3.8 Amgylchiadau Arbennig ac Addasiadau Rhesymol

1. Nod y Brifysgol yw asesu ei myfyrwyr i gyd mewn modd cadarn ond teg, yn unol â'i rheoliadau a'i gweithdrefnau cymeradwy. Er hynny, mae'n dibynnu ar ei myfyrwyr i roi gwybod iddi am unrhyw amgylchiadau arbennig a allai effeithio ar eu perfformiad, fel y gall sicrhau bod ei holl fyfyrwyr yn cael eu trin yn gyfartal ac yn deg. Dyma rai enghreifftiau o Amgylchiadau Arbennig (dim ond enghreifftiau yw'r rhain, nid rhestr gyflawn mohoni): salwch tymor hir neu dymor byr, problemau ariannol difrifol, problemau difrifol â'ch llety, profedigaeth neu ryw amgylchiadau tosturiol eraill. Os yw myfyrwyr am roi gwybod i’r Brifysgol am amgylchiadau arbennig, rhaid cwblhau pob rhan o’r ffurflen amgylchiadau arbennig a’i hanfon ymlaen at y bobl berthnasol ym mhob adran berthnasol, ynghyd â chopïau o’r dystiolaeth. Os nad yw’r dystiolaeth yn cael ei chyflwyno trwy gyfrwng y Gymraeg neu’r Saesneg, bydd yn rhaid cael sicrhau cyfieithiad a gwiriad annibynnol, a hynny ar gost y myfyriwr. Os yw myfyrwyr am gadw copi o’r dystiolaeth wreiddiol, bydd adrannau yn gofalu am gopïo a gwirio’r dystiolaeth cyn dychwelyd y dystiolaeth wreiddiol. Os oes angen i fyfyrwyr gyflwyno tystiolaeth i sawl adran, dylid cyflwyno’r dystiolaeth i’r Brif Adran yn unig, gyda llungopi’n cael i ddarparu i’r adrannau perthnasol eraill. Mae’n bwysig bod myfyrwyr yn nodi’n glir yr effaith a gafodd yr amgylchiadau arbennig ar eu perfformiad yn yr asesiadau a restrwyd ar y Ffurflen Amgylchiadau Arbennig. Er enghraifft, ‘Ni allwn gwblhau’r asesiadau a restrir gan fy mod i yn yr ysbyty rhwng 1 a 4 Tachwedd 2017’, neu ‘Ni allwn gyflawni’r arholiad i’m safon arferol oherwydd fy mod i’n sâl yn ystod yr arholiad ar 15 Ionawr 2018’. Mae’n rhaid i fyfyrwyr gyflwyno tystiolaeth annibynnol i gadarnhau’r effaith a rhoddir manylion amdani ar y ffurflen.

2. Os dymunir, gall myfyrwyr gyflwyno’r dystiolaeth mewn amlen dan sêl, wedi ei nodi’n ‘gyfrinachol’, ond mae’n rhaid sicrhau bod enw llawn a chyfeirnod myfyriwr ar yr amlen hefyd. Caiff y deunydd ei drin yn unol â Datganiad y Brifysgol ar Gyfrinachedd a bydd Byrddau Arholi’n eu ddefnyddio i gloriannu’r effaith ar berfformiad yn yr asesiadau perthnasol. Ni chaiff y wybodaeth ei defnyddio at unrhyw ddibenion eraill. Ni fydd myfyrwyr o dan unrhyw anfantais trwy gyflwyno’r wybodaeth honno.

3. Mae tystiolaeth ddogfennol dderbyniol yn cynnyws, ond heb fod yn gyfyngedig i:

i tystysgrif feddygol/iechyd yn nodi dyddiad sy’n berthnasol i’r asesiad;

ii tystysgrif farwolaeth;

iii llythyr yn cefnogi/egluro gan wasanaeth cymorth yn y Brifysgol, neu fudiad cymorth allanol priodol arall; i gael manylion llawn am y mathau o lythyr y gall y Brifysgol eu darparu, gweler yma.

iv Gellid efallai dderbyn absenoldeb nad oes modd ei osgoi o asesiad a gynhelir mewn dosbarth oherwydd bod myfyriwr yn cynrychioli Prifysgol Aberystwyth mewn chwaraeon prifysgol swyddogol, ond rhaid cyflwyno cadarnhad swyddogol oddi wrth Undeb y Myfyrwyr fel tystiolaeth ategol bod y myfyriwr yn cynrychioli’r Brifysgol.

4. Os yw gallu myfyriwr i gyflwyno gwaith cwrs erbyn y dyddiau cau wedi ei effeithio gan amgylchiadau trydydd parti, dylai myfyrwyr cyflwyno tystiolaeth ddogfennol annibynnol sy’n egluro’r effaith a gafodd hynny arnynt.

5. Ni fydd y dystiolaeth isod yn dderbyniol (sylwer mai enghreifftiau yw’r rhain ac nid yw’n rhestr gyflawn):

          i. hunan ardystio;
          ii. datganiad a ysgrifennwyd gan y myfyriwr;
          iii. tystysgrif feddygol/iechyd nad yw’n nodi dyddiad sy’n berthnasol i’r asesiad.

6. Nid ystyrir y canlynol yn amgylchiadau arbennig;

i problemau gyda chyfrifiaduron neu argraffu;
ii methu cael gafael ar adnoddau;
iii salwch nad oes tystiolaeth feddygol ar gael ei gyfer;
iv mwy nag un dyddiad cau ar yr un diwrnod;
v anallu i ateb cwestiwn neu’n cael trafferth gyda’r deunydd;
vi gemau argyfwng, cynyrchiadau perfformio, teithio astudio adrannau;
vii gweithgareddau anacademaidd (e.e. hyfforddiant milwrol).

7. Mae’n rhaid i fyfyrwyr hysbysu’r Brifysgol am unrhyw amgylchiadau personol eithriadol a allai effeithio’n andwyol ar eu perfformiad academaidd cyn gynted ag y bo modd, a hynny’n ddelfrydol yn ystod yr adeg y cawsant eu heffeithio gan yr amgylchiadau. Ym mhob achos, rhaid hysbysu’r Brifysgol cyn i’r Byrddau Arholi gyfarfod. (Noder y bydd cyfarfodydd Byrddau Arholi’n cael eu cynnal fel arfer wythnos neu ddwy ar ôl diwedd yr arholiadau – dylai myfyrwyr gadarnhau hyn gyda’u hadrannau fel bod modd iddynt gyflwyno gwybodaeth mewn pryd i’w ystyried.) Ni fydd  y Brifysgol yn ystyried apeliadau ar sail amgylchiadau arbennig lle y gellid yn rhesymol fod wedi rhoi gwybod i'r adrannau cyn y Byrddau Arholi neu, mewn achosion eithriadol, lle nad yw'r dystiolaeth berthnasol ar gael tan ar ôl i'r canlyniadau gael eu cyhoeddi.  Dylai myfyrwyr wneud pob ymdrech i gyflwyno achos mor gyflawn a manwl â phosibl, gan atodi tystiolaeth briodol, er mwyn osgoi ansicrwydd a phryder apêl a all effeithio ar nawdd, benthyciadau a llety.

8. Fel rheol disgwylir i fyfyrwyr na allent sefyll eu harholiadau oherwydd amgylchiadau arbennig megis anafiadau dros dro neu salwch byrdymor ailsefyll yr arholiadau hynny ym mis Awst, neu yn y semester perthnasol y flwyddyn wedyn. Ni chaniateir trefniadau eraill ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol, yn amodol ar dystiolaeth feddygol briodol. Os bydd cais yn cyrraedd bum wythnos dymor cyn arholiad y myfyriwr, bydd y Brifysgol yn ceisio gwneud addasiadau, yn ddibynnol ar natur y cais a’r ystyriaethau ymarferol o roi’r addasiadau hynny ar waith. Mae’n rhaid i addasiadau fod yn rhesymol ac mae’n rhaid ei bod yn ymarferol eu rhoi ar waith ymhen yr amser sydd ar gael. Fel rheol ni fydd modd i’r Brifysgol weithredu ar geisiadau sy’n dod i law lai na saith diwrnod gwaith cyn yr arholiad. Mae’n rhaid i fyfyrwyr sydd wedi cael tystiolaeth feddygol wneud apwyntiad i gael cyfarfod â Chynghorydd Hygyrchedd yn y Gwasanaeth Cymorth i Fyfyrwyr. Ar sail y dystiolaeth a gyflwynir a chan ystyried pa mor ymarferol yw’r addasiadau yr ymgeisir amdanynt, bydd y Cynghorydd yn gwneud argymhelliad i Brif Arolygydd yr Arholiadau.

9. Ceir rhagor o wybodaeth am Amgylchiadau Arbennig yma.

Ffurflen Amgylchiadau Arbennig PDF

Ffurflen Amgylchiadau Arbenning

(Ewch i’r Rhestr Staff i weld at bwy y dylech anfon hon)

10. Mae’r Brifysgol yn ceisio sicrhau ei bod yn hygyrch i gynifer â phosib o fyfyrwyr. Mae hyn yn cynnwys darparu asesiadau amgen i fyfyrwyr sydd ag anableddau, anawsterau dysgu penodol, a nam neu broblemau iechyd hirdymor. Ceir rhagor o ganllawiau yn y Polisi ar Addasiadau Rhesymol i Arholiadau.

11. Mae canlyniadau modiwlau a dosbarthiadau gradd yn amodol ar gymeradwyaeth Byrddau Arholi’r Senedd, dan gadeiryddiaeth Dirprwy Is-Ganghellor neu’r sawl a enwebir ganddo/ganddi. Cynhelir Panel Amgylchiadau Arbennig y Brifysgol yn union cyn Byrddau Arholi’r Senedd i adolygu argymhellion Byrddau Arholi Athrofaol/Adrannol yn unol â’r Confensiynau Arholiadau ac i sicrhau cysondeb.

Camau i’w cymryd wrth baratoi ar gyfer y Bwrdd Arholi Adrannol

12. Mae angen ardystiad priodol gan weithiwr gofal iechyd meddygol proffesiynol ar gyfer pob achos o amgylchiadau arbennig sy’n ymwneud ag iechyd.

13. Po fwyaf yr iawn sy’n cael ei ystyried, mwyaf manwl a systematig y dylai’r cadarnhad fod, a gorau oll os yw’n egluro natur y broblem ac i ba raddau y mae wedi amharu ar berfformiad y myfyriwr. Er enghraifft, os bydd adran yn argymell y dylid codi dosbarth gradd myfyriwr, ni fydd nodyn meddygol un gair neu un ymadrodd yn ddigon fel arfer; bydd angen adroddiad manwl ynghyd â gwybodaeth ategol ynghylch ble a sut yr amharwyd ar y myfyriwr. Os nad yw’r ardystiad meddygol a roddwyd yn ddigonol at y dibenion hyn, anogir yr adrannau i ofyn i Wasanaeth Lles y Myfyrwyr gysylltu â’r meddyg neu’r gweithiwr gofal iechyd proffesiynol perthnasol, a hynny ar sail cyfrinachedd meddygol.

14. Mae angen ardystiad neu gadarnhad hefyd os yw’r amgylchiadau arbennig o natur bersonol. Eto, po fwyaf yr iawn, mwyaf manwl a systematig y dylai’r wybodaeth honno fod, a gorau oll os yw’n egluro natur y broblem a sut yr amharwyd ar berfformiad y myfyriwr. Efallai y bydd angen i’r adrannau fod yn ochelgar wrth gysylltu â pherthnasau neu drydydd partïon mewn achosion o brofedigaeth, salwch neu amgylchiadau arbennig sy’n ymwneud â pherthnasau dibynnol neu berthnasau agos eraill. Gallai meddygon neu weithwyr gofal iechyd proffesiynol eraill fod yn ffynhonnell briodol o wybodaeth ategol. Ym mhob achos, dylid ceisio ardystiad neu gadarnhad sy’n galluogi’r adrannau i asesu ym mha ffordd y mae’r broblem neu’r salwch wedi effeithio ar berfformiad y myfyriwr. Bydd angen i’r Bwrdd Arholi Adrannol a Bwrdd Arholi’r Senedd adolygu’r achosion hyn hefyd er mwyn ceisio sicrhau cysondeb rhwng myfyrwyr unigol.

15. Dylai’r adrannau geisio cadw’r wybodaeth a roddwyd gan y myfyrwyr, neu amdanynt, yn gyfrinachol. Dylid prosesu’r wybodaeth drwy ei rhoi i’r sawl sydd ei hangen yn unig. Dylai’r adrannau ddatblygu ffyrdd o weithio sy’n cadw’r ddysgl yn wastad rhwng parchu cyfrinachedd y myfyrwyr a’r angen i ddatgelu gwybodaeth yn briodol. Ceir canllawiau penodol ar wahân ynghylch prosesu gwybodaeth sensitif ynghyd â gwybodaeth am y Ddeddf Diogelu Data. Dylid rhoi gwybod am amgylchiadau arbennig myfyrwyr i’r adrannau eraill sy’n eu dysgu.

Byrddau Arholi Adrannol ar gyfer Myfyrwyr Rhan Dau

16. Gellir gwneud iawn i fyfyrwyr am amgylchiadau arbennig sy’n effeithio ar eu perfformiad yn y broses arholi yn y Bwrdd Arholi Semester perthnasol, neu yn nosbarthiad y radd derfynol yn y Bwrdd Arholi Terfynol.

17. Os oes gan fyfyrwyr broblemau meddygol neu broblemau eraill sylweddol sy’n eu rhwystro rhag cwblhau’r gwaith sy’n cael ei asesu neu rhag sefyll arholiad, neu sydd wedi peri iddynt fethu, gall y Bwrdd Adrannol argymell eu bod yn ailsefyll i gael gradd Anrhydedd.

18. Mewn amgylchiadau eithriadol lle mae’r adran yn credu y bydd cyflyrau meddygol myfyrwyr yn eu rhwystro rhag ailsefyll ar gyfer gradd Anrhydedd yn y dyfodol, gall y Bwrdd Adrannol argymell bod marc a roddwyd ar gyfer un elfen o’r asesiad yn cael ei gymryd fel marc y modiwl cyfan. Rhaid cofnodi unrhyw benderfyniad o’r fath yn ofalus.

19. Os yw amgylchiadau personol neu feddygol myfyrwyr wedi effeithio ar eu perfformiad ond nid i’r fath raddau eu bod yn methu, caiff yr adran, os yw’r myfyrwyr yn cytuno, newid y marc a gofnodwyd i 39 ‘H ’ er mwyn galluogi’r myfyrwyr i ail-wneud y modiwl a thrwy hynny gael marc sy’n adlewyrchu eu hymdrechion a’u gallu’n well. Dim ond yr elfennau hynny yr effeithiodd y broblem arnynt y mae angen i fyfyrwyr eu hailsefyll, a chânt gadw’r marciau a gafwyd pan nad oedd y broblem yn effeithio ar eu gwaith.

20. Os oes gan fyfyrwyr ddigon o gredydau i raddio ond bod ganddynt hefyd bapurau i’w hailsefyll i gael gradd Anrhydedd, dylai’r adran geisio cael gwybod cyn Bwrdd Arholi’r Senedd a yw myfyrwyr am fanteisio ar yr hawl i ailsefyll. Os yw myfyrwyr yn gallu ailsefyll modiwlau er mwyn gwella dosbarth eu gradd, mae disgwyl fel arfer iddynt wneud hynny, yn hytrach na manteisio ar y Trothwy i wella’u dosbarth.

Bwrdd Arholi Terfynol y Senedd

21. Os oes gan fyfyrwyr broblemau personol neu feddygol parhaus (er enghraifft, iselder clinigol sy’n dod yn ôl dro ar ôl tro neu sglerosis ymledol) fe fydd, fel arfer, yn briodol ystyried yn y Bwrdd Arholi Terfynol a oes angen gwneud iawn am hynny. Os yw Byrddau Arholi Adrannol yn gwybod am amgylchiadau o’r fath ond nad ydynt yn eu cymryd i ystyriaeth, dylid trafod a chofnodi’r achosion unigol dan sylw yn y Bwrdd Arholi Adrannol, yn y semester pan fo’r broblem yn codi. Ni ddylai myfyrwyr sydd â’u cyfartaledd wedi’i raeadru o fewn 2% i’r dosbarth uwch gael eu codi o dan drefn y Trothwy ar sail amgylchiadau arbennig os na chafodd y broblem ei thrafod a’i chofnodi ar yr adeg pan gododd y broblem neu os nad oedd y byrddau arholi blaenorol yn gwybod amdani. Ni chaiff myfyrwyr nad ydynt o fewn 2% i’r categori uwch eu hystyried ar gyfer eu codi ar sail amgylchiadau arbennig.

22. Os yw salwch neu amgylchiadau eithriadol eraill yn rhwystro myfyrwyr rhag cwblhau eu gradd, eu diploma neu eu tystysgrif, gellir defnyddio’r Rheoliadau ynghylch Dyfarnu Graddau, Diplomâu a Thystysgrifau Aegrotat, gyda chaniatâd y myfyriwr. Serch hynny, gan amlaf bydd modd dyfarnu gradd ddosbarthedig. (Gellir dyfarnu Diploma neu Dystysgrif Addysg Uwch fel cymhwyster terfynol i fyfyrwyr gradd sydd wedi ymadael yn barhaol â’r Brifysgol neu nad ydynt wedi ennill digon o gredydau ar gyfer gradd, a hynny heb ddim amgylchiadau arbennig.)

23. Os yw Bwrdd Arholi’r Senedd yn fodlon bod gan y myfyriwr reswm da dros fod yn absennol o arholiad neu asesiad terfynol, gellir dyfarnu’r cymhwyster ar yr amod bod o leiaf 220 o’r 240 o gredydau o fodiwlau Rhan Dau sy’n cyfrif tuag at y dyfarniad terfynol wedi eu cwblhau. Ond sylwer mai’r drefn arferol mewn achosion o’r fath fydd caniatáu ailsefyll ‘H’. Ni ddyfernir gradd heb i’r credydau oll gael eu cwblhau, ac eithrio pan fydd popeth arall wedi methu (e.e. wrth ddyfarnu gradd aegrotat pan fydd salwch neu amgylchiadau arbennig eraill yn rhwystro myfyrwyr rhag cwblhau eu gradd ac ailsefyll.)

24. Dylai’r adrannau roi manylion i Fwrdd Arholi’r Senedd am bob myfyriwr a allai fanteisio ar y Trothwy, ac sydd ag Amgylchiadau Arbennig. Dylid gwneud hynny p’un a benderfynwyd argymell codi dosbarth y radd ai peidio. Dylai’r manylion sy’n cael eu hanfon gynnwys y tystysgrifau meddygol a’r dogfennau perthnasol eraill i gyd. Fe all fod cwnselwyr cymwys Gwasanaeth Cwnsela’r Brifysgol yn gwybod am amgylchiadau arbennig sy’n berthnasol i berfformiad myfyrwyr a dylai’r adrannau ystyried llythyrau a dderbyniwyd gan y cwnselwyr sy’n cefnogi achosion myfyrwyr o’r fath. Os yw Gwasanaeth Cwnsela Prifysgol Aberystwyth yn anfon llythyrau sy’n tystio i gyflyrau meddygol, dylai anfon tystysgrif neu lythyr gan weithiwr meddygol cymwysedig gyda’r llythyrau hynny.

25. Ar gyfer pob myfyriwr sydd wedi’i gofnodi gan y Bwrdd Adrannol fel myfyriwr sydd wedi methu, dylid nodi’r rhesymau dros fethu ar sgrin berthnasol AStRA erbyn y dyddiad cau a gyhoeddwyd er mwyn i’r rheswm hwnnw fod yn hysbys i Fwrdd Arholi’r Senedd.

26. Ni chaiff myfyrwyr Rhan Dau ailsefyll modiwlau y maent wedi eu pasio. Mewn amgylchiadau eithriadol, pan fo anawsterau meddygol neu bersonol difrifol wedi rhwystro’r myfyriwr rhag bodloni gofynion y modiwl, fe allai fod modd i’r myfyriwr ail-wneud y modiwl neu wneud un arall yn ei le. Bydd angen cymeradwyaeth Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran i wneud hynny.