Adran 9 - Cymeradwyo

Mae tri chyfnod i drefn y Brifysgol o ddatblygu Partneriaethau. Sef, trefn gymeradwyo mewn dau gam, a ddilynir gan drydydd cyfnod Gweithrediadol cyn y gellir dechrau cyflenwi'r ddarpariaeth:

Cam

 

Pwynt Terfyn

1

Cymeradwyaeth Strategol

(Cyfnod Cynllunio)

 

Gweler y Bennod Ansawdd - Adran 2a:

APC_2 Siart Llif

APC_3 Siart Llif

  • Trafodaeth a chefnogaeth y Gyfadran
  • Diwydrwydd Dyladwy ac Asesiadau Risg Cychwynnol
  • Llofnodi a Chyfnewid Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth
  • Cymeradwyaeth i'r cais i symud ymlaen gan archwilwyr penodedig (prosiectau risg isel)

neu

  • Cymeradwyaeth i'r cais i symud ymlaen gan Bwyllgor Materion Academaidd y Gyfadran/Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol (prosiectau risg canolig-uchel)

2

Cymeradwyaeth y Brifysgol

(Cyfnod Archwilio Manwl a Datblygu)

 

Gweler y Bennod Ansawdd - Adran 2a:

APC_2a

APC_2b

APC_3a

  • Diwydrwydd Dyladwy ac Asesiadau Risg
  • Cymeradwyaeth Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol (i brosiectau risg isel-canolig)
  • Adroddiadau ac argymhelliad y Bwrdd i symud ymlaen i'r Achos Busnes
  • Cymeradwyaeth y Senedd (prosiectau risg canolig-uchel)
  • Llofnodi a Chyfnewid Memorandwm o Gytundeb

3

Cam Ôl-Gymeradwyaeth

(Cyfnod Sefydlu a Datblygu Gweithredol)

 

Gweler y Bennod Ansawdd - Adran 2a:

APC_2 Siart Llif

APC_3 Siart Llif

 

  • Derbyn Myfyrwyr: Trefn UCAS
  • Marchnata: Cynllunio a chytuno ar strategaeth
  • Cyfadran/Adran: Cynlluniau a modiwlau
  • Llawlyfrau: Gweithredol a Myfyrwyr
  • Trefnu Safle'r Rhith-amgylchedd dysgu (Blackboard) (GG)
  • Y Gofrestrfa: Polisïau, Rheolau a Rheoliadau
  • Cyllid: Trefn Cyllid Myfyrwyr a'r Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr
  • Derbyn Myfyrwyr: Agor i Ddenu Myfyrwyr
  • Cofrestru
  • Cwrs yn Dechrau
  • Monitro a Chydymffurfio

Cam 1: Cymeradwyaeth Strategol (Cyfnod Cynllunio)

Mae'r cam cyntaf, sef datblygu a chymeradwyo, yn mynd â'r cynigion am Bartneriaeth o'r cyfnod cysyniadol drwodd i ennill Cymeradwyaeth Strategol. Wrth roi Cymeradwyaeth Strategol, gall Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol fynnu bod Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth yn cael ei lofnodi a'i gyfnewid os nad oes un yn bod eisoes, ac fe fydd yn rhoi cymeradwyaeth ffurfiol i'r prosiect i symud ymlaen i'r cam nesaf. I gael Cymeradwyaeth Strategol, rhaid i brosiectau fynd trwy'r camau canlynol:

  1. Cael Cymeradwyaeth y Gyfadran: Cyn mynd â'r syniad at y Swyddfa Partneriaethau Academaidd, dylai pob cynnig gael ei drafod, a lle bo angen, ei gymeradwyo (yn amodol ar lefel risg y Bartneriaeth arfaethedig), ar lefel y Gyfadran, trwy Bwyllgor Materion Academaidd y Gyfadran. Felly, rhaid i adrannau sy'n dymuno cyflwyno prosiect cydweithrediadol gyflwyno cynnig amlinellol i Bwyllgor Materion Academaidd y Gyfadran. Rhaid i'r adrannau gael cymeradwyaeth y Pwyllgor i fynd ymlaen i ddatblygu eu cynnig a chael Cymeradwyaeth Strategol gan Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol.
  2. Diwydrwydd Dyladwy Cychwynnol: Ar ôl cael Cymeradwyaeth y Gyfadran, rhaid cysylltu â'r Swyddfa Partneriaethau Academaidd i gael cyfarwyddyd ynglŷn â datblygu eu cynnig. Yn y lle cyntaf, gwahoddir cydweithwyr i gyfarfod ag aelod o staff y Swyddfa Partneriaethau Academaidd er mwyn egluro manylion eu cynnig a'r math o gydweithrediad dan sylw. Os yw'r math o gydweithrediad yn cael ei ddatblygu trwy adran arall o'r Brifysgol (e.e. Ymchwil, Busnes ac Arloesi, y Swyddfa Ryngwladol, yr Uwch Weithrediaeth) caiff cydweithwyr eu cyfeirio ymlaen fel sy'n briodol. Os yw'r cydweithrediad arfaethedig yn dod o fewn i gylch gorchwyl y Swyddfa Partneriaethau Academaidd, bydd yn cael ei roi dan ofal y Rheolwr Partneriaethau Academaidd a fydd yn cynorthwyo'r adran i gynnal y diwydrwydd dyladwy cychwynnol ac a fydd yn gwneud gwiriadau ar y darpar bartner sefydliad cyn cyflwyno cais am Femorandwm o Gyd-ddealltwriaeth i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol i'w ystyried a'i gymeradwyo. Bydd hynny fel arfer yn golygu:
  • Adolygu'r Amcanion Sefydliadol
  • Adolygu'r adroddiadau Sicrwydd Ansawdd a gyhoeddwyd a/neu'r Adroddiadau Risg Busnes Tramor (fel sy'n briodol)
  • Cynnal Asesiad Risg Cychwynnol

Mae'n hanfodol bod risgiau unrhyw ddarpar gydweithrediad yn cael eu hasesu'n gywir a bod archwiliad diwydrwydd dyladwy yn cael ei gynnal. Bydd lefel hyn yn gymesur â math y gweithgaredd cydweithrediadol a gynigir.

Ni fydd angen i drefniadau isel eu risg, megis DPP heb gredydau a lleoliadau seiliedig ar waith, cael eu cymeradwyo, eu rheoli na'u hadolygu'n ganolog gan y Pwyllgor; gellir eu trefnu a'u rheoli ar lefel y Gyfadran. Rhaid i bob Cyfadran gadw cofrestr gynhwysfawr o bob gweithgaredd o'r fath a hysbysu'r Pwyllgor am unrhyw weithgareddau newydd, er gwybodaeth yn unig.

Yn achos mathau eraill o weithgareddau, cyn y gellir datblygu partneriaeth gydweithrediadol, rhaid i'r Brifysgol ystyried y materion canlynol;

  • statws y partner
  • swyddogaeth y partner yn y trefniant cydweithrediadol
  • arbenigedd y partner
  • y gweithgareddau sydd eisoes gan y partner gyda Sefydliadau Addysg Uwch eraill yn y Deyrnas Gyfunol
  • arbenigedd staff yn y partner sefydliad
  • adnoddau'r partner
  • cyd-destun diwylliannol, economaidd a gwleidyddol y partner
  • statws ariannol y partner

I sefydlu'r uchod, dylid edrych ar wefan NARIC. Dylai adrannau/Cyfadrannau ddefnyddio'r Templed Asesu Risg Darpariaeth Gydweithrediadol yn gynnar yn natblygiad unrhyw ddarpariaeth gydweithrediadol ar gyfer unrhyw ddarpariaeth strategol ar lefel y partner. Mae Rhestr Wirio Diwydrwydd Dyladwy i'w chael ar gyfer cynigion yn gysylltiedig â darpariaeth rhyddfraint a darpariaeth ddilysu. Mae Pwyllgor y Ddarpariaeth Gydweithrediadol yn cadw'r hawl i ofyn am gyfarwyddyd a chyngor allanol yn ôl yr angen.

3. Cymeradwyaeth i symud y cais ymlaen / terfynu'r cais: Ar yr adeg hon, bydd y cais yn cael ei raddio am risg (RAG) ar sail yr ymholiadau cychwynnol. Ar hyn o bryd, gall cynnig gael:

Ei gymeradwyo (ar ôl derbyn ac archwilio'r gwaith papur) yn achos prosiectau risg isel a chytundebau cychwynnol Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth;

Rhaid cyflwyno'r dogfennau canlynol ynghyd â chais am Gymeradwyaeth Strategol:

  • Cais am Femorandwm o Gyd-ddealltwriaeth a drafft o'r Memorandwm

Ar ôl cael Cymeradwyaeth Strategol, gellir cwblhau, llofnodi a chyfnewid Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth (os oes ei angen) â'r darpar bartner. Ar ôl derbyn y Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth wedi'i lofnodi gan y darpar bartner, gall y prosiect symud ymlaen i Gam 2. Os nad oes angen Memorandwm, gall y cynnig symud ymlaen i'r cam nesaf ar ôl cael ei gymeradwyo. Ni ellir datblygu'r bartneriaeth gydweithrediadol ymhellach tan iddo gael cymeradwyaeth Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol.

Mae cytuno ar Femorandwm o Gyd-ddealltwriaeth a'i lofnodi yn nodi diwedd cam cyntaf y drefn o ddatblygu a chymeradwyo ar gyfer y mathau canlynol o weithgareddau cydweithrediadol:

  • Cyd-arolygu / Cyd-warchod PhD
  • Cytundebau Cydweddu (yn cynnwys cytundebau 2+2 / 3+1 ac amrywiadau ar y model hwn)
  • Graddau Cydweithrediadol
  • Trefniadau Rhyddfraint
  • Dilysu

Yn ei hanfod mae'r Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth yn ddatganiad nad yw'n rhwymo rhwng y Brifysgol a'r darpar bartner yn datgan bwriad i gydweithredu yn y dyfodol. Mae Memorandwm yn ddilys am 3 blynedd fel arfer.

Bydd ceisiadau am weithgaredd cydweithrediadol yn cael eu cyflwyno gan yr Arweinydd Rhaglen Academaidd sy'n gyfrifol am ddatblygu'r cynnig. Disgwylir i'r Arweinydd Rhaglen Academaidd drafod y cynnig â'r Rheolwr Partneriaeth Academaidd perthnasol a fydd yn cyd-gysylltu â staff eraill yn y Brifysgol yn ôl yr angen (er enghraifft, Swyddog Rhyngwladol yr ardal berthnasol, y Deon Cysylltiol Dysgu, Addysgu a Phrofiad y Myfyriwr / Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran, staff y Gofrestrfa Academaidd, ac yn y blaen, fel sy'n briodol). Os oes mwy nag un Gyfadran yn ymwneud â'r cais neu os yw'n gais gan y Brifysgol yn gyffredinol, rhaid rhoi ar y ffurflen enw'r prif gyswllt sy'n gyfrifol am ddatblygiad y cynllun.

Rhaid i ffurflen gais y Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth gynnwys targedau SMART ar gyfer datblygiad y cynnig am y flwyddyn i ddod. Yr Arweinydd Rhaglen Academaidd sy'n atebol am gyflenwi targedau'r Memorandwm.

Rhaid i unrhyw bartner o'r Deyrnas Gyfunol fod yn sefydliad noddi Haen 4 yr UKVI yn ei hun, fel y gall y Brifysgol fod yn sicr bod y partner mewn sefyllfa i gyflawni ei rwymedigaethau o dan y System Bwyntiau Fisa. Rhaid cysylltu â'r Rheolwr Cydymffurfio (compliance@aber.ac.uk) i gael cyngor cyn dod i gytundeb ffurfiol sydd, neu a allai, ymwneud â myfyrwyr fisa Haen 4, yn dilyn newidiadau i reolau UKVI ynglŷn â phartneriaethau.

Rhaid i ffurflenni cais Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth ar gyfer darpar bartneriaid rhyngwladol a chynigion am gydweithrediadau yn y Deyrnas Gyfunol sy'n ganolig i uchel eu risg gael eu llofnodi a'u cyflwyno i'r Swyddfa Partneriaethau Academaidd i gael ystyriaeth gychwynnol trwy collaboration@aber.ac.uk. Mae pob cais am weithgareddau partneriaeth gydweithrediadol yn cael eu rhoi ar gronfa-ddata yn y Swyddfa Partneriaethau Academaidd ac ar safle SharePoint Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol fel y gall aelodau'r Bwrdd eu gweld.

Os yw sefydliad dyfarnu yn ymrwymo gyda chorff dyfarnu awdurdodedig arall i ddarparu rhaglen astudio sy'n arwain ar ddyfarniad academaidd deuol neu ar y cyd, rhaid iddo allu ei fodloni ei hun bod ganddo'r cymhwyster cyfreithiol i wneud hynny, a bod safon academaidd y dyfarniad, gan gyfeirio at y Fframweithiau Cymwysterau Addysg Uwch [FHEQ], yn cyflawni ei ddisgwyliadau ei hun, waeth beth yw disgwyliadau'r corff dyfarnu partner.

Gall Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol naill ai gymeradwyo'r Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth, gofyn am ragor o wybodaeth, neu wrthod y cynnig. Ar ôl ei gymeradwyo, gall y Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth gael ei lofnodi rhwng y Brifysgol a'r darpar bartner. Llofnodir y Memorandwm ar ran y Brifysgol gan y Dirprwy Is-Ganghellor Dysgu, Addysgu a Phrofiad y Myfyriwr.

Os yw'r partner yn dymuno defnyddio ei dempled Memorandwm ei hun, rhaid i hwn gael ei adolygu gan staff y Swyddfa Partneriaethau Academaidd a rhaid anfon y drafft i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol cyn llofnodi, er mwyn sicrhau nad oes iddo oblygiadau arwyddocaol nac oblygiadau cyfreithiol o unrhyw fath na fyddai'r Brifysgol yn dymuno ymrwymo iddynt. Pe byddai'r Gyfadran/Adran Academaidd yn dymuno adeiladu ar ei Femorandwm, rhaid i gytundebau ychwanegol gael eu datblygu, eu cymeradwyo a'u llofnodi gan y ddwy ochr, gogyfer â phob trefniant cydweithrediadol.

  • Ei gyflwyno i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol (yn dilyn derbyn gwaith papur) yn achos prosiectau risg canolig-uchel;

Os yw'r cynnig yn symud ymlaen i'r Bwrdd, rhaid cyflwyno'r dogfennau canlynol ynghyd â'r cais am Gymeradwyaeth Strategol:

  • Adroddiad Archwiliol Cychwynnol
  • Ei anfon yn ôl i'r adran/Gyfadran i'w ystyried ymhellach;
  • Ei derfynu gan y Dirprwy Is-Ganghellor neu un a enwebir ganddo/ganddi.
  • Canlyniadau'r Asesiad Risg Cychwynnol

Cam 2: Cymeradwyaeth y Brifysgol (Cyfnod Archwilio Manwl a Datblygu Rhaglen)

Mae'r ail gam, sef datblygu a chymeradwyo, yn mynd â'r cynigion am Bartneriaeth o'r cyfnod cysyniadol trwy'r cyfnod archwilio i'r cymeradwyo terfynol a llofnodi Memorandwm o Gytundeb.

Ar yr adeg hon, mae'r prosiectau'n mynd trwy drefn diwydrwydd dyladwy wrth gael eu datblygu i'w cymeradwyo ar lefel Prifysgol. Yn achos prosiectau mwy o faint, mae’n well cynnull bwrdd prosiect llawn yn gynnar yn y cyfnod hwn i baratoi a chynllunio ar gyfer datblygiad y prosiect llawn. Yn rhan o'r cam hwn, mae dwy elfen yn weddill sy'n rhaid i'r prosiect fynd drwyddynt i gyrraedd y trydydd cyfnod, sef cyfnod Cymeradwyo'r Cytundeb.

  1. Diwydrwydd Dyladwy Sicrhau Ansawdd a Datblygiad Academaidd
  2. Diwydrwydd Dyladwy Ariannol (Achos Busnes) ac Adolygiad Ariannol
  3. Cymeradwyo a llofnodi Memorandwm o Gytundeb

Er mwyn cydymffurfio â chanllawiau'r ASA, mae Diwydrwydd Dyladwy Ariannol a Diwydrwydd Dyladwy Sicrwydd Ansawdd yn cael eu hystyried ar wahân yn y lle cyntaf. Mae trefniadau Diwydrwydd Dyladwy ariannol yn cael eu rheoli gan yr Adran Gyllid a'u hystyried naill ai gan Weithrediaeth y Brifysgol neu'r Cyfarwyddwr Cyllid, fel sy'n briodol ac mae Diwydrwydd Dyladwy sicrwydd ansawdd ac academaidd yn cael eu hystyried gan Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol.

  1. Diwydrwydd Dyladwy Sicrhau Ansawdd a Datblygiad Academaidd

Mae diwydrwydd dyladwy sicrhau ansawdd a datblygiad academaidd yn cynnwys dwy elfen ar wahân ond sydd â chyswllt agos. Er y gall gwaith ar y ddwy elfen gychwyn ar yr un pryd, byddem yn argymell y dylid gofyn am gymeradwyaeth i'r rhaglen academaidd ar ôl gwneud datblygiadau sylweddol ynglŷn â diwydrwydd dyladwy sicrwydd ansawdd oherwydd yr ymrwymiad a'r adnoddau angenrheidiol.

  • Diwydrwydd Dyladwy Sicrhau Ansawdd: Ar ôl derbyn y Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth wedi'i lofnodi, gwahoddir y darpar bartner i lenwi holiadur Diwydrwydd Dyladwy'r Brifysgol; gall y darpar bartner hefyd ofyn i'r Brifysgol wneud yr un peth. Mae hyn yn rhoi'r cyfle cyntaf i'r Brifysgol roi ystyriaeth fanwl i addasrwydd y partner a'i allu i ddarparu'r rhaglen dan sylw. Bydd amrywiol agweddau'r holiadur yn cael eu rhoi i'r adrannau perthnasol er mwyn cael eu sylwadau, a dylid ei anfon yn ôl o fewn pythefnos er mwyn gwneud asesiad cyflawn.

Os ceir ymateb boddhaol, dylid trefnu Ymweliad Safle neu Ymweliad Sicrhau Ansawdd, gan ddibynnu ar lefel angenrheidiol yr archwiliad, yn y darpar bartner sefydliad. Ond, dim ond ar ôl cael cymeradwyaeth gychwynnol mewn egwyddor gan y Cyfarwyddwr Cyllid i ddrafft yr achos busnes y ceir cynnal Ymweliad Safle neu Ymweliad Sicrhau Ansawdd. Caiff yr adroddiad am yr ymweliad ei ystyried gan Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol. Ar yr adeg hon, dylid adolygu a diweddaru'r Asesiad Risg a gellir dechrau datblygu'r Memorandwm o Gytundeb.

 

Datblygiad Academaidd a Chymeradwyo Rhaglen: Bydd lefel angenrheidiol yr archwilio ar yr agwedd hon yn amrywio yn dibynnu a yw'r cydweithrediad arfaethedig yn ymwneud â chynllun newydd nad yw'n cael ei ddysgu ar hyn o bryd ym Mhrifysgol Aberystwyth, neu a yw'n addasiad o gynllun a ddysgir ar y campws. Mae trefniadau cymeradwyo'r modiwlau a'r cynlluniau gradd newydd a/neu ddiwygiedig yn dilyn prosesau safonol Prifysgol Aberystwyth. Os oes cynllun newydd yn cael ei gynnig, rhaid i'r adran sicrhau bod holl ddogfennau'r Brifysgol ar gyfer Cymeradwyo Modiwl/Cynllun Gradd yn cael eu llenwi a'u cyflwyno, fel y nodir yn adran 2, Y Llawlyfr Ansawdd Academaidd. Datblygu ac Adolygu. Bydd y dogfennau hyn yn cael eu hystyried gan Banel Dilysu/Cymeradwyo Rhaglen y Ddarpariaeth Gydweithrediadol.

  • Panel Dilysu/Cymeradwyo Rhaglen:

Aelodau: Aelodau'r Panel Cymeradwyo Cynlluniau fydd: (i) Cadeirydd, o'r tu allan i adran academaidd y cynnig, ac fel arfer y Deon Cyswllt (Dysgu ac Addysgu). Y Gofrestrfa Academaidd fydd yn dewis y Cadeirydd, ac fe fydd yn unigolyn sydd ag annibyniaeth a phellter beirniadol addas oddi wrth y cynllun a gynigir; (ii) O leiaf un aelod o staff academaidd, sydd ag annibyniaeth a phellter beirniadol addas oddi wrth y cynnig; (iii) Cynrychiolydd myfyrwyr, i ddod o bwll a enwebir gan Undeb y Myfyrwyr, Adolygydd Myfyrwyr fel arfer; (iv) Aelod staff o Dîm Partneriaethau Academaidd y Gofrestrfa Academaidd, a fydd hefyd yn drafftio adroddiad y panel. DS. Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn gofalu am gynrychiolaeth cyfrwng Cymraeg ar baneli. Gwahoddir adrannau academaidd perthnasol i enwebu cynrychiolydd i gyflwyno'r cynnig yng nghyfarfod y   panel. Yn achos cynlluniau academaidd trawsadrannol, enwebir cynrychiolydd o'r naill adran academaidd a'r llall gan eu hadrannau.

  • Aseswyr Allanol: Nid oes rhaid i Aseswyr Allanol ddod i'r cyfarfodydd ond rhaid iddynt gyflwyno adroddiad ysgrifenedig. Gall y panel ofyn am sylwadau pellach lle bo hynny'n briodol neu gellir gwahodd yr Asesydd Allanol i fod yn bresennol trwy Skype os oes materion yn codi yn yr adroddiad ysgrifenedig sydd angen eu trafod ymhellach yn fanwl
  • Camau gweithredu sy'n codi: Ysgrifennydd y Panel (aelod o Dîm Partneriaethau Academaidd y Gofrestrfa Academaidd fel arfer) fydd yn gyfrifol am gymryd cofnodion, ac am nodi penderfyniadau ac unrhyw argymhellion. Bydd y cofnodion hyn yn mynd i'r adran sy'n cyflwyno'r cynnig ar gyfer unrhyw weithredu pellach, a chânt hefyd eu cyflwyno i'r Bwrdd Academaidd yn gofnod o'r penderfyniadau a wnaed.

 

Yn achos yr holl gydweithrediadau bydd angen i'r panel ystyried:

A. Ffurflen Cymeradwyo Modiwl wedi'i llenwi

B. Ffurflenni cymeradwyo modiwl; yn tystio bod y Drefn Cymeradwyo Modiwl wedi'i chwblhau

C. Ffurflen Cynnig Cydweithrediad Llawn

D. Adroddiad Dadansoddiad o'r Farchnad

E. Mapio Modiwlau (i gynlluniau cyfnewid a chynlluniau cydweddu)

F. Cynllun Rheoli'r Bartneriaeth a Rhannu Cyfrifoldebau

G. Asesiad Risg y Prosiect

H. Tystiolaeth o Adroddiad Ymweliad Safle boddhaol a'r camau gweithredu ynglŷn ag unrhyw argymhelliad a wnaed gan y panel

I. Tystiolaeth o Ymgynghori â:

  • Gwasanaethau Gwybodaeth a'r Uned Gwella Dysgu ac Addysgu
  • Cofnodion Myfyrwyr
  • Pennaeth Derbyn Myfyrwyr (israddedig neu uwchraddedig fel sy'n briodol)
  • Ffioedd a Chyllid Myfyrwyr
  • Rheolwr Diogelu Data a Hawlfraint: Asesiad Effaith Preifatrwydd wedi'i gwblha

J. Tystiolaeth o ystyriaeth i Brofiad y Myfyrwyr a sut y caiff ei ddiogelu

K. Tystiolaeth o Ymrwymiad Myfyrwyr a diogelu llais y myfyrwyr

L. Cynllun Marchnata a Denu Myfyrwyr

 

Ymweliad Safle â'r Sefydliad

Yr egwyddorion allweddol yn llywodraethu cymeradwyo'r sefydliadau a'r rhaglenni fydd:

  • Yr angen am ddiwydrwydd dyladwy addas;
  • Yr angen i sicrhau bod adnoddau a gweithdrefnau'r sefydliad, yn enwedig yn gysylltiedig â sicrhau a gwella ansawdd, yn ateb gofynion y Brifysgol;
  • Yr angen am broses dau-gam sy'n cymeradwyo'r sefydliad ac yna, yn amodol ar ganlyniad cadarnhaol i'r cam cyntaf, yn dilysu cynlluniau penodol;
  • Yr angen i sicrhau bod y sefydliad yn darparu’r profiad myfyriwr uchel ei ansawdd a ddisgwylir gan y Brifysgol.

Cyn datblygu Memorandwm o Gytundeb, bydd holl drefniadau'r darpar gydweithrediad newydd, ynghyd â'r ddarpariaeth bresennol os gwneir cais am gymeradwyo rhaglen mewn maes pwnc newydd, yn dod o fewn i gwmpas Ymweliad Sefydliadol. Os yw Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol yn barnu ei bod yn briodol, gellir penderfynu nad oes angen ymweliad ar gyfer rhaglenni ar y cyd â sefydliadau a chanddynt enw da sefydledig.

Bydd tîm yr ymweliad yn dod o blith panel sefydlog o staff academaidd a phanel sefydlog sy'n gyfrifol am Sicrhau Ansawdd. Dewisir un neu ddau o bob Panel i ymweld â'r sefydliad, ynghyd ag Asesydd Allanol. Rhaid llenwi ffurflen enwebu asesydd allanol yn dilyn trafodaeth â Chadeirydd Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol a'r staff academaidd sy'n datblygu'r cynnig. Bydd y Tîm Ymweld ar gyfer cydweithrediadau ymchwil yn cynnwys Cyfarwyddwr Ymchwil penodol y pwnc o'r Gyfadran berthnasol a'i ddirprwy/dirprwy.

Bydd y Cadeirydd yn rhoi gwybod ymlaen llaw cyn yr ymweliad am unrhyw ddogfennau ychwanegol y bydd eu hangen, yr adnoddau y bydd y Tîm yn dymuno eu gweld, a pha staff addysgu a/neu uwch reolwyr y byddant eisiau eu cyfarfod.

Cyn yr ymweliad, bydd y partner sefydliad yn cael gwybod am unrhyw ffioedd y gellid eu codi. Bydd yn rhaid i'r Gyfadran sy'n arwain datblygiad y cynnig fod wedi cael cytundeb gan y partner i dalu unrhyw ffioedd perthnasol cyn i'r ymweliad ddigwydd. Mae hyn yn arbennig o berthnasol ar gyfer darpariaeth rhyddfraint neu ddarpariaeth dilysu arfaethedig.

Bydd dogfennau yn amlinellu'r cydweithrediad arfaethedig, gan gynnwys manylion llawn yr adnoddau a'r gweithdrefnau rheoli cyrsiau ynghyd ag unrhyw newidiadau lleol i'r rhaglen, yn cael eu cyflwyno i'r panel gan Arweinydd Rhaglen y Bartneriaeth o leiaf ddeg diwrnod gwaith cyn unrhyw ymweliad. Ar ben hyn, ac os yw'n berthnasol, rhaid darparu copi i aelodau'r panel o'r ddogfen ddiweddaraf a gymeradwywyd ar gyfer cynlluniau gradd neu fodiwlau astudio sy'n rhan o'r cydweithrediad arfaethedig. Disgwylir y bydd ymweliad sefydliadol yn canolbwyntio ar asesu gallu'r partner arfaethedig i ddarparu adnoddau a/neu gynnig cwrs yn arwain at ddyfarniad Prifysgol Aberystwyth. Er mwyn penderfynu ynglŷn â hyn, bydd yn rhaid i banel yr ymweliad, lle bo'n berthnasol, asesu:

 a)

Perchnogaeth y sefydliad a'i statws ariannol

b)

Cefndir a statws academaidd y sefydliad gan gynnwys

  • Cefndir system addysg y wlad (partneriaethau tramor yn unig)
  • Hanes y sefydliad yn gryno, gan gyfeirio'n arbennig at ddatblygiadau diweddar
  • Cyfeiriad at unrhyw gynlluniau sefydliadau
  • Fframwaith academaidd, gweinyddol a rheolaethol
  • Cysylltiadau â sefydliadau eraill hysbys [yn y Deyrnas Gyfunol?] (os oes un)

c)

Adnoddau

  • Labordai, llyfrgell ac adnoddau TG
  • Lle i addysgu
  • Adnoddau penodol i'r rhaglen
  • Staff (yn cynnwys CV aelodau staff sy'n gyfrifol am ddysgu unrhyw ran o gwrs PA)
  • Gwasanaethau academaidd cynorthwyol
  • Gwasanaethau cymorth i fyfyrwyr
  • Trefniadau sicrhau ansawdd i ddarparu ansawdd gofynnol cyfleoedd dysgu fel y gall myfyrwyr gyrraedd safonau academaidd a chyflawni canlyniadau dysgu gofynnol y dyfarniad
  • Rhaglen datblygu staff
  • Polisïau a gweithdrefnau iechyd a diogelwch i sicrhau diogelwch y myfyrwyr ar y rhaglen yn ogystal ag unrhyw staff sy'n ymweld os yw'n berthnasol

d)

Myfyrwyr, gan gynnwys:

  • Y farchnad myfyrwyr
  • Gweithdrefnau dewis
  • Gofynion Mynediad
  • Targedau denu myfyrwyr a nifer myfyrwyr a dderbynnir y flwyddyn

e)

Darpariaeth sicrhau ansawdd, yn cynnwys:

  • Polisïau a gweithdrefnau
  • Trefniadau ar gyfer asesu a monitro cyrsiau
  • Barn myfyrwyr am y cyrsiau
  • Datblygu staff ac adolygu perfformiad staff

 

Ar ôl cwblhau'r Ymweliad, rhaid i'r Panel ddewis un o'r canlynol:

  • Cymeradwyo'r Sefydliad heb osod amodau;
  • Cymeradwyo'r Sefydliad gan osod mân amodau i'w cyflawni cyn llofnodi trefniant rhwng y Brifysgol a'r Sefydliad;
  • Cymeradwyo'r Sefydliad gan osod amodau i'w cyflawni cyn i adroddiad y Panel gael ei gyflwyno i'w gymeradwyo gan Gadeirydd y Panel;
  • Gwrthod cais y Sefydliad a rhoi gwybod i'r Sefydliad beth yw'r rhesymau, a rhoi amcan a fyddai'r Brifysgol yn ystyried ceisiadau pellach yn y dyfodol ai peidio

Rhaid i Ddirprwy Gofrestrydd Partneriaethau Academaidd (neu un a enwebir ganddo/ganddi) baratoi adroddiad i'w gyflwyno i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol i'w gymeradwyo yn y lle cyntaf, ac yna'i gyflwyno i'r Senedd os oes angen. Os yw'r Bwrdd yn cymeradwyo'r partner, gellir dechrau ar y broses o ddatblygu Memorandwm o Gytundeb a chymeradwyo'r rhaglen.

 

2. Diwydrwydd Dyladwy Ariannol

Goruchwylir y trefniadau diwydrwydd dyladwy ariannol gan yr Adran Gyllid a'u cydlynu gan y Partner Busnes Cyllid. Bydd y Partner Busnes Cyllid yn gweithio gyda'r adran academaidd hefyd i ddatblygu achos busnes y prosiect a chyflwyno fersiwn derfynol i'r pwyllgor priodol i'w gymeradwyo. Bydd y Partner Busnes Cyllid yn gyfrifol am sicrhau bod y broses yn cael ei chwblhau ac yn rhoi gwybod i'r Swyddfa Partneriaethau Academaidd a'r Adran Academaidd pan fydd y broses wedi dod i ben. Yn ogystal â hynny, bydd y Partner Busnes Cyllid yn adolygu a chynghori ynglŷn ag unrhyw agweddau ariannol a gyflwynwyd gan y darpar bartner yn rhan o'u hymateb i'r Holiadur Diwydrwydd Dyladwy. Bydd y Partner Busnes Cyllid hefyd yn ystyried unrhyw oblygiadau treth posibl sydd gan y prosiect a gofyn am gyngor allanol yn brydlon fel sy'n briodol.

Yr Achos Busnes

Rhaid llenwi templed achos busnes ar gyfer pob math o weithgaredd cydweithrediadol. Cyn y gall Memorandwm o Gytundeb gael ei lofnodi a'i gymeradwyo gan Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol, rhaid i holl drefniadau ariannol pob trefniant cydweithrediadol gael eu costio'n llwyr a chywir, gan gynnwys darpariaeth monitro a threfniadau arholi allanol.  Rhaid trafod oblygiadau ariannol unrhyw brosiect â'r Swyddfa Gyllid, a rhaid iddynt gydymffurfio â Rheoliadau Ariannol y Brifysgol.

Gellir cael templedi achosion busnes gan y Partner Busnes Cyllid ar ôl i Femorandwm o Gyd-ddealltwriaeth gael ei lofnodi a, chan ddibynnu ar natur y bartneriaeth gydweithrediadol, bydd angen iddynt gael eu cymeradwyo gan y Cyfarwyddwr Cyllid a/neu Weithrediaeth y Brifysgol cyn y gellir symud ymlaen ymhellach â'r Bartneriaeth gydweithrediadol. Rhaid rhoi gwybod i'r Swyddfa Partneriaethau Academaidd yn y Gofrestrfa Academaidd am y penderfyniad a wnaed gan y Cyfarwyddwr Cyllid a/neu Weithrediaeth y Brifysgol (collaboration@aber.ac.uk) er mwyn rhoi gwybod i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol. Bydd y Swyddfa Gyllid hefyd yn adolygu ac yn cytuno ar adrannau ariannol y Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth cyn i'r cytundeb gael ei lofnodi.

 

3. Cymeradwyaeth ar lefel y Brifysgol a'r Memorandwm o Gytundeb (MOG)

Cymeradwyaeth ar lefel y Brifysgol

Rhaid cyflawni elfennau cymeradwyaeth Sicrwydd Ansawdd a chymeradwyaeth Academaidd ac Ariannol ochr yn ochr. Ar ôl cwblhau hyn, bydd y pwyllgor priodol yn y Brifysgol yn gofyn am gymeradwyaeth Lefel Prifysgol i'r prosiect yn gyffredinol (gweler isod).  Bydd y Pwyllgor yn ystyried y cynnig llawn a rhoi cymeradwyaeth i'r Memorandwm o Gytundeb gael ei gyflwyno i Swyddfa'r Is-Ganghellor i gael ei adolygu'n derfynol cyn ei lofnodi a'i gyfnewid. Mae gan y pwyllgorau canlynol awdurdod i gymeradwyo cynigion am Ddarpariaeth Gydweithrediadol, yn ôl lefelau'r risg:

  • Prosiectau Risg Isel - Cymeradwyaeth trwy Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol: yn cynnwys Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth, cytundebau cyfnewid ac Erasmus, cytundebau cydweddu, a chadw cofnodion cytundebau newydd ar gyfer symud ymlaen.
  • Prosiectau Risg Canolig-Uchel - Cymeradwyaeth trwy Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol: cymeradwyo graddau cydweithrediadol (deuol, dwbl, neu ar y cyd) ac ymestyn unrhyw gytundebau rhyddfraint neu ddilysu presennol. Y mae hefyd yn argymell i'r Senedd a ddylai cytundebau newydd rhyddfraint a dilysu gael eu cymeradwyo ai peidio.
  • Prosiectau Risg Uchel Iawn - Cymeradwyaeth trwy'r Senedd: cymeradwyo cangen gampws rhyngwladol, cytundebau rhyddfraint a chytundebau dilysu.

Dylai cydweithwyr fod yn ymwybodol serch hynny y gall y Dirprwy Is-Ganghellor derfynu neu ohirio'r prosiect ar gyfnod cynharach os, ar ôl arolygu'r dystiolaeth, y bydd yn amlwg nad yw'r cydweithrediad arfaethedig yn cyflawni egwyddorion sylfaenol allweddol nac Amcanion Strategol y Brifysgol wrth ddatblygu Darpariaeth Gydweithrediadol.

Memorandwm o Gytundeb

Rhaid i'r Memorandwm o Gytundeb gael ei lofnodi rhwng y Brifysgol a'r partner, yn nodi hawliau a rhwymedigaethau bob parti. Bydd telerau’r Cytundeb am Raglenni Academaidd unrhyw Bartneriaeth Cydweithrediadol wedi cael eu trafod a'u cytuno yn ystod cyfnod datblygu'r rhaglen. Llofnodir y cytundeb ar ran y Brifysgol gan yr Is-Ganghellor (neu un a enwebir ganddo/ganddi) a chan aelod cyfatebol y staff yn y partner sefydliad.

Bydd y Memorandwm o Gytundeb yn nodi cyfnod y cytundeb a'r amodau perthnasol i raglen benodol, gan gynnwys amcanion, fframwaith academaidd, gofynion proffesiynol, adnoddau a staffio i'r rhaglen honno. Os yw'r bartneriaeth yn cael ei chyllido gan arian o grant allanol gellid defnyddio'r cais am grant a'r llythyr yn dyfarnu'r grant wedi'i lofnodi gan y ddwy ochr i ddisodli’r cytundeb.

Bydd y Memorandwm o Gytundeb yn cynnwys atodiad ariannol, yn cynnwys strwythur ffioedd manwl a rhestr wirio o gyfrifoldebau yn amlinellu pa sefydliad sy'n gyfrifol am arolygu a datblygu gwahanol agweddau ar y cynllun.

Cam 3: Ôl-Gymeradwyaeth (Sefydlu, Rheolaeth Weithredol, a Monitro)

Ar ôl cael cymeradwyaeth llawn i'r gweithgaredd cydweithrediadol, ac ar ôl i'r Memorandwm o Gytundeb gael ei lofnodi, bydd y rhaglen y cytunir arni yn mynd yn fyw ar systemau PA.

  1. Sefydlu
  2. Rheolaeth Weithredol
  3. Monitro

 

1.Sefydlu

Yn dibynnu ar natur y prosiect efallai y bydd angen cymryd amrywiol gamau wrth baratoi i gofrestru myfyrwyr. Yn achos prosiectau mwy o faint, mae’n well cynnull bwrdd prosiect llawn yn gynnar yn y cyfnod hwn i baratoi am y datblygiadau gweithredol hyn:

  • Rhoi'r cyrsiau ar ASTRA
  • Rhoi'r cyrsiau ar UCAS
  • Rhoi'r cyrsiau ar y Systemau Cyllid Myfyrwyr, yn cynnwys Benthyciadau Myfyrwyr, lle bo'n addas
  • Rhoi gwybod i'r Swyddfa Derbyn Myfyrwyr a pharatoi Pecynnau'r cynigion
  • Cadarnhau a gweithredu cynlluniau Marchnata a Denu Myfyrwyr a deunyddiau
  • Adeiladu Cynlluniau a Modiwlau ar ASTRA
  • Ysgrifennu Deunyddiau Dysgu
  • Llawlyfrau Gweithredu
  • Cynhyrchu Llawlyfrau Myfyrwyr, wedi'u teilwra i'r prosiect
  • Diwygio'r Rheolau a'r Rheoliadau sy'n cael eu heffeithio
  • Trefnu Diwrnod Hyfforddi
  • Paratoi safleoedd Blackboard, rhoi manylion Mewngofnodi i'r staff
  • Systemau Ymroddiad Myfyrwyr: Dy Lais ar Waith a Holiaduron Gwerthuso Modiwlau
  • Sefydlu systemau cofrestru
  • Arolygu dulliau gweithredu polisïau Prifysgol Aberystwyth

 

2. Rheolaeth Weithredol

 Cofrestr y Ddarpariaeth Gydweithrediadol

Ar ôl i gynnig am gydweithrediad gwblhau'r drefn gymeradwyo, cofnodir y cydweithrediad ar Gofrestr Darpariaeth Gydweithrediadol y Brifysgol. Mae'r gofrestr yn cael ei chynnal gan y Swyddfa Partneriaethau Academaidd, a bydd adrannau eraill, er enghraifft y Swyddfa Cyfleoedd Byd-eang a'r Swyddfa Recriwtio a Datblygu Rhyngwladol yn cyflwyno gwybodaeth ynglŷn â Phartneriaethau risg isel, gan gynnwys cytundebau Erasmus. Os gwneir unrhyw newidiadau i'r gofrestr hon rhaid rhoi gwybod i'r Swyddfa Cydweithrediadau trwy e-bostio collaboration@aber.ac.uk.  

Cyn cael ei roi ar Gofrestr y Ddarpariaeth Gydweithrediadol, rhaid rhoi'r copi gwreiddiol a lofnodwyd o'r Cytundeb Partneriaeth Gydweithrediadol i'r Swyddfa Partneriaethau Cydweithrediadol i'w gadw ar ffeil.

Llawlyfr Gweithredu

Er mwyn sicrhau bod prosiect partneriaeth gydweithrediadol risg uchel yn rhedeg yn llyfn, cynhyrchir Llawlyfr Gweithredu ar gyfer pob un, yn nodi sut y bydd y bartneriaeth yn cael ei rheoli o ddydd i ddydd ac yn cadarnhau cyfrifoldebau pob partner fel y nodir yn y Memorandwm o Gytundeb. Bydd y ddogfen yn disgrifio dulliau gweithredu a gweithdrefnau sicrhau ansawdd fel y maent yn gymwys i'r bartneriaeth, ac fe fyddant yn cael eu hadolygu'n flynyddol gan y Swyddfa Partneriaethau Academaidd.  Rhaid cwblhau’r Llawlyfr Gweithredu cyn cofrestru myfyrwyr ar y cwrs a chytuno ar ei gynnwys gydag Arweinydd Rhaglen y Bartneriaeth.

Byrddau Rhaglenni ar y Cyd

Fe fydd Bwrdd Rhaglen ar y Cyd (BRhC) yn cael ei gynnull ddwywaith y flwyddyn ar gyfer pob prosiect partneriaeth risg uchel, unwaith bob semester fel arfer. Cadeirir y BRhC gan yr Arweinydd Rhaglen penodedig o Brifysgol Aberystwyth, ac mae'n gweithredu fel pwyllgor rheoli gweithredol i unigolion allweddol sy'n cynrychioli'r ddau bartner er mwyn adolygu'r dulliau gweithredu a'r trefniadau sicrhau ansawdd, a datblygu arfer fel sy'n briodol. Dylai'r Bwrdd adolygu a chraffu ar y trefniadau, a gallant wneud argymhellion i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol, ond does ganddo ddim awdurdod i wneud newidiadau academaidd na newidiadau i'r contract â'r Bartneriaeth.

Dyma gylch gorchwyl y bwrdd:

  • Rheoli dull gweithredu ac ansawdd y rhaglen;
  • Rheoli ac adolygu deunyddiau marchnata sy'n gysylltiedig â'r rhyddfraint;
  • Goruchwylio'r gweithdrefnau ynglŷn â cheisiadau, a denu a derbyn myfyrwyr;
  • Goruchwylio dulliau gwella ansawdd y rhaglen;
  • Ystyried adolygiad blynyddol o'r rhaglen ac adolygiadau sefydliadol achlysurol o'r rhaglen;
  • Argymell mân ddiwygiadau i'r rhaglen astudio, sy'n briodol yn addysgiadol, y bydd yn rhaid eu cymeradwyo yn unol â gweithdrefnau eraill y Brifysgol;
  • Goruchwylio'r profiad myfyriwr trwy rannu'r arfer gorau ac ystyried materion a godwyd trwy adborth myfyrwyr a thrwy'r Pwyllgor Ymgynghorol Staff a Myfyrwyr, ac i gytuno ar gamau gweithredu addas;
  • Ystyried sylwadau a wneir gan yr Arholwyr Allanol, ymateb iddynt a chytuno ar argymhellion am gamau gweithredu addas;
  • Ystyried materion addysgol ac ansawdd a godir gan y timau modiwl;
  • Sicrhau a goruchwylio ansawdd y cwrs ar yr adeg honno o ran dysgu ac addysgu, profiad myfyrwyr a chanlyniadau, a'u cysylltu â safonau presennol ansawdd dysgu yn y ddau sefydliad.

Mae'n debygol y bydd Bwrdd y Rhaglen ar y Cyd yn cynnwys yr aelodau pwyllgor canlynol o Brifysgol Aberystwyth, ynghyd â'r rhai sy'n dal y swyddi cyfatebol yn y partner Sefydliad, er y gall hyn amrywio gan ddibynnu ar natur y rhaglen:

  • Arweinydd Rhaglen y Bartneriaeth Academaidd (Cadeirydd)
  • Tiwtor(iaid) Cyswllt
  • Dirprwy Gofrestrydd Partneriaethau Academaidd
  • Rheolwr Partneriaethau Academaidd
  • Cofrestrydd y Gyfadran (neu un a enwebir ganddo/ganddi)
  • Dirprwy Gofrestrydd Derbyn Myfyrwyr
  • Dirprwy Gofrestrydd Cofnodion Myfyrwyr
  • Rheolwr yr Uned Cyfoethogi Dysgu ac Addysgu
  • Cynrychiolydd o Undeb y Myfyrwyr
  • Cynrychiolydd Cymorth i Fyfyrwyr

Bydd gan y pwyllgor gworwm os oes pedwar aelod o'r bwrdd yn bresennol. Mae'n rhaid i staff Swyddfa Partneriaethau Academaidd yr Adran/Gyfadran fod yn y cyfarfod. Mae presenoldeb y cynrychiolwyr eraill yn ddewisol a dylent ddod i gyfarfodydd gan ddibynnu ar yr agenda.

 

3. Monitro ac Adolygu

Monitro Darpariaeth Partneriaeth Gydweithrediadol

Yn unol â gofynion Cod Ansawdd y DU ar gyfer Addysg Uwch: Rhaid i bartneriaethau, partneriaethau cydweithrediadol gael eu monitro'n rheolaidd trwy gydol eu cyfnod i sicrhau eu bod yn parhau i gyflawni eu hamcanion gwreiddiol. Yn hyn o beth, cynhelir diwydrwydd dyladwy addas a chymesur yn achlysurol, fel y gall y Brifysgol fod yn sicr o barhad dull llywodraethu, ethos, statws, cymhwysedd, enw da, ac addasrwydd cyffredinol y partner ac unrhyw newidiadau i lefel risg y cydweithrediad. I gyflawni hyn, mae'r Brifysgol wedi sefydlu amrywiaeth o ddulliau i fonitro ac adolygu gweithgaredd cydweithrediadol sy'n ategu gweithdrefnau'r Brifysgol ar gyfer gwella ansawdd.

Monitro Blynyddol ac Achlysurol

I sicrhau eu llwyddiant parhaus, caiff pob prosiect cydweithrediadol ei adolygu bob blwyddyn yn rhan o weithdrefnau Adolygu Blynyddol safonol y Brifysgol.

Yn unol â'r Cod Ansawdd diwygiedig, sy'n rhoi mwy o bwyslais ar wahaniaethu cytundebau ysgrifenedig yn unol â lefel risg y bartneriaeth, mae PA wedi datblygu system 'goleuadau traffig' o gofnodi risg i'w defnyddio mewn adolygiadau ac adroddiadau ffurfiol, a pheidio â chanolbwyntio'n unig ar risg ar ddechrau prosiect trwy Ddiwydrwydd Dyladwy ac Asesiad Risg.

 

 

 

 

Yr un fath â chyfnodau cynharach, bydd agweddau Ariannol a Sicrwydd Ansawdd y cydweithrediad yn cael eu hadolygu ar wahân. Bydd y dulliau canlynol yn adolygu amrywiol agweddau gweithgareddau cydweithrediadol i sicrhau bod diwydrwydd dyladwy yn cael ei gynnal.

 

  • Adroddiadau hanner blynyddol Tiwtor Cyswllt: Bydd y Tiwtor Cyswllt/Arweinydd Rhaglen yn cyhoeddi adroddiad bob semester, fel arfer yn dilyn ymweliad â'r Partner. Bydd yr adroddiadau'n cael eu hystyried yng nghyfarfodydd Byrddau Rhaglen ar y Cyd ac yng nghyfarfod nesaf priodol Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol.
  • Monitro Blynyddol ar Gynlluniau a Ddysgir trwy Gwrs: Fel sy'n cael ei nodi yn Adran 2 y Llawlyfr Ansawdd Academaidd. Datblygu ac Arolygu - 2.7 Monitro Blynyddol y Cynlluniau a Ddysgir trwy Gwrs, diben y Monitro Blynyddol yw darparu dull o sicrhau bod y cynlluniau'n cyflawni eu hamcanion, i nodi meysydd o arfer da, a lledaenu'r wybodaeth hon ymhlith rhanddeiliaid er mwyn gwella'r ddarpariaeth ymhellach. Mae adrannau penodol o'r Monitro Blynyddol sy'n ymwneud â darpariaeth y bartneriaeth gydweithrediadol yn cael eu hystyried ar lefel yr Adran a'r Gyfadran cyn cael eu hystyried gan Bwyllgor Materion Academaidd y Gyfadran a'r Bwrdd Academaidd. Dylai manylion unrhyw dargedau, pwyntiau gweithredu, ynghyd â chopi o adran 3 o AMTS1 ac AMTS1 Atodiad 1: Monitro'r Ddarpariaeth Gydweithrediadol / AMTS Atodiad 3 y Ddarpariaeth Rhyddfraint yn ôl yr angen, hefyd gael eu hanfon ymlaen i collaboration@aber.ac.uk. ar gyfer cofnodion y Swyddfa Partneriaethau Academaidd.
  • Adolygiad Ariannol Blynyddol: Bydd achos busnes y prosiect yn cael ei ddiweddaru'n flynyddol gan yr Adran Gyllid a'i gyflwyno naill ai i'r Cyfarwyddwr Cyllid neu i Weithrediaeth y Brifysgol i'w gymeradwyo, fel sy'n briodol i'r prosiect. Rhaid gofyn am gymeradwyaeth i'r achos busnes a ddiweddarwyd ar ôl diwedd y flwyddyn academaidd.
  • Adroddiadau'r Arholwyr Allanol: Bydd Arholwyr allanol yn cadw golwg gyffredinol ar y rhaglenni cydweithrediadol yn rhan o'u cylch gwaith a gallant roi sylwadau ar y ddarpariaeth yn rhan o'u hadroddiadau. Rhaid adolygu'r adborth a roddir a rhoi sylwadau arno yng nghyfarfod nesaf Bwrdd y Rhaglen ar y Cyd.

  • Adroddiad Blynyddol Adrannol: Ar ôl cwblhau'r Monitro Blynyddol a'r Adolygiad Ariannol, rhaid i'r Arweinydd Rhaglen gyflwyno'u hadroddiad blynyddol i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol i'w ystyried. Dylai'r adroddiad ddefnyddio'r wybodaeth o'r adroddiadau uchod a manylu ar unrhyw dargedau a/neu gamau gweithredu y cytunwyd arnynt.
  • Adroddiad Blynyddol Partneriaethau Academaidd / Cyfleoedd Byd-eang: Caiff y rhain eu hadrodd wrth Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol. Cyflwynir adroddiad cryno i bob cyfarfod, a bydd Adroddiad Partneriaeth diwedd blwyddyn, yn defnyddio'r system 'goleuadau traffig' (a ddisgrifir uchod) o adrodd am risg, yn cael ei ddosbarthu a'i gymeradwyo gan Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol ac yna'i gyflwyno i'r Senedd. Yn dilyn hyn, bydd Datganiad Blynyddol Sicrhau Ansawdd i'r Cyngor - Adran G: Sicrhau Ansawdd Darpariaeth Partneriaeth Gydweithrediadol hefyd yn cael ei gynhyrchu.

  • Adolygiad Adrannol Cyfnodol, gan gynnwys ail-ddilysu cyfnodol o'r ddarpariaeth: Bydd rhaglenni a ddysgir o dan y model cydweithrediadol yn cael eu hadolygu yn rhan o Adolygiad Cyfnodol yr adran/Gyfadran, fel y'i disgrifir yn Adran 2, Y Llawlyfr Ansawdd Academaidd. Adran Datblygu ac Arolygu 2.8 Adolygiad Adrannol Cyfnodol. Bydd y Tîm Adolygu yn adrodd i'r Bwrdd Academaidd, ac ar ran y Brifysgol bydd yn cynnal archwiliad ar adrannau ar sail dreiglol o 5-6 mlynedd.

Gweithdrefn os oes Testun Pryder

Lluniwyd y Weithdrefn Testun Pryder i gynorthwyo'r Brifysgol i reoli risgiau posibl i safonau ansawdd a safonau academaidd. Mae'r weithdrefn yn bodoli i fod yn ddull ar gyfer codi pryderon difrifol ynglŷn ag Ansawdd neu Safonau Academaidd yn gysylltiedig â Chydweithrediad penodol, a gellir ei ddechrau gan unrhyw aelod o staff sy'n gysylltiedig yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol â'r Bartneriaeth gydweithrediadol. Pe byddai myfyrwyr yn dymuno cwyno ynglŷn â Phartneriaeth, rhaid iddynt wneud hynny trwy'r Weithdrefn Cwynion sy'n gymwys i'r rhaglen astudio. Er nad yw myfyrwyr yn gallu defnyddio'r weithdrefn hon yn uniongyrchol, gall yr aelod staff sy'n archwilio'r Gŵyn, yr Apêl Academaidd neu'r Adolygiad Terfynol godi Testun Pryder o ganlyniad i'w harchwiliadau i'r gŵyn os ydynt o'r farn mai hynny yw'r peth priodol i'w wneud. Gall mesurau dangosol gynnwys tystiolaeth a geir o ddatganiadau gwerthuso modiwlau, adroddiadau monitro modiwlau, cwynion myfyrwyr a staff. 

Gall pryderon sy'n cael eu codi o dan y weithdrefn hon gynnwys (fel sy'n gymwys i'r cydweithrediad), ymhlith pethau eraill:

  • Safonau addysgu annigonol, yn cynnwys methiant i gyflawni'r canlyniadau dysgu
  • Adnoddau annigonol
  • Cefnogaeth annigonol i fyfyrwyr
  • Rhoi gwybodaeth gamarweiniol i fyfyrwyr
  • Torri amodau'r Asiantaeth Sicrhau Ansawdd neu'r Awdurdod Cystadleuaeth a Marchnadoedd
  • Methiant i gadw at reoliadau PA yn gysylltiedig ag asesiadau ac arholiadau
  • Methiant cyson i roi sylw i bryderon a godir yn y Byrddau Rhaglenni ar y Cyd
  • Adroddiad beirniadol iawn gan arholwyr allanol
  • Tystiolaeth o lefelau gwael o ran denu myfyrwyr a/neu o gadw myfyrwyr
  • Profiad myfyrwyr annigonol
  • Tystiolaeth o amhriodoldeb ariannol
  • Tystiolaeth o ddirywiad ym mherfformiad myfyrwyr a safonau gwael yn gyffredinol
  • Adborth beirniadol iawn gan fyfyrwyr
  • Enghreifftiau o dorri'r Memorandwm o Gytundeb
  • Enghreifftiau o dorri rheolau Diogelu Data a/neu gyfrinachedd

Ni cheir defnyddio'r weithdrefn ar gyfer:

  • Digwyddiadau unigol, yn enwedig mân ddigwyddiadau
  • Cwynion am farn academaidd lle nad oes tystiolaeth o afreoleidd-dra gweithdrefnol
  • Materion y dylid eu trin o dan weithdrefnau eraill ar gyfer cwynion neu weithdrefnau unioni cwynion
  • Cwynion yn erbyn aelodau unigol o staff: rhaid cyfeirio unrhyw bryder a godir at y bartneriaeth gyfan
  • Materion yr ymdriniwyd â hwy yn flaenorol
  • Materion y dylid yn gyntaf eu cyfeirio at y Bwrdd Rhaglenni ar y Cyd
  • Cwynion blinderus neu anhaeddiannol

Os yw aelod o staff yn dymuno codi Testun Pryder o dan y weithdrefn hon, rhaid gwneud hynny'n ysgrifenedig i Ddirprwy Gofrestrydd y Bartneriaeth Academaidd trwy e-bostio collaboration@aber.ac.uk. Gall staff fod yn dawel eu meddwl y bydd unrhyw fater sy'n cael ei godi o dan y weithdrefn hon yn cael ei drin yn gyfrinachol a heb ragfarn. Bydd y Dirprwy Gofrestrydd Partneriaethau Academaidd, ynghyd â'r Cofrestrydd Academaidd, yn archwilio'r Pryder a lle ceir tystiolaeth bod achos credadwy yn bod, yn penderfynu ar gamau gweithredu priodol i'w cymryd. Gall hyn gynnwys:

  • Ymweld â'r Sefydliad Partner
  • Cynnal cyfarfodydd ychwanegol o'r Byrddau Rhaglenni ar y Cyd
  • Cloriannu Perfformiad Partner

Bydd canlyniad unrhyw archwiliad, ynghyd â'r camau gweithredu y cytunir arnynt, yn cael eu rhoi i'r Dirprwy Is-Ganghellor. Waeth beth yw'r canlyniad, rhaid cyflwyno crynodeb o'r pryder ac o unrhyw archwiliad i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol er gwybodaeth, er y gellir golygu unrhyw wybodaeth gyfrinachol neu wybodaeth fasnachol sensitif fel sy'n briodol.

Bydd y Dirprwy Gofrestrydd Partneriaethau Academaidd yn cyflwyno crynodeb blynyddol i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol ynglŷn â Thestunau Pryder a godir o dan y weithdrefn hon, ynghyd â chanlyniad unrhyw archwiliad.

 

Cloriannu Perfformiad Partner (CPP)

Er mwyn i'r Brifysgol fod yn sicr o barhad dull llywodraethu, ethos, statws, cymhwysedd, enw da, ac addasrwydd cyffredinol y partner, cynhelir asesiadau risg a gwiriadau diwydrwydd dyladwy yn achlysurol. Bydd hyn yn sicrhau bod gan y Brifysgol ddarlun cyfredol o addasrwydd y partner i gynnig profiad i fyfyrwyr sy'n gymesur â'r hyn a ddarperir gan Brifysgol Aberystwyth.

I gyflawni'r cyfrifoldeb ASA hwn ac yn rhan o ddiwydrwydd dyladwy parhaus, fe gynhelir ymarfer Cloriannu Perfformiad Partner ar gyfnodau rheolaidd ar gyfer pob Partneriaeth cydweithrediadol fel y nodir gan y Brifysgol. Gall amseru'r CPP gael ei amrywio fel y mae'r Brifysgol yn barnu sy'n angenrheidiol, ond fel arfer mae'n cael ei ddechrau:

  • ar ôl egwyl o bum mlynedd (yn achos partneriaethau mwy hirdymor)
  • yn y 12-18 mis cyn diwedd Cytundeb Partneriaeth neu cyn cyfnod posib adnewyddu Cytundeb
  • yn gam gweithredu priodol yn dilyn rhoi ystyriaeth i Destun Pryder

Cydlynir y CPP gan y Swyddfa Partneriaethau Academaidd a bydd yn dilyn gweithdrefnau adolygiadau eraill y Brifysgol o ran aelodaeth Panel Adolygu CPP. Mewn ambell achos, efallai y bydd angen Ymweliad Safle. Dylai'r ymweliad fod yn gyfle i gael gwell dealltwriaeth o'r fframwaith y mae'r partner yn gweithio o'i fewn. Dewisir tîm yr ymweliad o blith Panel yr Adolygiad CCP, ynghyd ag asesydd allanol (os yw'n briodol).

Panel Adolygiad CCP

  1. Aelodau: Aelodau'r Panel Adolygiad CCP fydd: (i) Cadeirydd, o'r tu allan i adran academaidd y Bartneriaeth, ac fel arfer y Deon Cyswllt (Dysgu ac Addysgu). Y Gofrestrfa Academaidd fydd yn dewis y Cadeirydd, ac fe fydd yn unigolyn sydd ag annibyniaeth a phellter beirniadol addas oddi wrth cynllun(iau'r) bartneriaeth; (ii) O leiaf un aelod o staff academaidd, sydd ag annibyniaeth a phellter beirniadol addas oddi wrth cynllun(iau'r) bartneriaeth; (iii) Cynrychiolydd myfyrwyr, i ddod o bwll a enwebir gan Undeb y Myfyrwyr, Adolygydd Myfyrwyr fel arfer; (iv) Aelod staff o Dîm Partneriaethau Academaidd y Gofrestrfa Academaidd, a fydd hefyd yn drafftio adroddiad y panel. DS Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn gofalu am gynrychiolaeth cyfrwng Cymraeg ar baneli. Gwahoddir adrannau academaidd perthnasol i enwebu cynrychiolydd ar gyfer pob cynllun partneriaeth yng nghyfarfod y panel. Yn achos cynlluniau academaidd trawsadrannol, enwebir cynrychiolydd o bob adran academaidd berthnasol gan eu hadrannau.
  2. Aseswyr Allanol: Nid oes rhaid i Aseswyr Allanol ddod i'r cyfarfodydd ond rhaid iddynt gyflwyno adroddiad ysgrifenedig. Gall y panel ofyn am sylwadau pellach lle bo hynny'n briodol neu gellir gwahodd yr Asesydd Allanol i fod yn bresennol trwy Skype os oes materion yn codi yn yr adroddiad ysgrifenedig sydd angen eu trafod ymhellach yn fanwl.
  3. Camau gweithredu sy'n codi: Ysgrifennydd y Panel (aelod o Dîm Partneriaethau Academaidd y Gofrestrfa Academaidd fel arfer) fydd yn gyfrifol am gymryd cofnodion, ac am nodi penderfyniadau ac unrhyw argymhellion. Bydd y cofnodion hyn yn mynd i'r adran academaidd sy'n arwain y Bartneriaeth, a chânt hefyd eu cyflwyno i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol yn gofnod o'r penderfyniadau a wnaed.

Bydd gwybodaeth reoli a monitro llawn y bartneriaeth yn cael ei harchwilio yn y lle cyntaf gan y Panel Adolygiad CCP. Os oes angen, bydd yr adran/Gyfadran academaidd yn ymgymryd ag archwiliad pellach ar unrhyw faterion sy'n peri pryder, gyda chymorth gan y Swyddfa Partneriaethau Academaidd a staff eraill lle bo angen.

Adroddiad CCP

Yn dilyn yr archwilio hyn, bydd y Panel CCP yn darparu adroddiad i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol ei drafod a chytuno arno. Mae templed yr adroddiad yn dilyn y canllawiau hyn ac yn cwmpasu:

  • Asesiad cyffredinol o iechyd y partner o safbwynt y Brifysgol; yn cynnwys y galw o blith myfyrwyr, nifer ceisiadau a safonau derbyn myfyrwyr, adnoddau ffisegol
  • Datblygiad cyffredinol y rhaglen; gan gynnwys datblygiadau i adnoddau a strategaethau dysgu, cynnydd a chyflogadwyedd myfyrwyr, staffio ac ansawdd yr addysgu
  • Meysydd o arfer rhagorol y gellir eu rhannu â chydweithwyr yn y Brifysgol ac ar draws y rhwydwaith cydweithrediadol
  • Meysydd sy'n peri pryder lle mae angen i'r partner weithredu i'w datrys 
  • Cyfleoedd i ddatblygu ymhellach (e.e. rhaglenni newydd posibl)
  • Unrhyw faterion y mae angen i'r Brifysgol weithredu yn eu cylch
  • Cynllun Gweithredu

Rhaid i'r adroddiad, gan gynnwys y cynllun gweithredu, gael ei ystyried gan Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol, y Bwrdd Academaidd (os yw'n briodol) ac, fel sy'n briodol, Is-Ganghellor y Partner (neu gyfatebol).

Rhaid i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol fonitro'r cynllun gweithredu, a bydd y Senedd yn cael gwybod am gynnydd yn gysylltiedig â gweithgareddau'r Bartneriaeth. Pe na bai'r partner yn datrys y pryderon yn ddigonol i fodloni gofynion y Brifysgol, ceidw’r Brifysgol yr hawl i roi amodau'r Memorandwm o Gytundeb ar waith yng nghyswllt camau i'w cymryd os oes pryderon difrifol yn codi ynglŷn ag ansawdd.

Caiff yr adroddiad CCP ei ystyried gan aelodau Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol, a fydd yn ystyried llwyddiant cyffredinol y cydweithrediad a gwneud argymhellion i Weithrediaeth y Brifysgol a'r Senedd ynglŷn â'i ddatblygiad yn y dyfodol, gan gynnwys a ddylid ei adnewyddu, ehangu arno, ei ailgynllunio fel cynnig newydd gyda'r partner presennol, caniatáu iddo ddod i ben yn unol â chyfnod y Memorandwm o Gytundeb, neu ddechrau ei derfynu'n gynnar yn unol â phrosesau'r contract.

Adnewyddu Cytundeb

Bydd adnewyddu cytundeb Partneriaeth yn dilyn yr un drefn â'r broses ar gyfer Partneriaeth newydd, gan roi ystyriaeth i'r adolygiad CCP ynghyd â'r diweddariadau newydd arferol i ddiwydrwydd dyladwy ac asesiadau risg. Gellir adolygu a diweddaru'r Memorandwm o Gytundeb gan y ddwy ochr / y naill ochr neu'r llall yn ôl yr angen.

Cwblhau Cytundeb

Mae Partneriaeth risg isel-canolig yn dod i ben trwy derfynu'r Memorandwm o Gytundeb (yn unol â'r broses a amlinellir yn y contract) gan un o'r ddau bartner, neu trwy i'r Memorandwm o Gytundeb ddod i ben.

Mae Partneriaeth categori risg uchel yn dod i ben trwy derfynu'r Memorandwm o Gytundeb (yn unol â'r broses a amlinellir yn y contract) gan un o'r ddau bartner, neu trwy i'r Memorandwm o Gytundeb ddod i ben.

Os nad yw wedi cael ei ddechrau ymlaen llaw, mae terfynu Partneriaeth categori risg uchel yn cychwyn yn y 12-18 mis cyn i'r Memorandwm o Gytundeb/contract ddod i ben. Mae dwy agwedd i'r cam cyntaf:

  • Cychwyn y broses Cloriannu Perfformiad Partner (CPP) i edrych ar y rhaglen academaidd o ran Sicrwydd Ansawdd ac asesu risg
  • Cychwyn Adolygiad Achos Busnes (AAB), i edrych ar iechyd ariannol y Bartneriaeth.

Y Swyddfa Partneriaethau Academaidd sy'n cychwyn y ddau adolygiad, ond dim ond am weithredu a rheoli'r CCP academaidd y mae'n gyfrifol.

Asesu Canlyniadau

Bydd yr wybodaeth feintiol ac ansoddol a ddefnyddir gan y Brifysgol i asesu parhad addasrwydd y partner yn cynnwys, ond nid yn gyfyngedig i'r canlynol:

  • Strategaeth sefydliadol
  • Statws ariannol y partner
  • Asesiad o iechyd ariannol y bartneriaeth o safbwynt y Brifysgol
  • Gwybodaeth o gofrestr risg Darpariaeth y Bartneriaeth Gydweithrediadol (gyda diweddariadau i'r gofrestr risg lle bo angen)
  • Newidiadau diweddar i fframwaith rheoli'r partner, adnoddau ffisegol (e.e. campws newydd)
  • Cydymffurfio/ymroddiad yn achos y Memorandwm o Gytundeb
  • Canlyniadau adolygiadau gan gyrff allanol (e.e. ASA, UKVI, PSRB), fel sy'n briodol, a allai roi arwydd o iechyd cyffredinol y partner
  • Nifer yr apeliadau a'r cwynion a hysbyswyd wrth y Brifysgol gan fyfyrwyr y partner sefydliad, a'u canlyniadau
  • Canlyniadau arolygon myfyrwyr
  • Materion a godwyd gan arholwyr allanol ynglŷn â rheolaeth/adnoddau
  • Materion a nodwyd trwy'r Byrddau Rheoli Rhaglen ar y Cyd
  • Materion a godwyd trwy AMTS neu trwy Bwyllgorau'r Cyfadrannau

Adolygiad Achos Busnes

Mae Adolygiad yr Achos Busnes yn edrych ar gostau cyffredinol y Bartneriaeth, yn cynnwys gwybodaeth gan y Swyddfa Gyllid a'r Swyddfa Gynllunio, a rheolwyr y Gyfadran os yw'n briodol.

Wedyn, cyflwynir yr Adolygiad Achos Busnes i Weithrediaeth y Brifysgol gydag argymhellion yn dweud a oes gan y Bartneriaeth sail ariannol gadarn. Gellir rhoi'r adroddiad CPP i'r Weithrediaeth yn rhan o adroddiad y prosiect cyffredinol ochr yn ochr â'r Adolygiad Achos Busnes. Bydd Gweithrediaeth y Brifysgol wedyn yn cymeradwyo'r camau gweithredu a argymhellir.

Cloriannu Perfformiad Partner

Ar ôl cwblhau'r CPP, mae'r adroddiad a'i argymhelliad terfynol yn cael eu cyflwyno i Fwrdd y Ddarpariaeth Gydweithredol gydag argymhelliad yn dweud a yw'r Bartneriaeth yn gadarn yn academaidd ac yn nodi unrhyw faterion yn ymwneud â Sicrwydd Ansawdd neu unrhyw risgiau a godir. Bydd aelodau Bwrdd y Ddarpariaeth Gydweithrediadol wedyn yn adolygu'r adroddiad a gwneud sylwadau ac argymhellion. Mae'r Bwrdd yn cymeradwyo’r argymhellion i'w hadolygu a/neu eu cymeradwyo gan Weithrediaeth y Brifysgol a'r Senedd (fel sy'n briodol).

Canlyniadau'r Argymhellion

Bydd Gweithrediaeth y Brifysgol yn adolygu'r adroddiad CPP (yn cynrychioli canlyniadau ac argymhellion ynglŷn â sicrwydd academaidd a sicrwydd ansawdd) A'R adroddiad Ariannol/Achos Busnes (yn cynrychioli iechyd ariannol cyffredinol y Bartneriaeth).

Fel sy'n briodol i'r broses o wneud penderfyniadau ar dir academaidd, os nad oes angen penderfyniad ar dir academaidd ar gyfer trefniant Partneriaeth newydd neu estynedig bydd y Senedd yn cael ei hysbysu, neu os bydd angen gwneud penderfyniad ar dir academaidd anfonir y cais am gytundeb Partneriaeth newydd neu estynedig i'r Senedd i'w gymeradwyo. Bydd y Senedd wedyn yn cymeradwyo'r camau gweithredu a argymhellir.

Yn achos prosiectau cyfalaf newydd risg uchel neu os oes angen diwygio neu ymestyn prosiectau, bydd y crynodeb cymeradwyo a'r cynllun gweithredu academaidd cysylltiedig, fel sy'n briodol, yn cael eu cyflwyno i'r Cyngor i'w cymeradwyo'n derfynol.