Polisi Rhyddid Gwybodaeth

Cyflwyniad

Gwnaeth Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (“y Ddeddf”) sefydlu hawl cyffredinol i gael gweld gwybodaeth a gedwir gan y Brifysgol.

Mae gan unrhyw unigolyn neu sefydliad hawl:

  • i weld cynllun Cyhoeddi’r Brifysgol, sy’n rhoi manylion am yr holl wybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd gan y Brifysgol;
  • i wneud cais am unrhyw wybodaeth a gedwir gan y Brifysgol, ni waeth pryd y cafodd ei chreu, gan bwy, neu ar ba ffurf y cedwir y wybodaeth bellach;
  • i gael gwybod a oes gan y Brifysgol wybodaeth o’r fath ac os felly, i gael y wybodaeth honno, yn amodol ar eithriadau penodol

Mae’r ddogfen hon yn darparu’r fframwaith polisi i sicrhau bod cydymffurfio effeithiol â’r Ddeddf yn cael ei gyflawni, ei gynnal a’i archwilio. Mae’n ymdrin â’r agweddau canlynol:

  1. Ystod
  2. Diben
  3. Cyfrifoldebau
  4. Cysylltiad â dogfennau eraill
  5. Cyfarwyddiadau sydd ar gael
  6. Cynllun Cyhoeddi
  7. Ceisiadau am Wybodaeth
  8. Costau
  9. Eithriadau
  10. Panel Buddiannau’r Cyhoedd
  11. Apeliadau

1. Ystod

Mae’r polisi hwn yn ymwneud â’r holl wybodaeth gofnodedig a gedwir gan y Brifysgol, h.y. gwybodaeth a gaiff ei chreu, ei derbyn a’i chynnal gan staff y Brifysgol yn eu gwaith o ddydd i ddydd.

Gellir cadw’r wybodaeth mewn cyfryngau amrywiol, ond fel rheol bydd ar bapur neu’n electronig.

2. Diben

Diben y polisi hwn yw rhoi fframwaith i sicrhau y glynir wrth ddarpariaethau Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, yn benodol:

  • bod cyfran sylweddol o wybodaeth am y Brifysgol a’i gweithgareddau ar gael i’r cyhoedd fel mater o drefn drwy’r Cynllun Cyhoeddi;
  • bod gwybodaeth arall nad ydyw yn y Cynllun Cyhoeddi ar gael yn ôl y gofyn;
  • yr ymdrinnir â’r holl geisiadau am wybodaeth mewn modd effeithlon ac amserol; ac
  • os yw gwybodaeth wedi ei heithrio, y rhoddir ystyriaeth briodol i weld a ddylid datgelu’r wybodaeth ai peidio, gan roi ystyriaeth briodol i fuddiannau’r cyhoedd, hawliau testun data, rhwymedigaethau cyfreithiol a materion sy’n ymwneud â diogelwch gwybodaeth a gallu dod o hyd i wybodaeth.

3. Cyfrifoldebau

Mae’r Brifysgol yn cydnabod ei chyfrifoldeb corfforaethol yn ôl y Ddeddf i sicrhau fod yr wybodaeth a gedwir ganddi ar gael yn gyffredinol. Yr Uwch Swyddog sydd â chyfrifoldeb cyffredinol am y polisi hwn yw’r Dirprwy Is-Ganghellor (Gwasanaethau Myfyrwyr a Staff).

Rheolwr Cofnodion y Brifysgol sy’n gyfrifol am gydlynu swyddogaeth Rhyddid Gwybodaeth y Brifysgol. Mae’r cyfrifoldeb hwn yn cynnwys rhoi cyngor, cynnal y Cynllun Cyhoeddi, datblygu deunydd cyfarwyddyd a hyrwyddo cydymffurfiad y Brifysgol â’r Ddeddf ac â’r polisi hwn mewn ffordd sy’n sicrhau bod y wybodaeth yn cael ei hadfer yn hawdd, yn briodol ac yn amserol. Lle bynnag y bo’n bosibl, dylai aelodau staff gael crynodeb rhagarweiniol o weithdrefnau’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Mae Hyrwyddwyr Gwybodaeth o fewn yr adrannau a’r gwasanaethau yn cynorthwyo i gydlynu’r ymateb lleol i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth, yn gweithredu fel cyswllt cyffredinol i’r Rheolwr Cofnodion, gan hyrwyddo’r gwaith o drefnu a rhaeadru cynlluniau rheoli cofnodion a hyfforddiant ar gyfer creu ymwybyddiaeth.

Dylai’r holl staff gynefino â’r polisi hwn ac ag unrhyw gyfarwyddyd Deddf Rhyddid Gwybodaeth.

Dyma ganllawiau i aelodau o staff sy’n derbyn ceisiadau ysgrifenedig am wybodaeth (gan gynnwys negeseuon e-bost):

  • peidiwch â gwrthod ceisiadau am wybodaeth
  • rhowch gyngor a chymorth i unrhyw un sy’n gwneud cais am wybodaeth
  • ymatebwch o fewn 20 diwrnod gwaith i geisiadau ysgrifenedig syml;
  • cysylltwch â’r Rheolwr Cofnodion am gyngor os bydd angen a chyfeiriwch unrhyw geisiadau cymhleth atynt.

4. Cysylltiad â dogfennau eraill

Lluniwyd y polisi hwn o fewn cyd-destun y dogfennau prifysgol canlynol:

Polisi Gwarchod Data
Polisi Rheoli Cofnodion
Gweithdrefn Apelio Rhyddid Gwybodaeth

5. Canllawiau sydd ar gael

Pan fo’n bosibl, dylai aelodau newydd o staff gael crynodeb rhagarweiniol o’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r gweithdrefnau cydymffurfio perthnasol.

Rydym wrthi’n paratoi cyfarwyddiadau am y gweithdrefnau angenrheidiol i gydymffurfio â’r polisi hwn a byddant ar gael gan Reolwr Cofnodion y Brifysgol ac ar y gweddalennau Rhyddid Gwybodaeth ar y wefan Cydymffurfiaeth Gwybodaeth.

6. Cynllun Cyhoeddi

Mae Cynllun Cyhoeddi’r Brifysgol ar gael ar y we. Mae’r Cynllun Cyhoeddi yn nodi:

  • y dosbarthiadau gwybodaeth y mae’r Brifysgol yn ymrwymedig i sicrhau eu bod ar gael yn rheolaidd i’r cyhoedd fel mater o drefn
  • ym mha fformat y bydd y wybodaeth ar gael (drwy’r we, neu mewn fformat electronig neu ar bapur), ac
  • a fydd y wybodaeth ar gael yn rhad ac am ddim neu a fydd raid talu ffi

Mae gan y Brifysgol ddyletswydd i gynnal ac adolygu’r Cynllun Cyhoeddi. Yng ngoleuni hyn, bydd y Cynllun yn cael ei roi gerbron Grwp Ymgynghorol Cydymffurfiaeth y Pwyllgor Gwybodaeth Reoli unwaith y flwyddyn.

7. Ceisiadau am Wybodaeth

Gellir cael gwybodaeth nad yw ar gael eisoes drwy Gynllun Cyhoeddi’r Brifysgol trwy gyflwyno cais penodol am wybodaeth. Yn hyn o beth mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth wedi sefydlu nifer o hawliau perthnasol:

  • yr hawl i gael gwybod a yw’r wybodaeth yn bodoli;
  • yr hawl i gael yr wybodaeth (yn amodol ar eithriadau); ac hefyd
  • yr hawl i wneud apêl fewnol ac allanol yn erbyn unrhyw benderfyniad a wneir i wrthod cais Rhyddid Gwybodaeth

Mae’n rhaid i bob cais gael ei wneud ar ffurf barhaol (er enghraifft yn ysgrifenedig, trwy ffacs neu trwy e-bost) ac efallai y codir tâl am ymdrin ag unrhyw gais. Ni fydd gan y rhai sy’n gwneud cais hawl i gael gwybodaeth sydd wedi’i heithrio yn ôl y Ddeddf. Ond, dim ond y darnau penodol hynny o wybodaeth y mae’r eithriad yn gymwys iddynt a gaiff eu dal yn ôl.

Mae’n rhaid i’r Brifysgol ymateb i bob cais o fewn 20 diwrnod gwaith, ond efallai y gofynnir am ragor o fanylion er mwyn dod o hyd i’r wybodaeth. Os bydd rhaid talu ffi, caiff y cyfnod o 20 diwrnod gwaith ei estyn i hyd at 3 mis nes y telir y ffi.

8. Costau

Oni nodir yn wahanol bydd gwybodaeth sydd ar gael trwy Gynllun Cyhoeddi’r Brifysgol yn cael ei darparu yn rhad ac am ddim.

Mae’r Brifysgol, fodd bynnag, yn cadw’r hawl i godi ffi briodol ar gyfer ymdrin â cheisiadau penodol am wybodaeth nad yw wedi’i rhestru yn y cynllun cyhoeddi. Caiff y gost ei chyfrifo yn ôl y Rheoliadau Ffioedd a gyhoeddwyd gan yr Arglwydd Ganghellor. Os na fydd y taliad wedi dod i law o fewn tri mis ystyrir bod y cais yn annilys.

9. Eithriadau

Mae 23 eithriad yn ôl y Ddeddf, rhai ohonynt lle mae prawf buddiannau’r cyhoedd yn berthnasol, ac eraill sy’n eithriadau diamod.

Efallai y bydd y Brifysgol yn penderfynu y gall rhyw wybodaeth sydd ganddi gael ei hystyried yn wybodaeth eithriedig yn ôl y Ddeddf. Os gwneir cais am wybodaeth sy’n cynnwys gwybodaeth sy’n gymwys ei heithrio, bydd y Brifysgol yn ystyried y prawf buddiannau’r cyhoedd ac, o dan rai amgylchiadau, efallai y bydd y Brifysgol yn atal y wybodaeth y gwnaethpwyd cais amdani.

Mewn achosion pan fydd eithriad yn cael ei honni, bydd y Brifysgol yn darparu datganiad clir o’r rhesymau dros roi’r eithriad ac yn rhoi manylion am ei gweithdrefn apelio.

10. Panel Buddiannau’r Cyhoedd

Mae Adran 2 y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn gosod yr amgylchiadau a allai olygu bod awdurdod cyhoeddus yn gwrthod cais Rhyddid Gwybodaeth. Mewn achosion o’r fath lle ceir eithriad cymwys mae’n rhaid i’r Brifysgol ystyried a oes mwy o fudd cyhoeddus i ddarparu’r wybodaeth i’r ymgeisydd neu i gynnal yr eithriad hwnnw. Ymdrinnir â phob cais Rhyddid Gwybodaeth sydd angen y prawf hwn gan banel y Brifysgol ar brawf buddiannau’r cyhoedd, yn unol â chyfarwyddyd gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Fel rheol dylai panel adolygu o’r fath gynnwys tri aelod uwch o staff, fel rheol bydd un o’r rhain yn Ddirprwy Is-Ganghellor, yn ogystal â chyfreithiwr y Brifysgol. Gwahoddir arbenigwyr pwnc neu wasanaeth i ymuno â’r panel yn ôl pob cais penodol.

11. Apeliadau

Y mae gweithdrefn apeliadau yn gysylltiedig â’r Cynllun Cyhoeddi, ceisiadau penodol i gael gwybodaeth ac ymdrin ag ymholiadau, wedi cael ei chyhoeddi ar wahân a chaiff ei chynnal yn unol â darpariaethau’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r polisi hwn.