14.6 Cam Dau: Cwyn Ffurfiol

1. Os nad yw’r dulliau anffurfiol wedi bod yn llwyddiannus, neu na ellir gwneud rhagor drwyddynt i ddatrys y mater yn briodol, gall y myfyriwr wneud cwyn ffurfiol.

2. Rhaid cyflwyno pob cwyn ffurfiol ar y ffurflen Cwynion Ffurfiol, fel rheol ymhen 10 diwrnod gwaith o gwblhau’r weithdrefn anffurfiol. Nid ystyrir cwyn ffurfiol a gyflwynir drwy unrhyw ffurf arall. Caiff myfyrwyr nad ydynt yn dilyn y weithdrefn eu cyfeirio at y broses gywir a’r cymorth sydd ar gael iddynt, lle credir bod hyn yn briodol. Bydd y myfyrwyr yn derbyn cydnabyddiaeth ysgrifenedig o’r gŵyn, fel rheol drwy e-bost, ymhen pum diwrnod gwaith.

3. Dylai’r gwyn nodi’r canlynol yn glir:

(i) natur y gwyn – dylai hwn fod yn gryno ac yn berthnasol, gan gyfeirio at unrhyw ddigwyddiadau penodol

(ii) dylid darparu tystiolaeth na all y myfyriwr wneud rhagor drwy gam anffurfiol y weithdrefn gŵynion drwy ddarparu, er enghraifft, copi o’r llwybr e-byst perthnasol ac/neu gopi o’r canlyniad ysgrifenedig gan y person a oedd wedi ceisio datrys y mater

(iii) datganiad ynghylch pam y mae’r myfyriwr yn dal yn anfodlon, ynghyd â’r canlyniad y dymunent ei gael

(iv) rhaid hefyd atodi copïau o unrhyw dystiolaeth a gohebiaeth ddogfennol berthnasol sy’n cefnogi’r gŵyn.

4. Ar ôl derbyn cwyn ffurfiol ysgrifenedig, rhaid i Bennaethyr Adran naill ai drefnu i gyfweld â phawb perthnasol, neu gasglu rhagor o dystiolaeth gan unigolion perthnasol yn ôl ei ddisgresiwn. Rhaid i Bennaeth yr Adran hefyd drefnu i gwrdd â’r myfyriwr os yw’r myfyriwr wedi gofyn am gyfarfod wrth gyflwyno’r Ffurflen Cwynion Ffurfiol. Bydd gan unrhyw unigolyn a wahoddir i fynychu cyfweliad neu gyfarfod yr hawl i gael cwmni, er enghraifft cwmni ffrind, cydweithiwr, cynrychiolydd Undeb y Myfyrwyr neu gynrychiolydd undeb llafur.

5. Ar ôl ystyried yr holl dystiolaeth berthnasol, rhaid i Bennaeth yr Adran anfon llythyr at y sawl sy’n cyflwyno’r gwyn, yn amlinellu ei ymchwiliadau, gan amlinellu’r broses a ddilynwyd, yr wybodaeth a gasglwyd, y casgliadau y daethpwyd iddynt ac unrhyw argymhellion. Os yw myfyriwr yn dymuno hynny gellir gofyn i'r Gofrestrfa Academaidd (caostaff@aber.ac.uk) am gyngor cyffredinol ynglŷn â’r gweithdrefnau wrth i’r achos gael ei ystyried, ynghyd ag unrhyw ganlyniadau neu iawn sy’n debygol. Rhaid anfon copi o’r llythyr, ynghyd â chopïau o unrhyw dystiolaeth ysgrifenedig a ddefnyddiwyd yn sail i’r farn, i’r Gofrestrfa Academaidd (caostaff@aber.ac.uk). Y Swyddfa hon wedyn fydd yn gyfrifol am roi’r canlyniad ffurfiol i’r myfyriwr. Dosbarthir copïau o’r ymateb i bawb cysylltiedig a chedwir copi ar ffeil.

6. Os nodir ar unrhyw adeg fod y mater yn ymwneud â Phennaeth yr Adran sydd â gwrthdaro buddiannau gwirioneddol neu dybiedig (e.e. gallai ef/hi fod yn destun y gŵyn neu fod â buddiannau neu deyrngarwch sy’n cystadlu), neu os yw ef/hi wedi ymwneud yn uniongyrchol mewn unrhyw fodd â’r achos, yna bydd y mater yn cael ei gyfeirio ar unwaith at y Diprwy Is-Ganghellor neu’r Cyfarwyddwr y mae’r Pennaeth Adran yn atebol iddo/iddi. Bydd y Dirprwy Is-Ganghellor neu’r Cyfarwyddwr wedyn yn bwrw ymlaen â’r achos fel yr amlinellir o dan baragraffau 4 a 5 yn 14.6 Cam Ddau: Cwyn Ffurfiol ar ôl derbyn y gŵyn a’r dystiolaeth a gyflwynwyd.

7. Pan fo’r Dirprwy Is-Ganghellor neu’r Cyfarwyddwr o’r farn bod gwrthdaro buddiannau neu os yw ef/hi wedi bod yn uniongyrchol gysylltiedig â’r achos, cyfeirir yr achos at Ddiprwy Is-Ganghellor neu Gyfarwyddwr arall a fydd yn parhau â’ch achos yn unol â pharagraffau 4 a 5 yn Adran 14.6.

8. Os bydd cwynion gan fyfyrwyr yn codi o weithredu diwydiannol gan staff y Brifysgol, yna fe’u hystyrir yn y lle cyntaf gan dri aelod o Banel Sefydlog Cyfarwyddwyr yr Athrofa (neu eu henwebeion). Bydd y Panel yn gweithredu ar sail y weithdrefn a nodir ym Mharagraffau 4 a 5 uchod. O gael cais am adolygu penderfyniad y Panel, dilynir Gweithdrefn yr Adolygiad Terfynol o dan 14.7.

9. Yn dilyn derbyn ffurflen gwyn wedi ei chwblhau’n llawn, ynghyd â’r dystiolaeth sy’n gysylltiedig â’r gwyn, dylid datrys pob cwyn ffurfiol ymhen 6 wythnos waith. Os yw’n debygol y bydd yr ymateb yn hwyr yn dod, caiff y myfyriwr wybod pam y mae hynny, a chaiff wybod beth yw hynt yr ymateb.