Datganiad Preifatrwydd ar gyfer ymgeiswyr a darpar ymgeiswyr
Gwybodaeth i ymgeiswyr am sut y mae'r Adran Farchnata yn defnyddio eich data personol a chyda phwy yr ydym yn ei rannu.
O ble y mae'r Brifysgol yn cael eich data personol?
Rydym yn cael data personol amdanoch chi drwy'r ffynonellau hyn:
- O'ch ffurflen gais ac o unrhyw wybodaeth ychwanegol yr ydych yn ei rhoi wrth wneud ymholiad cyn ichi wneud cais, i egluro rhywbeth yn eich cais neu i ychwanegu ato.
- Drwy ffynonellau trydydd parti (e.e. UCAS neu sefydliadau eraill sy'n ymwneud â rhaglenni cydweithredol). Pan fyddwn yn cael data personol amdanoch chi oddi wrth ffynonellau trydydd parti, byddwn yn ceisio sicrhau bod gan y trydydd parti dan sylw awdurdod cyfreithlon i roi eich data personol inni.
Diben y prosesu
Bydd y Brifysgol yn defnyddio'r wybodaeth yr ydych yn ei rhoi er mwyn rhoi'r cyngor cywir ichi cyn ichi ymgeisio, ac i'ch gwahodd i gymryd rhan mewn digwyddiadau ar y campws neu ar-lein.
Yn nhabl 1 yr hysbysiad hwn (isod), rydym yn esbonio'n fanwl at ba ddibenion y byddwn yn prosesu eich data personol.
Pam rydym yn prosesu eich data personol?
Mae seiliau cyfreithiol amrywiol dros ddefnyddio gwybodaeth amdanoch. Fe ddewch o hyd i'r sail gyfreithiol briodol wrth ymyl pob un o'r dibenion y prosesir eich data atynt yn nhabl 1.
Dyma esboniad cryno o bob un o'r seiliau cyfreithiol:
Cydsynio
Mae rhai mathau penodol o ddata na fydd y Brifysgol yn eu prosesu oni bai eich bod wedi cydsynio i hynny. Ar eich ffurflen gais, er enghraifft, does dim angen rhoi rhai ‘categorïau arbennig’ o ddata heblaw’ch bod yn cytuno i wneud hynny.
Mae'n angenrheidiol er mwyn mynd i gontract â'r myfyrwyr
Bydd y Brifysgol yn aml yn prosesu eich data er mwyn iddi gyflawni'i hymrwymiadau ichi, e.e. asesu eich cais am le yn y Brifysgol.
Mae'n angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd
Mae'r Brifysgol yn sefydliad addysgol ac, yn benodol, mae'n ymgymryd â'i gweithgareddau addysgol er budd y cyhoedd (gan gynnwys er eich budd chi ac er budd eraill).
Mae'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni buddiant dilys y Brifysgol neu drydydd parti, ar yr amod nad yw buddiant o’r fath yn cael ei drechu gan fuddiannau testun y data.
Mae gan y Brifysgol (a thrydydd partïon ar adegau) fuddiant dilys eang mewn gweithgareddau sy'n gysylltiedig â gweithgareddau ac addysg myfyrwyr. Bydd y Brifysgol yn gweithredu’n unol â’r buddiannau hynny, oni bai eu bod yn cael eu trechu gan fuddiannau hawliau a rhyddid sylfaenol y myfyrwyr. Enghraifft dda o'r buddiant cyfreithlon hwn fyddai cynnal arolygon er mwyn deall yn well resymau pobl dros wrthod cynnig i astudio yn y Brifysgol. Lle defnyddir Erthygl 6(1)(f), yn gyffredinol ystyr “buddiant dilys” yw buddiant y Brifysgol (neu drydydd parti) i ddarparu addysg uwch i'w myfyrwyr, neu i gefnogi'r gwaith hwnnw.
Ystyr data categori arbennig yw data personol mwy sensitif, felly mae angen gwneud rhagor i'w ddiogelu. Gall y data hwn fod yn unrhyw beth sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, safbwyntiau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, a phrosesu data genetig, data biometrig er mwyn adnabod unigolion penodol, data sy'n ymwneud ag iechyd neu ddata sy'n ymwneud â bywyd rhywiol neu dueddfryd rhywiol unigolion. Er mwyn prosesu'r mathau hyn o ddata, rhaid wrth seiliau cyfreithiol ychwanegol:
- Prosesu "categorïau arbennig" o ddata os ydych wedi cydsynio i hynny ddigwydd - bydd y Brifysgol yn prosesu rhai mathau o wybodaeth sensitif amdanoch os cafwyd eich cydsyniad chi, er enghraifft, er mwyn cysylltu â chi i drafod unrhyw addasiadau y gallai fod eu hangen arnoch oherwydd anabledd, neu i fynd i'r afael â thwyll.
- Prosesu "categorïau arbennig" o ddata lle bo angen am resymau sy'n ymwneud â buddiant sylweddol y cyhoedd.
Systemau technoleg gwybodaeth
Mae gan y Brifysgol lawer o wasanaethau ac adrannau sy'n casglu, yn prosesu ac yn storio eich data mewn is-systemau amrywiol er mwyn iddynt ddarparu'u gwasanaethau. Mae'r systemau lleol hyn yn perthyn i adeiladwaith technoleg gwybodaeth a gynhelir yn gorfforaethol sy'n darparu gwasanaeth byw yn ogystal â chopïau o'r systemau byw a ddefnyddir i ddatblygu a phrofi meddalwedd.
Bydd y systemau datblygu a phrofi hyn hefyd yn cynnwys eich data a byddant yn parchu’r cyfnodau cadw data a bennir gan y Brifysgol. Mae gan y Brifysgol fuddiant dilys mewn defnyddio eich data yn y modd hwn er mwyn sicrhau bod y gwasanaethau yr ydych yn eu defnyddio yn ddiogel a'u bod yn sicrhau'r profiad gorau posib i'r myfyrwyr.
Arolygon
Gellir defnyddio eich gwybodaeth i'n galluogi ni i gynnal arolygon. Yn eu plith y mae'r arolwg a anfonir at ymgeiswyr sydd wedi gwrthod lle ym Mhrifysgol Aberystwyth. Cynhelir arolygon hefyd o ymgeiswyr sydd wedi cymryd rhan mewn digwyddiadau i'r rhai sydd wedi cael cynnig lle yn y Brifysgol; mae’r arolygon yn ein helpu ni i wella ein gwasanaethau a'r profiad i ymgeiswyr.
Gwybodaeth reoli, ymchwil a dadansoddi dysgu
Efallai y byddwn yn dadansoddi data sy'n ymwneud â cheisiadau, cynigion a derbyniadau er mwyn:
- deall y berthynas rhwng cymwysterau cyn prifysgol a chyflawniad myfyrwyr.
- asesu diffyg cynrychiolaeth mewn grwpiau gwahanol o fyfyrwyr
- asesu effaith:
- derbyniadau drwy gynigion cyd-destunol
- polisïau derbyn
- newidiadau mewn systemau addysg ac arholiadau
- mentrau'r llywodraeth
- gweithgareddau denu myfyrwyr.
Er y byddwn yn defnyddio data dienw at y dibenion hyn lle gallwn ni, byddwn yn defnyddio data personol mewn rhai achosion os oes buddiant dilys ynghlwm wrth hynny. Os ydym yn defnyddio data personol at y dibenion hyn, byddwn yn sicrhau nad oes neb yn cael ei enwi yn yr wybodaeth a gyhoeddir.
Tabl 1: sut y defnyddir eich data
Ystyr "Cyfnod Cadw" yw’r nifer o flynyddoedd academaidd y bydd eich data yn cael ei gadw amdanynt ar ôl ichi gwblhau eich astudiaethau.
Sut y defnyddiwn eich data |
||||
Categori data |
Disgrifiad byr |
Diben penodol |
Y sail gyfreithiol |
Cyfnod Cadw |
Ymholiadau cyn ymgeisio. |
Mae darpar ymgeiswyr yn darparu data personol, a hwnnw'n ddata sensitif ar brydiau, er mwyn cael cyngor a gwybodaeth oddi wrth y staff derbyn sydd wedi'u teilwra i'w hamgylchiadau personol nhw. |
Bydd y Brifysgol yn defnyddio'r wybodaeth yr ydych yn ei rhoi er mwyn rhoi'r cyngor cywir ichi cyn ichi ymgeisio, ac i'ch gwahodd i gymryd rhan mewn digwyddiadau ar y campws neu ar-lein. |
Buddiant dilys. |
1 flwyddyn ar ôl diwedd y cylch derbyn cyfredol. |
|
|
|
|
|
Ceisiadau |
Yn rhan o'r broses dderbyn, mae gwybodaeth a ddarparwyd gan ymgeiswyr yn cael ei chasglu er mwyn asesu addasrwydd yr ymgeiswyr hynny i ennill lle ar y rhaglen astudio y maent wedi'i dewis. Mae'r broses dderbyn yn gofyn am gyfathrebu a rhyngweithio rhwng yr ymgeisydd a'r Brifysgol. Os bernir ei bod yn bwysig i'r cais, bydd gwybodaeth ychwanegol a ddarperir gan yr ymgeisydd yn cael ei hychwanegu at gofnod y cais. |
Gellir defnyddio'r wybodaeth sydd wedi'i darparu yn eich cais i'ch gwahodd i gymryd rhan mewn gweithgareddau a digwyddiadau a gynhelir ar y campws ac ar-lein. Efallai y byddwn yn anfon gwybodaeth atoch a allai fod o ddefnydd i chi, e.e. ynglŷn â'r brifysgol a'n gwasanaethau. Os byddwch yn derbyn cynnig, byddwn yn anfon gwybodaeth am drefniadau'r Wythnos Groeso, yn ogystal â chanllawiau ar y pethau y bydd yn rhaid ichi'u gwneud ar ôl ichi gyrraedd y Brifysgol. Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio eich data i olrhain effaith y wybodaeth a ddarparwn a'n digwyddiadau, ond cofiwch na fydd hyn yn dylanwadu dim ar benderfyniad y Brifysgol i'ch derbyn ai peidio. |
Buddiant dilys. |
Hyd at ddiwedd y cylch derbyn cyfredol. |
|
|
|
|
|
Ehangu Cyfranogiad |
Nod Strategaeth Ehangu Cyfranogiad y Brifysgol yw mynd i'r afael â'r gwahaniaethau rhwng gwahanol grwpiau cymdeithasol o ran y nifer o bobl sy'n achub ar gyfleoedd i gael addysg uwch. |
Mae'r Brifysgol yn gweithio i gynyddu uchelgais a chyrhaeddiad ymhlith darpar fyfyrwyr o grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol. Defnyddir gwybodaeth am yr ardal yr ydych y byw ynddi, yr ysgol yr ydych yn ei mynychu, a ydych chi wedi treulio amser dan ofal awdurdod lleol ac a ydych chi wedi cymryd rhan mewn cynllun ehangu cyfranogiad cydnabyddedig i asesu a ydych yn gymwys i gael cynnig cyd-destunol, a hynny'n unol ag amodau'r polisi derbyniadau cyd-destunol. |
Cyflawni Contract
|
Ymgeiswyr llwyddiannus: 5 mlynedd ar ôl cwblhau’r astudiaethau
Ymgeiswyr aflwyddiannus: Hyd at ddiwedd y cylch derbyn cyfredol ac 1 flwyddyn ar ôl y cylch derbyn cyfredol. |
|
|
Defnyddir y data hwn hefyd i olrhain cynnydd a llwyddiant ymgeiswyr a myfyrwyr o'r adeg y dônt i gyswllt â'r Brifysgol gyntaf, drwy’r broses ddenu i'r adeg pan fyddant yn cwblhau'u gradd, a hynny er mwyn helpu'r Brifysgol i ddeall sut orau i gefnogi pob myfyriwr. |
Buddiant dilys. |