Beth os wyf yn anhapus ynglŷn â’r modd yr ymdriniwyd â’m cais?

Mae’r Cod Ymarfer a gyhoeddwyd o dan Adran 45 o’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn rhoi dyletswydd ar awdurdodau cyhoeddus i lunio gweithdrefn apelio i sicrhau bod modd i ymgeiswyr ofyn am adolygiad mewnol os nad ydynt yn fodlon â’r ffordd y gwnaeth yr awdurdod cyhoeddus ymdrin â’u cais.

Mathau o gwynion

Dyma rai rhesymau posibl dros fod yn anfodlon â’r driniaeth a gawsoch:

  • Nid ymdriniwyd â’ch cais o fewn yr amserlen o 20 diwrnod gwaith
  • Ni chawsoch yr holl wybodaeth y gofynnoch amdani
  • Rydych yn teimlo bod eithriadau wedi cael eu defnyddio’n anghywir
  • Rydych yn teimlo eu bod wedi codi ffi anghywir arnoch

Terfyn amser i gyflwyno cwyn

Yn unol â chyfarwyddyd o Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, rhaid cyflwyno cais am apêl o fewn dau fis i ymateb terfynol y Brifysgol i’ch cais.

Beth sy’n digwydd nesaf?

Pan ddaw eich cwyn i law cewch gydnabyddiaeth a rhyw syniad o bryd y dylech ddisgwyl cael ymateb.

Panel Adolygu

Bydd y panel adolygu yn cynnwys staff nad oedd yn rhan o’r penderfyniad gwreiddiol i ryddhau gwybodaeth ai peidio. Bydd panel adolygu o’r fath fel rheol yn cynnwys tri aelod uwch o staff, bydd un ohonynt yn Ddirprwy Is-Ganghellor fel rheol.  

Yr Adolygiad

Mae’n rhaid i’r adolygiad ddarparu dull teg a diduedd o adolygu’r penderfyniadau a wnaed wrth ystyried yn wreiddiol a ddylid rhyddhau gwybodaeth ai peidio.

Bydd yr holl adolygiadau mewnol yn ystyried y wybodaeth a ryddhawyd o’i gymharu â’r wybodaeth y gwnaethpwyd cais amdani ac yn gwneud adolygiad llawn o’r papurau a oedd yn gysylltiedig â’r cais gwreiddiol.

Efallai y bydd y panel adolygu yn trafod y penderfyniad gwreiddiol ag aelodau o staff a oedd yn rhan o’r cais, i ganfod sut y gwnaethpwyd y penderfyniad, a bydd yn edrych ar y dogfennau a gasglwyd neu a gadwyd i gefnogi’r penderfyniad hwn.

Bydd y panel adolygu mewnol yn trafod eu darganfyddiadau â’r Rheolwr Cofnodion, er mwyn sicrhau bod unrhyw brosesau mewnol a allai fod angen eu newid yn cael eu hadolygu’n llawn.

Ar ôl cwblhau’r adolygiad, cewch y manylion llawn am y canlyniad.

Amserlenni

Mae’n rhaid i adolygiadau mewnol gael eu cwblhau o fewn amserlen resymol. Yn unol ag argymhellion gan yr Adran Materion Cyfansoddiadol, mae’r Brifysgol yn ceisio ymdrin ag ystyriaethau syml o fewn 20 diwrnod gwaith i’r gŵyn, ac yn ceisio ymdrin ag adolygiadau mwy cymhleth, megis ailystyried prawf buddiannau’r cyhoedd, o fewn 40 diwrnod gwaith i ddyddiad derbyn y gŵyn.

Os daw hi’n amlwg yn ystod unrhyw gam o’r adolygiad mewnol na fydd modd ei gyflawni erbyn y dyddiad a nodwyd, byddwn yn rhoi gwybod i chi a bydd dyddiad cwblhau arall yn cael ei roi, a bydd yn rhaid i’r panel adolygu wneud pob ymdrech i gadw at y dyddiad hwn. 

Canlyniad Adolygiad Mewnol

Mae dau ganlyniad posibl i adolygiad mewnol:

Naill ai

bod y penderfyniad gwreiddiol yn cael ei gadarnhau

Neu

bod y gŵyn yn cael ei chadarnhau

Os bydd y gŵyn yn cael ei chadarnhau, bydd y panel yn rhoi gwybod i chi a chewch wybod pryd y bydd unrhyw wybodaeth (bellach) y gwnaethoch gais amdani yn cael ei darparu.

Os bydd y penderfyniad gwreiddiol yn cael ei gadarnhau, bydd y panel yn rhoi gwybod i chi am hynny hefyd.

Os ydych chi’n parhau i fod yn anfodlon, mae gennych hawl i basio’r mater ymlaen i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth: http://www.ico.gov.uk/complaints.aspx