14.5 Cam Un: Cam Anffurfiol – Datrysiad Cynnar

1. Rhagwelir y gellir datrys y rhan fwyaf o bryderon, problemau neu gŵynion yn rhwydd ac yn gyflym mewn ffordd anffurfiol, a hynny ar yr adeg y bydd y mater yn codi yn y lle cyntaf a gyda’r unigolyn(unigolion) sy’n uniongyrchol gysylltiedig. Dylai unrhyw fyfyriwr sydd â phryder, problem neu gŵyn yn erbyn adran geisio datrys y mater yn anffurfiol yn y lle cyntaf. Gellid cyflawni hyn drwy drefnu cyfarfod i drafod y sefyllfa, ac yna cael esboniad neu ymddiheuriad, lle bo hynny’n briodol. Dylai myfyrwyr gynnig disgrifiad o’r broblem a wynebwyd gan nodi’r canlyniad a ddymunir ar hyn o bryd, ac ychwanegu unrhyw dystiolaeth berthnasol i gefnogi’r gwyn os yw hynny’n bosibl.

2. Os yw’r pryder, problem neu gŵyn yn erbyn adran academaidd y myfyriwr, efallai y bydd am godi’r mater yn anffurfiol â’i diwtor personol, aelod arall o’r staff academaidd neu berson priodol arall. Yn achos pryder, problem neu gŵyn gan grŵp (oni bai am honiadau yn erbyn unigolyn a enwir yn benodol), gall Pwyllgor Ymgynghorol Staff-Myfyrwyr yr adran ymwneud â’r mater. Ni fydd y trafodion anffurfiol hyn yn amharu ar weithredu’r drefn ffurfiol a amlinellir isod.

3. Os yw’r gŵyn yn erbyn adran anacademaidd, dylai’r myfyriwr drafod y mater yn anffurfiol gyda’r person, er enghraifft, sy’n gyfrifol am y gwasanaeth neu’r cyfleuster y mae gan y myfyriwr bryder neu broblem yn ei gylch, ac os nad yw’r rheiny mewn sefyllfa i ddatrys y mater eu hunain gallant gyfeirio’r myfyriwr at aelod priodol o staff yn eu hadran.

4. Dylid dosbarthu adroddiad neu ymateb ysgrifenedig byr yn amlinellu’r achos a’r canlyniad(au) i bawb cysylltiedig a dylid cadw copi ar ffeil. Dylai’r adroddiad hwn hefyd gyfeirio’r myfyriwr yn ôl at y weithdrefn gwyno sy’n nodi pa opsiynau sydd ar gael i’r myfyriwr os ydynt yn dal yn anfodlon ar y canlyniad ac am fynd â’r gŵyn ymhellach. Os yw myfyriwr yn dymuno hynny gellir gofyn i'r Gofrestrfa Academaidd (caostaff@aber.ac.uk) am gyngor cyffredinol ynglŷn â’r gweithdrefnau wrth i’r achos gael ei ystyried, ynghyd ag unrhyw ganlyniadau neu iawn sy’n debygol.

5. Ni phennir terfyn amser ffurfiol ar ddatrysiad cynnar, fodd bynnag disgwylir y bydd ymdrechion yn cael eu gwneud i ddatrys y gŵyn anffurfiol, lle bynnag y bo’n ymarferol bosibl, o fewn 10 diwrnod gwaith.