Canllawiau i Staff sy'n rhoi Geirda

Bwriad y canlynol yw bod yn ganllawiau i staff sy'n derbyn cais am eirda i fyfyrwyr, cydweithwyr a chyn-aelodau o staff.

1. Egwyddorion Cyfreithiol sy'n Berthnasol i Eirda

O bryd i'w gilydd, gofynnir i aelodau o'r staff ddarparu geirda ar gyfer myfyrwyr, cydweithwyr a chyn-aelodau o'r staff ('yr unigolyn').

Mae gan ganolwyr ddyletswydd gofal wrth baratoi geirda, i'r unigolyn ac i'r sawl sy'n derbyn y geirda. Gallai unrhyw doriad ar y dyletswydd hwn arwain at gais am iawndal oherwydd esgeulustod a/neu gamliwiad. Yn ychwanegol at hynny, gall canolwyr fod yn atebol am eirda difenwol.

Tanlinellwyd yr angen i ganolwyr fod yn ofalus ynglyn â'r hyn y maent yn ei ddweud gan achos diweddar. Yn ôl y llys, barnwyd na ddylai geirda roi camargraff yn gyffredinol, a bod yn rhaid iddo fod yn ffeithiol gywir. Gall hyn olygu rhoi rhai ffeithiau arbennig yn eu cyd-destun fel bod y geirda yn ei gyfanrwydd yn wir, yn gywir ac yn deg.

Fel arfer y Brifysgol fydd yn atebol am ganlyniadau geirda esgeulus/difenwol a roddwyd gan aelod o'r staff, oni bai bod modd sefydlu fod y geirda wedi ei roi oddi allan i amgylchiadau gwaith. Gall ymwadiadau ag atebolrwydd helpu, ond dim ond eithriadau rhesymol o atebolrwydd am weithredoedd esgeulus neu anweithiau a gyflawnwyd tra'n cynnal busnes a saif mewn llys.

Nid oes unrhyw ddyletswydd cyffredinol i roi geirda i staff neu fyfyrwyr ac os yw canolwyr yn teimlo na allant gyflawni'r dyletswydd i'r unigolyn ac i'r sawl sy'n ei dderbyn, dylent wrthod yn gwrtais â rhoi geirda, gan gadw mewn cof y nodyn ar wahaniaethu isod.

Gwarchod Data

Trwy oblygiad, mae Deddf Gwarchod Data 1998 yn rhoi'r hawl i wrthrych geirda cyfrinachol ofyn i'r sawl sy'n derbyn y geirda am gopi ohono, lle bo'r geirda yn cael ei gadw fel cofnod â llaw neu ar gyfrifiadur. Mae hyn yn golygu, am y tro cyntaf, fod gan y sawl y mae'r geirda yn cael ei ysgrifennu amdano/i hawl cyfreithiol i weld y geirda hwnnw, er y bydd ei ddatgelu yn dibynnu a roddwyd y geirda yn gyfrinachol neu a all ddatgelu gwybodaeth am berson arall. Er gwaethaf hyn, mae'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cynghori yn ei Chod Ymarfer drafft hi ar gyfer cyflogwyr (ond sy'n debygol o fod yn berthnasol mewn perthynas â myfyrwyr hefyd) y dylai pob geirda, fel mater o bolisi, fod yn agored, p'run ai ydynt wedi eu rhoi neu eu derbyn gan y Brifysgol. O'r blaen, yr unig adeg y gallai geirda fod wedi dod ar gael oedd o ganlyniad i achos cyfreithiol. Mae'r Ddeddf yn darparu eithriad o'r hawl hwn i fynediad lle bo'r Brifysgol yn darparu'r geirda. Gweler hefyd Bolisi Gwarchod Data'r Brifysgol os gwelwch yn dda.

Tra gellir casglu o'r cais am eirda fel arfer fod yr unigolyn yn caniatáu datgelu gwybodaeth bersonol amdano ef/hi, dylai canolwyr nodi hefyd na all hyn ymestyn i 'wybodaeth sensitif' megis gwybodaeth am dras hiliol neu ethnig yr unigolyn, ei iechyd corfforol neu feddyliol, ei fywyd rhywiol, aelodaeth o undeb llafur, barn wleidyddol neu gredoau crefyddol, neu gofnod troseddol. Ni ddylai canolwyr gynnwys unrhyw wybodaeth o'r fath mewn geirda heb gael caniatâd penodol yr unigolyn yn ysgrifenedig yn gyntaf. Mae hyn yn golygu y dylid tynnu sylw'r unigolyn at yr wybodaeth sensitif sy'n cael ei datgelu, diben y datgelu a'r sawl sy'n derbyn yr wybodaeth. Os nad yw caniatâd yn cael ei dderbyn dylai'r canolwr wrthod â rhoi'r geirda os yw'r wybodaeth honno'n berthnasol.

Geirda Mewnol a Datgeliad

Yn aml bydd gofyn i staff roi geirda i gydweithwyr i ddibenion sy'n fewnol i'r Brifysgol, megis dyrchafiad. Weithiau, bydd y geirda hyn yn cael eu rhoi gan gymryd y byddant yn cael eu dal yn gyfrinachol ac na fyddant yn cael eu datgelu i'r unigolyn, er mwyn hyrwyddo gonestrwydd a didwylledd yn y geirda, ac i gynnal perthynas waith dda rhwng yr unigolyn a'r canolwr.

Lle bo cais am ddatgeliad wedi ei wneud gan wrthrych y geirda, bydd y Brifysgol yn mabwysiadu'r polisi canlynol mewn perthynas â geirda mewnol y mae'r canolwr wedi gwneud cais am iddo fod yn gyfrinachol:

os gellir gwneud y geirda'n ddi-enw, bydd y geirda hwnnw'n cael ei ddatgelu i'r unigolyn;
lle nad yw bod yn ddi-enw yn bosibl, holir am ganiatâd y canolwr i'w ddatgelu ac, os rhoddir hynny, bydd y geirda'n cael ei ddatgelu;
lle bo caniatâd o'r fath wedi ei wrthod, bydd y Brifysgol yn parchu'r dyletswydd o gyfrinachedd.

Mae'n bwysig nodi nad yw'r gyfraith achos bresennol yn rhoi unrhyw arweiniad ynglyn â'r mater hwn a dylai canolwyr fod yn ymwybodol y gall y polisi hwn ynghylch geirda mewnol gael ei addasu, os digwydd penderfyniad gan y llys neu weithrediad gorfodaeth gan y Comisiynydd Gwybodaeth.

Gwahaniaethu

Dylai canolwyr gymryd gofal arbennig wrth ysgrifennu geirda neu wrthod â rhoi un i unigolyn sydd eisoes wedi gwneud cyhuddiadau yn ymwneud â gwahaniaethu ar sail hil, rhyw, neu anabledd, yn erbyn y Brifysgol neu aelod o staff. Gallai hyn arwain at honiad o annhegwch h.y. fod yr unigolyn wedi ei drin yn llai ffafriol o ganlyniad i fod wedi gwneud y cwyn. Yn yr un modd rhaid gofalu nad yw geirda yn gwahaniaethu o ran ei iaith neu drwy oblygiad.

2. Pwyntiau Ymarferol i'w Hystyried wrth Ddrafftio Geirda

Wrth roi geirda, rhaid cadw'r pwyntiau canlynol dan sylw i helpu i leihau'r risg o arwain at atebolrwydd cyfreithiol ar ran y sawl sy'n rhoi'r geirda a/neu'r Brifysgol:

2.1 Ym mhob achos, oherwydd y dyletswydd gofal i'r unigolyn ac i'r sawl sy'n ei dderbyn, mae'n hanfodol gwirio cywirdeb yr wybodaeth ffeithiol sy'n cael ei rhoi yn y geirda ac i sicrhau fod ffeithiau o'r fath yn gyflawn. Dylai canolwyr hefyd sicrhau nad yw'r geirda yn rhoi argraff gamarweiniol yn gyffredinol, hyd yn oed os yw'r datganiadau ynddo yn ffeithiol gywir. Er enghraifft, gall hyn olygu peidio â chynnwys gwybodaeth ynghylch mân droseddau disgyblaeth oni bai bod y rhain wedi arwain at bryderon am gymeriad yr unigolyn. Gall y bydd yn rhaid rhoi ffeithiau yn eu cyd-destun.

2.2 Yn ogystal â chynnwys ffeithiau, mae geirda'n cynnwys barn yn aml, ac y mae'n rhaid gwahaniaethu'n eglur rhwng y rhain. Dylai canolwyr gyfyngu eu hunain i ffeithiau os yn bosibl er mwyn rhoi adroddiad teg o'r unigolyn drwy wneud hynny. Gellir mynegi barn ynglyn â phynciau (prif nod yr ymarferiad yn aml) ond rhaid i'r farn honno sy'n cael ei mynegi fod oddi mewn i eiddo'r canolwr o ran cymhwyster proffesiynol e.e. barn academaidd. Ni ddylai canolwyr fynegi barn, neu ymddangos eu bod yn mynegi barn nad ydynt yn gymwys i'w wneud yn broffesiynol (megis barn feddygol). Rhaid i unrhyw farn a gynigir yn y geirda fod yn rhesymol, wedi ei seilio ar ffeithiau ac yn un y gellir ei phrofi. Barn resymol yw honno y byddai unrhyw berson synhwyrol yn ei mynegi, wedi ystyried y ffeithiau. Dylid cymryd gofal hefyd wrth gyfeirio at gymeriad neu onestrwydd yr unigolyn. Dylai barn o'r fath gael ei mynegi fel a ganlyn:
"Rwyf wedi cael X bob amser yn..."
"Ar sail fy mhrofiad i o X fel [Pennaeth Adran] rwyf wedi ei gael ef/hi yn..."

2.3 Staff: Yn amodol ar y canllawiau ynglyn â mân droseddau disgyblaeth yn 2.1 uchod, dim ond os yw'r cyhuddiadau wedi eu profi y dylid cyfeirio at droseddau disgyblaeth. Lle bo aelod o staff yn ymddiswyddo cyn i wrandawiad disgyblu ddigwydd, dylid cyfyngu sylwadau anffafriol i faterion y mae'r canolwr/Prifysgol wedi eu harchwilio'n rhesymol ac y maent yn rhesymol gredu eu bod yn wir.

Myfyrwyr: Yn amodol ar y canllawiau ynglyn â mân droseddau disgyblaeth yn 2.1 uchod, dim ond os yw'r cyhuddiadau wedi eu profi y dylid cyfeirio at droseddau disgyblaeth. Gall fod adegau pan wneir cais am eirda yn ystod achos disgyblu. Os na ellir gohirio'r geirda hyd nes y bydd yr achos wedi dod i ben, ni ddylid cyfeirio at yr achos hwnnw. Os bydd y cyhuddiadau'n cael eu profi wedi hynny, gall y bydd gofyn ychwanegu'r wybodaeth hon at y tystlythyr a dweud wrth y myfyriwr o ganlyniad.

2.4 Dylai pob geirda gael ei nodi yn'Preifat a chyfrinachol - i'r derbynnydd (neu bwyllgor neu banel a enwyd yn ôl y galw) yn unig'. Fodd bynnag, dylai canolwyr nodi effaith y Ddeddf Gwarchod Data 1998 (gweler uchod), sy'n ei gwneud hi'n fwy tebygol y bydd unigolyn yn cael mynediad at gopi o eirda a gyflwynir amdano ef/hi.

2.5 Dylid cyflwyno geirda yn ysgrifenedig os yw'n bosibl o gwbl. Os oes rhaid rhoi geirda ar lafar, dylai fod cofnod ysgrifenedig cywir cyfoes yn cael ei wneud o'r hyn a ddywedir a dylid ei ddilyn gan eirda ysgrifenedig drwy ffacs neu drwy lythyr gan ddatgan mai'r fersiwn ysgrifenedig yw'r un terfynol. Lle nad yw'n bosibl osgoi rhoi geirda dros y ffôn, dylai'r canolwr gymryd camau rhesymol i gadarnhau pwy yw'r person ar y pen arall.

2.6 Dylid osgoi cyfeiriadau "I bwy bynnag a fynno wybod" gan nad yw'r Brifysgol yn gwybod pwy yw'r person y mae arni ddyletswydd gofal dan yr amgylchiadau hyn. Yn ogystal â hynny, gall datgelu gwybodaeth yn ddiofal i berson arall ddigwydd gan esgeuluso'r Ddeddf Gwarchod Data.

2.7 Bydd rhai cyflogwyr neu gyrff sy'n dyfarnu grantiau yn defnyddio proforma ysgrifenedig sy'n cynnwys blychau i'w ticio. Er ei bod yn hawdd ticio blychau, mae geirda a ddarperir yn y modd hwn yr un mor rymus yn gyfreithiol â geirda ysgrifenedig. Mae'r dyletswydd gofal arferol yn parhau i fod yn berthnasol. Os nad yw'r canolwyr yn hapus â'r dewisiadau sy'n cael eu cynnig dylent ddweud hynny ac, os oes angen, ddarparu nodyn eglurhaol ategol, er mwyn cynnwys yr ymatebion yn eu cyd-destun i sicrhau fod y geirda yn deg.

2.8 Dylid gofyn i'r unigolion geisio awdurdod (cyffredinol neu benodol) ymlaen llaw cyn rhoi enw canolwr i unrhyw sefydliad allai fod angen geirda. Gallai aelodau o staff ei gwneud hi'n eglur i unigolion mai dim ond ar y sail hwn y maent yn barod i roi geirda. (Mae'n well gwneud hyn na bod y canolwr yn cael ei roi mewn lle cas o ran rhoi geirda, yn enwedig lle nad yw'r canolwr wedi cael fawr ddim cyswllt neu unrhyw gyswllt o gwbl â'r unigolyn yn ddiweddar.)

2.9 Mae'n bwysig fod adrannau â threfnau wedi eu sefydlu o ran rhoi a storio geirda fel bod cofnodion cywir yn cael eu cadw. Bydd hyn yn sicrhau fod y dull o baratoi mwy nag un geirda i aelodau o'r staff a myfyrwyr yn un cyson ac y gellir dangos y dystiolaeth y seiliwyd y geirda arni pe byddai achos cyfreithiol yn cael ei ddwyn.

2.10 Dylai geirda gynnwys yr ymwadiad canlynol: "Tra bo pob ymdrech rhesymol wedi ei wneud i sicrhau gwirionedd a chywirdeb y datganiadau a wneir yn y geirda hwn, ni fydd y canolwr na'r Brifysgol yn gyfrifol am unrhyw wallau, diffygion neu gamddywediadau a gynhwyswyd yn y geirda.'

2.11 Os yw unigolion ac adrannau yn cymryd gofal synhwyrol ac yn cofio bod ganddynt ddyletswydd gofal o ran darparu geirda, ni ddylent ddod ar draws unrhyw anhawster fel arfer. Fodd bynnag, os cewch eich herio neu os derbyniwch rybudd o achos, ni ddylech gyfaddef unrhyw atebolrwydd gan y gall hyn ddirymu yswiriant y Brifysgol. Dylid hysbysu'r Cofrestrydd a'r Ysgrifennydd ynglyn â'r mater ar unwaith fel y gellir cymryd camau priodol gan y Brifysgol mewn ymgynghoriad â'i chynghorwyr cyfreithiol.

2.12 Er mwyn osgoi unrhyw amheuaeth, dylai unrhyw eirda sy'n cael ei roi ar lefel bersonol gael ei ddarparu o gyfeiriad cartref y canolwr ac ni ddylid defnyddio cyfeiriadau post nag e-bost y Brifysgol. Tra gall y canolwr ddatgan ym mha swyddogaeth y mae ganddo ef neu hi wybodaeth ynglyn â gwrthrych y geirda, mae'n rhaid i'r geirda ddatgan iddo gael ei wneud yn swyddogaeth bersonol y canolwr.

2.13 Staff: Dim ond gan y Cyfarwyddwr Cyllid y gellir cael geirda mewn perthynas â statws ariannol i'w ddefnyddio mewn ceisiadau am forgais ayb.

2.14 Dylai geirda gael ei ddiweddaru'n briodol er mwyn cyflawni'r dyletswydd gofal i'r sawl sy'n ei dderbyn ac i'r unigolyn ac i gydymffurfio â'r Ddeddf Gwarchod Data.

2.15 Os cyfyd cwestiynau a all effeithio ar sefyllfa'r brifysgol yn ôl y gyfraith, gofynnir ichwi ymgynghori â'r Cofrestrydd ac Ysgrifennydd.