Manylion y Rheoliadau TG ar Waith

Mae’r rhan hon yn rhoi mwy o fanylion am yr egwyddorion a amlinellir yn y rheoliadau craidd. Mae’n rhoi llawer o enghreifftiau o sefyllfaoedd penodol, a’r bwriad yw eich helpu i gymhwyso’r cyfarwyddiadau a’r cyfyngiadau sydd yn y rheoliadau craidd at y ffordd rydych yn defnyddio’r adnoddau TG yn eich gwaith bob dydd.

Lle rydym yn rhoi rhestr o enghreifftiau, dim ond rhai o’r sefyllfaoedd mwyaf cyffredin a restrir, ac ni fwriedir iddi fod yn rhestr gyflawn.

Lle rydym yn defnyddio ymadroddion fel Awdurdod, Awdurdodedig, Cymeradwy neu Gymeradwyaeth, cyfeirio y maent at awdurdod neu gymeradwyaeth gan yr unigolyn neu’r corff a nodir yn adran 3, ‘Awdurdod’ neu rywun y dirprwywyd awdurdod iddynt gan yr unigolyn neu’r corff dan sylw.

1 Cwmpas

1.1 Defnyddwyr

Mae’r rheoliadau hyn yn berthnasol i bawb sy’n defnyddio adnoddau TG Prifysgol Aberystwyth. Mae hynny’n golygu mwy na’r myfyrwyr a’r staff. Gall gynnwys, er enghraifft:

  • Ymwelwyr â gwefan y Brifysgol, a phobl sy’n defnyddio gwasanaethau ar-lein y sefydliad o’r tu allan i’r campws;
  • Partneriaid, contractwyr ac asiantau allanol sy’n gweithio ar y safle ac yn defnyddio rhwydwaith y Brifysgol, neu sy’n gweithio oddi ar y safle ac yn defnyddio systemau’r sefydliad;
  • Tenantiaid y sefydliad sy’n defnyddio cyfrifiaduron, gweinyddwyr neu rwydwaith y Brifysgol;
  • Ymwelwyr sy’n defnyddio signal di-wifr y sefydliad;
  • Myfyrwyr a staff o sefydliadau eraill sy’n mewngofnodi drwy ddefnyddio ‘eduroam’
  • Staff sy’n cysylltu â’r rhwydwaith o’u cyfrifiaduron gartref.

1.2 Adnoddau TG

Mae’r term Adnoddau TG yn cynnwys:

  • Y galedwedd TG a ddarperir gan y Brifysgol, megis cyfrifiaduron, gliniaduron, dyfeisiau llechen, ffonau poced a pheiriannau argraffu;
  • Y feddalwedd a ddarperir gan y sefydliad, megis systemau gweithredu, meddalwedd rhaglenni swyddfa, gwe-borwyr, ac yn y blaen. Mae hefyd yn cynnwys meddalwedd rydych yn ei defnyddio drwy drefniant gan y sefydliad, er enghraifft cynigion arbennig i fyfyrwyr ar becynnau rhaglenni masnachol;
  • Data a ddarperir gan Brifysgol Aberystwyth, neu y mae’r Brifysgol yn trefnu i chi gael ei ddefnyddio. Gall hynny gynnwys cyfnodolion ar-lein, setiau data, neu gronfeydd data cyfeirnodi;
  • Hawl i ddefnyddio’r rhwydwaith a ddarperir neu a drefnir gan y sefydliad. Byddai hynny’n cynnwys, er enghraifft, cysylltiadau â’r rhwydwaith yn y neuaddau preswyl, signal di-wifr ar y campws, cyswllt â’r rhyngrwyd drwy gyfrifiaduron y Brifysgol;
  • Gwasanaethau ar-lein a drefnir gan y sefydliad megis Office 365, JSTOR, neu unrhyw adnodd ar-lein ‘Jisc’;
  • Manylion adnabod er mwyn defnyddio TG, megis defnyddio’ch enw mewngofnodi sefydliadol, neu unrhyw ddull arall (e-gyfeiriad, cerdyn clyfar, dongl) a ddarparwyd gan y Brifysgol i brofi pwy ydych chi er mwyn defnyddio’r adnoddau TG. Er enghraifft, efallai y bydd modd i chi ddefnyddio adnoddau neu gyswllt di-wifr mewn sefydliadau eraill drwy ddefnyddio’ch enw defnyddiwr arferol a’ch cyfrinair drwy’r system ‘eduroam’. Os gwnewch hynny, rhaid i chi gadw at y rheoliadau hyn, yn ogystal â’r rheoliadau yn y sefydliad rydych yn ymweld ag ef.

2 Llywodraethu

Mae’n ddefnyddiol cofio y gall fod goblygiadau yn y byd ffisegol i ddefnyddio TG.

Mae’r modd y defnyddiwch TG yn cael ei reoli gan gyfreithiau a rheoliadau sy’n benodol i TG (megis y rhai a restrir isod), a chan bolisïau Prifysgol Aberystwyth, gan gynnwys y Polisi Diogelwch Gwybodaeth.

2.1 Cyfraith gwlad

Mae’ch ymddygiad yn ddarostyngedig i gyfraith y wlad, hyn yn oed y cyfreithiau nad ydynt yn ymddangos yn uniongyrchol berthnasol i TG, megis cyfreithiau sy’n ymwneud â thwyll, lladrata ac aflonyddu.

Mae llawer o ddeddfwriaeth sy’n arbennig o berthnasol i ddefnyddio TG, gan gynnwys:

  • Deddfau Cyhoeddiadau Anllad 1959 a 1964
  • Deddf Amddiffyn Plant 1978
  • Deddf yr Heddlu a Thystiolaeth Droseddol 1984
  • Deddf Hawlfraint, Dyluniadau a Phatentau 1988
  • Deddf Cyfiawnder Troseddol a Mewnfudo 2008
  • Deddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron 1990
  • Deddf Hawliau Dynol 1998
  • Deddf Diogelu Data 1998
  • Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000
  • Deddf Atal Terfysgaeth 2005
  • Deddf Terfysgaeth 2006
  • Deddf yr Heddlu a Chyfiawnder 2006
  • Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
  • Deddf Rhyddid Gwybodaeth (yr Alban) 2002
  • Deddf Cydraddoldeb 2010
  • Deddf Gwrthderfysgaeth a Diogelwch 2015
  • Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig (Cyfarwyddeb y GE) 2003 (fel y’u diwygiwyd)
  • Deddfau Difenwad 1996 a 2013

Felly, er enghraifft, ni chewch:

  • Creu na throsglwyddo unrhyw ddelweddau, data na deunydd arall sy’n dramgwyddus, yn anllad neu’n anweddus, nac achosi i’r fath ddeunydd gael ei drosglwyddo, nac unrhyw ddata y gellir ei gydrannu i wneud delweddau neu ddeunydd anllad neu anweddus;
  • Creu na throsglwyddo deunydd gan fwriadu achosi annifyrrwch, anghyfleustra neu bryder diangen;
  • Creu na throsglwyddo deunydd gan fwriadu twyllo;
  • Creu na throsglwyddo deunydd difenwol;
  • Creu na throsglwyddo deunydd sy’n amharu ar hawlfraint unigolyn neu gorff arall;
  • Creu na throsglwyddo deunydd sylweddol digymell neu ddeunydd marchnata i ddefnyddwyr adnoddau neu wasanaethau rhwydweithiol, heblaw lle mae’r deunydd hwnnw wedi’i ymgorffori mewn gwasanaeth, neu’n rhan o wasanaeth mewn modd arall, y mae’r defnyddiwr neu’r sefydliad defnyddio wedi dewis tanysgrifio iddo;
  • Yn fwriadol (a heb awdurdod), defnyddio adnoddau neu wasanaethau rhwydweithiol.

Mae casgliad defnyddiol o grynodebau o’r gyfraith sy’n berthnasol i ddefnyddio TG ar gael yn www.jisclegal.ac.uk/LegalAreas

2.2 Cyfraith dramor

Os ydych yn defnyddio gwasanaethau sy’n cael eu lletya mewn rhan arall o’r byd, efallai y byddwch hefyd yn ddarostyngedig i’r cyfreithiau yno. Gall fod yn anodd gwybod ymhle y mae gwasanaeth penodol yn cael ei letya, a beth yw’r cyfreithiau perthnasol yn y lle hwnnw.

Yn gyffredinol, os defnyddiwch eich synnwyr cyffredin, gan ufuddhau i’r gyfraith ddomestig, a rheoliadau’r gwasanaeth rydych yn ei ddefnyddio, mae’n annhebygol y byddwch yn mynd ar gyfeiliorn.

2.3 Rheoliadau sefydliadol cyffredinol

Dylech eisoes fod yn gyfarwydd â rheoliadau a pholisïau cyffredinol Prifysgol Aberystwyth.

Mae’r rhain ar gael yn http://www.aber.ac.uk/cy/regulations/ ac yn http://www.aber.ac.uk/cy/hr/policy-and-procedure/

2.4 Rheoliadau trydydd parti

Os defnyddiwch adnoddau TG y Brifysgol i ddefnyddio gwasanaethau neu adnoddau trydydd parti, rydych yn rhwym i’r rheoliadau sy’n gysylltiedig â’r gwasanaethau neu’r adnodd hwnnw. (Gall y cyswllt hwnnw ddigwydd drwy rywbeth mor syml â defnyddio’ch enw defnyddiwr a’ch cyfrinair sefydliadol.)

Yn aml iawn bydd y rheoliadau’n cael eu cyflwyno i chi y tro cyntaf i chi ddefnyddio’r gwasanaeth, ond mewn rhai achosion, mae’r gwasanaeth mor hydreiddiol fel na fyddwch hyd yn oed yn gwybod eich bod yn ei ddefnyddio.

Dyma ddwy enghraifft o hyn:

Mae gofynion y polisïau hynny wedi’u hymgorffori yn y rheoliadau hyn, felly os cadwch at y rheoliadau hyn ni ddylech fynd yn groes i bolisïau Janet.

  • Defnyddio cytundebau ‘Chest’
    Mae Eduserv yn gorff sydd wedi negodi llawer o gytundebau meddalwedd ac adnoddau ar-lein ar ran cymuned addysg uwch y DU, o dan enw cyffredinol ‘cytundebau Chest’. Mae rhai cyfyngiadau ar y cytundebau, a gellir eu crynhoi fel hyn:
  • ni chaniateir defnydd anacademaidd
  • rhaid parchu hawlfraint
  • rhaid peidio â throsglwyddo’r breintiau a roddwyd dan gytundebau Chest i drydydd parti
  • rhaid i’r defnyddwyr dderbyn Cydnabyddiaeth y Defnyddiwr o Hawliau Trydydd Parti

Bydd enghreifftiau eraill o feddalwedd neu adnoddau a ddarparwyd i chi gan Brifysgol Aberystwyth.

  • Ni fydd defnyddwyr yn defnyddio meddalwedd nac adnoddau heblaw mewn modd sy’n cydymffurfio â’r holl drwyddedau, telerau ac amodau perthnasol.

3 Awdurdod

Cyhoeddir y rheoliadau hyn o dan awdurdod Cyfarwyddwr y Gwasanaeth Gwybodaeth sydd hefyd yn gyfrifol am eu dehongli a’u gorfodi, a chaiff hefyd ddirprwyo’r cyfryw awdurdod i bobl eraill.

Rhoddir awdurdod i ddefnyddio adnoddau TG y Brifysgol drwy amryw o ddulliau:

  • Darparu enw defnyddiwr a chyfrinair a dulliau adnabod eraill ar gyfer defnyddio TG
  • Rhoi hawl i ddefnyddio system neu adnodd penodol
  • Darparu adnodd mewn lleoliad sy’n amlwg yn un mynediad agored, megis gwefan sefydliadol; caban hunanwasanaeth mewn man cyhoeddus; neu rwydwaith di-wifr agored ar y campws.

Os nad ydych yn siŵr a oes gennych awdurdod i ddefnyddio adnodd TG dylech ofyn i’r Gwasanaethau Gwybodaeth am gyngor pellach.

Mae ceisio defnyddio’r adnoddau TG heb ganiatâd yr awdurdod perthnasol yn drosedd o dan Ddeddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron 1990.

4 Defnydd arfaethedig

Mae adnoddau TG Prifysgol Aberystwyth, a rhwydwaith Janet sy’n cysylltu sefydliadau â’i gilydd ac â’r rhyngrwyd, yn cael eu hariannu gan drethi’r cyhoedd. Mae gan y cyhoedd hawl i wybod bod yr adnoddau’n cael eu defnyddio at y dibenion y’u bwriadwyd ar eu cyfer.

4.1 Defnyddio’r adnoddau i hyrwyddo cenhadaeth y Brifysgol

Darperir yr adnoddau TG i’w defnyddio i hyrwyddo cenhadaeth y sefydliad. Gall y defnydd hwnnw fod at ddibenion dysgu, addysgu, ymchwil, trosglwyddo gwybodaeth, allgymorth cyhoeddus, gweithgareddau masnachol y sefydliad, neu’r gwaith gweinyddu sydd ei angen i gefnogi pob un o’r uchod.

4.2 Defnydd personol

Cewch ddefnyddio’r adnoddau TG at ddibenion personol ar hyn o bryd, a bwrw nad yw hynny’n torri’r rheoliadau ac nad yw’n amharu ar bobl eraill nac yn eu rhwystro rhag defnyddio’r adnoddau at ddibenion dilys (er enghraifft, defnyddio cyfrifiadur i ddiweddaru eich tudalen Facebook pan fo eraill yn aros i gwblhau eu haseiniadau).

Fodd bynnag, gallai’r consesiwn hwn gael ei dynnu’n ôl ar unrhyw adeg.

Mae aelodau o’r staff sy’n defnyddio’r adnoddau TG at ddibenion nad ydynt yn gysylltiedig â’r gwaith yn ystod oriau gwaith yn ddarostyngedig i’r un polisïau rheoli ag ar gyfer unrhyw fath arall o weithgarwch nad yw’n gysylltiedig â’r gwaith.

4.3 Defnydd masnachol a mantais bersonol

Er mwyn defnyddio’r adnoddau TG at ddibenion masnachol nad ydynt yn rhai sefydliadol neu er mantais bersonol, mae angen cymeradwyaeth benodol Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth. Mae’n bosib y bydd darparwr y gwasanaeth yn mynnu ffi neu gyfran o’r incwm yn deillio o’r math hwn o ddefnydd. I gael gwybod mwy cysylltwch â’r Gwasanaethau Gwybodaeth.

Hyd yn oed gyda chymeradwyaeth o’r fath, mae defnyddio trwyddedau o dan y cytundebau Chest at ddibenion heblaw addysgu, astudio neu ymchwil, gweinyddu neu reoli wedi ei wahardd, a rhaid i chi sicrhau bod trwyddedau ar waith sy’n caniatáu defnydd masnachol.

5 Dulliau adnabod

Er mwyn defnyddio llawer o’r gwasanaethau TG a ddarperir neu a drefnir gan y sefydliad mae’n rhaid i chi gofnodi eich manylion adnabod fel bod y gwasanaeth yn gwybod bod gennych hawl i’w ddefnyddio.

Gwneir hyn fel rheol drwy roi enw defnyddiwr a chyfrinair i chi, ond weithiau bydd dulliau adnabod eraill yn cael eu defnyddio, megis cyfeiriad ebost, cerdyn clyfar neu fath arall o ddyfais diogelwch.

5.1 Diogelu eich manylion adnabod

  • Rhaid i chi gymryd pob cam rhesymol i ddiogelu’r manylion adnabod a roddir i chi.
  • Rhaid i chi newid cyfrineiriau pan roddir nhw i chi gyntaf ac yn rheolaidd wedi hynny yn unol â’r cyfarwyddiadau a roddir i chi. Peidiwch â defnyddio cyfrineiriau amlwg, a pheidiwch â’u cofnodi yn rhywle lle gallai rhywun arall ddod o hyd iddynt. Peidiwch â defnyddio’r un cyfrinair ag a ddefnyddiwch ar gyfer cyfrifon personol (h.y. rhai nad ydynt yn gysylltiedig â’r sefydliad). Peidiwch â rhannu cyfrineiriau â neb arall, hyd yn oed staff TG, waeth pa mor gyfleus a diniwed y mae hynny’n ymddangos.
  • Os credwch fod rhywun arall wedi cael gwybod beth yw eich cyfrinair, newidiwch ef ar unwaith a rhowch wybod i’r Gwasanaethau i Gwsmeriaid yn is@aber.ac.uk
  • Peidiwch â defnyddio eich enw defnyddiwr a’ch cyfrinair i fewngofnodi i wefannau neu wasanaethau nad ydych yn eu hadnabod, a pheidiwch â mewngofnodi i wefannau nad ydynt yn dangos symbol y clo.
  • Peidiwch â gadael y cyfrifiadur wedi i chi fewngofnodi, a chofiwch allgofnodi ar ôl i chi orffen.
  • Peidiwch â gadael i neb arall ddefnyddio eich Cerdyn Aber na’ch caledwedd diogelwch. Gofalwch beidio â’u colli, ac os byddwch yn eu colli, rhowch wybod ar unwaith i’r Gwasanaethau Gwybodaeth.

5.2 Ffugio bod yn rhywun arall

Peidiwch byth â defnyddio manylion adnabod TG rhywun arall na cheisio cuddio pwy ydych chi wrth ddefnyddio adnoddau TG y sefydliad.

Er hynny, mae’n dderbyniol peidio â datgelu pwy ydych chi os yw’r system neu’r gwasanaeth yn amlwg yn caniatáu defnydd dienw (megis gwefan gyhoeddus).

5.3 Ceisio peryglu manylion adnabod rhywun arall

Rhaid i chi beidio â meddiannu, benthyg, llygru na dinistrio manylion adnabod rhywun arall.

6 Seilwaith

Y seilwaith TG yw’r holl bethau o dan yr wyneb sy’n gwneud i TG weithio. Mae’n cynnwys gweinyddwyr, y rhwydwaith, cyfrifiaduron, peiriannau argraffu, systemau gweithredu, cronfeydd data a llu o fathau eraill o galedwedd a meddalwedd y mae’n rhaid eu gosod yn gywir er mwyn gallu darparu gwasanaethau TG mewn modd dibynadwy, effeithlon a diogel.

Rhaid i chi beidio â gwneud dim i beryglu’r seilwaith.

6.1 Difrod ffisegol neu berygl o ddifrod

Peidiwch â difrodi’r seilwaith, na gwneud dim byd a allai ddifrodi’r seilwaith, megis bod yn ddiofal gyda bwyd a diod wrth y cyfrifiadur, neu chwarae pêl-droed mewn cyfleuster galw heibio.

6.2 Ailffurfweddu

Peidiwch â cheisio newid gosodiad y seilwaith heb awdurdod, megis newid pwynt y rhwydwaith y mae cyfrifiadur wedi’i blwgio i mewn iddo, cysylltu dyfeisiau â’r rhwydwaith (heblaw wrth gwrs ar gyfer rhwydweithiau di-wifr neu Ethernet a ddarperir yn unswydd at y diben hwnnw) neu newid ffurfweddiad cyfrifiaduron y sefydliad. Ni chewch ychwanegu na dileu meddalwedd o gyfrifiaduron heb ganiatâd i wneud hynny.

Peidiwch â symud offer heb awdurdod.

6.3 Estyn y rhwydwaith

Rhaid i chi beidio ag estyn y rhwydwaith gwifredig neu ddi-wifr heb ganiatâd. Gall gweithgareddau o’r fath, a all olygu defnyddio llwybryddion, aildrosglwyddyddion, hybiau neu bwyntiau mynediad di-wifr, amharu ar y rhwydwaith ac mae’n debygol y byddant yn mynd yn groes i Bolisi Diogelwch Janet.

6.4 Gosod gweinyddwyr

Rhaid i chi beidio â gosod caledwedd na meddalwedd a fyddai’n darparu gwasanaeth i eraill dros y rhwydwaith heb ganiatâd. Mae enghreifftiau o hyn yn cynnwys gweinyddwyr gemau, gwasanaethau rhannu ffeiliau, gweinyddwyr neu wefannau IRC.

6.5 Cyflwyno maleiswedd

Rhaid i chi gymryd pob cam rhesymol i osgoi cyflwyno maleiswedd i’r seilwaith.

Mae’r term maleiswedd yn cynnwys llawer o bethau megis firysau, mwydod a firysau Troeaidd, ond yn y bôn mae’n golygu unrhyw feddalwedd a ddefnyddir i amharu ar weithrediad cyfrifiadurol neu i danseilio diogelwch. Mae’n cael ei lledaenu fel rheol drwy ymweld â gwefannau o natur amheus, lawrlwytho ffeiliau o ffynonellau na ellir ymddiried ynddynt, agor atodiadau ebost gan bobl nad ydych yn eu hadnabod neu ddefnyddio cyfryngau storio sydd wedi eu creu ar gyfrifiaduron sydd wedi’u peryglu.

Rhaid i chi ddiweddaru eich meddalwedd gwrthfirysau yn rheolaidd a sicrhau ei bod yn weithredol bob amser, a chynnal sganiau ar eich cyfrifiadur yn rheolaidd er mwyn osgoi’r broblem hon.

Bydd unrhyw un sydd wedi cyflwyno maleiswedd i’r system drwy esgeulustod yn cael ei gyfrif neu ei chyfrif yn bersonol gyfrifol a gellid cymryd camau disgyblu yn ei erbyn neu yn ei herbyn.

6.6 Tanseilio mesurau diogelwch

Mae Prifysgol Aberystwyth wedi cymryd camau i sicrhau diogelwch ei seilwaith TG, gan gynnwys pethau megis meddalwedd gwrthfirysau, waliau tân, hidlyddion sbam ac yn y blaen.

Rhaid i chi beidio â cheisio tanseilio nac osgoi’r mesurau hyn yn unrhyw ffordd.

7 Gwybodaeth

7.1 Gwybodaeth bersonol, sensitif a chyfrinachol

Wrth eu gwaith neu eu hastudiaethau, mae’n bosib y bydd staff a myfyrwyr (yn enwedig myfyrwyr ymchwil) yn ymdrin â gwybodaeth sy’n dod o dan Ddeddf Diogelu Data a'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data, neu sy’n sensitif neu’n gyfrinachol mewn rhyw ffordd arall. Yng ngweddill yr adran hon, mae’r rhain wedi eu cyfuno dan yr enw ‘gwybodaeth warchodedig’.

Mae sicrhau diogelwch gwybodaeth warchodedig yn fater hynod gymhleth, ac mae iddo agweddau trefniadaethol, technegol a dynol. Mae gan y sefydliad bolisïau Diogelu Data a Diogelwch Gwybodaeth a dogfennau cysylltiedig, ac os yw eich swydd yn debygol o olygu y bydd yn rhaid i chi ymdrin â gwybodaeth warchodedig, rhaid i chi ymgyfarwyddo â’r polisïau hyn a glynu atynt.

Mae rhagor o ganllawiau ynghylch darpariaethau Deddf Diogelu Data a'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a sut mae Prifysgol Aberystwyth yn sicrhau ei bod yn cydymffurfio â hi ar gael ar ein gwefan.

7.1.1 Trosglwyddo gwybodaeth warchodedig

Wrth anfon gwybodaeth warchodedig yn electronig, rhaid i chi ddefnyddio dull sydd â mesurau diogelwch priodol. Nid yw’r ebost yn ddiogel yn ei hanfod. Mae cyngor ynghylch sut i anfon gwybodaeth warchodedig yn electronig ar gael yn ein Cwestiynau Cyffredin.

7.1.2 Cyfryngau storio symudol a dyfeisiau symudol

Ni chewch storio gwybodaeth warchodedig ar gyfryngau symudol (megis cofau bach USB, gyriannau caled symudol, CDs, DVDs) na dyfeisiau symudol (gliniaduron, dyfeisiau llechen neu ffonau clyfar) heblaw ei bod wedi’i hamgryptio, a’r allwedd yn cael ei chadw’n ddiogel.

Os anfonir gwybodaeth warchodedig gan ddefnyddio cyfryngau storio symudol, rhaid i chi ddefnyddio gwasanaeth diogel â chyfleuster olrhain er mwyn i chi gael gwybod ei bod wedi cyrraedd yn ddiogel. Mae cyngor ynghylch defnyddio cyfryngau storio symudol a dyfeisiau symudol ar gyfer gwybodaeth warchodedig ar gael yn ein Cwestiynau Cyffredin.

7.1.3 Gweithio o bell

Os byddwch yn agor gwybodaeth warchodedig oddi ar y campws, rhaid i chi sicrhau eich bod yn defnyddio dull cysylltu cymeradwy sy’n sicrhau nad oes modd rhyng-gipio’r wybodaeth rhwng y ddyfais rydych yn ei defnyddio a ffynhonnell y gwasanaeth diogel.

Rhaid i chi hefyd osgoi gweithio mewn mannau cyhoeddus lle gallai pobl eraill weld eich sgrin.

Eich cyfrifoldeb chi fydd sicrhau bod y feddalwedd gwrthfirysau ddiweddaraf wedi’i gosod yn briodol ar unrhyw ddyfais a ddefnyddir i gysylltu â’r rhwydwaith o’ch cartref, neu o rywle arall.

Mae cyngor ynghylch gweithio o bell ar gael ar ein gwefan.

7.1.4 Dyfeisiau personol neu gyhoeddus a gwasanaethau’r cwmwl

Hyd yn oed os ydych yn defnyddio dulliau cysylltu cymeradwy, ni ellir gwarantu bod dyfeisiau nad ydynt yn cael eu rheoli’n llawn gan Brifysgol Aberystwyth yn rhydd o feddalwedd faleisus a allai, er enghraifft, gasglu gwybodaeth o’r bysellfwrdd a’r sgrin. Felly, ni ddylech ddefnyddio dyfeisiau o’r fath i agor, trosglwyddo na storio gwybodaeth warchodedig.

Peidiwch â storio gwybodaeth warchodedig mewn gwasanaethau cwmwl personol megis Dropbox heblaw ei bod wedi’i hamgryptio’n ddiogel yn gyntaf.

7.2 Gwybodaeth hawlfraint

Mae hawlfraint ar bron pob gwaith sy’n cael ei gyhoeddi. Os ydych am ddefnyddio deunydd (delweddau, testun, cerddoriaeth, meddalwedd), eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau eich bod yn ei ddefnyddio’n unol â chyfraith hawlfraint. Mae hwn yn faes cymhleth, ac mae hyfforddiant a chanllawiau ar gael ar ein gwefan. Cofiwch nad yw’r ffaith eich bod yn gallu gweld rhywbeth ar y we, ei lawrlwytho neu ei ddefnyddio fel arall, yn golygu y cewch wneud fel y mynnwch ag ef.

7.3 Gwybodaeth pobl eraill

Rhaid i chi beidio â cheisio agor, dileu, newid na datgelu gwybodaeth warchodedig sy’n eiddo i bobl eraill heb eu caniatâd, heblaw ei bod yn amlwg eu bod yn bwriadu i eraill wneud hyn, neu fod gennych gymeradwyaeth uwch reolwr priodol yn y Brifysgol, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth neu’r Rheolwr Diogelu Data.

Lle mae gwybodaeth wedi’i chynhyrchu yn ystod cyflogaeth ym Mhrifysgol Aberystwyth a bod y sawl a’i creodd neu sy’n ei rheoli ddim ar gael, caiff Rheolwr yr Athrofa neu Bennaeth yr Adran sydd â chyfrifoldeb roi caniatâd iddi gael ei hadfer at ddibenion gwaith ar ôl cael cytundeb wedi’i gofnodi gan Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth neu’r sawl a enwebir ganddo/ganddi. Wrth wneud hyn, rhaid gofalu peidio ag adfer unrhyw wybodaeth breifat yn y cyfrif, na pheryglu diogelwch y cyfrif dan sylw.

Ni chaiff neb ond y perchennog weld gwybodaeth breifat heblaw o dan amgylchiadau penodol iawn a reolir drwy brosesau sefydliadol a/neu gyfreithiol a chyda chymeradwyaeth y Dirprwy Is-Ganghellor (Prif Swyddog Gweithredu)

7.4 Deunydd amhriodol

Rhaid i chi beidio â chreu, lawrlwytho, storio na throsglwyddo deunydd anghyfreithlon, neu ddeunydd sy’n anweddus, yn dramgwyddus, yn ddifenwol, yn fygythiol, yn wahaniaethol neu sy’n hyrwyddo casineb neu eithafiaeth. Mae’r Brifysgol yn cadw’r hawl i rwystro neu fonitro hawl i weld deunydd o’r fath.

Mae gan y Brifysgol ddyletswydd statudol, o dan Ddeddf Gwrthderfysgaeth a Diogelwch 2015, sef “ATAL”. Diben y ddyletswydd hon yw cynorthwyo’r broses o atal pobl rhag cael eu denu at derfysgaeth.

Mae gan y Brifysgol weithdrefnau i gymeradwyo a rheoli gweithgareddau dilys sy’n ymwneud â deunydd o’r fath at ddibenion ymchwil dilys, lle bo hynny’n gyfreithlon, a chyda’r gymeradwyaeth foesegol briodol. I gael gwybod mwy, gweler https://www.aber.ac.uk/cy/rbi/staff-students/ethics/

Noder, wrth alluogi  mynediad i’r rhyngrwyd, nid yw’r Brifysgol yn cymeradwyo na chydoddef cynnwys unrhyw wefannau trydydd parti y mae’r defnyddwyr yn dewis eu defnyddio. Dylai defnyddwyr ystyried eu cyfrifoldeb personol a bod yn ymwybodol y gallai gwefannau penodol y ceir mynediad iddynt drwy rwydwaith PA gynnwys deunydd sy’n anghyfreithlon, neu sy’n gysylltiedig â sefydliadau sydd wedi’u gwahardd yn ôl y llywodraeth o bryd i’w gilydd.

[Mae Universities UK wedi llunio canllawiau ar ymdrin â deunyddiau ymchwil sensitif, sydd ar gael yn: http://www.universitiesuk.ac.uk/policy-and-analysis/reports/Pages/oversight-of-security-sensitive-research-material-in-uk-universities.aspx]

Ceir eithriad hefyd i staff TG awdurdodedig sy’n casglu tystiolaeth at ddibenion ymchwilio i achosion o dorri’r rheoliadau neu’r gyfraith.

7.5 Cyhoeddi gwybodaeth

Ystyr cyhoeddi yw darparu gwybodaeth i’r cyhoedd, gan gynnwys drwy wefannau, rhwydweithiau cymdeithasol a ffrydiau newyddion. Mae Prifysgol Aberystwyth at ei gilydd yn annog pobl i gyhoeddi, ond mae rhai canllawiau cyffredinol y dylech lynu atynt:

7.5.1 Cynrychioli’r sefydliad

Rhaid i chi beidio â gwneud datganiadau sy’n honni eu bod yn cynrychioli Prifysgol Aberystwyth heb gymeradwyaeth yr aelod priodol o Grŵp Gweithredol y Brifysgol.

7.5.2 Cyhoeddi ar ran eraill

Rhaid i chi beidio â chyhoeddi gwybodaeth ar ran trydydd partïon gan ddefnyddio adnoddau TG y sefydliad heb gymeradwyaeth Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth.

Rhaid i ddefnyddwyr beidio â defnyddio adnoddau TG y Brifysgol i gyhoeddi deunydd a fyddai’n dwyn anfri ar y sefydliad.

8 Ymddygiad

Ni ddylech ymddwyn yn wahanol wrth ddefnyddio TG i’r ffordd y byddech yn ymddwyn mewn amgylchiadau eraill. Mae ymddygiad difrïol, anystyriol neu wahaniaethol yn annerbyniol.

8.1 Ymddygiad ar-lein ac ar y cyfryngau cymdeithasol

Mae polisïau’r Brifysgol i staff a myfyrwyr yn berthnasol hefyd wrth ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol.

Mae’r rhain yn cynnwys polisïau adnoddau dynol, codau ymddygiad, defnydd derbyniol o TG a gweithdrefnau disgyblu.

Mae rhagor o fanylion ar gael yn ein Canllawiau ar Rwydweithio Cymdeithasol.

8.2 Sbam

Rhaid i chi beidio ag anfon ebyst sylweddol yn ddigymell nac ebyst cadwyn heblaw mewn amgylchiadau penodol. Mae rhagor o fanylion ar gael ym Mholisi defnyddio ebost y Brifysgol.

8.3 Gwrthod i eraill ddefnyddio’r adnoddau

Os ydych yn defnyddio adnoddau TG a rennir at ddibenion personol neu gymdeithasol, dylech ildio’r adnoddau os oes eu hangen ar bobl eraill i wneud gwaith. Yn yr un modd, peidiwch â defnyddio adnoddau arbenigol yn ddiangen os oes eu hangen ar rywun arall.

8.4 Amharu ar eraill

Wrth ddefnyddio lleoliadau a rennir, cofiwch fod gan eraill hawl i weithio heb ymyrraeth amhriodol. Peidiwch â gwneud gormod o sŵn (diffoddwch y sŵn ar eich ffôn os ydych mewn ardal astudio dawel), peidiwch â rhwystro tramwyfeydd a byddwch yn sensitif i’r hyn a allai beri tramgwydd i’r bobl o’ch cwmpas.

8.5 Defnyddio gormod o led band/adnoddau

Defnyddiwch yr adnoddau’n ddoeth. Peidiwch â defnyddio gormod o led band drwy lwytho neu lawrlwytho mwy o ddeunydd (yn enwedig fideo) nag sydd ei angen. Peidiwch â gwastraffu papur drwy argraffu mwy nag sydd ei angen, neu drwy argraffu ar un ochr y papur pan allech chi ddefnyddio’r ddwy ochr. Er mwyn peidio â gwastraffu trydan, cofiwch ddiffodd unrhyw offer pan nad yw’n cael ei ddefnyddio.

9 Monitro

9.1 Monitro sefydliadol

Mae’r Brifysgol yn monitro ac yn cofnodi defnydd o’i hadnoddau TG at ddibenion:

  • Canfod ac ymchwilio i gamddefnyddio’r adnoddau neu dorri rheoliadau’r Brifysgol, neu atal hynny rhag digwydd;
  • Monitro gweithrediad effeithiol yr adnoddau;
  • Ymchwilio i honiadau o gamymddwyn.

Pan fo staff yn absennol am gyfnod, mae’n bosib y bydd angen agor eu cyfrifon personol os ydynt yn cynnwys gohebiaeth sy’n bwysig i barhad busnes y Brifysgol. Gwneir hyn mewn modd sensitif a bydd yr holl gamau a gymerir yn cael eu cymeradwyo a’u cofnodi’n briodol (gweler 7.3 uchod).

Bydd y Brifysgol yn cydymffurfio â cheisiadau cyfreithlon am wybodaeth gan asiantaethau gorfodi’r gyfraith ac asiantaethau’r llywodraeth at ddibenion canfod ac ymchwilio i droseddau neu er mwyn atal troseddau, a sicrhau diogelwch y genedl.

9.2 Monitro anawdurdodedig

Rhaid i chi beidio â cheisio monitro defnydd o TG heb ganiatâd penodol Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Gwybodaeth.

Byddai hyn yn cynnwys:

  • Monitro traffig y rhwydwaith;
  • Canfod rhwydwaith a/neu ddyfais;
  • Cipio traffig di-wifr;
  • Gosod meddalwedd cofnodi trawiadau bysellau neu sgrinluniau a allai effeithio ar ddefnyddwyr heblaw chi eich hun;
  • Ceisio agor logiau system neu weinyddwyr neu offer rhwydwaith.

Lle bo TG yn destun astudiaeth neu ymchwil, bydd trefniadau arbennig wedi’u gwneud, a dylech gysylltu ag arweinydd y modiwl / goruchwyliwr ymchwil i gael gwybod mwy.

10 Torri’r rheolau

10.1 Y broses ddisgyblu a chosbau

Ymdrinnir ag achosion o dorri’r rheoliadau hyn drwy brosesau disgyblu’r Brifysgol i staff neu fyfyrwyr fel y bo’n briodol.

Gallai hyn effeithio ar eich astudiaethau neu eich cyflogaeth yn y dyfodol gyda’r sefydliad a thu hwnt iddo.

Mae’n bosib y cewch eich cosbi os ceir ar ddiwedd proses ddisgyblu eich bod wedi torri’r rheoliadau, er enghraifft: gosod cyfyngiadau ar eich hawl i ddefnyddio’r adnoddau TG; tynnu gwasanaethau’n ôl; cael gwared ar ddeunydd sy’n peri tramgwydd; dirwyon ac adennill unrhyw gostau a ysgwyddwyd gan y Brifysgol oherwydd i chi dorri’r rheolau.

10.2 Rhoi gwybod i awdurdodau eraill

Os bydd y sefydliad yn credu bod gweithgarwch anghyfreithlon wedi digwydd, bydd yn cyfeirio’r mater at yr heddlu neu asiantaeth orfodi arall.

10.3 Rhoi gwybod i sefydliadau eraill

Os bydd y sefydliad yn credu bod rheoliadau trydydd parti wedi eu torri, gall roi gwybod am hynny i’r sefydliad dan sylw.

10.4 Rhoi gwybod bod y rheolau wedi’u torri

Os byddwch yn dod i wybod bod y rheoliadau hyn wedi eu torri, rhaid i chi roi gwybod i’r awdurdodau perthnasol.

Cynhelir y Rheoliadau hyn gan Jonathan Davies, a chawsant eu hadolygu ddiwethaf ym mis Awst 2017 a chânt eu hadolygu eto ym mis Awst 2019