12.2.6 Ystyried yr apêl gan y Panel Apêl Academaidd
1. Ar ôl i apêl ddod i law sy’n seiliedig ar un neu ragor o’r rhesymau dilys a nodir uchod ac a gyflwynwyd ar ffurflen apelio wedi’i llenwi’n llawn, gyda thystiolaeth ategol, bydd y Dirprwy Gofrestrydd sy’n gyfrifol am apeliadau academaidd (neu ei enwebai) yn gofyn i’r adran academaidd berthnasol gadarnhau’r ffeithiau y mae’r apêl yn cyfeirio atynt. Bydd yn sicrhau eu bod yn cael eu cadarnhau mewn da bryd i’w cyflwyno i’r Panel Apêl Academaidd.
2. Bydd pob Panel Apêl Academaidd yn cynnwys o leiaf bedwar aelod a ddewisir gan Ysgrifennydd y Panel.
3. Aelodau’r Pwyllgor a fydd yn ystyried apeliadau graddau ymchwil uwchraddedig fydd:
(i) Dirprwy Is-Ganghellor fel Cadeirydd
(ii) Un Pennaeth Adran Academaidd (neu swyddogaeth gyfatebol)
(iii) Pennaeth neu Ddirprwy Bennaeth Gwasanaethau Cymorth i Fyfyrwyr a Gyrfaoedd
(iv) Un cynrychiolydd o Undeb y Myfyrwyr.
4. Ni chaiff aelodau o’r panel sydd â chysylltiad uniongyrchol ag astudiaethau’r myfyriwr wahoddiad i gymryd rhan, a hynny er mwyn sicrhau na fydd gwrthdaro buddiannau. Rhaid i aelodau’r Panel ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau.
5. Ni fydd cynrychiolydd Undeb y Myfyrwyr wedi bod yn gysylltiedig eisoes â chynghori myfyrwyr ar eu hapêl/hapeliadau. Bydd Undeb y Myfyrwyr wedi sicrhau bod y cynghorydd/cynghorwyr a’r cynrychiolydd ar y Panel yn bobl wahanol, er mwyn osgoi gwrthdaro buddiannau.
6. Y Dirprwy Cofrestrydd sy’n gyfrifol am Apeliadau Academaidd (neu ei enwebai) fydd Ysgrifennydd y Panel Apêl Academaidd.
7. Bydd gan y Panel Apêl Academaidd rym i wneud y naill neu’r llall o’r penderfyniadau hyn:
(i) Cadarnhau’r apêl a phenderfynu pa gamau i’w cymryd
(ii) Gwrthod yr apêl; dim gweithredu pellach.
8. Os cadarnheir apêl yn dilyn penderfyniad Bwrdd Arholi, rhaid i’r Panel Apelio gymryd un o’r camau gweithredu hyn:
(i) Argymell i’r Bwrdd Arholi y dylai’r Bwrdd gwreiddiol, neu Fwrdd ac iddo gyfansoddiad priodol, ailystyried penderfyniad y Bwrdd blaenorol
(ii) Argymell y dylai Bwrdd Arholi cwbl newydd ailystyried penderfyniad y Bwrdd blaenorol
(iii) Rhoi caniatâd i’r ymgeisydd i ailysgrifennu’r traethawd hir a’i ailgyflwyno i’w ailarholi gan y Bwrdd gwreiddiol, neu Fwrdd ac iddo gyfansoddiad priodol, o fewn amser penodedig
(iv) Rhoi caniatâd i’r ymgeisydd i ailysgrifennu’r traethawd hir a’i ailgyflwyno i’w ailarholi gan Fwrdd Arholi cwbl newydd o fewn amser penodedig.
9. Os yw apêl yn cael ei chadarnhau (neu ei chadarnhau’n rhannol) yn dilyn penderfyniad a wnaed o dan y Rheoliad Academaidd ynghylch Cynnydd Academaidd, gall y Panel Apêl ddilyn un o’r camau canlynol (nid yw’r rhestr yn holl-gynhwysfawr):
(i) Rhoi caniatâd i’r myfyriwr barhau gyda’i astudiaethau
(ii) Rhoi caniatâd i’r myfyriwr barhau gyda’i astudiaethau, ond gydag amodau; er enghraifft, newid dull astudio, newid cynllun gradd, tynnu’n ôl dros dro, etc.
10. Gellir cyflymu’r achos drwy gyfeirio’r achos ar gyfer camau gweithredol gan Gadeirydd y Panel Apêl Academaidd. Yn yr achos hwn, yr unig benderfyniad a fydd ar gael i’r Cadeirydd fydd cadarnhau’r apêl (cadarnhau’n rhannol os nad yw’r seiliau eraill yn gymwys). Ni chaiff apêl ei gwrthod drwy gamau gweithredol y Cadeirydd.
11. Bydd gan fyfyrwyr y mae eu hapêl yn bodloni’r meini prawf i’w hystyried gan y Panel Apêl Academaidd hawl i ymddangos gerbron y Panel a chânt ddod â rhywun yn gwmni iddynt, er enghraifft cyd-fyfyriwr neu gynrychiolydd Undeb y Myfyrwyr.
12. Mae gweithdrefnau apeliadau academaidd yn fater mewnol ac nid oes ganddynt yr graddau o ffurfioldeb â llys barn. Yn y rhan fwyaf o achosion ni fydd yn angenrheidiol nac yn briodol i fyfyriwr neu'r darparwr gael ei gynrychioli'n gyfreithiol mewn panel neu gyfarfod cwynion.
13. Bydd yr holl ddogfennau a gyflwynir fel rhan o'r apêl yn cael eu darparu i aelodau'r Panel a'r myfyriwr, cyn y gwrandawiad, i'w hystyried.
14. Cynhelir gwrandawiad yr apêl fel a ganlyn:
(i) Pan fo’r myfyriwr wedi dweud y bydd yn bresennol yn y gwrandawiad, ni chaiff yr achos ei drafod ymhlith aelodau’r panel cyn i’r apelydd ymddangos. Bydd Cadeirydd y Panel yn gofyn i’r myfyriwr ac unrhyw un arall sy’n bresennol ddweud pwy ydynt a bydd yn penderfynu a yw’r unigolyn a ddaeth yn gwmni i’r myfyriwr yn bodloni’r amodau a nodwyd yn y Gweithdrefnau Apêl Academaidd perthnasol. Gofynnir i unrhyw un sy’n dod gyda’r apelydd, ond nad yw’n bodloni’r amodau, i adael.
(ii) Yna bydd Cadeirydd y Panel yn:
1. Cyflwyno aelodau’r Panel a’r bobl eraill sy’n bresennol
2. Egluro’r rhesymau dilys ac annilys dros gynnal yr apêl academaidd
3. Nodi’r penderfyniadau posib sydd ar gael i’r Panel
4. Egluro’r hyn a fyddai’n digwydd pe câi’r apêl ei gadarnhau
5. Egluro’r hawl dilynol i wneud cais am Adolygiad Terfynol os yw’r myfyriwr yn parhau i fod yn anfodlon â phenderfyniad y Panel Apêl Academaidd.
15. Bydd y Cadeirydd yn gwahodd y myfyriwr i gyflwyno’r achos, a chrynhoi’r prif bwyntiau fel bod pawb sy’n bresennol yn deall ar ba sail y cyflwynir yr achos.
16. Ar ôl i’r myfyriwr orffen y cyflwyniad, caiff aelodau’r Panel ofyn cwestiynau ac archwilio meysydd sydd o ddiddordeb neu sy’n peri pryder iddynt. Pan fydd pob aelod o’r Panel yn fodlon bod pob cwestiwn wedi’i ateb, gwahoddir y myfyriwr i ychwanegu unrhyw bwyntiau eraill y mae am dynnu sylw’r Panel atynt, a gwahoddir y sawl sydd wedi dod yn gwmni i’r myfyriwr i siarad i gefnogi’r achos. Yna bydd y Panel yn cyfweld unrhyw bartïon eraill sy’n bresennol yn y gwrandawiad. Bydd y myfyriwr yn aros ac fe’u gwahoddir i ymateb i’r dystiolaeth a gyflwynwyd gan unrhyw un o’r partïon sy’n bresennol ac ychwanegu unrhyw bwyntiau eraill.
17. Rhaid i’r myfyriwr fod wedi cyflwyno’r holl dystiolaeth ategol berthnasol gyda’r ffurflen apelio cyn gwrandawiad y Panel.
18. Mae gan y Cadeirydd ddisgresiwn hefyd i ddatgan bod unrhyw dystiolaeth neu wybodaeth na chafodd ei chyflwyno neu ei hadolygu gan yr holl bartïon perthnasol cyn y gwrandawiad yn dderbyniol. Er tegwch, mae’n bwysig bod pob un o’r partïon yn sicrhau bod y dystiolaeth yn cael ei chyflwyno cyn y gwrandawiad, er mwyn rhoi cyfle i bawb adolygu’r dystiolaeth ac ymateb yn briodol. Dim ond mewn achosion eithriadol lle mae’r Cadeirydd yn fodlon, a phawb arall yn rhoi caniatâd, y cyflwynir tystiolaeth newydd i’r gwrandawiad ei hystyried.
19. Ar ôl i’r gwrandawiad ddod i ben, rhoddir gwybod i’r myfyriwr ynglŷn â phryd a sut y caiff wybod am benderfyniad y Panel. Yna bydd yr holl bartïon, ac eithrio aelodau’r Panel a’r Ysgrifennydd, yn gadael yr ystafell. Bydd y Panel yn ystyried y dystiolaeth sydd ger ei fron ac yn gwneud ei benderfyniad. Bydd Ysgrifennydd y Panel yn cynghori’r Panel ar yr opsiynau sydd ar gael iddo, os oes angen.
20. Bydd yr Ysgrifennydd yn hysbysu’r myfyriwr yn ysgrifenedig drwy e-bost, ymhen pum diwrnod gwaith ynghylch penderfyniad yr apêl.
21. Dylid datrys pob apêl academaidd ymhen 6 wythnos waith. Os yw’n debygol y bydd yr ymateb yn hwyr yn dod, caiff y myfyriwr wybod pam y mae hynny, a chaiff wybod beth yw hynt yr ymateb.