Casglu / Prosesu Data

Y sail gyfreithlon dros brosesu eich data 

Er mwyn sicrhau ein bod yn cydymffurfio â Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, mae’n ofynnol i Ystadau, Cyfleusterau & Preswylfeydd roi gwybod i ddefnyddwyr am y Sail Gyfreithlon dros brosesu data personol. Am ragor o wybodaeth am y sail gyfreithlon dros brosesu a’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, cliciwch YMA

Trwy gydol y datganiad hwn ac ar gyfer pob maes prosesu data, mae’n ofynnol i Ystadau, Cyfleusterau & Preswylfeydd ystyried y seiliau cyfreithlon canlynol, a all gynnwys: 

Cydsyniad: mae’r unigolyn wedi rhoi cydsyniad clir i chi brosesu ei ddata personol at ddiben penodol.

Contract: mae’r prosesu’n angenrheidiol ar gyfer contract sydd gennych â’r unigolyn, neu oherwydd ei fod wedi gofyn ichi gymryd camau penodol cyn ymrwymo i gontract.  

Rhwymedigaeth gyfreithiol: mae’r data prosesu yn angenrheidiol er mwyn i chi gydymffurfio â’r gyfraith (heb gynnwys rhwymedigaethau cytundebol). 

Buddiant allweddol: mae’r prosesu’n angenrheidiol er mwyn diogelu bywyd rhywun.  

Tasg gyhoeddus: mae’r prosesu’n angenrheidiol er mwyn i chi gyflawni tasg sydd er budd y cyhoedd neu ar gyfer eich swyddogaethau swyddogol, ac mae gan y dasg neu’r swyddogaeth sail glir yn y gyfraith. 

Buddiannau dilys: mae’r prosesu’n angenrheidiol ar gyfer eich buddiannau dilys neu fuddiannau dilys trydydd parti, oni bai bod yna reswm da dros ddiogelu data personol yr unigolyn sy’n drech na’r buddiannau dilys hynny. (Ni all hyn fod yn berthnasol os ydych yn awdurdod cyhoeddus sy’n prosesu data er mwyn cyflawni eich tasgau swyddogol).  

Casglu data personol

Er mwyn darparu'n cynnyrch a'n gwasanaethau, rydym yn casglu a phrosesu data personol gan ein cwsmeriaid.  Gallem grynhoi data megis (ond nid yn unig): enw llawn, cyfeiriad e-bost, cyfeiriad post, rhif ffôn, dyddiad geni, cenedl, gwybodaeth taliadau, gwybodaeth am gyflogaeth, gwybodaeth feddygol/iechyd, gwybodaeth am gyfrif TG ym Mhrifysgol Aberystwyth ac eich rhif UCAS personol.

Nid oes raid ichi roi'r cwbl o'r Data Personol a restrir uchod, ond os na wnewch chi, efallai na fyddwn yn gallu darparu cynnyrch, gwasanaethau a gwybodaeth ichi'n effeithiol.

Defnyddio Gwybodaeth

Gellid defnyddio eich Data Personol yn un o'r ffyrdd canlynol:

  • Er mwyn darparu'n cynnyrch a'n gwasanaethau ar eich cyfer. 
  • Er mwyn gwella ein cynnyrch a'n gwasanaethau, er enghraifft, trwy wneud ymchwil fewnol. 
  • I gyflawni gwaith cynnal a chadw ac archwiliadau yn ôl y drefn neu yn ôl y galw.
  • I brosesu eich taliadau. 
  • I ddibenion mewnol, er enghraifft gweinyddu'r wefan neu systemau cyfrifiadurol, neu archwiliadau ac adolygiadau mewnol. 
  • Er mwyn cyfathrebu â chi ynglŷn â chynnyrch/gwasanaethau a allai fod o ddiddordeb ichi.
  • Er mwyn ymateb i'ch ceisiadau ac ymholiadau. 
  • Er mwyn ymateb i faterion lle mae Telerau ac Amodau'r Cytundeb Trwydded Llety wedi eu torri.

Dylid nodi nad yw'r data hwn, ar hyn o bryd, yn cael ei ddefnyddio ar gyfer prosesau awtomataidd gwneud penderfyniadau, ac nid yw'n cael ei drosglwyddo y tu allan i'r Undeb Ewropeaidd i'w brosesu nac i unrhyw ddiben arall.

How long do we keep data for

Byddwn yn cadw gwybodaeth amdanoch gyhyd ag y bydd gennych drwydded gyda ni ac, am o leiaf 12 mis ac, am gyfnod ar ôl i'r drwydded ddod i ben ond nid yn hwy na 5+1 mlynedd ar ôl diwedd y drwydded. Mae hyd y cyfnod hwn yn dibynnu ar ei ddiben a'i swyddogaeth graidd, ac yn agored i'w adolygu a'i newid. I gael rhagor o wybodaeth am gyfnodau penodol o  gadw gwybodaeth ewch i we-ddalen Gwybodaeth Diogelu Data Gwasanaethau'r Campws.

Rhannu a Datgelu manylion i Drydydd Parti

Efallai y byddem yn datgelu eich Data Personol i drydydd parti yn yr amgylchiadau canlynol:

  • Os byddwch yn gwneud cais neu yn ein hawdurdodi i ddatgelu manylion personol amdanoch i drydydd parti.
  • Os yw'r wybodaeth yn cael ei datgelu fel y caniateir gan ddeddf(au) cymwys a/neu er mwyn cydymffurfio â deddf(au) cymwys (er enghraifft, cydymffurfio â gwarant chwilio, gŵys tystiolaeth neu orchymyn llys). 
  • Tybir y bydd eich data personol yn cael ei ddatgelu i'r categorïau canlynol o ddarparwyr gwasanaethau trydydd parti sy'n cyflawni swyddogaethau ar ein rhan. Rydym yn mynnu bod ein darparwyr gwasanaethau trydydd parti yn defnyddio eich data personol yn ôl yr angen yn unig er mwyn darparu’r gwasanaethau angenrheidiol. Mae pob darparwr yn rhwymedig i delerau sy'n gyson â'r Datganiad Preifatrwydd hwn:
  1. Darparwyr lletya ar gyfer storio a throsglwyddo eich data'n ddiogel.
  2. Darparwyr systemau rheoli hunaniaeth i ddibenion dilysu.
  3. Darparwyr meddalwedd cronfeydd data ar gyfer rheoli ac olrhain eich data.
  4. Ymgynghorwyr cyfreithiol a chydymffurfiaeth, er enghraifft cwnsleriaid allanol, archwilwyr allanol, neu ymgynghorwyr treth.
  5. Darparwyr marchnata sy'n anfon cyfathrebiadau ar ein rhan ynglŷn â'n cynnyrch a'n gwasanaethau.
  6. Darparwyr prosesau talu i brosesu'r taliadau a gawn gennych yn ddiogel. 
  7. Gwerthwyr cyflenwol a phost ar gyfer cyflawni’n cynnyrch a'n gwasanaethau.

Gall enwau a chategorïau’r trydydd parti newid yn ystod cyfnod eich trwydded gyda ni.  

Dewisiadau Cyfathrebu

Rydyn ni'n gwneud pob ymdrech i ddarparu gwybodaeth berthnasol a defnyddiol ar eich cyfer yn gysylltiedig â'n cynnyrch a'n gwasanaethau. Gallwch hefyd gysylltu â ni trwy ddefnyddio'r wybodaeth ar waelod y datganiad hwn i wneud unrhyw newidiadau i'ch dewisiadau cyfathrebu. Dim ond yn electronig y byddwn yn cysylltu â chi os yw'n ymwneud yn uniongyrchol â gwasanaethau neu gynnyrch yr ydym yn eu darparu neu'n bwriadu eu darparu i chi, neu os ydych wedi cytuno'n gadarnhaol i ni anfon deunydd marchnata atoch.

Cais Gwrthrych am Wybodaeth/Hawliau Defnyddwyr

Fel defnyddiwr, o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, mae gennych yr hawliau canlynol

  • Hawl i wybod am y defnydd a wneir o'ch data personol.
  • Hawl i gael gweld y data personol amdanoch.
  • Hawl i gael cywiro data personol amdanoch.
  • Hawl i gael dileu data personol amdanoch.
  • Hawl i gael cyfyngu ar brosesu'r Data Personol amdanoch. 
  • Hawl i gludiant data. 
  • Hawl i wrthwynebu prosesu. 
  • Hawliau'n gysylltiedig â phenderfynu awtomataidd a phroffilio. 

I weld rhagor gweler Hawliau Gwrthrychau Data.