Datganiad o Ganllawiau ar y Gwasanaethau Craidd i’r Adrannau Academaidd

Pwrpas y Canllawiau hyn yw diffinio amrediad a lefel y gwasanaethau craidd a roddir gan Wasanaethau Gwybodaeth Prifysgol Aberystwyth i staff ac adrannau academaidd a chynhaliol, ac unrhyw weithredu o du’r adrannau a’r staff a ystyrir yn angenrheidiol fel y gall y Gwasanaethau Gwybodaeth gyflawni amodau’r Canllawiau hyn.

Defnydd

  • Bydd y Gwasanaethau Gwybodaeth yn darparu’r amrediad mwyaf posibl o wasanaethau cyfrifiadurol, llyfrgell a chyfryngau i gefnogi strategaeth y Brifysgol.  Mae’r Gwasanaethau Gwybodaeth wedi ymrwymo i gynnig defnydd priodol o’u cyfleusterau i’r holl grwpiau o ddefnyddwyr sydd wedi’u cymeradwyo. Ceir manylion am y gwahanol gategorïau o ddefnyddwyr
  • Bydd y Gwasanaethau Gwybodaeth yn cynnig dulliau cyflym ac effeithlon o ddefnyddio eu cyfleusterau ar ôl cwblhau’r trefniadau cofrestru angenrheidiol.
  • Mae adrannau academaidd a gwasanaethau cynhaliol yn ymrwymo i gynnig y wybodaeth gyflawnaf bosibl cyn gynted ag y bo modd ar unigolion sydd wedi’u cofrestru yn y Brifysgol neu sydd â hawl fel arall i ddefnyddio cyfleusterau’r Gwasanaethau Gwybodaeth.

Darparu Gwasanaeth

Mae’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn ymrwymo i ddarparu’r amrediad llawnaf posibl o gyfleusterau llyfrgell a chyfrifiaduron yn ystod oriau swyddfa arferol (fel arfer 9-5 Llun-Iau a 9 - 4.30 ar ddydd Gwener).  Cynigir gwasanaethau gan amryw isadrannau’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn ystod oriau craidd ac oriau nad ydynt yn rhai brig fel y nodir , hyd y bo’n rhesymol ac yn ymarferol.  Mae pob cyfeiriad at ddyddiau gwaith yn y testun isod yn golygu gwasanaeth yn ystod oriau swyddfa arferol.

Adnoddau Dysgu

Mae’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn ymrwymo:

  • i gael adnoddau dysgu ar gyfer gwaith dysgu ac ymchwil i adrannau academaidd yn y fformat a gytunir gyda’r adran, yn amodol ar gael adnoddau ariannol a thechnegol digonol i’w prynu a’u defnyddio.
  • i ddarparu amrediad o gatalogau a mynegeion i alluogi defnyddwyr i ganfod adnoddau gwybodaeth addas.  
  • i archebu deunyddiau newydd o fewn 5 diwrnod gwaith wedi i’r uned Prynu Deunyddiau dderbyn awgrymiadau, neu adrodd yn ôl i’r adran o fewn yr amser hwnnw pan fydd ymholiad ynghylch yr archeb.
  • i brosesu a darparu pob deunydd craidd y nodwyd bod ei angen ar gyfer cyrsiau o fewn 7 diwrnod gwaith wedi ei dderbyn gan y cyflenwyr. 
  • i brosesu a darparu unrhyw eitem arall sy’n aros i gael ei phrosesu ar ôl cais gan ddefnyddiwr o fewn 5 diwrnod gwaith. 
  • i sicrhau bod deunyddiau a ddychwelwyd ar ôl eu benthyg neu eu defnyddio yn ôl ar y silffoedd fel eu bod ar gael i ddefnyddwyr eraill o fewn 2 awr ar adegau arferol ac o fewn 5 awr ar adegau o alw brig gan ddefnyddwyr.
  • i ddarparu deunyddiau y gofynnir amdanynt o’u storfeydd i’w defnyddio o fewn 2 ddiwrnod gwaith.
  • i ofyn am ddeunydd na chedwir mewn stoc gan lyfrgelloedd eraill o fewn 5 diwrnod gwaith a’u darparu i’r defnyddiwr ymhen 3 diwrnod wedi eu derbyn.

Mae adrannau a staff academaidd yn ymrwymo:

  • i gynnig y manylion cyfeirio llawnaf posibl am eitemau sydd angen eu harchebu.
  • i ganiatáu amser rhesymol (8 wythnos ar gyfer deunydd darllen craidd) wrth gyflwyno ceisiadau am brynu deunyddiau, er mwyn caniatáu digon o amser i’r Gwasanaethau Gwybodaeth eu prynu a’u prosesu ar gyfer eu defnyddio.
  • i roi rhybudd o 2 wythnos pan fo angen gosod deunydd a gedwir mewn stoc ar Fenthyciad Cyfnod Byr oherwydd bod ei angen ar gyfer modiwl.
  • i ddarparu cyllid addas o gyllid adrannol y GG neu eu cyllid mewnol eu hunain ar gyfer pryniannau.

Gwasanaethau Cyhoeddus

Mae’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn ymrwymo:

  • i ddarparu gwasanaethau yn Llyfrgell Hugh Owen yn ddyddiol trwy gydol y tymor, a chynnig Gwasanaethau Benthyca a gwasanaethau eraill wedi’u staffio fel y nodir , oni bai fod amgylchiadau eithriadol yn rhwystro hyn.
  • i ddarparu gwasanaethau benthyca i ddefnyddwyr fel yr amlinellir
  • i ymateb i bob ymholiad yn ddi-oed. Os na fydd modd ymateb yn syth yna cyfeirir yr ymholiad at yr aelod priodol o staff. Bydd unrhyw gais y mae angen ei gyfeirio yn cael ei gydnabod o fewn 3 diwrnod gwaith i’w dderbyn.
  • i roi arweiniad cychwynnol ar eu gwasanaethau i bob defnyddiwr trwy sesiynau hyfforddi, deunydd wedi ei argraffu neu gyhoeddusrwydd electronig.
  • i roi arweiniad a hyfforddiant ar sut i ddefnyddio ffynonellau gwybodaeth a meddalwedd cyfrifiadurol arbenigol i grwpiau o ddefnyddwyr ac adrannau yn ôl y gofyn, fel y bydd adnoddau’n caniatáu.

Mae adrannau academaidd yn ymrwymo:

  • i gydweithio wrth gosbi defnyddwyr sy’n troseddu yn erbyn Rheoliadau a Chanllawiau’r Gwasanaethau Gwybodaeth.
  • i gydweithredu’n llawn â’r Gwasanaethau Gwybodaeth wrth gynllunio sesiynau hyfforddi myfyrwyr sy’n cynnwys deunyddiau a sgiliau llyfrgell a chyfrifiadurol.
  • i gynorthwyo’r Gwasanaethau Gwybodaeth i annog myfyrwyr i gymryd rhan mewn sesiynau hyfforddi perthnasol.

Gwasanaethau Cyfrifiadurol

Mae’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn ymrwymo:

  • i gynnig gwasanaethau cefnogi cyfrifiaduron wedi’u staffio yn ystod oriau gwaith arferol. Bydd gwasanaethau ar gael y tu allan i oriau gwaith arferol heb staff, a bydd unrhyw namau yn cael eu trwsio cyn gynted ag y gellir gwneud hynny. 
  • i ymateb i unrhyw namau a gofnodir ar beiriannau gwasanaeth cyhoeddus o fewn dau ddiwrnod.
  • i gynnig rhwydwaith cyfrifiadurol cadarn yn y Brifysgol a chysylltiadau â rhwydwaith allanol JANET a fydd ar gael am o leiaf 99% o’r amser yn ystod y tymor.
  • i sicrhau bod Catalog Cyhoeddus Ar-Lein y llyfrgell ar gael am 98.5% o’r amser yn ystod y tymor.
  • i gynnig llwyfan meddalwedd unffurf i’r holl gleientiaid gwasanaeth cyhoeddus (cyfrifiaduron personol a Citrix).
  • i gynnig casgliad cynhwysfawr o ddeunydd cyrsiau ar gyfrifiaduron personol mewn ystafelloedd dysgu.
  • i gynnig amrediad o ddyfeisiadau storio cyfryngau cludadwy ym mhob ystafell.
  • i brofi meddalwedd cyrsiau neu ffynonellau electronig y gwneir cais amdanynt i sicrhau eu bod yn cydweddu â’r bwrdd gwaith cyhoeddus o fewn 4 wythnos i dderbyn y deunyddiau a’r manylion perthnasol am y drwydded.
  • i ychwanegu deunydd cyrsiau sy’n cydweddu at y bwrdd gwaith cyhoeddus o fewn 4 wythnos wedi cynnal prawf llwyddiannus i weld a yw'n cydweddu.
  •  i ddarparu gwasanaeth argraffu dibynadwy a chyfleus sy’n cael ei weithredu gan y defnyddwyr, gyda pheiriannau wedi’u lleoli ym mhob un o’r prif adeiladau. Bydd cwmni allanol yn gyfrifol am gynnal a chadw yr holl beiriannau hyn.

Cyfathrebu

Mae’r Gwasanaethau Gwybodaeth yn ymrwymo:

  • i ddynodi staff uwch i gysylltu ag adrannau ac i gynnig ymateb effeithlon i gynlluniau’r adrannau. 
  • i ofyn am ymateb defnyddwyr yn rheolaidd trwy amryw ddulliau, gan gynnwys arolygon defnyddwyr, ffurflenni awgrymiadau, cyfarfodydd ag adrannau a Phwyllgor Defnyddwyr y Gwasanaethau Gwybodaeth.
  • i gynnig trefniant cyflym ac effeithiol i ymdrin ag unrhyw awgrym a chŵyn a all godi ynghylch eu gwasanaethau a’u cyfleusterau.  Oni ellir ymdrin â chŵyn ar unwaith wrth fodd pawb, fe’i cyfeirir at sylw aelod uwch o’r staff a ddylai ymateb o fewn 3 diwrnod gwaith. 
  • i roi enw cyswllt, rhif ffôn a chyfeiriad ebost ym mhob gohebiaeth ysgrifenedig a neges ebost.
  • i ddosbarthu gwybodaeth amserol ar newidiadau a datblygiadau trwy gyhoeddusrwydd ar y we, Newyddion y Gwasanaethau Gwybodaeth a chyswllt ag adrannau fel y bo’n briodol.  Bydd hyn yn cynnwys y cyhoeddiadau diweddaraf am doriadau yn y gwasanaeth neu doriadau tebygol.
  • i gynnal cyfarfodydd rheolaidd â Chynrychiolwyr Adrannol a rhoi arweiniad ar eu dyletswyddau cyswllt.

Mae adrannau academaidd yn ymrwymo:

  • i enwebu aelod o’r staff academaidd yn Gynrychiolydd y Gwasanaethau Gwybodaeth ar ran yr Adran a chyfeirio pob mater GG trwyddo/trwyddi, ac i roi gwybod i’r GG am ddatblygiadau yn yr Adran a allai gael effaith ar eu gwasanaethau.
  • i wahodd aelodau o’r Tîm Cefnogi Pwnc neu staff eraill y GG i gyfarfodydd adrannol pan fydd eitemau GG ar yr agenda.
  • Mae’r Gwasanaethau Gwybodaeth a’r adrannau academaidd yn ymrwymo i fonitro perfformiad yn erbyn y targedau a osodir yn y ddogfen hon, ac i adolygu’r canllawiau fel y bo angen wrth i amgylchiadau newid.