11.23 Cyfrifoldebau Detholwyr Uwchraddedig

1. Mae'r Detholydd/Detholwyr Uwchraddedig dynodedig ym mhob adran academaidd yn atebol i Ddirprwy Is-Ganghellor perthnasol y Gyfadran am reoli derbyniadau i'r adran honno. Rhaid i Ddetholydd Uwchraddedig fod yn aelod o staff academaidd PA. Fodd bynnag, gall staff gweinyddol gydlynu'r weithdrefn ddethol o fewn eu cyfadran/adran.

2. Efallai y bydd gan adrannau fwy nag un Detholydd Uwchraddedig. Yn yr achosion hyn, bydd un aelod o staff yn cael ei benodi i gydlynu'r modd y gweithredir y broses ddethol ac i gysylltu â'r Swyddfa Derbyn Graddedigion. Dylai adrannau sicrhau bod detholwyr wrth gefn ar gael ar gyfer ceisiadau Ymchwil Uwchraddedig a cheisiadau Uwchraddedig a Addysgir.

3. Gofynnir i adrannau gadarnhau enwau a manylion cyswllt Detholwyr Uwchraddedig cyn dechrau pob cylch derbyn, a dylent hysbysu'r Swyddfa Derbyn Graddedigion yn brydlon pe bai hyn yn newid yn ystod y flwyddyn.

4. Gwahoddir Detholwyr Uwchraddedig newydd, neu'r rhai sy'n dychwelyd i'r rôl yn dilyn cyfnod o absenoldeb, i gysylltu â'r Swyddfa Derbyn Graddedigion i drefnu hyfforddiant cychwynnol ar y systemau a'r prosesau derbyn presennol sydd ar waith. Darperir hyfforddiant a chymorth pellach gan y Swyddfa Derbyn Graddedigion i Ddetholwyr Uwchraddedig yn ôl y gofyn. Mae bwletinau e-bost hefyd yn cael eu dosbarthu i diwtoriaid derbyn, Penaethiaid adrannau academaidd a rhanddeiliaid eraill ar faterion amrywiol sy'n ymwneud â derbyniadau yn ôl y gofyn.

5. Gwahoddir staff adrannol sydd â chyfrifoldebau derbyn myfyrwyr i fynychu Grŵp Gweithredu Denu Myfyrwyr y Brifysgol, ac adroddir ar y cofnodion i'r Bwrdd Marchnata a Denu Myfyrwyr. Yn ogystal â thrafod gweithgareddau a digwyddiadau denu myfyrwyr, cynhelir hyfforddiant derbyn myfyrwyr a lledaenu gwybodaeth yn rheolaidd.

6. O ran prosesu ceisiadau uwchraddedig, mae gan Ddetholwyr Uwchraddedig y cyfrifoldebau cyffredinol canlynol:

(i) Bydd y Detholydd Uwchraddedig yn rhoi cyngor priodol a bydd yn ymgynghori â'r Swyddfa Derbyn Graddedigion, yn ôl yr angen.

(ii) Bydd y Detholydd Uwchraddedig yn cefnogi gweithredu polisïau derbyn myfyrwyr y Brifysgol, a bydd yn gyfrifol am weithredu a chynnal meini prawf polisi datganedig y Gyfadran / Adran ar dderbyniadau.

(iii) Pan fydd cais yn cael ei anfon i'w ystyried gan yr adran, bydd y Detholydd Uwchraddedig yn gwneud penderfyniad i'w dderbyn neu ei wrthod ar sail yr wybodaeth a gyflwynwyd, ac yn unol ag egwyddorion cyffredinol derbyn myfyrwyr y Brifysgol. Bydd y Detholydd Uwchraddedig yn ystyried y portffolio llawn o ddeunyddiau ymgeisio, a bydd yn gofyn am ragor o wybodaeth yn ôl yr angen.

(iv) Dylai Detholwyr Uwchraddedig seilio eu penderfyniadau ar sail academaidd yn unig. Yn achos siaradwyr anfrodorol, bydd staff Derbyn Myfyrwyr Uwchraddedig eisoes wedi asesu eu hyfedredd iaith Saesneg, a chynnwys nodyn i'r adran academaidd, drwy'r system derbyn myfyrwyr electronig, ynghylch a yw'r ymgeisydd yn bodloni'r meini prawf mynediad Saesneg gofynnol ar hyn o bryd. Bydd amod iaith Saesneg yn cael ei ychwanegu'n awtomatig at unrhyw gynnig a wneir i ymgeisydd nad yw eisoes wedi bodloni'r safonau hyfedredd gofynnol.

(v) Dylai'r Detholydd Uwchraddedig weithio o fewn terfynau amser y Brifysgol i sicrhau bod penderfyniadau'n cael eu gwneud yn brydlon ac yn effeithlon. Dylai detholwyr wneud eu penderfyniadau o fewn pythefnos ar ôl derbyn y cais am geisiadau Uwchraddedig a Addysgir ac o fewn 4 wythnos ar gyfer ceisiadau Ymchwil Uwchraddedig. Os na fydd yr amserlen hon yn ymarferol, dylai’r Detholwyr Uwchraddedig gysylltu â'r Swyddfa Derbyn Graddedigion er mwyn gallu darparu diweddariad i'r ymgeisydd yn ôl yr angen.

(vi) Dylai ceisiadau ar gyfer Ymchwil Uwchraddedig gael eu sgrinio gan Ddetholydd Uwchraddedig yr adran academaidd o fewn pum diwrnod gwaith iddo gael ei gyfeirio atynt gan y Swyddfa Derbyn Graddedigion. Dylid nodi ac ymgynghori â goruchwylwyr posibl ynglŷn â'r cais o fewn pythefnos.

(vii) Rhaid i o leiaf ddau aelod o staff adrannol fod yn rhan o'r broses o wneud penderfyniadau ar gyfer ymgeiswyr ymchwil uwchraddedig. Dylai'r rhain gynnwys y Detholydd Uwchraddedig perthnasol, ac un o'r darpar oruchwylwyr ymchwil neu Bennaeth yr Adran.

(viii) Dylid gwahodd ymgeiswyr ymchwil uwchraddedig ar y rhestr fer i gyfweliad, naill ai wyneb yn wyneb neu drwy Skype/Teams, i drafod y cynnig ymchwil, costau cysylltiedig a chyfleoedd ariannu perthnasol, ystyriaethau moesegol ac unrhyw faterion eraill sy'n gysylltiedig â'r prosiect arfaethedig. Dylid gwneud hyn o fewn 4 wythnos ar ôl derbyn y cais oni bai bod angen maes a gesglir, er enghraifft, ar gyfer cystadlaethau ysgoloriaeth.

(ix) Cynghorir adrannau i sicrhau bod cofnod yn cael ei gynnal i fonitro cynnydd cais ar lefel Adrannol, a'r dyddiad y bwriedir cadarnhau penderfyniad gyda'r Swyddfa Derbyn Graddedigion.

(x) Bydd Detholwyr Uwchraddedig yn hysbysu'r Swyddfa Derbyn Graddedigion am eu penderfyniad ynghylch cais drwy'r ffurflen benderfynu ar y system derbyn electronig. Ni ddylai Detholwyr Uwchraddedig gyfathrebu'r penderfyniad yn uniongyrchol i'r ymgeisydd.

(xi) Ar y pwynt o dderbyn ymgeisydd ymchwil uwchraddedig, dylid nodi enw goruchwyliwr arfaethedig ar y ffurflen benderfyniad electronig. Dylai'r Detholydd Uwchraddedig hefyd gadarnhau bod y cyfleusterau a'r adnoddau ar gyfer y prosiect ymchwil arfaethedig yn ddigonol. Dim ond i feysydd ymchwil penodol yn IBERS y mae Ffioedd Mainc yn berthnasol. Fodd bynnag, os rhagwelir y bydd y prosiect ymchwil arfaethedig yn arwain at gostau ymchwil ychwanegol a/neu'n gofyn am adnoddau y bydd yn ofynnol i'r myfyriwr eu darparu eu hunain, dylai Detholwyr Uwchraddedig ddarparu manylion y rhain i'r Swyddfa Derbyn Graddedigion er mwyn iddynt gael eu cynnwys yn llythyr cynnig yr ymgeisydd.

(xii) Mae'r Cynllun Cymeradwyo Technoleg Academaidd (ATAS) yn ofyniad statudol ar gyfer gwladolion fisa mewn meysydd pwnc gwyddoniaeth penodedig. Gweler https://www.aber.ac.uk/en/postgrad/apply/atas/. Ar hyn o bryd mae gan Brifysgol Aberystwyth nifer o gyrsiau ymchwil uwchraddedig lle mae ATAS yn berthnasol. Er mwyn gallu gwneud cynnig yn yr achosion hyn, bydd y staff Derbyn Myfyrwyr Uwchraddedig yn gofyn i’r Detholydd Uwchraddedig ddarparu'r cod HECoS perthnasol a chrynodeb bach ar gyfer y cynnig ymchwil. Bydd angen yr wybodaeth hon ar yr ymgeisydd er mwyn gwneud cais am gliriad ATAS a chael tystysgrif cyn gwneud cais am fisa. Gan y gall y broses hon gymryd sawl wythnos, mae'n hanfodol bod yr wybodaeth hon yn cael ei darparu'n ddi-oed, a'i chyflwyno gyda'r ffurflen benderfyniad electronig wedi'i chwblhau. Bydd sicrhau cliriad ATAS yn un o amodau unrhyw gynnig a wneir lle bo hynny'n berthnasol.

(xiii) Gyda chaniatâd yr ymgeisydd, bydd y Detholydd Uwchraddedig yn hysbysu'r Swyddfa Derbyn Graddedigion ym mhob achos lle mae gofynion posibl o ran cymorth i fyfyrwyr a fyddai'n elwa o gael eu cyfeirio at adrannau perthnasol eraill o'r sefydliad. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei rhannu â thimau perthnasol yn unol â chaniatâd yr ymgeisydd.

(xiv) Bydd y Detholydd Uwchraddedig yn cysylltu â thiwtoriaid mewn Cyfadrannau / Adrannau eraill yn achos ymgeiswyr ymchwil sydd angen goruchwyliaeth ryngadrannol er mwyn gwneud penderfyniadau ar y cyd.

(xv) Bydd y Detholydd Uwchraddedig yn dychwelyd unrhyw gais nad yw'n berthnasol i'w hadran, neu nad yw'r adran gychwynnol yn gallu ei oruchwylio i'r Swyddfa Derbyn Graddedigion. Os yw goruchwyliaeth gan adran arall yn fwy priodol, ni ddylid anfon ceisiadau o'r fath yn uniongyrchol, ond eu dychwelyd i'r Swyddfa Derbyn Graddedigion, gan nodi pa adran a allai ystyried y cais. Os na chaiff adran arall ei hawgrymu, dylai'r Detholydd Uwchraddedig roi adborth ynghylch pam na ellir goruchwylio'r prosiect er mwyn i'r Swyddfa Derbyn Graddedigion gyfleu hyn i'r ymgeisydd yn unol â hynny.

(xvi) Pan fydd cais yn cael ei wrthod, dylai'r Detholydd Uwchraddedig roi adborth manwl a gaiff ei gyfleu i'r ymgeisydd gan y Swyddfa Derbyn Graddedigion.

(xvii) O dan Ddeddf Diogelu Data 2018, GDPR, ac o dan rai amgylchiadau, y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, mae gan unigolion o fewn a thu allan i'r Brifysgol, yr hawl i gael mynediad at eu data personol eu hunain fel y'u cedwir gan PA. Felly, gall ymgeiswyr wneud cais i gael mynediad at eu ffeiliau, gan gynnwys manylion llawn am y rhesymau dros beidio â chynnig lle.

(xviii) Os bydd ymgeisydd yn cael cynnig ysgoloriaeth adrannol, rhaid nodi hyn ar y ffurflen benderfyniad electronig er mwyn gallu nodi hyn yn llythyr cynnig yr ymgeisydd. Dylid llenwi'r ffurflen Ysgoloriaeth Adrannol hefyd a'i dychwelyd i'r Swyddfa Derbyn Graddedigion cyn gynted â phosibl. Mae'r wybodaeth hon yn hanfodol er mwyn sicrhau nad yw anfonebau ar gyfer ffioedd yn cael eu hanfon yn amhriodol, a bod taliadau cynhaliaeth ar gael yn brydlon i'r myfyrwyr perthnasol. Rhaid cyfleu union lefel unrhyw ddyfarniad yn glir i ymgeiswyr, gan nodi'r swm a delir tuag at ffioedd dysgu, a, lle y bo'n berthnasol, lefel y tâl. Gweler Atodiad 7.

(xix) Os bydd ymgeisydd PhD yn gymwys i gael ei eithrio o'r cyfnod prawf, rhaid gwneud cais cyn ei dderbyn, a'i gadarnhau'n ddelfrydol yn ystod y cam penderfynu. Ni ellir gwneud cais am eithriad ar ôl cofrestru.

(xx) Os bydd ymgeisydd uwchraddedig a addysgir yn ceisio trosglwyddo credyd, dylid cyflwyno trawsgrifiad o'r astudiaethau perthnasol, ynghyd â'r maes llafur perthnasol yn ystod y cam ymgeisio a'i anfon at y Detholydd Uwchraddedig i'w ystyried. Dylid datrys ceisiadau am drosglwyddiad credyd yn ystod y cam penderfynu, a'u cyfleu i'r Swyddfa Derbyn Graddedigion drwy'r Ffurflen Awdurdodi Trosglwyddo Credyd – Cynlluniau Uwchraddedig â Addysgir. Gweler Atodiad 8.

(xxi) Ni ddylai'r Detholydd Uwchraddedig gyfathrebu ag ymgeisydd sydd wedi gwrthod ei gynnig o le, neu wedi tynnu ei gais yn ôl, neu gydag ymgeisydd y mae ei gofnod wedi'i ganslo. Cynghorir Detholwyr Uwchraddedig i wirio statws unrhyw ymgeisydd cyn cysylltu â nhw.

(xxii) Bydd y Detholydd Uwchraddedig yn cadw at y Cod Ymarfer wrth ddefnyddio System Derbyn Myfyrwyr Aberystwyth ar y rhwydwaith (AStRA ac APEX).

(xxiii) Ni all y Brifysgol na'r Gyfadran / Adran gymryd cyfrifoldeb am gyngor a roddir dros y ffôn. Gall camddealltwriaeth godi'n aml. Cyfrifoldeb y Detholydd Uwchraddedig felly yw sicrhau nad yw'r cyngor a gynigir yn gamarweiniol nac yn anghywir. Dylid dilyn cyngor pwysig yn ysgrifenedig.

(xxiv) Bydd y Swyddfa Derbyn Graddedigion a'r Detholydd Uwchraddedig yn wyliadwrus o ddatganiadau ffug, hepgoriadau neu gamliwio, a bydd yn tynnu sylw'r Adran/Cyfadran berthnasol at unrhyw anghysondebau difrifol mewn deunyddiau ymgeisio a gyflwynir.

(xxv) Dylai'r Detholydd Uwchraddedig ofyn i'w hadran hysbysu'r Swyddfa Derbyn Graddedigion am unrhyw gyfnod hir o absenoldeb e.e. drwy salwch. Dylai Pennaeth yr Adran neu Ddirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran enwebu rhywun arall a hysbysu'r Swyddfa Derbyn Graddedigion yn unol â hynny.

(xxvi) Yn ddelfrydol, dylai'r Detholydd Uwchraddedig fod yn ei swydd ar gyfer cylch derbyn cyfan er mwyn sicrhau dilyniant rhwng gwneud cynigion a phenderfyniadau ynghylch derbyn. Mae'n hanfodol bod y Detholydd Uwchraddedig ar gael yn ystod cyfnodau pwysig fel y rhai sy'n ymwneud â chyfleoedd ariannu.

(xxvii) Mae'r Detholydd Uwchraddedig yn atebol i'r Pennaeth Adran a Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran berthnasol am sicrhau arfer gorau mewn derbyn myfyrwyr, a bydd yn ceisio adnabod ymgeiswyr sydd â'r potensial i symud ymlaen a llwyddo yn y Brifysgol.