Datganiad ar brosesu data personol yn ymwneud â staff

Mae angen i’r Brifysgol gasglu a defnyddio rhai mathau o ddata a ddisgrifir yn adran 2 Deddf Gwarchod Data 1998 fel “data personol sensitif”. Rhestrir y data y gellir ei gasglu isod, a nodir i ba ddiben y gellir ei ddefnyddio. Mae’r dibenion hyn yn cyd-fynd â’r amodau prosesu data personol a restrir yn Atodlen 2 y Ddeddf ac, yn fwy penodol, maent yn cael eu cwmpasu gan un neu fwy o’r amodau prosesu data sensitif a restrir yn Atodlen 3 y Ddeddf. Ni chaiff data ei ddatgelu na’i brosesu i unrhyw ddiben arall heb ganiatâd penodol gwrthrych y data.

Hil a tharddiad ethnig: Cesglir gwybodaeth o ffurflenni cais. Fe’i defnyddir i sicrhau bod y Brifysgol yn cydymffurfio â deddfwriaeth Cysylltiadau Hiliol a Chyfle Cyfartal, ac fe’i hanfonir i’r Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch a chyrff tebyg at ddibenion ystadegol. Er y caiff y data ei gasglu a’i gadw yn ôl enwau unigolion, dim ond ar ffurf gyfansawdd, ddi-enw y caiff ei ddatgelu i gyrff eraill.

Aelodaeth o Undebau Llafur: Caiff y wybodaeth ei darparu gan unigolion neu gan yr Undebau. Fe’i defnyddir i weinyddu tâl aelodaeth.

Iechyd corfforol neu feddyliol, neu gyflwr meddygol: Caiff gwybodaeth ei chasglu o fanylion a ddarperir ar adeg penodi, ac o dystysgrifau meddygol a gyflwynir yn ystod cyfnod y gyflogaeth. Fe’i defnyddir:

• I weinyddu seibiant salwch statudol a sefydliadol, tâl salwch, seibiant mamolaeth a chynlluniau tâl mamolaeth, gan gynnwys cofnodi absenoldeb ar gyfer seibiant salwch.
• I wirio addasrwydd a gallu unigolion i weithio yn achos penodiadau penodol yn y Brifysgol ac ar gyfer lleoliadau gwaith, secondiadau neu benodiadau er anrhydedd gyda chyflogwyr eraill.
• I sicrhau bod y Brifysgol yn cydymffurfio â deddfwriaeth Gwahaniaethu ar sail Anabledd a Iechyd a Diogelwch.
• I reoli a chynnal amgylchedd diogel yn y Brifysgol.
• I ddarparu cofnodion salwch cywir ar gais darpar gyflogwyr eraill pan fo’r aelodau o staff wedi rhoi caniatâd penodol.
• I ddarparu gwybodaeth am ddamweiniau pan allai fod angen talu budd-dâl anaf diwydiannol.

Ar wahân i anghenion y dibenion uchod, dim ond os oes ei angen yn ôl y gyfraith y caiff y data yma ei ddatgelu (e.e. os am ddechrau gweithio mewn proffesiynau penodol). Yr unig ffordd arall y caiff y data ei ddatgelu yw ar ffurf gyfansawdd a di-enw i ddibenion ystadegol.

Cofnodion troseddol: Gall y Brifysgol ofyn i staff roi gwybodaeth am gollfarnau troseddol. Byddai’r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio:

• I asesu addasrwydd ar gyfer swyddi penodol yn ymwneud â chyfrifoldeb ariannol, neu gyfrifoldeb am aelodau eraill o staff neu fyfyrwyr.
• I sicrhau y cydymffurfir ag anghenion yswirwyr (e.e. o ran gyrru car, diogelwch, ayyb.).
• I alluogi’r Brifysgol i sicrhau ei bod yn cydymffurfio ag unrhyw anghenion deddfwriaethol (e.e. ynglyn â materion yn ymwneud ag Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith neu’r Ddeddf Plant).

Ar ben hynny, bydd y Brifysgol yn gofyn i’r Swyddfa Cofnodion Troseddol ddatgelu gwybodaeth pan fydd yn penodi staff i swyddi sy’n ymwneud â gweithio â phlant neu oedolion sy’n agored i niwed.

Ar wahân i’r defnydd uchod, ni ddatgelir y data i eraill oni bai fod hynny’n ofynnol yn ôl y gyfraith.

Cofnodion Disgyblu Mewnol: Caiff data’n ymwneud â chamau disgyblu mewnol eu cadw, yn gyntaf, am gyfnod digon hir i ganiatáu cyflwyno apêl, ac yna am y cyfnod o amser a nodir yng ngweithdrefnau disgyblu’r Brifysgol, ac a nodir yn glir yn y llythyr sy’n rhoi gwybod pa gamau y bwriedir eu cymryd. Dim ond yr aelodau hynny o staff y mae eu dyletswyddau’n golygu bod angen iddynt ddefnyddio cofnodion disgyblu a gaiff weld y cofnodion hyn.

Cofrestru proffesiynol: Yn achos swyddi lle mae’n ofynnol i staff gofrestru’n broffesiynol â chyrff allanol y byddant yn gweithio â hwy, neu lle y disgwylir iddynt gofrestru fel arfer, bydd y Brifysgol yn cadw manylion aelodau o staff nad ydynt wedi cofrestru, a’r rhesymau pam na fu iddynt gofrestru. Gall y manylion hyn gael eu darparu gan yr aelod o staff dan sylw neu gan y corff proffesiynol. Gellir datgelu’r manylion i gyrff eraill wrth drefnu lleoliadau gwaith, secondiadau neu gytundebau er anrhydedd, er y byddir yn ceisio trosglwyddo’r data’n ddi-enw pan fo’n bosibl.