14.3 Egwyddorion Cyffredinol

1. Mae Prifysgol Aberystwyth yn ceisio cael cyn lleied ag y bo modd o gŵynion gan fyfyrwyr drwy sicrhau bod myfyrwyr yn cael cyfleoedd i gymryd rhan mewn prosesau gwneud penderfyniadau ffurfiol ar bob lefel a thrwy annog adborth rheolaidd trwy Bwyllgorau Ymgynghorol Staff/Myfyrwyr yn yr adrannau neu’r cyfadrannau. Os bydd myfyriwr yn anfodlon â gwasanaeth, dymuna’r Brifysgol ddatrys y mater yn anffurfiol ar y cyfle cyntaf posibl. Fodd bynnag, os bydd angen mynd â chŵyn ymlaen i lefel ffurfiol, mae’r Weithdrefn hon yn nodi sut y gall myfyrwyr geisio cael eu cwynion wedi’u datrys.

2. Mae’r Weithdrefn yn cynnig mecanwaith i ymdrin â chŵynion yn brydlon, yn deg ac yn effeithiol. Mae modd cael cyngor pellach am y Weithdrefn hon gan Gofrestrydd y Gyfadran, y Gofrestrfa Acadeemaidd (caostaff@aber.ac.uk) neu gan Gynghorydd Myfyrwyr yn Undeb y Myfyrwyr (undeb.cyngor@aber.ac.uk).

3. Gall myfyriwr unigol neu gynrychiolydd ar ran grŵp o fyfyrwyr wneud cwyn. Gall myfyriwr benodi cynrychiolydd i gyflwyno’r gŵyn ar ei ran. Fel arfer, byddai disgwyl i’r myfyriwr roi caniatâd ysgrifenedig, drwy lythyr neu drwy eu cyfrif e-bost Prifysgol, yn awdurdodi rhywun i weithredu ar ei ran (byddai’n rhaid cael rheswm da, dilys i hyn beidio â bod yn bosibl).

4. Ni fydd myfyrwyr yn dioddef unrhyw anfantais neu wrthgyhuddiad o ganlyniad i wneud cwyn ddidwyll. Dim ond os bernir bod cwyn wedi’i gwneud yn wamal (h.y. heb unrhyw ddiben neu werth difrifol), yn annifyr (h.y. i beri gofid neu i gythruddo) neu’n faleisus (h.y. i achosi niwed neu ddioddefaint) y gallai materion disgyblu godi mewn perthynas â’r myfyriwr. (Gweler Gweithdrefnau Disgyblu Prifysgol Aberystwyth.)

5. Gall myfyrwyr, a’r rhai y gwneir y gŵyn yn eu herbyn, ddisgwyl bod cwynion yn cael eu trin yn gyfrinachol ac y bydd eu preifatrwydd yn cael ei barchu. Fodd bynnag, rhoddir gwybod i berson eu bod yn destun cwyn er mwyn iddynt gael y cyfle i ymateb. Efallai y bydd hefyd yn angenrheidiol datgelu gwybodaeth i eraill er mwyn gallu delio â’r gŵyn ac, yn yr amgylchiadau hyn, bydd pawb cysylltiedig yn cael gwybod am ddatgelu’r fath wybodaeth.

6. Gall myfyrwyr fod yn ffyddiog y cânt eu diogelu o dan y Weithdrefn hon ac felly ni ddylai fod yn angenrheidiol iddynt gyflwyno cwynion dienw. Os derbynnir cwyn ddienw, dim ond os ystyrir bod achos cryf, gyda thystiolaeth ategol, y caiff y mater ei ymchwilio ymhellach. Fodd bynnag, dylid nodi y gallai codi pryder yn ddienw amharu ar yr ymchwiliad ac mae’n golygu na ellir cyfathrebu’r canlyniad.

7. Ar unrhyw adeg yn ystod y Weithdrefn, gall y partïon cysylltiedig gael cwmni person arall (nad yw’n gweithredu mewn rhinwedd gyfreithiol), megis cyfaill, cynrychiolydd Undeb y Myfyrwyr neu gynrychiolydd undeb llafur a gydnabyddir gan y Brifysgol, neu unrhyw aelod arall o gymuned y Brifysgol.

8. Cyfrifoldeb y myfyrwyr yw sicrhau bod eu manylion cyswllt yn gywir yn y system gofnodion ganolog. Nid yw’r Brifysgol yn derbyn cyfrifoldeb am lythyrau nad ydynt yn cyrraedd y myfyrwyr am nad yw’r cofnodion wedi’u diweddaru. Cysylltir yn bennaf drwy e-bost, ond bydd llythyrau ynglŷn â chanlyniad y cam Ffurfiol a’r cam Adolygiad hefyd yn cael eu hanfon i’r cyfeiriad a roddwyd ar y ffurflenni a gyflwynwyd.

9. At ddibenion y Weithdrefn hon, rhaid i dystiolaeth a gyflwynir i ategu cwyn y myfyriwr fod yn annibynnol neu’n gadarnhaol, ac yn ddigonol i bennu unrhyw honiadau neu faterion sy’n codi. Nid yw datganiad personol o’r hyn y mae’r myfyriwr yn credu sy’n wir yn cyfrif fel tystiolaeth. Mae enghreifftiau o dystiolaeth yn gallu cynnwys tystiolaeth ddogfennol megis negeseuon e-bost a ffotograffau, a gall hefyd gynnwys datganiadau tystion gan fyfyrwyr neu staff y Brifysgol, gweithwyr cymorth, a gweithwyr proffesiynol eraill. Y myfyriwr sy’n gyfrifol am ganfod a chyflwyno tystiolaeth sy’n berthnasol i’r gwyn. Ni fydd y Brifysgol yn gwneud hyn ar ran y myfyriwr, oni bai fod rhywun sy’n cael cyflogi gan y Brifysgol yn gweithredu fel cynrychiolydd enwebedig y myfyriwr. Ni fydd y Brifysgol yn gweithredu os derbynnir unrhyw gwyn sy’n nodi y gellir gofyn am wybodaeth bellach ar ran y myfyriwr.

10. Ar ôl i’w cwyn gael ei hystyried yn ystod unrhyw gam o’r weithdrefn, mae gan fyfyrwyr yr hawl i wybod y rhesymau dros benderfyniadau, yn ogystal â’r hawl i gael gwybod am unrhyw gyfle i gael adolygiad pellach ar y gŵyn.

11. Os ceir honiadau o drosedd, efallai y bydd Prifysgol Aberystwyth, yn ystod unrhyw gam o’r weithdrefn, yn cyfeirio’r mater at yr heddlu a bydd yn gohirio’r achos o’i rhan hi hyd nes bod canlyniad unrhyw achos troseddol yn hysbys.