn i’r bobl sy’n bresennol mewn safleoedd eraill sicrhau na fydd ymyriadau yn y lleoliad hwnnw.

VII. Mae arholiadau llafar yn amrywio’n sylweddol o ran eu hyd ac ni fydd yr ymgeisydd yn cymryd rhan ym mhob agwedd arnynt. Dylid cofio hynny wrth archebu sesiwn fideogynadledda er mwyn sicrhau bod cyswllt parhaol yn cael ei gynnal cyhyd ag y bo angen ond bod modd ei ohirio hefyd os bydd angen. Ni ddylai’r ymgeisydd allu clywed trafodaethau preifat rhwng yr arholwyr.

VIII. Dylid sicrhau bod cymorth technegol ar gyfer ystod o broblemau posibl ar gael i’r graddau y mae hynny’n bosibl, gan unigolyn yn y lleoliad neu drwy gyswllt ffôn sefydlog. Dylid cymryd i ystyriaeth y gwahanol ranbarthau amser a hyd arfaethedig yr arholiad llafar.
IX. Os yw’n debygol y bydd y cyflenwad pŵer neu’r cyswllt electronig yn cael eu torri, dylid ystyried a ddylid cynnal yr arholiad llafar drwy ddulliau electronig. Dylai pawb sy’n bresennol gael gwybod ymlaen llaw am gynllun wrth gefn os bydd y cyswllt yn methu neu’n dirywio o ran ei ansawdd, er mwyn sicrhau bod yr arholiad llafar yn gorffen cyn gynted â phosibl. Dylai fod ffôn ar gael er mwyn bod pawb sy’n bresennol yn gallu gwneud galwadau ffôn i’r bobl yn y safle arall a dylai’r rhifau ffôn cyswllt fod o fewn cyrraedd hwylus. Dylai’r Bwrdd Arholi allu cadw mewn cysylltiad â’r myfyriwr neu’r fyfyrwraig wrth i’r sefyllfa gael ei datrys er mwyn sicrhau ei f/bod yn aros ar y safle.

X. Rhaid cadw mewn cof y posibilrwydd y gallai’r ymgeisydd dorri’r cysylltiad yn fwriadol a dylid cael cynllun wrth gefn ar gyfer hynny. Os deëllir bod hynny wedi digwydd ac na ellir cwblhau’r arholiad llafar o’r herwydd, ni roddir cyfle pellach i’r myfyriwr neu’r fyfyrwraig ddod i arholiad llafar a bydd yn methu.

XI. Dylai cadeiryddion arholiadau llafar fod yn dosturiol i’r ffaith y gall arholiadau llafar fod yn ddigwyddiad sy’n peri llawer o straen ac y gall y canlyniad fod yn siom i fyfyrwyr. Byddai’n synhwyrol bod gan yr ymgeisydd rywun gydag ef/hi i’w g/chefnogi os ydyw mewn safle arall.

Ionawr 2015