Datganiad Diogelu Data

Datganiad Diogelu Data a Phreifatrwydd Swyddfa Datblygu a Chysylltiadau Alumni Prifysgol Aberystwyth

Mae Prifysgol Aberystwyth yn ceisio meithrin gwell dealltwriaeth o’n alumni a’n cymuned alumni i helpu’r Brifysgol i gynnal a chynyddu’r gymdeithas hirsefydlog rhwng alumni Aberystwyth a'r Brifysgol ac â’i gilydd, ac i wahodd a harneisio cefnogaeth alumni a’r gymuned er budd ein myfyrwyr a’r Brifysgol. Ein nod yw cofnodi, prosesu ac ymchwilio data ar unigolion o fewn ein cymuned o dros 60,000 o alumni mewn ffyrdd sy’n ein helpu i wneud penderfyniadau mwy gwybodus ynglŷn â’n gohebiaeth, ein rhaglenni gwirfoddoli i alumni ac wrth godi arian. Gwnawn hyn i ddatblygu gwell dealltwriaeth o’n alumni a’n cefnogwyr ac i’n helpu i feithrin cyswllt â hwy a chodi arian yn y modd mwyaf effeithiol yn unol â’n hamcanion elusengar.

Mae Swyddfa Datblygu a Chysylltiadau Alumni Prifysgol Aberystwyth wedi ymrwymo i warchod eich preifatrwydd drwy gydymffurfio â Deddf Diogelu Data 1998, y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR – a ddaw i rym fis Mai 2018), a thrwy arferion gorau.

Mae’r datganiad hwn yn dweud wrthych sut rydym yn cofnodi, yn diogelu ac yn defnyddio’r wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch i gadw mewn cysylltiad â chi ac i hyrwyddo amcanion elusengar y Brifysgol drwy ein gwaith gwirfoddoli a chodi arian.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau am y datganiad hwn, cysylltwch â Swyddog Cronfa Ddata’r Swyddfa Datblygu a Chysylltiadau Alumni yn devstaff@aber.ac.uk neu ar 01970 621568

I gael gwybod mwy am bolisi a chanllawiau diogelu data’r Brifysgol, ynghyd â manylion cyswllt Rheolwr Diogelu Data a Hawlfraint y Brifysgol, gweler y ddolen gyswllt isod:
https://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/dp/


Sut rydym yn casglu gwybodaeth

Caiff enwau, manylion ynghylch graddau a manylion cyswllt yr holl fyfyrwyr eu copïo o gronfa ddata cofnodion myfyrwyr y Brifysgol (ASTRA) a’u defnyddio i greu cofnod i chi ar gronfa ddata’r Swyddfa Datblygu a Chysylltiadau Alumni. Rydym hefyd yn cadw cofnodion ar gyfer cefnogwyr y Brifysgol nad ydynt yn alumni, gan gynnwys rhoddwyr a darpar roddwyr.

Casglwn wybodaeth bersonol amdanoch pan fyddwch yn holi am ein gweithgareddau, yn cofrestru ar gyfer digwyddiad, yn rhoi rhodd i’r Brifysgol neu’n rhoi gwybodaeth bersonol i ni mewn rhyw ffordd arall. Gallwn hefyd dderbyn gwybodaeth amdanoch gan drydydd partïon, er enghraifft gan ddarparwyr ein gwasanaethau neu gan ffrind sydd am i ni ddweud wrthych am ein gweithgareddau. Weithiau byddwn yn chwilio am wybodaeth amdanoch sydd wedi ei chyhoeddi yn llygad y cyhoedd ac yn ychwanegu’r wybodaeth honno at eich cofnod.

Rydym yn dal ac yn prosesu’r wybodaeth hon ar y sail ei bod ym ‘muddiannau dilys’ y Brifysgol i wneud hyn a’i fod hefyd o fudd i’r unigolion dan sylw (Erthygl 6(1)(f) GDPR).

Y wybodaeth a gasglwn

Bydd y wybodaeth bersonol a gasglwn yn cynnwys enw, dyddiad geni, a manylion cyswllt gan gynnwys cyfeiriad ebost a rhif ffôn symudol. Gall y wybodaeth a gasglwn hefyd gynnwys hanes cyflogaeth, meysydd diddordeb a diddordeb posib, manylion ynghylch amrywiol gysylltiadau â’r Brifysgol ac alumni eraill a’ch tueddiad i wirfoddoli a/neu gefnogi’r Brifysgol yn ariannol drwy roddion elusengar. Os rhowch rodd i’r Brifysgol, neu os byddwch yn addo rhodd i’r Brifysgol, byddwn hefyd yn cofnodi manylion eich rhodd a/neu eich addewid yn eich cofnod.

Byddwn yn cadw eich data am gyfnod amhenodol i gynorthwyo gyda’ch perthynas gydol oes â’r Brifysgol neu tan y byddwch yn gofyn i ni wneud fel arall.

Casglwn wybodaeth hefyd drwy olrhain pa dudalennau rydych yn ymweld â hwy pan gliciwch ar ddolenni cyswllt â’n gwefan yn eich negeseuon ebost ac mae’n bosib y defnyddiwn y wybodaeth hon i deilwra’r ffordd y cyflwynir ein gwefannau a’n negeseuon ebost i chi. Mae gwefan ganolog Prifysgol Aberystwyth yn defnyddio cwcis i gofio dewisiadau defnyddwyr ac i gasglu gwybodaeth am y modd y defnyddir y wefan drwy Google Analytics. I gael gwybod mwy am gwcis, a sut i’w hanalluogi os mynnwch, cliciwch ar y ddolen gyswllt isod:
www.aber.ac.uk/cy/cookie-policy

Sut y defnyddiwn eich gwybodaeth

Defnyddiwn eich gwybodaeth bersonol:

  • i ddarparu unrhyw wasanaethau i chi yr ydych yn gofyn amdanynt;
  • at ddibenion gweinyddol;
  • i hyrwyddo ein hamcanion elusengar, gan gynnwys ein gweithgareddau codi arian.

Os rhoddwch eich rhif ffôn a/neu eich cyfeiriad ebost mae’n bosib y byddwn yn eu defnyddio i’ch gwahodd i gefnogi’r Brifysgol, ac oni ofynnwch i ni beidio â gwneud hynny, byddwn hefyd yn anfon yr e-newyddlen i alumni atoch.

Mae’n bosib y byddwn yn dadansoddi’r wybodaeth bersonol a gasglwn i greu proffil o’ch diddordebau a’ch dewisiadau er mwyn gallu cysylltu â chi yn y ffordd fwyaf priodol gyda’r wybodaeth fwyaf perthnasol. Mae’n bosib y byddwn hefyd yn defnyddio eich data i helpu i gynllunio ein gweithgareddau cyswllt â chefnogwyr a chodi arian.

Mae deall ein alumni, ein cefnogwyr a darpar gefnogwyr yn hanfodol i’n galluogi i godi arian mor effeithiol â phosib yn unol a’n hamcanion elusengar ac i sicrhau’r budd mwyaf posibl i’r Brifysgol oddi wrth alumni ac eraill sy’n dymuno ein cefnogi mewn ffyrdd eraill.

Sgrinio cyfoeth yw’r broses o ddefnyddio gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus i asesu gallu unigolyn i ddarparu cymorth dyngarol i’r Brifysgol. Mae’n gwella profiad ein cefnogwyr trwy helpu i sicrhau bod y Brifysgol yn cysylltu â hwy ynglŷn â chynigion codi arian sy’n briodol i’w gallu i roi. Mae hefyd yn caniatáu i gyfran fwy o gyllid y Brifysgol gael ei wario ar achosion da trwy ein galluogi i ddyrannu adnoddau codi arian yn fwy effeithiol.

Mae’n bosib y byddwn hefyd yn rhannu eich gwybodaeth â darparwyr ein gwasanaethau, sefydliadau cysylltiedig ac asiantau at y dibenion a ddisgrifir uchod. Ceir mwy o fanylion am rannu data isod.

Eich hawliau a’ch dewisiadau

Cewch ddewis p’un a ydych am dderbyn gwybodaeth am hynt y Brifysgol a’n gweithgareddau codi arian, a sut y derbyniwch y wybodaeth honno. Ni fyddwn yn cysylltu â chi os ydych wedi dweud nad ydych am i ni gysylltu â chi. Gallwch newid eich dewisiadau cysylltu ar unrhyw adeg drwy gysylltu â ni yn devstaff@aber.ac.uk neu ar 01970 621568.

Os bydd eich manylion personol yn newid, byddem yn ddiolchgar pe baech yn ein helpu i sicrhau bod eich gwybodaeth a’ch dewisiadau’n gywir drwy roi gwybod i ni yn y cyfeiriad ebost uchod neu yn y cyfeiriad sydd ar ddiwedd y datganiad hwn.

Byddwn dim ond yn cysylltu â chi trwy ebost os ydych, ar ryw adeg, wedi cytuno i hyn, neu os oes yna angen gweinyddol penodol nad yw’n gysylltiedig â chodi arian neu farchnata.

O dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) mae gennych hawl i wrthwynebu yn erbyn defnyddio’ch data, gallwch ddewis i beidio â derbyn mathau penodol o ohebiaeth oddi wrthym, ac mae gennych yr hawl i gael gwybod pa wybodaeth rydym yn ei dal amdanoch chi.

Mae’r Brifysgol yn cydnabod hawl alumni ac eraill i ofyn i’r Swyddfa Datblygu a Chysylltiadau Alumni beidio â chysylltu â hwy.

Os byddwch yn gofyn am hyn, bydd y Swyddfa Datblygu a Chysylltiadau Alumni yn ychwanegu eich enw i restr atal, yn unol â chanllawiau'r diwydiant, gan gadw dim ond digon o wybodaeth (e.e. enw llawn, dyddiad geni, blynyddoedd y buoch yn fyfyriwr yma) i sicrhau bod eich dewis i ni beidio â chysylltu â chi yn cael ei barchu yn y dyfodol.

Dylid nodi bod y Brifysgol yn cadw cofnodion craidd ynghylch cynnydd academaidd mewn cronfa ddata sy’n cael ei diogelu â chopïau wrth gefn yn rheolaidd (ASTRA). Cofnodion parhaol yw’r rhain ac nid oes modd eu dileu ar gais.

Mae’r cofnodion hyn yn gyfrinachol a dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y cânt eu rhyddhau (e.e. pan ofynnir amdanynt at ddibenion gorfodi’r gyfraith), er bod yn rhaid cydnabod bod manylion graddio unigolion y gellir eu hadnabod wedi eu rhyddhau i’w cyhoeddi mewn blynyddoedd a aeth heibio (yn arbennig cyn 2000) ac nid oes gan y Brifysgol ddim rheolaeth dros fanylion personol sydd eisoes wedi bod yn llygad y cyhoedd, er enghraifft drwy ddatganiadau i’r wasg neu pan arferid cyhoeddi manylion graddio yn y wasg genedlaethol.

Sut rydym yn diogelu gwybodaeth bersonol

Cedwir eich data mewn cronfa ddata ddiogel mewn canolfan ddata o fewn yr UE yn Amsterdam, yr Iseldiroedd. Rheolir y data gan y Brifysgol yn unol â pholisïau diogelu data a diogelwch y Brifysgol. Cynhelir ein gwefan gan gyflenwr allanol (Blackbaud) o dan gytundeb â’r Brifysgol, gyda mesurau diogelwch priodol.

Nid yw’r Brifysgol yn prosesu manylion cardiau credyd ar gyfer rhoddion ar-lein; darparwyr diogel yn unig sy’n ymdrin â’r rhain, gan gynnwys Blackbaud Merchant Services ac Everydayhero, o dan delerau y mae’r Brifysgol wedi cytuno arnynt.

Cymerwn gamau priodol i sicrhau bod y wybodaeth bersonol a ddatgelir i ni yn cael ei chadw’n ddiogel, ei bod yn gywir ac yn cael ei diweddaru, nad yw’n cael ei chadw am yn hwy nag sydd ei angen at y dibenion a bennwyd a’i bod yn cael ei dinistrio’n ddiogel wedi hynny neu’n cael ei dileu am byth.

Datgelu’r wybodaeth a gasglwn i bartïon allanol

Ni fyddwn byth yn gwerthu eich gwybodaeth bersonol. Mae’n bosib y byddwn yn rhoi eich gwybodaeth i ddarparwyr ein gwasanaethau at ddibenion darparu gwasanaethau yng nghyswllt y gweithgareddau a amlinellir uchod yn unig ac yn unol â’r hyn a gytunwyd o dan delerau contractiol a mesurau diogelwch. Rydym bob amser yn sicrhau bod mesurau rheoli priodol ar waith yn gyntaf; ni fydd y darparwr byth yn defnyddio eich data at ddibenion ychwanegol nad ydynt yn gysylltiedig â Phrifysgol Aberystwyth a bydd yn dinistrio’r data mewn modd diogel ar ôl ei ddefnyddio. Ymhlith darparwyr o’r fath mae gwasanaeth ebostio i anfon newyddlenni wedi’u teilwra drwy ebost, defnyddio cwmni postio i anfon cylchgronau i alumni, sgrinio enwau yn erbyn rhestri drwy gwmni Sgrinio Cyfoeth er mwyn dod o hyd i bobl a allai o bosib gefnogi’r Brifysgol yn ariannol neu sgrinio enwau a chyfeiriadau drwy gwmni data i ddileu enwau pobl a fu farw o’r rhestri postio ac i sicrhau bod cyfeiriadau’n cael eu diweddaru.

Dim ond asiantau awdurdodedig sy’n gweithio ar ein rhan sy’n cael gweld eich data personol ac ni fyddwn byth yn cyfnewid eich manylion nac yn gwerthu nac yn rhentu eich data i sefydliadau masnachol neu elusennol eraill.

Mae’n bosib y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â ‘Phartneriaid Prifysgol Aberystwyth’ sydd wedi’u dethol, at ddibenion rheoli ymgyrchoedd cyfathrebu ar y cyd ac ymgyrchoedd codi arian. Gwneir hynny er mwyn sicrhau na fydd Prifysgol Aberystwyth a’r partner codi arian ill dau yn cysylltu â chi ynglŷn â’r un prosiect mewn modd nad yw wedi’i gydlynu.

Os rhoddwch rodd i Brifysgol Aberystwyth, cewch ddewis p’un a fydd eich enw’n ymddangos ar restri rhoddwyr ac mewn cyhoeddiadau eraill. Os cytunwch, mae’n bosib y byddwn yn cyhoeddi eich enw a’r ffaith eich bod wedi rhoi rhodd yn ein rhestr flynyddol o roddwyr a gyhoeddir yng nghylchgrawn PROM, a anfonir drwy’r post i’r holl alumni heblaw’r rhai sydd wedi gofyn i ni beidio â’i anfon atynt, ac sydd ar gael ar-lein.

Mae’n bosib y bydd yn rhaid i ni ddatgelu eich gwybodaeth os yw hynny’n ofynnol o dan y gyfraith (er enghraifft, i gyrff y llywodraeth ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith) neu os rhoddwch ganiatâd i ni i wneud hynny.

Eich caniatâd

Drwy ddarparu eich data personol i ni, rydych yn rhoi caniatâd i ni i gasglu ac i ddefnyddio’r wybodaeth hon yn unol â’r dibenion a ddisgrifir uchod a’r datganiad preifatrwydd hwn.

Os llenwch ffurflen diweddaru proffil, ffurflen rhoddion, ffurflen cofrestru ar gyfer digwyddiad, ffurflen tanysgrifio, neu unrhyw ffurflenni eraill, caiff unrhyw wybodaeth a roddwch y mae modd eich adnabod yn bersonol ohoni ei defnyddio at y dibenion a nodwyd. Defnyddiwn y wybodaeth hon o negeseuon ebost yn bennaf i ymateb i’ch ceisiadau. Mae’n bosib y byddwn yn anfon eich ebost ymlaen i aelodau eraill o staff y Brifysgol a all ateb eich cwestiynau’n well, ac mae’n bosib y byddwn yn storio gwybodaeth ebost yn eich cofnod alumni i wella ein gwasanaeth i chi ac at ddibenion archwilio mewnol.

Drwy ddarparu eich data personol i ni, rydych hefyd yn rhoi caniatâd i ni i drosglwyddo eich gwybodaeth i wledydd neu awdurdodaethau y tu allan i’r DU ond o fewn yr UE, os oes angen gwneud hynny at y dibenion uchod. Byddwn dim ond yn trosglwyddo eich data personol y tu allan i’r UE os ydych wedi rhoi eich cydsyniad penodol, neu os yw’r trosglwyddo yn dod o dan amodau cyfreithiol eraill ar gyfer trosglwyddo data personol y tu allan i’r UE. Mae’n bosib na fydd data’n cael ei ddiogelu i’r un graddau yn y gwledydd hyn ag yn y DU neu’r UE, ond os trosglwyddwn eich gwybodaeth fel hyn, rhoddwn fesurau rheoli priodol ar waith i sicrhau y diogelir eich gwybodaeth.

Hawl i weld data

Caiff yr holl ddata a gesglir drwy lwyfannau rhwydweithiau cymdeithasol Alumni Aberystwyth ei storio a’i brosesu’n ddiogel yn unol â’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol. Mae gennych hawl i ofyn am gopi o’r holl wybodaeth a gadwn amdanoch ac i fynnu bod unrhyw fanylion sy’n anghywir yn cael eu cywiro. Gallwch ofyn i Swyddog y Gronfa Ddata am gopi o’ch gwybodaeth a chewch ofyn am gael dileu gwybodaeth benodol o’ch cofnod alumni hefyd. Gofynnir i chi brofi pwy ydych chi yn ffurfiol cyn i’ch data gael ei ryddhau.

Os ydych yn un o alumni Prifysgol Aberystwyth ac wedi creu cyfrif ar gyfer gwasanaeth ein Gwe Gymuned i Alumni, gallwch fewngofnodi i’ch cyfrif i weld ac i ddiweddaru’r rhan fwyaf o’ch gwybodaeth.

Dolenni cyswllt

Gall ein gwefan gynnwys dolenni cyswllt â gwefannau sefydliadau eraill. Nid yw Prifysgol Aberystwyth yn gyfrifol am arferion preifatrwydd y gwefannau eraill hyn ac felly dylech ddarllen eu polisïau preifatrwydd yn ofalus.

Defnyddio testun a delweddau

Os postiwn ddelweddau neu destun, rydym fel arfer yn hapus i chi eu rhannu â chyd-alumni, a byddwn yn atodi hysbysiadau a datganiadau hawlfraint ar gynnwys nad yw wedi ei greu gennym ni yn bersonol. Byddem yn ddiolchgar pe baech yn cysylltu â ni cyn ailgyhoeddi gwybodaeth o’n gwefan. Mae’n bosib y bydd gennym wybodaeth fwy cyfoes, neu efallai y bydd gennym reswm dros beidio â’i rhannu ar lwyfan arall.

Llwyfannau cyfryngau cymdeithasol

Defnyddiwn gyfrifon cyfryngau cymdeithasol i feithrin cyswllt ag alumni ac i ledaenu negeseuon a deunyddiau’r Brifysgol. Mae’r cyfrifon isod yn swyddogol gysylltiedig â rhwydwaith alumni’r Brifysgol ym mis Mawrth 2018:

Mae’n bosib y byddwn yn chwilio am gofnodion alumni ac yn storio data ynddynt megis: ffynhonnell y rhyngweithio, math a chynnwys y rhyngweithio os yw hynny’n briodol, dyddiad y rhyngweithio, enw defnyddiwr, a/neu fanylion eraill yn ôl y galw. Mae hyn yn fodd o wirio gweithgarwch alumni, chwilio am ddata a’i ddadansoddi at ddibenion data demograffig ac archwilio, a chyfathrebu’n effeithiol yn unol â dewis ddull cyfathrebu’r alumni.

Newidiadau i’n datganiad

Gall telerau’r datganiad preifatrwydd hwn newid. Os digwydd hynny, byddwn yn postio’r newidiadau yma felly cofiwch gymryd cipolwg o bryd i’w gilydd. Drwy barhau i ddefnyddio ein gwasanaethau ystyrir eich bod wedi derbyn y cyfryw newidiadau.

Mawrth 2018
Prifysgol Aberystwyth

Prifysgol AberystwythFundraising Regulator Logo
Swyddfa Datblygu a Chysylltiadau Alumni
Adeilad Cledwyn
Campws Penglais
Aberystwyth
SY23 3DD

Tel: 01970 621568