12.3 Adolygiad Terfynol

Cyflwyniad

1.Os bydd myfyriwr yn anfodlon â chanlyniad ffurfiol, gall ef/hi ofyn am Adolygiad Terfynol, yn unol â’r Weithdrefn hon ar gyfer Adolygiad Terfynol. Gall myfyrwyr ofyn am Adolygiad Terfynol yn erbyn penderfyniadau a wnaed yn ôl y gweithdrefnau isod ym Mhrifysgol Aberystwyth:

(i) Gweithdrefn Apeliadau Israddedigion ac Uwchraddedigion trwy Gwrs (Llawlyfr Ansawdd 12.1)

(ii) Rheoliad ynghylch Ymddygiad Academaidd Annerbyniol

(ii) Rheoliad Academaidd ynghylch Cynnydd Academaidd (diarddel ar sail academaidd)

(iii) Trefn Ddisgyblu

(iv) Gweithdrefn Gwyno Myfyrwyr (Llawlyfr Ansawdd 13)

2. Cyfeirir myfyrwyr at y Weithdrefn Adolygiad Terfynol hon wrth iddynt dderbyn y penderfyniad terfynol yn ysgrifenedig a bydd ganddynt 10 diwrnod gwaith o ddyddiad y canlyniad ffurfiol i gyflwyno Adolygiad Terfynol. Fel rheol, ni fydd ceisiadau Adolygiad Terfynol a dderbynnir yn hwyr yn cael eu hystyried, oni bai fod tystiolaeth annibynnol, atgyfnerthol, yn cael ei chyflwyno sy’n esbonio’n glir paham y rhwystrwyd y myfyriwr rhag cyflwyno’r Adolygiad Terfynol erbyn y dyddiad cau.

3. Fel arfer, y myfyriwr fydd yn cyflwyno’r cais am Adolygiad Terfynol, ond mae’n bosib y bydd am benodi cynrychiolydd i gyflwyno’r cais ar ei ran. Disgwylir fel rheol i’r myfyriwr ddarparu caniatâd ysgrifenedig, drwy lythyr neu gyfrif e-bost y Brifysgol, yn awdurdodi rhywun i weithredu ar ei ran (byddai’n rhaid rhoi rheswm dilys, da dros beidio â gwneud hynny).

4. Ni fydd myfyrwyr sy’n gwneud cais am Adolygiad Terfynol yn ddidwyll yn dioddef anfantais nac edliw. Ni fydd myfyrwyr yn destun camau disgyblu oni wnânt gais am Adolygiad Terfynol yn wamal (h.y. heb ddim diben na gwerth difrifol), yn blagus (h.y. yn peri gofid neu annifyrrwch) neu’n faleisus (h.y. awydd i beri niwed neu ddioddefaint). (Gweler Trefn Ddisgyblu Prifysgol Aberystwyth).

5. Mae cyngor ynglŷn â’r Weithdrefn hon ar gael gan y Swyddfa Ansawdd Academaidd a Chofnodion (caostaff@aber.ac.uk) neu gan Gynghorydd Myfyrwyr yn Undeb y Myfyrwyr (undeb.cyngor@aber.ac.uk).

Rhesymau dros Adolygiad Terfynol

6. Os bydd myfyriwr yn anfodlon â chanlyniad ffurfiol unrhyw un o’r Gweithdrefnau a nodir uchod, caiff ofyn am adolygiad, i’w gynnal gan Ddirprwy Is-Ganghellor, am y rhesymau hyn:

(i) Diffygion neu afreolaidd-dra yn y modd y cynhaliwyd y weithdrefn wrth ddod i’r canlyniad gwreiddiol, a’r rheini o natur a allai beri amheuaeth resymol ynghylch a ellid bod wedi effeithio ar y penderfyniad a wnaed.  Rhaid cyflwyno tystiolaeth o afreolaidd-dra o ran y weithdrefn gyda’r cais am adolygiad;

(ii) Tystiolaeth newydd nad oedd y myfyriwr yn gallu ei chyflwyno’n gynharach yn y broses, am resymau dilys, ac y byddai ei habsenoldeb wedi effeithio’n hanfodol ar y canlyniad.  Rhaid cyflwyno tystiolaeth newydd gyda’r cais am adolygiad, a rhaid i’r myfyriwr ddangos rheswm da pam na chyflwynwyd y dystiolaeth yn gynharach yn y Weithdrefn cyn Cam yr Adolygiad Terfynol.

7. Rhaid cyflwyno cais am Adolygiad Terfynol, ar y Ffurflen Gais am Adolygiad Terfynol, fel rheol ymhen 10 diwrnod gwaith o ddyddiad y llythyr yn dweud wrth y myfyriwr am y canlyniad ffurfiol.  Nid ystyrir ceisiadau am adolygiad a gyflwynir ar unrhyw ffurf arall. Caiff myfyrwyr nad ydynt yn dilyn y polisi eu cyfeirio at y broses iawn a’r cymorth sydd ar gael iddynt, lle credir bod hyn yn briodol. Rhaid i’r cais gynnwys tystiolaeth ategol briodol i gadarnhau’r materion dan sylw. Bydd y myfyriwr yn gyfrifol am ganfod a chyflwyno tystiolaeth briodol gyda’r apêl. Ni fydd y Brifysgol yn gwneud hyn ar ran y myfyriwr, oni bai fod rhywun sy’n gyflogedig gan y Brifysgol yn gweithredu fel cynrychiolydd enwebedig y myfyriwr. Ni fydd y Brifysgol yn gweithredu yn achos unrhyw apêl sy’n nodi y gellir gofyn am wybodaeth bellach ar ran y myfyriwr. Rhaid i unrhyw dystiolaeth a gyflwynir fod wedi ei ddilysu’n annibynnol, ac yn atgyfnerthu’r ffeithiau a amlinellir yn y cais – ni fydd datganiad personol gan y myfyriwr, wedi ei gyflwyno ar ei ben ei hun, yn cael ei ystyried yn ddigonol. Dim ond Adolygiadau Terfynol sy’n seiliedig ar dystiolaeth ategol nas cyflwynwyd yn wreiddiol ar gyfer un o Weithdrefnau’r Brifysgol a nodir isod fydd y Brifysgol yn barod i’w hystyried. Nid ystyrir ceisiadau a gyflwynir heb dystiolaeth. Bydd adolygiadau nad ystyrir yn gymwys ar gyfer ystyriaeth bellach fel rheol yn cael eu gwrthod gan y Dirprwy Is-Ganghellor neu ei (h)enwebai. Caiff y myfyriwr gydnabyddiaeth ysgrifenedig o’r ffurflen gais am adolygiad ymhen 5 diwrnod gwaith.

Ymchwilio i Adolygiad Terfynol

8. NI fydd cam yr Adolygiad Terfynol fel rheol yn ystyried y materion o’r newydd nac yn ymchwilio ymhellach.  Er hynny, caiff y Dirprwy Is-Ganghellor ofyn am wybodaeth ychwanegol gan unigolion perthnasol, os credir bod angen gwneud hynny.

9. Pan fo’r Dirprwy Is-Ganghellor o’r farn bod gwrthdaro buddiannau neu os yw wedi bod yn uniongyrchol gysylltiedig â’r achos, cyfeirir yr achos at Ddirprwy Is-Ganghellor arall i’w ystyried.

10. Caiff y Dirprwy Is-Ganghellor, os bydd am wneud hynny, wneud cais i’r Adolygiad Terfynol gael ei gyfeirio i Banel Adolygiad Terfynol ei ystyried.

11. Bydd tri aelod ar y Panel gan gynnwys y Dirprwy Is-Ganghellor (Cadeirydd), un Cyfarwyddwr Athrofa a chynrychiolydd o Undeb y Myfyrwyr.

12. Ni fydd aelodau’r Panel wedi bod yn uniongyrchol gysylltiedig â’r achos yn y gorffennol.

13. Y Cofrestrydd Cynorthwyol sy’n gyfrifol am weinyddu gweithdrefn yr Adolygiad Terfynol (neu ei enwebai) fydd Ysgrifennydd y Panel.

14. Bydd Ysgrifennydd y Panel yn:

(i) anfon copïau o’r holl ddogfennaeth i’w chyflwyno gerbron y Panel at y myfyriwr a’r partïon eraill sydd â diddordeb a fydd yn bresennol;

(ii) trefnu dyddiad, lle ac amser i’r Panel gwrdd a rhoi gwybod amdanynt i’r myfyriwr a’r holl bartïon sydd â diddordeb.

15. Hysbysir y myfyriwr fod ganddo/ganddi hawl i fod yn bresennol yng ngwrandawiad y Panel. Bydd yn rhaid i’r myfyriwr roi gwybod i Ysgrifennydd y Panel a yw am fod yn bresennol ai peidio. Os dywed nad yw am fod yn bresennol, neu os na cheir ymateb i’r gwahoddiad (cyhyd â bod pob ymgais resymol wedi ei gwneud i gysylltu â’r myfyriwr) bydd y Panel yn bwrw ymlaen yn absenoldeb y myfyriwr.

16. Os na fydd y myfyriwr neu bartïon perthnasol eraill yn bresennol yng ngwrandawiad y Panel, a hwythau wedi dweud wrth Ysgrifennydd y Panel y byddent yn bresennol, ac os cymerwyd pob cam rhesymol i gysylltu â’r myfyriwr neu’r partïon perthnasol eraill, bydd y cyfarfod yn bwrw ymlaen yn eu habsenoldeb, onid oes rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

17. Caiff y myfyriwr ddod â rhywun yn gwmni i wrandawiad y Panel, er enghraifft cyd-fyfyriwr neu gynrychiolydd Undeb y Myfyrwyr neu aelod o’r staff academaidd.  Os yw’r unigolyn hwnnw’n gweithredu fel cynrychiolydd cyfreithiol, mae’n rhaid rhoi gwybod i’r Brifysgol o leiaf bum diwrnod gwaith cyn dyddiad y Pwyllgor.

Y Drefn ar gyfer Cynnal Gwrandawiad Adolygu’r Panel

18.Pan fo’r myfyriwr wedi dweud y bydd yn bresennol yn y gwrandawiad, ni chaiff yr achos ei drafod cyn i’r myfyriwr ymddangos.

19. Bydd Cadeirydd y Panel yn gofyn i’r myfyriwr ac unrhyw un arall sy’n bresennol ddweud pwy ydynt a bydd yn penderfynu a yw’r unigolyn a ddaeth yn gwmni i’r myfyriwr yn bodloni amodau’r gweithdrefnau perthnasol ar gyfer Adolygiadau Terfynol.

20. Yna bydd Cadeirydd y Panel yn:

(i) Cyflwyno aelodau’r Panel a’r bobl eraill sy’n bresennol;

(ii) Egluro’r rhesymau dilys dros gynnal yr Adolygiad Terfynol;

(iii) Nodi’r penderfyniadau posib sydd ar gael i’r Panel;

(iv) Egluro’r hyn a fyddai’n digwydd pe câi’r Adolygiad Terfynol ei gadarnhau;

(v) Egluro bod hawl wedi hynny i ofyn am adolygiad annibynnol gan Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol.

21. Bydd y Cadeirydd yn gwahodd y myfyriwr i gyflwyno’r achos, a chrynhoi’r prif bwyntiau fel bod pawb sy’n bresennol yn deall ar ba sail y cyflwynir yr achos.

22. Ar ôl i’r myfyriwr orffen y cyflwyniad, caiff aelodau’r Panel ofyn cwestiynau ac archwilio meysydd sydd o ddiddordeb neu sy’n peri pryder iddynt. Pan fydd pob aelod o’r Panel yn fodlon, gwahoddir y myfyriwr i ychwanegu unrhyw bwyntiau eraill y mae am dynnu sylw’r Panel atynt, a gwahoddir y sawl sydd wedi dod yn gwmni i’r myfyriwr i siarad i gefnogi’r achos.

23.  Yna bydd y Panel yn holi unrhyw bartïon eraill sy’n bresennol yn y gwrandawiad, ac fe’u gwahoddir i gyflwyno barn ar yr achos.

24. Yng ngwrandawiad y Panel, mae gan y Cadeirydd ddisgresiwn i ddatgan bod unrhyw fater a gyflwynir gan y myfyriwr, neu gan y sawl sydd wedi dod yn gwmni i’r myfyriwr, yn annerbyniol, os bydd o’r farn nad yw’n uniongyrchol gysylltiedig â chynnwys y cais am adolygiad a gyflwynwyd yn ysgrifenedig gan y myfyriwr.

25. Mae gan y Cadeirydd ddisgresiwn hefyd i ddatgan bod unrhyw dystiolaeth neu wybodaeth na chafodd ei chyflwyno neu ei hadolygu gan yr holl bartïon perthnasol cyn y gwrandawiad yn dderbyniol.  Er tegwch, mae’n bwysig bod pob un o’r partïon yn sicrhau bod y dystiolaeth yn cael ei chyflwyno cyn y gwrandawiad, er mwyn rhoi cyfle i bawb adolygu’r dystiolaeth ac ymateb yn briodol.  Dim ond mewn achosion eithriadol lle mae’r Cadeirydd yn fodlon, a phawb arall yn rhoi caniatâd, y cyflwynir tystiolaeth newydd i’r gwrandawiad ei hystyried.

26. Yna gwahoddir y myfyriwr i ymateb i’r dystiolaeth a gyflwynwyd gan unrhyw un o’r partïon sy’n bresennol ac ychwanegu unrhyw bwyntiau eraill.

27. Ar ôl i’r gwrandawiad ddod i ben, rhoddir gwybod i’r myfyriwr ynglŷn â phryd a sut y caiff wybod am benderfyniad y Panel.  Yna bydd yr holl bartïon, ac eithrio aelodau’r Panel a’r Ysgrifennydd, yn gadael yr ystafell. Bydd y Panel yn ystyried y dystiolaeth sydd ger ei fron ac yn gwneud ei benderfyniad. Bydd Ysgrifennydd y Panel yn cynghori’r Panel ar yr opsiynau sydd ar gael iddo, os yw hynny’n briodol.

28. Yr opsiynau sydd ar gael i’r Dirprwy Is-Ganghellor (neu’r Panel) yw:

(i) Gwrthod y cais am adolygiad a chadarnhau’r penderfyniad gwreiddiol;

(ii) Derbyn y cais am adolygiad, yn ei gyfanrwydd neu’n rhannol, ac argymell camau priodol i’w cymryd yn seiliedig ar amgylchiadau’r achos.

29. Mae penderfyniad y Dirprwy Is-Ganghellor (neu’r Panel) yn derfynol, ac felly ystyrir bod y mater ar ben.  Ar ôl i weithdrefn Adolygiadau Terfynol y Brifysgol ddod i ben, anfonir llythyr canlyniad adolygiad terfynol at y myfyriwr os yw’r adolygiad wedi ei gadarnhau’n llawn (a llythyr cwblhau’r weithdrefn os gwneir cais amdano gan y myfyriwr o fewn 6 wythnos waith wedi dyddiad y llythyr canlyniad). Os yw’r adolygiad terfynol yn cael ei gadarnhau’n rhannol neu ei wrthod, bydd llythyr Cwblhau’r Weithdrefn yn cael ei anfon at y myfyriwr yn awtomatig. Bydd y lllythyrau hyn yn amlinellu penderfyniad adolygiad terfynol y Brifysgol, ac yn cael eu hanfon ymhen 5 diwrnod gwaith ar ôl gwneud y penderfyniad. Ar ôl derbyn y llythyr hwn oddi wrth y Dirprwy Is-Ganghellor, ni fydd yn trafod y penderfyniad ymhellach â’r myfyriwr nac ag unrhyw un arall.

30. Wedi derbyn ffurflen gyflawn gyda’r dystiolaeth atodol, dylid datrys pob Adolygiad ymhen 6 wythnos waith i’r dyddiad hwnnw. Os yw’n debygol y bydd yr ymateb yn hwyr yn dod, caiff y myfyriwr wybod pam y mae hynny, a chaiff wybod beth yw hynt yr ymateb.

31. Ar ôl mynd drwy’r holl weithdrefnau mewnol, mae’n bosib y gall myfyrwyr sy’n dal i fod yn anfodlon â’r canlyniad gwyno i Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol ar gyfer Addysg Uwch.  Rhaid cyflwyno cwyn o’r fath i Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol ymhen deuddeg mis o ddyddiad Llythyr Cwblhau’r Weithdrefn oddi wrth y Brifysgol. Noder y bydd yn rhaid i fyfyrwyr gael copi o’r llythyr Cwblhau’r Weithdrefn yn eu meddiant os ydynt am gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol. Mae rhagor o wybodaeth ar gael ar wefan Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol www.oiahe.org.uk neu drwy ffonio neu ysgrifennu ati yn y cyfeiriad isod:

OIA
Second Floor
Abbey Gate
57-75 Kings Road
Reading
RG1 3AB
Ffôn: 0118 959 9813
Ebost: enquiries@oiahe.org.uk

Monitro Adolygiadau Terfynol

32.Mae’n bwysig monitro nifer, lefel ac ystod Adolygiadau Terfynol.  Bydd y Swyddfa Ansawdd Academaidd a Chofnodion yn monitro pob Adolygiad Terfynol ac yn adrodd yn flynyddol i’r Bwrdd Academaidd. Bydd manylion personol yn aros yn gyfrinachol. Cyfrifoldeb y Bwrdd Academaidd fydd monitro’r data a gwneud argymhellion priodol i gyrff neu staff perthnasol.

33. Cyfrifoldeb y Bwrdd Academaidd hefyd fydd adolygu’r Weithdrefn Adolygiad Terfynol a’i heffeithiolrwydd, ac argymell newidiadau, lle bo hynny’n briodol.