3.4 Monitro Cynnydd Academaidd

1. Mae’r adran hon o’r Llawlyfr Ansawdd Academaidd yn cynnig canllawiau i’r cyfadrannau ar fonitro cynnydd academaidd. Dylid ei darllen ar y cyd â’r Rheoliad Academaidd ynghylch Cynnydd Academaidd. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i system ar gyfer monitro cynnydd a phresenoldeb myfyrwyr fel rhan o’i chyfrifoldeb i ofalu am fyfyrwyr unigol. Cyfrifoldeb yr adrannau yw monitro a chyfweld myfyrwyr, a hynny fel rhan o’u cyfrifoldeb ehangach i gynorthwyo a chefnogi myfyrwyr a sicrhau eu bod yn parhau i astudio yn y Brifysgol. Dylai adrannau fonitro ymroddiad myfyrwyr i’r gweithgareddau a’r adnoddau canlynol, ynghyd ag unrhyw ofynion ychwanegol sy’n benodol i’r pwnc:

  • Gweithgareddau addysgu a amserlennwyd (gan gynnwys: darlithoedd, seminarau, sesiynau ymarferol a thiwtorialau
  • Yr Amgylchfyd Dysgu Rhithwir (Blackboard)
  • Cipio Darlithoedd (Panopto)
  • E-gyflwyno gwaith cwrs ac aseiniadau
  • Arholiadau (gan gynnwys arholiadau ar-lein a dulliau asesu amgen).

Dylid nodi problemau yn gynnar yn y semester er mwyn rhoi digon o amser i estyn cymorth ac adfer y sefyllfa. Dylid cyfeirio at y Polisi Addasrwydd i Fynychu pan fo hynny’n briodol.

2. Er mai prif ddiben monitro cynnydd academaidd yw cynorthwyo myfyrwyr a’u cadw yn y Brifysgol, dylid atgoffa myfyrwyr fod hyn yn fater difrifol, a dylid sicrhau eu bod yn deall y gallent wynebu camau disgyblu. Pan fydd cynnydd myfyrwyr yn parhau i fod yn anfoddhaol er gwaethaf pob ymgais i adfer y sefyllfa, bydd modd i Ddirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran (neu’r sawl a enwebwyd ganddo/ganddi) argymell y dylid eu diarddel o’r Brifysgol dros dro neu’n barhaol. Os bydd pob ymdrech i gysylltu â’r myfyriwr a threfnu cyfarfodydd wedi methu, a lle nad yw myfyrwyr wedi ymateb i rybuddion blaenorol, dylai’r gyfadran gyflwyno argymhelliad i’w diarddel i’r Gofrestrfa Academaidd. Ni fydd y Gofrestrfa Academaidd yn gwahodd myfyrwyr i gyfweliad arall, ond bydd yn adolygu achosion er mwyn penderfynu a oes sail i’w diarddel.

3. Amlinellir gofynion y Brifysgol o ran ymroddiad academaidd yn y Rheoliad Academaidd ynghylch Cynnydd Academaidd. Dylai pob cyfadran hysbysu’r myfyrwyr o’r gofynion hyn, y gofynion ar gyfer cyflwyno gwaith cwrs fel y’u nodir yn Adran 3.3 y Llawlyfr Ansawdd Academaidd, ac unrhyw ofynion ychwanegol sydd gan y gyfadran. Fel rheol, hysbysir myfyrwyr trwy e-bost os caiff dosbarthiadau eu canslo.

4. Er mwyn cynorthwyo yn hyn o beth, bydd gan y cyfadrannau drefniadaeth briodol i fonitro ymroddiad academaidd a chyflwyno asesiadau, yn seiliedig ar systemau’r Brifysgol ar gyfer monitro ymroddiad academaidd. Bydd hyn yn cael ei gydlynu gan Gydgysylltwyr y Cynlluniau Gradd a/neu’r Tiwtoriaid Blwyddyn ar lefel pwnc, adran neu gyfadran, dan oruchwyliaeth y Dirprwy Is-Ganghellor neu’r sawl a enwebir ganddo/ganddi. Ceir rhagor o ganllawiau a gwybodaeth am systemau monitro ymroddiad ar wefan Systemau BIS lle mae gofyn i ddefnyddwyr AStRA fewngofnodi gan ddefnyddio’u henw defnyddiwr Prifysgol Aberystwyth a’u cyfrinair.

5. Yn achos Graddau Cyfun, y gyfadran a enwir gyntaf yn nheitl y cynllun fydd yn gyfrifol am fonitro cynnydd academaidd, gan gydgysylltu â’r gyfadran arall mewn achosion o gynnydd anfoddhaol.

6. Os yw cynnydd myfyrwyr yn achosi pryder, oherwydd diffyg ymroddiad academaidd, perfformiad gwael neu beidio â chyflwyno gwaith cwrs, dylid gwneud pob ymdrech mor gynnar yn y broses â phosib i gysylltu â’r myfyrwyr ac i gael gwybod am unrhyw drafferthion y mae modd eu datrys. Dylid atgoffa’r myfyrwyr o’r rheidrwydd i gydymffurfio â’r Rheoliad Academaidd ynghylch Cynnydd Academaidd. Dylid gwneud hyn ar y cyd ag adrannau cymorth (gan gynnwys y Gofrestrfa Academaidd, y Swyddfa Gyllid, Cymorth i Fyfyrwyr) fel sy’n briodol, a hefyd cyfadrannau eraill lle gallai’r myfyrwyr fod yn astudio modiwlau. Gellir cyfeirio at Bolisi’r Brifysgol ar Addasrwydd i Fynychu os nad yw cynnydd myfyrwyr yn gwella er gwaetha’r cymorth sydd ar gael.

7. Pan na fydd gwelliant yng nghynnydd myfyrwyr er bod rhybuddion wedi’u rhoi, neu pan na fydd myfyrwyr yn ymateb i gais i gysylltu â’r staff er mwyn egluro eu diffyg ymroddiad, dylid rhoi gwybod (gan yr adran berthnasol) i Ddirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran (neu’r sawl a enwebwyd ganddo/ganddi) yn ysgrifenedig am eu cynnydd anfoddhaol.

8. Mae templedi llythyrau a ffurflenni ar gael i’r cyfadrannau, ynghyd â siart lif syml o’r broses. Mae’r rhain ar gael yn Adran 3.11 y Llawlyfr Ansawdd Academaidd.

9. Pan anfonir adroddiad am fyfyriwr i Ddirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran, bydd y gyfadran yn anfon llythyr at y myfyriwr gan ddefnyddio’r templed a ddarperir yn Nhempled A. Dylid anfon y llythyr drwy ebost ac yn y post i gyfeiriad y myfyriwr gartref ac yn ystod y tymor. Bydd y llythyr yn pwysleisio mai bwriad y gyfadran yw estyn cymorth i’r myfyriwr, ond bydd hefyd yn cynnwys rhybudd y gall peidio â bod yn bresennol yn y cyfweliad arwain at gamau pellach yn unol â’r Rheoliad Academaidd. Mewn achosion lle mae myfyrwyr eisoes wedi cael cyfweliad a rhybudd, gall Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran argymell bod myfyrwyr yn cael eu diarddel heb gyfweliad pellach (gweler 12 isod).

10. Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran neu’r sawl a enwebwyd ganddo/ganddi fydd yn cynnal y cyfweliad â’r myfyriwr er mwyn cael gwybod beth yw’r rhesymau dros y cynnydd gwael. Nid cyfarfod disgyblu lle mae disgwyl i fyfyrwyr ddod â chynrychiolydd gyda nhw mo hwn, ond cânt ddewis dod â rhywun gyda nhw i’r cyfarfod. Prif ddiben y cyfweliad fydd datrys y sefyllfa, estyn cymorth, neu gynghori myfyriwr i ymadael dros dro/yn barhaol os yw’n ymddangos nad yw’n gallu neu’n dymuno parhau i astudio.

11. Ar ôl y cyfarfod, bydd Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran yn anfon llythyr ysgrifenedig (Templed B), drwy ebost a hefyd yn y post, i gyfeiriad y myfyriwr gartref ac yn ystod y tymor. Law yn llaw â hynny, bydd cofnod ffurfiol o’r cyfarfod a’r camau y cytunwyd arnynt (Templed C). Os nad yw myfyrwyr wedi rhoi rheswm derbyniol am ddiffyg ymroddiad academaidd neu berfformiad gwael yn ystod y cyfarfod, neu os nad ydynt wedi rhoi gwybod am drafferthion penodol neu amgylchiadau arbennig, cânt rybudd y bydd parhau i beidio â bodloni’r gofynion dros gyfnod penodol yn arwain at eu diarddel o’r Brifysgol. Bydd y gofynion hyn yn cynnwys ymrwymo i bob gweithgaredd a amserlennwyd ac i’r holl ddeunyddiau sydd ar gael drwy’r Amgylchfyd Dysgu Rhithwir (Blackboard) a Chipio Darlithoedd (Panopto), a chyflwyno unrhyw waith cwrs sy’n ddyledus yn ystod y cyfnod hwn.

12. Os na fydd myfyrwyr yn bresennol yn y cyfweliad â Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran byddant yn cael 7 diwrnod i gyflwyno eglurhad (Templed D) a rhybudd y bydd peidio ag ymateb yn arwain at eu diarddel o’r Brifysgol. Os ceir ymateb, caiff myfyrwyr un cyfle olaf i fod yn bresennol yn y cyfweliad neu wynebu cael eu diarddel.

13. Os na fydd myfyrwyr yn talu sylw i rybudd ysgrifenedig Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran, neu os na fyddant yn rhoi rheswm dros beidio â bod yn bresennol yn y cyfweliad, anfonir adroddiad i’r Gofrestrfa Academaidd gydag argymhelliad y dylid eu diarddel o’r Brifysgol, naill ai dros dro neu’n barhaol. Dylai Dirprwy Id-Ganghellor y Gyfadran gwblhau Templed E a’i gyflwyno i’r Gofrestrfa Academaidd ynghyd â manylion presenoldeb a chopïau o’r holl ohebiaeth gan gynnwys llythyrau a ffurflenni templed.

14. Ni fydd y Gofrestrfa Academaidd yn cynnig cyfle arall i fyfyrwyr i ddod i gyfweliad, ond bydd yn sicrhau bod y gyfadran wedi dilyn y gweithdrefnau ar gyfer monitro cynnydd academaidd, ac yn anfon llythyr diarddel mewn achosion lle mae’n amlwg nad yw myfyriwr yn cydymffurfio â gofynion y Rheoliad Academaidd. Pan gaiff myfyrwyr eu diarddel o’r Brifysgol, rhoddir gwybod iddynt fod ganddynt hawl i ofyn am Adolygiad Terfynol. Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn gwirio statws y myfyriwr yn derfynol, gan gydgysylltu ag adrannau gwasanaeth eraill i sicrhau mai dim ond mewn achos lle nad oes cofnod o amgylchiadau arbennig y bydd llythyrau ymadael yn cael eu hanfon. Os yw’n ymddangos bod myfyriwr eisoes wedi gadael heb wneud cais i ymadael yn ffurfiol, bydd y Gofrestrfa Academaidd yn cynnig cyfle i ymadael yn wirfoddol. Os bydd y Gofrestrfa Academaidd yn penderfynu y dylid caniatáu i fyfyriwr aros yn y Brifysgol, bydd ef neu hi yn cael rhybudd y gall adroddiadau negyddol pellach am gynnydd academaidd (hyd yn oed mewn blwyddyn ddiweddarach) arwain at weithredu di-oed gan Ddirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran, ac argymell bod y myfyriwr yn cael ei ddiarddel yn unol â thelerau’r Rheoliad Academaidd, a hynny ar unwaith a heb gyfweliad pellach.

15. Ni fydd y Gofrestrfa Academaidd yn anfon llythyrau diarddel os derbynnir argymhellion gan Ddirprwy Is-Ganghellor Cyfadran ar ôl diwrnod cyntaf Tymor 3. Dylai’r cyfadrannau sicrhau eu bod yn ymyrryd yn gynnar er mwyn gallu cyfweld myfyrwyr yn ystod Tymor 2 a monitro eu cynnydd wedi hynny. Pan na fu hyn yn bosib, gall Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran gyfweld myfyrwyr yn ystod Tymor 3 a’u hysbysu y gallai adroddiadau’r gyfadran gael eu hystyried gan Fwrdd Arholi’r Senedd wrth ystyried canlyniadau’r arholiadau (Templedi F a G). Gall Bwrdd Arholi’r Senedd atal myfyrwyr rhag ailsefyll unrhyw fodiwlau a fethwyd, a mynnu bod myfyrwyr yn cael eu diarddel yn barhaol neu dros-dro. Os yw cyfadran am argymell bod Bwrdd Arholi’r Senedd yn diarddel myfyriwr yn barhaol neu dros dro, dylid anfon tystiolaeth ddogfennol lawn i’r Gofrestrfa Academaidd a dylid cofnodi’r argymhelliad yn glir hefyd yng nghofnodion y Bwrdd Arholi perthnasol ar lefel adran/cyfadran. Bydd y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno argymhelliad i ddiarddel myfyriwr yn cyfateb i’r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno cofnodion byrddau arholi a dogfennau amgylchiadau arbennig i’r Gofrestrfa Academaidd, ac ni fydd argymhellion a dderbynnir ar ôl y dyddiad hwn yn cael eu hystyried gan Fwrdd Arholi’r Senedd.

16. Bydd y cyfadrannau yn gyfrifol am gadw cofnodion ynghylch myfyrwyr y derbyniwyd adroddiad amdanynt gan Ddirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran, ac yn cyflwyno adroddiadau semester i’r Gofrestrfa Academaidd erbyn y dydd Gwener ar ôl diwedd cyfnod dysgu Semester 1, a’r dydd Gwener ar ôl diwedd cyfnod dysgu Semester 2 fan bellaf. Bydd y Gofrestrfa Academaidd yn darparu templed i’r cyfadrannau ei ddefnyddio i gofnodi’r wybodaeth hon. Bydd adroddiad interim ar achosion Semester 1 yn cael ei ystyried gan y Bwrdd Academaidd ym mis Chwefror, ac adroddiad terfynol yng nghyfarfod y Bwrdd a gynhelir ym mis Tachwedd. Bydd y Gofrestrfa Academaidd hefyd yn gweithio gyda chyfadrannau i sicrhau bod y gweithdrefnau monitro’n cael eu dilyn.

17. Mae hawl gan fyfyrwyr i apelio yn erbyn penderfyniad i’w diarddel gan Gyfarwyddwr y Gofrestrfa Academaidd, yn unol â’r weithdrefn sy’n ymwneud â’r Apel Academaidd.