9. Canllawiau cyffredinol i’r panel/cyfweliad YAA i bennu dilysrwydd y gwaith: cyfansoddiad a threfniadaeth

9.1 Lle bo'n bosibl, ni ddylai aelodau'r panel fod wedi ymwneud ag achosion blaenorol o YAA ar gyfer yr un myfyriwr.

9.2 Rhaid i swyddog ysgrifenyddol gadw cofnod ysgrifenedig o wrandawiad panel neu gyfweliad i benderfynu dilysrwydd y gwaith, fel arfer aelod o dîm gweinyddol y Gyfadran/Cofrestrfa; ni ddylai’r swyddog ysgrifenyddol fod yn aelod o'r panel.

9.3 Ni ddylai'r staff sydd wedi gwneud yr honiad o Ymddygiad Academaidd Annerbyniol fod yn aelodau o'r panel ac ni ddylent gyfrannu at y penderfyniad o gwbl. Fodd bynnag, bydd yr aelod o staff a wnaeth yr honiad o Ymddygiad Academaidd Annerbyniol fel arfer yn aelod o'r panel cyfweld fel arbenigwr pwnc.

9.4 Bydd y myfyriwr yn cael gwybod yn swyddogol am ddyddiad, lleoliad ac amser cyfarfod y panel/cyfweliad, a bod cyfle iddynt fod yn bresennol yn y cyfarfod. Dylid hysbysu'r myfyriwr ynghylch pwy yw aelodau'r panel cyn y cyfarfod a gall y myfyriwr ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau cyn y cyfarfod.

9.5 Dylid rhoi rhybudd rhesymol i'r myfyriwr a'r panel allu paratoi ar gyfer panel/cyfweliad. Byddai hyn fel arfer rhwng 5-7 diwrnod calendr. Dim ond mewn achosion prin, a gyda rheswm da (er enghraifft, lle gall symud ymlaen fod yn ddibynnol ar ganlyniad achos YAA), gellir rhoi rhybudd byrrach.

9.6 Bydd cyfle i'r myfyriwr gyflwyno tystiolaeth ysgrifenedig cyn cyfarfod y panel/cyfweliad, gan gynnwys tystiolaeth o amgylchiadau arbennig. Dylai unrhyw dystiolaeth a dogfennau ategol gael eu cyflwyno mewn un e-bost, heb fod yn hwyrach na 48 awr cyn y panel a drefnwyd. Mae'r Brifysgol yn cydnabod efallai na fydd hyn bob amser yn bosibl, er enghraifft, lle mae maint y ffeil neu faint cyfunol y dogfennau yn rhy fawr i'w cynnwys mewn un e-bost (neu mewn atodiad i ebost), neu os bydd myfyriwr yn derbyn tystiolaeth feddygol lai na 48 awr cyn cyfarfod y panel/cyfweliad. Bydd unrhyw dystiolaeth a anfonir ar ôl y dyddiad cau yn cael ei hystyried gan y panel ar ôl cyfarfod y panel/cyfweliad, nid yn ystod y cyfarfo.

9.7 Gall y myfyriwr gael cwmni cynghorydd o Undeb y Myfyrwyr. Gall yr ymgynghorydd o Undeb y Myfyrwyr fynychu'r cyfarfod i gefnogi'r myfyriwr ond ni chaiff eirioli dros y myfyriwr na siarad ar eu rhan. Bydd presenoldeb gan unrhyw unigolion eraill yn ôl disgresiwn y Cadeirydd, a dylid gwneud unrhyw geisiadau am bresenoldeb unigolion heblaw cynghorydd o Undeb y Myfyrwyr yn ysgrifenedig i'r Cadeirydd cyn cyfarfod y panel/cyfweliad. Fel arfer ni chaniateir cynrychiolaeth gyfreithiol yn y cyfarfod.

9.8 Os nad yw myfyriwr yn bresennol mewn cyfarfod o'r panel/cyfweliad heb fod ganddynt reswm da, gall y cyfarfod fynd yn ei flaen hebddynt.

9.9 Lle bo'n bosibl, ni ddylid trefnu cyfarfodydd panel/cyfweliad yn ystod cyfnodau arholiadau neu cyn bod y myfyriwr wedi cwblhau eu harholiadau. Pan fo myfyriwr yn ymwybodol bod ymchwiliad YAA arfaethedig cyn yr arholiadau, dylid rhoi'r opsiwn iddynt ohirio'r panel/cyfweliad i gyfnod ar ôl iddynt orffen eu harholiadau, neu i'w gynnal yn ystod cyfnod yr arholiadau.

9.10 Lle bo angen, gall panel y gyfadran/prifysgol ofyn i arbenigwr pwnc fod yn bresennol yn y cyfarfod. Bydd yr arbenigwr pwnc yn aelod o staff PA, fel arfer o adran academaidd y myfyriwr. Ni fydd yr arbenigwr pwnc yn aelod o'r panel ac ni fydd yn bresennol yn nhrafodaeth y panel, ac ni fyddant yn cymryd rhan yn y penderfyniad. Rôl yr arbenigwr pwnc fydd darparu gwybodaeth bwnc-benodol ac ateb unrhyw gwestiynau sy'n gysylltiedig â'r pwnc a allai fod gan y panel. Pan fydd y myfyriwr yn bresennol, rhoddir cyfle iddynt godi unrhyw faterion ar ôl i'r arbenigwr pwnc adael y cyfarfod. Bydd hyn yn rhoi cyfle i'r myfyriwr siarad yn rhydd a chodi unrhyw faterion sydd ganddynt ynglŷn â'r arbenigwr pwnc.

9.11 Yn dilyn canlyniad y cyfarfod, gellir cyfeirio myfyrwyr sydd wedi'u cofrestru ar gyrsiau sydd wedi'u hachredu'n broffesiynol at y panel addasrwydd i ymarfer lle bo angen.