Paratoi'r Post ar gyfer ei Gasglu
Er mwyn sicrhau bod post eich adran yn cael ei brosesu mor gyflym ac effeithiol â phosibl byddai o gymorth i staff yr Ystafell Bost pe gallech ddilyn y camau canlynol. Os nad ydych yn dilyn y camau mae'n bosibl, yn arbennig ar ddiwedd y dydd, y gall eich post fethu'r casgliad olaf. Felly byddai o fantais i chi pe baech yn sicrhau bod:
- Pob amlen wedi'i rhwymo yn ôl y categori postio yr hoffech i'r eitem gael ei hanfon - Dosbarth cyntaf, 2il ddosbarth, tramor, post stampiedig, post mewnol
- Pob amlen yn wynebu'r un ffordd
- Yr holl eitemau wedi'u stampio â stampiau post eich adran (mae hyn yn ddull diogelu pwysig i sicrhau na chaiff post preifat ei roi ym mhost y Brifysgol. Felly byddai o fantais i chi pe gallech sicrhau bod holl bost eich adran wedi'i stampio'n gywir. Bydd unrhyw bost preifat amlwg yn cael ei ddychwelyd i'r adran.)
Prosesu Post
Bydd y post sy'n cyrraedd yr Ystafell Bost yn cael ei brosesu'n syth trwy'r peiriant ffrancio. Caiff post pob adran ei godio yn ôl y cod ar yr amlenni. Mae allbrint misol i'r Swyddfa Gyllid yn rhoi manylion am y gwariant gwirioneddol ar bost a bydd yr allbrint yn cael cod credyd a chodir tâl ar yr adran.
Post Mawr
Mae gan Ystafell Bost y Brifysgol amrywiaeth o offer proffesiynol i leihau'r gwaith llafurus o brosesu a phecynnu post. Cyn dechrau post-dafliad, cysylltwch â staff yr Ystafell Bost i weld sut y gall yr offer leihau'r ymdrech ar eich rhan chi. Dyma rai o'r swyddogaethau awtomataidd:
- Rhoi llyfrynnau / llythyrau mewn amlenni
- Rhoi labeli ar amlenni
- Argraffu cyfeiriadau ar amlenni
Gall enwau cyswllt ar eich rhestrau postio gael eu trosglwyddo'n electronig i'r Ystafell Bost, cysylltwch â'r staff i gael manylion.
Post Mewnol
Mae gwasanaeth post mewnol yn gweithredu rhwng holl adrannau'r Brifysgol. Bydd negesydd yn casglu a dosbarthu post i bob canolfan yn y Brifysgol. Er mwyn sicrhau bod eich post yn cael ei ddosbarthu'n gyflym ac effeithiol i'r man iawn, gwnewch yn siŵr ei fod wedi'i labelu'n gywir. Mae ystyriaethau economaidd ac amgylcheddol yn mynnu bod adrannau'n defnyddio amlenni a ddefnyddiwyd eisoes ar gyfer post mewnol, ond gwnewch yn siŵr bod y cyfeiriadau blaenorol yn cael eu dileu a bod enw'r derbynnydd newydd wedi'i nodi'n glir. Mae labeli cyfeiriad a gyflenwir gan yr Ystafell Bost bob amser yn cael eu hargraffu yn nhrefn yr adrannau. Gofynnir i'r adrannau gadw'r labeli hyn mewn trefn wrth eu rhoi ar amlenni. Cafodd y system post mewnol ei harchwilio'n ddiweddar gan gwmni allanol ac mae gwelliannau sylweddol wedi cael eu cyflwyno a'u cyflawni. Gofynnwn i chi gynorthwyo'r staff i sicrhau bod y safonau uchel hyn yn cael eu cynnal.