Polisi Preifatrwydd Myfyrwyr

Mae’r datganiad hwn yn esbonio sut y mae'r Gofrestrfa Academaidd Prifysgol Aberystwyth yn trin ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol (h.y. unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â chi fel unigolyn neu sy’n dweud pwy Gofrestrfa Academaidd ewch i: https://www.aber.ac.uk/cy/aqro/about/.

Prifysgol Aberystwyth yw’r rheolwr data ac mae wedi ymrwymo i warchod hawliau ei myfyrwyr yn unol â Deddf Diogelu Data 1998 y DU, y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) newydd ac unrhyw ddeddfwriaeth gysylltiedig.  Mae gan Brifysgol Aberystwyth Reolwr Diogelu Data a Hawlfraint sydd ar gael drwy gysylltu ag infocompliance@aber.ac.uk neu 01970 628593.  Mae gan y Brifysgol amryw o bolisïau a gweithdrefnau diogelu data sydd ar gael yma: https://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/.

Pa wybodaeth bersonol ydyn ni’n ei chasglu amdanoch?

Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn casglu gwybodaeth amdanoch pan fyddwch yn gwneud cais i astudio yma, pan fyddwch yn cofrestru fel myfyriwr, yn ystod eich cwrs, neu ar ôl i chi orffen eich astudiaethau neu raddio â chymhwyster o Brifysgol Aberystwyth. Efallai y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth amdanoch o’r tu allan i’r Brifysgol, megis gwybodaeth gan UCAS ynglŷn â’ch cais, yn ogystal â gwybodaeth a ddarperir gan eich canolwyr.  Mae’r math o wybodaeth bersonol y mae’r Swyddfa Ansawdd Academaidd a Chofnodion yn ei phrosesu’n cynnwys, ymhlith gwybodaeth arall:

  • Enw, dyddiad geni, manylion cyswllt a gwybodaeth arall a gyflwynir yn ystod y prosesau ymgeisio, dilysu a chofrestru;
  • Manylion eich cwrs, modiwlau, marciau asesiadau a chymwysterau;
  • Manylion unrhyw ganlyniadau ffurfiol i brosesau a gweithdrefnau’r Brifysgol, e.e. apeliadau academaidd, gweithdrefnau disgyblu, cwynion ffurfiol, ac yn y blaen;
  • Manylion cyswllt eich perthynas agosaf i’w defnyddio mewn argyfwng;
  • Ar gyfer myfyrwyr rhyngwladol, copïau o basbortau, fisâu ac unrhyw ddogfennau eraill sy’n angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â gofynion y Swyddfa Gartref, yn ogystal â data at ddibenion presenoldeb.

Beth yw diben prosesu gwybodaeth bersonol a sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio?

Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn prosesu eich gwybodaeth bersonol at amryw o ddibenion ymarferol a gweinyddol sydd i gyd yn angenrheidiol er mwyn i chi allu cofrestru fel myfyriwr.  Mae’n rhaid i Brifysgol Aberystwyth hefyd ddatgan ar ba sail gyfreithiol y mae’n prosesu’r data, a nodir hyn isod hefyd.  Er nad oes modd datgan yr holl ddibenion y defnyddir eich gwybodaeth ar eu cyfer, nodir isod enghreifftiau o sut y mae’n debygol o gael ei defnyddio gan y Gofrestrfa Academaidd, tra byddwch yn fyfyriwr.

  • Er mwyn gweinyddu eich astudiaethau a chofnodi eich llwyddiannau academaidd (e.e. y cyrsiau rydych wedi’u dewis, arholiadau ac asesiadau, llunio tystysgrifau a thrawsgrifiadau, a chyhoeddi rhestrau pasio a rhaglenni graddio). Mae’n rhaid i Brifysgol Aberystwyth gasglu, cadw a phrosesu gwybodaeth amdanoch at unrhyw ddibenion sy’n gysylltiedig â’ch astudiaethau, e.e. dysgu, cymorth, ymchwil, gweinyddu, ac unrhyw resymau eraill y bernir eu bod yn angenrheidiol er mwyn cyflawni eich cytundeb contractiol â’r Brifysgol (Erthygl 6(1)(b) o’r GDPR).
  • Er mwyn gallu cyfathrebu â chi’n effeithiol drwy’r post, ebost a ffôn, ac â phobl eraill mewn argyfwng. Mae’n rhaid i Brifysgol Aberystwyth gasglu, cadw a phrosesu gwybodaeth amdanoch at unrhyw ddibenion sy’n gysylltiedig â’ch astudiaethau, e.e. dysgu, cymorth, ymchwil, gweinyddu, ac unrhyw resymau eraill y bernir eu bod yn angenrheidiol er mwyn cyflawni eich cytundeb contractiol â’r Brifysgol (Erthygl 6(1)(b) o’r GDPR).
  • Er mwyn cynnal ymchwiliadau yn unol â’r rheoliadau academaidd, a’r prosesau a’r trefniadau cwyno a sicrhau ansawdd. Mae’n rhaid i Brifysgol Aberystwyth gasglu, cadw a phrosesu gwybodaeth amdanoch at unrhyw ddibenion sy’n gysylltiedig â’ch astudiaethau, e.e. dysgu, cymorth, ymchwil, gweinyddu, ac unrhyw resymau eraill y bernir eu bod yn angenrheidiol er mwyn cyflawni eich cytundeb contractiol â’r Brifysgol (Erthygl 6(1)(b) o’r GDPR).
  • Er mwyn monitro presenoldeb a chyswllt myfyrwyr ar fisâu Haen 4 er mwyn cydymffurfio â thelerau eu nawdd (Erthyglau 6(1)(e) ac 89).
  • Er mwyn casglu ystadegau a gwneud ymchwil at ddibenion adroddiadau mewnol a statudol (e.e. HESA). Mae’n rhaid i Brifysgol Aberystwyth brosesu eich data personol lle y bo’n angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y Brifysgol (Erthyglau 6(1)(e) ac 89).
  • Ar gyfer yr Adroddiad Cyrhaeddiad Addysg Uwch (HEAR) – er mwyn darparu gwybodaeth fwy manwl am ddysgu a chyrhaeddiad y myfyriwr nag a roddir ar y dystysgrif gradd. Mae’n rhaid i Brifysgol Aberystwyth brosesu eich data personol lle y bo’n angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn y Brifysgol (Erthyglau 6(1)(e) ac 89).

Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol?

Mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chreu, ei chadw a’i throsglwyddo’n ddiogel ar amryw o wahanol ffurfiau papur ac electronig, a dim ond staff Prifysgol Aberystwyth a phartïon dan gontract sydd â diddordeb dilys ynddi at ddibenion cyflawni eu dyletswyddau contractiol fydd yn cael ei gweld.

Pan fo hynny’n angenrheidiol, rhennir gwybodaeth bersonol yn fewnol o fewn yr Athrofeydd a chydag adrannau eraill ledled y Brifysgol. Diogelir gwybodaeth bersonol gan y Brifysgol, a heblaw yn yr amgylchiadau a restrir isod, ni ddatgelir gwybodaeth i drydydd partïon heb ganiatâd. Rhestrir isod y mathau o sefydliadau ac amgylchiadau lle y gallai eich gwybodaeth bersonol gael ei datgelu fel arfer gan y Gofrestrfa Academaidd.

  • Yr Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA) – Mae’n rhaid i Brifysgol Aberystwyth anfon rhywfaint o’r wybodaeth a gasglwn am fyfyrwyr i HESA at ddibenion dadansoddi ystadegau ac er mwyn cynnal yr arolwg o Ganlyniadau Graddedigion.
  • Noddwyr a rhieni lle y rhoddwyd cydsyniad.
  • Sefydliadau Addysg Uwch lle y gallech fod yn treulio rhywfaint o amser, er enghraifft fel myfyriwr cyfnewid, neu ar flwyddyn dramor sy’n rhan o gynllun gradd.
  • Cyrff proffesiynol (e.e. y Cyngor Meddygol Cyffredinol, Cymdeithas Frenhinol Penseiri Prydain, Cymdeithas y Gyfraith) er mwyn cadarnhau eich cymwysterau ac achredu eich cwrs.
  • Mae’r Brifysgol wedi’i thrwyddedu i noddi myfyrwyr ymfudol o dan Haen 4 y system bwyntiau ac o dan Fisâu Astudio Byrdymor. Bydd y Brifysgol yn darparu data am fyfyrwyr ar Fisâu Myfyrwyr Haen 4 a myfyrwyr eraill nad ydynt yn rhai Haen 4 sy’n destun mesurau rheoli mewnfudo, i’r Swyddfa Gartref a’i hadrannau er mwyn cyflawni ei dyletswyddau o dan ei thrwydded.
  • Safleoedd lleoliadau gwaith neu bartneriaid addysgol sy’n darparu cyrsiau ar y cyd.
  • Y Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr i gadarnhau manylion cofrestru, presenoldeb ac adnabod myfyrwyr er mwyn iddynt allu cael cymorth ariannol.
  • Cwmnïau adennill a rheoli dyledion er mwyn adennill dyledion ar ran y Brifysgol, lle y bu gweithdrefnau mewnol i adennill dyledion yn aflwyddiannus.
  • Darpar gyflogwyr neu ddarparwyr addysg rydych wedi cysylltu â hwy.
  • Mae’r gwasanaeth dilysu ar-lein ‘Higher Education Degree Datacheck’, a ddatblygwyd gan ‘Graduate Prospects’, yn cynnig adnodd canolog i ddilysu graddau, ar gyfer trydydd parti yn unig (e.e. cyflogwyr ac asiantaethau), er mwyn dilysu dyfarniadau Prifysgol Aberystwyth i’w myfyrwyr. Byddwn bob amser yn gofyn am ganiatâd cyn rhyddhau data personol.
  • Asiantaethau yn y DU a chanddynt ddyletswyddau o ran atal a chanfod troseddau, casglu trethi neu dollau, neu ddiogelwch gwladol.
  • Darparwyr gwasanaethau canfod llên-ladrad yn unol â chontractau y cytunwyd arnynt.
  • Awdurdodau Lleol at ddibenion eithriadau treth y cyngor lle y bo hynny’n angenrheidiol er mwyn arfer buddiannau dilys yr Awdurdodau Lleol neu’r myfyriwr ond dim ond lle nad yw prosesu’r wybodaeth yn rhan o’n swyddogaeth gyhoeddus graidd, lle nad yw’n ddireswm a lle na fydd yn effeithio’n andwyol ar hawliau a rhyddid, neu fuddiannau dilys, y myfyriwr.
  • Awdurdodau Lleol at ddibenion pleidleisio: o dan gytundeb rhannu data penodol, mae’r Brifysgol yn rhannu manylion personol sylfaenol â’r Swyddog Gwasanaethau Etholiadol Sirol er mwyn i’r awdurdod lleol allu cysylltu â chi ynglŷn â hunangofrestru. Nid yw’r Brifysgol yn cofrestru ei myfyrwyr.
  • Undeb Myfyrwyr Prifysgol Aberystwyth lle y bo hynny’n angenrheidiol er mwyn arfer buddiannau dilys Undeb y Myfyrwyr neu’r myfyriwr i gymryd rhan mewn prosesau democrataidd, manteisio ar wasanaethau cynrychioli, ymuno â chlybiau chwaraeon a chymdeithasau a derbyn gohebiaeth. Lle y cafwyd cydsyniad, bydd y Brifysgol hefyd yn rhannu data am ethnigrwydd er mwyn i Undeb y Myfyrwyr allu monitro a hybu cyswllt â phobl dduon a lleiafrifoedd ethnig.

Bydd unrhyw ddatgeliadau eraill gan y Brifysgol yn digwydd yn unol â’r ddeddfwriaeth GDPR, ac ym mhob achos, rhoddir ystyriaeth ofalus i’ch buddiannau. 

Lle y bydd angen prosesu gwybodaeth arall, y gallai fod yn rhaid i’r Gofrestrfa Academaidd ei chasglu at ddibenion dilys, byddwch fel arfer yn cael manylion pellach ynglŷn â’r ffordd y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth honno pan fyddwn yn ei chasglu oddi wrthych.

Sut y bydd y Swyddfa Ansawdd Academaidd a Chofnodion yn defnyddio fy ngwybodaeth bersonol ar ôl i mi raddio?

Ar ôl i chi raddio, cedwir cofnod craidd o’ch astudiaethau am gyfnod amhenodol er mwyn gallu cadarnhau manylion eich cyrhaeddiad academaidd a’ch cyfnodau cofrestru, ac er mwyn gallu dilysu dyfarniadau a darparu trawsgrifiadau o’ch marciau yn ogystal â geirdaon academaidd os yw hynny’n briodol. Gallai’r wybodaeth hefyd gael ei defnyddio at ddibenion ymchwil ystadegol neu hanesyddol.

Am ba hyd fyddwn ni’n cadw eich gwybodaeth?

Bydd Prifysgol Aberystwyth yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn unol â Pholisi Rheoli Cofnodion y Brifysgol, ei Rhestr Cadw Cofnodion a hefyd y rhestr gadw enghreifftiol a gyhoeddwyd gan y Cydbwyllgor Systemau Gwybodaeth (JISC). Fel y nodir uchod, cedwir cofnod craidd o’ch presenoldeb am gyfnod amhenodol.

I gael gwybod mwy ewch i: https://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/rm/.

Diogelu eich gwybodaeth

O dan ddeddfwriaeth GDPR mae’n rhaid i’r Brifysgol gadw eich gwybodaeth yn ddiogel, ar bapur ac ar ffurf electronig.  Bydd yn parchu eich cyfrinachedd, a chymerir pob cam priodol i atal unrhyw un sydd heb awdurdod rhag ei gweld na’i datgelu. Dim ond aelodau o’r staff y mae angen iddynt weld rhai agweddau ar eich gwybodaeth fydd yn cael eu hawdurdodi i wneud hynny.

Sut mae cael gweld fy ngwybodaeth bersonol?

Mae gennych hawl i weld y wybodaeth bersonol a gedwir amdanoch gan y Brifysgol.  I gael gwybod mwy ewch i: https://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/dp/request/

Beth sydd angen i chi ei wneud?

Mae’n bwysig iawn eich bod yn diweddaru eich manylion personol. Gallwch wneud hyn drwy eich cofnod myfyriwr ar-lein yn: https://studentrecord.aber.ac.uk/cy/ 

Beth yw eich hawliau?

A chithau’n wrthrych data, mae gennych rai hawliau penodol o ran y wybodaeth a gedwir amdanoch, yn dibynnu ar ba sail rydym yn ei chasglu a’i phrosesu. 

Maer rhagor o fanylion ar gael yn: https://www.aber.ac.uk/en/infocompliance/policies/dp/data-subject-rights/ ac ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth: https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr

Os ydych wedi cydsynio i ddarparu gwybodaeth, mae gennych hawl i dynnu’r cydsyniad hwnnw’n ôl. Mae gennych hawl hefyd i ofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth bersonol anghywir rydym yn ei chadw amdanoch (h.y. unrhyw wybodaeth na allwch ei chywiro drwy eich cofnod myfyriwr ar-lein), neu ddileu gwybodaeth bersonol, neu gyfyngu ein gwaith prosesu fel arall, neu i wrthwynebu’r gwaith prosesu neu dderbyn copi electronig o’r wybodaeth bersonol rydych wedi’i darparu i ni.

Mae rhagor o wybodaeth am eich hawliau ar gael ar wefan Diogelu Data’r Brifysgol. Gallwch hefyd gysylltu â Rheolwr Diogelu Data a Hawlfraint y Brifysgol yn: infocompliance@aber.ac.uk.