System Gais am Llety

Cesglir data trwy gyfrwng ein Porth Llety arbennig lle bydd gofyn i ymgeisydd (darpar fyfyriwr ac/neu fyfyriwr cofrestredig ym Mhrifysgol Aberystwyth) fewngofnodi gan ddefnyddio ei rif UCAS/rhif adnabod personol 10 digid, enw ac dyddiad geni neu enw defnyddiwr a chyfrinair Prifysgol Aberystwyth, yn unol â’n proses Gwneud Cais am Lety.

Bydd y data a gesglir yn ystod y broses ymgeisio yn cynnwys (ond ddim o reidrwydd yn gyfyngedig i): gwybodaeth gyswllt; gwybodaeth iechyd/meddygol/anabledd; ffafriaeth o ran y Gymraeg; y rheswm dros aros yn Aberystwyth; unrhyw ffafriaeth o ran llety. Defnyddir y data a ddarperir yn y broses hon at ddibenion y cais am lety, y cofnod a thelerau’r Cytundeb Trwydded Llety.

Fe’i cedwir yn ddiogel gan y Brifysgol yn unol â’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data / deddfwriaeth gysylltiedig a chaiff ei thrin fel  gyfrinachol – er y bydd yn cael ei rhannu ag aelodau o staff sydd angen mynediad iddi er mwyn gallu cynnig gwasanaethau addas (er enghraifft, mae’n bosibl y rhennir gwybodaeth â’r Gwasanaethau Cymorth i Fyfyrwyr er mwyn cael asesiad annibynnol a phroffesiynol os yw’n berthnasol ac os yw’r ymgeisydd yn cydsynio i hynny). 

Mae’n angenrheidiol prosesu’r wybodaeth hon er mwyn cyflawni rhwymedigaethau cytundebol ac at ddibenion buddiannau dilys y Brifysgol. Wrth ddarparu’r wybodaeth, (gan gynnwys unrhyw ddata sensitif), mae’r ymgeisydd yn cydsynio iddi gael ei phrosesu mewn perthynas â’i ofynion llety. 

Bydd y data a ddarperir yn ystod y broses Llety gychwynnol yn cael eu storio gan ddefnyddio system cofnodion myfyrwyr fewnol Prifysgol Aberystwyth, ‘AStRA’ (Aberystwyth Student Records and Admissions System). Bydd y data a gesglir yn ystod y broses Cais am Lety yn cael eu cadw trwy gydol y broses ymgeisio, trwy gydol cyfnod unrhyw Gytundeb Trwydded sy’n deillio o’r cais, ac am hyd at uchafswm o 6 blynedd.  

Sail gyfreithlon: Cydsyniad/Contract.