3.8 Amgylchiadau Arbennig ac Addasiadau Rhesymol

Diffinio amgylchiadau arbennig

1. Nod y Brifysgol yw asesu ei myfyrwyr i gyd mewn modd cadarn ond teg, yn unol â’i rheoliadau a’r gweithdrefnau a gyhoeddir yn y Llawlyfr Ansawdd Academaidd. Er hynny, mae'n dibynnu ar ei myfyrwyr i roi gwybod iddi am unrhyw amgylchiadau arbennig a allai effeithio ar eu perfformiad. Dyma rai enghreifftiau o Amgylchiadau Arbennig: salwch tymor hir neu dymor byr, problemau ariannol difrifol, problemau difrifol â’ch llety, profedigaeth neu ryw amgylchiadau tosturiol eraill.

2. Nid ystyrir y canlynol yn amgylchiadau arbennig:

(i) problemau gyda chyfrifiaduron neu argraffu

(ii) methu cael gafael ar adnoddau

(iii) salwch nad oes tystiolaeth feddygol ar gael ei gyfer

(iv) mwy nag un dyddiad cau ar yr un diwrnod

(v) anallu i ateb cwestiwn neu’n cael trafferth gyda’r deunydd

(vi) gemau argyfwng, cynyrchiadau perfformio, teithio astudio adrannau

(vii) gweithgareddau anacademaidd (e.e. hyfforddiant milwrol).

Cyflwyno amgylchiadau arbennig

3. Er mwyn cyflwyno amgylchiadau arbennig, rhaid i fyfyrwyr gyflwyno’r ffurflen amgylchiadau arbennig i’r adran(nau) academaidd ynghyd ag unrhyw dystiolaeth gefnogol.

Lawrlwythau:

Mae fersiwn 2021-22 o’r ffurflen a’r canllawiau i’w gweld https://www.aber.ac.uk/en/media/departmental/academicregistry/admissions/academicqualityhandbook/section3-assessmentoftaughtschemes/specialcircumstances/Ffurflen-Amgylchiadau-Arbennig-2021-22.docx

(Ewch i’r Rhestr Gysylltiadau i weld at bwy y dylech anfon hon: https://www.aber.ac.uk/cy/academic-registry/handbook/taught-schemes/stafflist/).

Os nad yw’r dystiolaeth yn cael ei chyflwyno trwy gyfrwng y Gymraeg neu’r Saesneg, bydd yn rhaid cael sicrhau cyfieithiad a gwiriad annibynnol, a hynny ar gost y myfyriwr. Dylid cyflwyno pob ffurflen a thystiolaeth trwy e-bost os oes modd.

4. Mewn achosion lle nad oes modd cyflwyno’n electronig, dylai myfyrwyr gyflwyno’r dystiolaeth mewn amlen dan sêl, wedi ei nodi’n ‘gyfrinachol’, ond mae’n rhaid sicrhau bod enw llawn a chyfeirnod myfyriwr ar yr amlen hefyd. Dylai myfyrwyr gysylltu â’r adran trwy e-bost i dderbyn cyngor ynglŷn â chyflwyno tystiolaeth mewn amlen dan sêl. Bydd tystiolaeth yn cael ei thrin yn unol â'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, y Ddeddf Diogelu Data, deddfwriaeth arall berthnasol ac arfer gorau, a chaiff ei defnyddio gan Fyrddau Arholi.

5. Mae’n rhaid i fyfyrwyr hysbysu’r Brifysgol am unrhyw amgylchiadau personol eithriadol a allai effeithio’n andwyol ar eu perfformiad academaidd cyn gynted ag y bo modd, a hynny’n ddelfrydol yn ystod yr adeg y cawsant eu heffeithio gan yr amgylchiadau. Ym mhob achos, rhaid hysbysu’r Brifysgol cyn i’r Byrddau Arholi gyfarfod. Ni fydd y Brifysgol yn ystyried apeliadau ar sail amgylchiadau arbennig lle gellid yn rhesymol fod wedi eu cyflwyno erbyn y dyddiadau cau a gyhoeddwyd.

Cyflwyno achos

6. Mae’n bwysig bod myfyrwyr yn gwneud pob ymdrech i gyflwyno achos mor fanwl a llawn ag sy’n bosibl, gyda thystiolaeth briodol i gefnogi’r cais pa le bynnag y byddo hynny’n bosibl. ae’n bwysig bod myfyrwyr yn nodi’n glir yr effaith a gafodd yr amgylchiadau arbennig ar eu perfformiad yn yr asesiadau a restrwyd ar y Ffurflen Amgylchiadau Arbennig.

Er enghraifft, ‘Ni allwn gwblhau’r asesiadau a restrir gan fy mod i yn yr ysbyty rhwng 1 a 4 Tachwedd 2021’, neu ‘Ni allwn gyflawni’r arholiad i’m safon arferol oherwydd fy mod i’n sâl yn ystod yr arholiad ar 14 Ionawr 2022’.

Tystiolaeth annibynnol

7. Lle bynnag y byddo hynny’n bosibl, dylai myfyrwyr gyflwyno tystiolaeth ddogfennol annibynnol. Rhaid i bob tystiolaeth fod yn berthnasol i ddyddiad yr asesiad neu’r asesiadau. Students should submit independent documentary evidence wherever possible. Gall enghraifftiau o dystiolaeth ddogfennol annibynnol gynnwys:

(i) tystysgrif feddygol/iechyd yn nodi dyddiad sy’n berthnasol i’r asesiad;

(ii) tystysgrif farwolaeth;

(iii) llythyr yn cefnogi/egluro gan wasanaeth cymorth yn y Brifysgol, neu fudiad cymorth allanol priodol arall; i gael manylion llawn am y mathau o lythyr y gall y Brifysgol eu darparu, gweler yma.

(iv) Gellid efallai dderbyn absenoldeb nad oes modd ei osgoi o asesiad a gynhelir mewn dosbarth oherwydd bod myfyriwr yn cynrychioli Prifysgol Aberystwyth mewn chwaraeon prifysgol swyddogol, ond rhaid cyflwyno cadarnhad swyddogol oddi wrth Undeb y Myfyrwyr fel tystiolaeth ategol bod y myfyriwr yn cynrychioli’r Brifysgol.

8. Os yw gallu myfyriwr i gyflwyno gwaith cwrs erbyn y dyddiau cau wedi ei effeithio gan amgylchiadau trydydd parti, dylai myfyrwyr gyflwyno tystiolaeth ddogfennol annibynnol sy’n egluro’r effaith a gafodd hynny arnynt. Os nad yw hyn yn bosibl, gellir cyflwyno tystiolaeth yn ymwneud â’r trydydd parti ar yr amod eu bod wedi derbyn caniatâd ysgrifenedig ganddynt, er enghraifft rhaint, brawd neu chwaer.

Beth os nad yw myfyrwyr yn gallu cael tystiolaeth annibynnol?

9. Mae’r Brifysgol yn cydnabod bod rhai amgylchiadau eithriadol lle na fydd modd i fyfyrwyr gael tystiolaeth ddogfennol annibynnol ym mhob amgylchiad yn ystod blwyddyn academaidd 2021-22. Yn yr achosion hyn, dylai myfyrwyr gyflwyno adroddiad manwl o’u hamgylchiadau arbennig a’u heffaith ar eu hasesiad(au). Dylai myfyrwyr roi esboniad llawn pam na fu modd cael dystiolaeth ddogfennol.

10. Mewn achosion lle na fu modd darparu tystiolaeth annibynnol yn ystod blwyddyn academaidd 2021-22, mae’n bosibl y caniateir i fyfyrwyr ailsefyll modiwl am farc heb ei gapio. Fodd bynnag, bydd tystiolaeth annibynnol yn parhau’n ofynnol ar gyfer ystyried amgylchiadau arbennig yn y Trothwy, Apeliadau Academaidd, ac Adolygiadau Terfynol.

Ystyried amgylchiadau arbennig

11. Mae canlyniadau modiwlau a dosbarthiadau gradd yn amodol ar gymeradwyaeth Byrddau Arholi’r Senedd, dan gadeiryddiaeth Dirprwy Is-Ganghellor neu’r sawl a enwebir ganddo/ganddi. Cynhelir Panel Amgylchiadau Arbennig y Brifysgol yn union cyn Byrddau Arholi’r Senedd i adolygu argymhellion Byrddau Arholi Adrannol yn unol â’r Confensiynau Arholiadau ac i sicrhau cysondeb.

Camau i’w cymryd wrth baratoi ar gyfer y Bwrdd Arholi Adrannol

12. Po fwyaf yr iawn sy’n cael ei ystyried, mwyaf manwl a systematig y dylai’r cadarnhad fod, a gorau oll os yw’n egluro natur y broblem ac i ba raddau y mae wedi amharu ar berfformiad y myfyriwr. Er enghraifft, os bydd adran yn argymell y dylid codi dosbarth gradd myfyriwr, ni fydd nodyn meddygol un gair neu un ymadrodd yn ddigon fel arfer; bydd angen adroddiad manwl ynghyd â gwybodaeth ategol ynghylch ble a sut yr amharwyd ar y myfyriwr.

13. Mae angen ardystiad neu gadarnhad hefyd os yw’r amgylchiadau arbennig o natur bersonol. Eto, po fwyaf yr iawn, mwyaf manwl a systematig y dylai’r wybodaeth honno fod, a gorau oll os yw’n egluro natur y broblem a sut yr amharwyd ar berfformiad y myfyriwr. Bydd angen i’r Bwrdd Arholi Adrannol a Bwrdd Arholi’r Senedd adolygu’r achosion hyn hefyd er mwyn ceisio sicrhau cysondeb rhwng myfyrwyr unigol.

Byrddau Arholi Adrannol ar gyfer Myfyrwyr Rhan Dau

14. Gellir gwneud iawn i fyfyrwyr am amgylchiadau arbennig sy’n effeithio ar eu perfformiad yn y broses arholi yn y Bwrdd Arholi Semester perthnasol, neu yn nosbarthiad y radd derfynol yn y Bwrdd Arholi Terfynol.

15. Os oes gan fyfyrwyr broblemau meddygol neu broblemau eraill sylweddol sy’n eu rhwystro rhag cwblhau’r gwaith sy’n cael ei asesu neu rhag sefyll arholiad, neu sydd wedi peri iddynt fethu, gall y Bwrdd Adrannol argymell eu bod yn ailsefyll i gael gradd Anrhydedd.

16. Mewn amgylchiadau eithriadol lle mae’r adran yn credu y bydd cyflyrau meddygol myfyrwyr yn eu rhwystro rhag ailsefyll ar gyfer gradd Anrhydedd yn y dyfodol, gall y Bwrdd Adrannol argymell bod marc a roddwyd ar gyfer un elfen o’r asesiad yn cael ei gymryd fel marc y modiwl cyfan. Rhaid cofnodi unrhyw benderfyniad o’r fath yn ofalus.

17. Os yw amgylchiadau personol neu feddygol myfyrwyr wedi effeithio ar eu perfformiad ond nid i’r fath raddau eu bod yn methu, caiff yr adran, os yw’r myfyrwyr yn cytuno, newid y marc a gofnodwyd i 39 ‘H ’ er mwyn galluogi’r myfyrwyr i ail-wneud y modiwl a thrwy hynny gael marc sy’n adlewyrchu eu hymdrechion a’u gallu’n well. Dim ond yr elfennau hynny yr effeithiodd y broblem arnynt y mae angen i fyfyrwyr eu hailsefyll, a chânt gadw’r marciau a gafwyd pan nad oedd y broblem yn effeithio ar eu gwaith.

18. Os oes gan fyfyrwyr ddigon o gredydau i raddio ond bod ganddynt hefyd bapurau i’w hailsefyll i gael gradd Anrhydedd, dylai’r adran geisio cael gwybod cyn Bwrdd Arholi’r Senedd a yw myfyrwyr am fanteisio ar yr hawl i ailsefyll. Os yw myfyrwyr yn gallu ailsefyll modiwlau er mwyn gwella dosbarth eu gradd, mae disgwyl fel arfer iddynt wneud hynny, yn hytrach na manteisio ar y Trothwy i wella’u dosbarth.

Bwrdd Arholi Terfynol y Senedd

19. Os oes gan fyfyrwyr broblemau personol neu feddygol parhaus (er enghraifft, iselder clinigol sy’n dod yn ôl dro ar ôl tro neu sglerosis ymledol) fe fydd, fel arfer, yn briodol ystyried yn y Bwrdd Arholi Terfynol a oes angen gwneud iawn am hynny. Os yw Byrddau Arholi Adrannol yn gwybod am amgylchiadau o’r fath ond nad ydynt yn eu cymryd i ystyriaeth, dylid trafod a chofnodi’r achosion unigol dan sylw yn y Bwrdd Arholi Adrannol, yn y semester pan fo’r broblem yn codi. Ni ddylai myfyrwyr sydd â’u cyfartaledd wedi’i raeadru o fewn 2% i’r dosbarth uwch gael eu codi o dan drefn y Trothwy ar sail amgylchiadau arbennig os na chafodd y broblem ei thrafod a’i chofnodi ar yr adeg pan gododd y broblem neu os nad oedd y byrddau arholi blaenorol yn gwybod amdani. Ni chaiff myfyrwyr nad ydynt o fewn 2% i’r categori uwch eu hystyried ar gyfer eu codi ar sail amgylchiadau arbennig.

20. Os yw salwch neu amgylchiadau eithriadol eraill yn rhwystro myfyrwyr rhag cwblhau eu gradd, eu diploma neu eu tystysgrif, gellir defnyddio’r Rheoliadau ynghylch Dyfarnu Graddau, Diplomâu a Thystysgrifau Aegrotat, gyda chaniatâd y myfyriwr. Serch hynny, gan amlaf bydd modd dyfarnu gradd ddosbarthedig. (Gellir dyfarnu Diploma neu Dystysgrif Addysg Uwch fel cymhwyster terfynol i fyfyrwyr gradd sydd wedi ymadael yn barhaol â’r Brifysgol neu nad ydynt wedi ennill digon o gredydau ar gyfer gradd, a hynny heb ddim amgylchiadau arbennig).

21. Os yw Bwrdd Arholi’r Senedd yn fodlon bod gan y myfyriwr reswm da dros fod yn absennol o arholiad neu asesiad terfynol, gellir dyfarnu’r cymhwyster ar yr amod bod o leiaf 220 o’r 240 o gredydau o fodiwlau Rhan Dau sy’n cyfrif tuag at y dyfarniad terfynol wedi eu cwblhau. Ond sylwer mai’r drefn arferol mewn achosion o’r fath fydd caniatáu ailsefyll ‘H’. Ni ddyfernir gradd heb i’r credydau oll gael eu cwblhau, ac eithrio pan fydd popeth arall wedi methu (e.e. wrth ddyfarnu gradd aegrotat pan fydd salwch neu amgylchiadau arbennig eraill yn rhwystro myfyrwyr rhag cwblhau eu gradd ac ailsefyll).

22. Dylai’r adrannau roi manylion i Fwrdd Arholi’r Senedd am bob myfyriwr a allai fanteisio ar y Trothwy, ac sydd ag Amgylchiadau Arbennig. Dylid gwneud hynny p’un a benderfynwyd argymell codi dosbarth y radd ai peidio. Dylai’r manylion sy’n cael eu hanfon gynnwys y tystysgrifau meddygol a’r dogfennau perthnasol eraill i gyd.

23. Ar gyfer pob myfyriwr sydd wedi’i gofnodi gan y Bwrdd Adrannol fel myfyriwr sydd wedi methu, dylid nodi’r rhesymau dros fethu ar sgrin berthnasol AStRA erbyn y dyddiad cau a gyhoeddwyd er mwyn i’r rheswm hwnnw fod yn hysbys i Fwrdd Arholi’r Senedd.

24. Ni chaiff myfyrwyr Rhan Dau ailsefyll modiwlau y maent wedi eu pasio. Mewn amgylchiadau eithriadol, pan fo anawsterau meddygol neu bersonol difrifol wedi rhwystro’r myfyriwr rhag bodloni gofynion y modiwl, fe allai fod modd i’r myfyriwr ail-wneud y modiwl neu wneud un arall yn ei le. Bydd angen cymeradwyaeth Dirprwy Is-Ganghellor y Gyfadran i wneud hynny.

Addasiadau Rhesymol

25. Os na fydd myfyrwyr yn gallu sefyll arholiadau oherwydd amgylchiadau arbennig, megis anafiadau dros dro /cyflwr iechyd tymor byr, bydd disgwyl iddynt ailsefyll ym mis Awst, neu’r semester perthnasol yn y sesiwn nesaf. Dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y caniateir trefniadau eraill, yn amodol ar ddarparu tystiolaeth feddygol. Os derbynnir ceisiadau bum wythnos yn y tymor cyn arholiadau’r myfyriwr, fe fydd y brifysgol yn gwneud addasiadau yn amodol ar natur y cais ac ystyriaethau ymarferol eu rhoi ar waith. Rhaid i addasiadau fod yn rhesymol ac ymarferol i’w gweithredu yn yr amser sydd ar gael. Fel arfer, ni fydd yn bosibl i’r Brifysgol weithredu ar geisiadau a dderbynnir lai na saith diwrnod gwaith cyn yr arholiad. Rhaid i fyfyrwyr sydd wedi cael tystiolaeth feddygol wneud apwyntiad i weld Ymgynghorydd Hygyrchedd yn y Gwasanaethau Cymorth i Fyfyrwyr.  Ar sail y dystiolaeth a gyflwynir a chan gadw mewn cof pa mor ymarferol yw’r addasiadau sy’n cael eu ceisio, bydd yr Ymgynghorydd yn gwneud argymhelliad i’r Cofrestrydd Cynorthwyol (Arholiadau).

26. Mae’r Brifysgol yn ceisio sicrhau ei bod yn hygyrch i gynifer o fyfyrwyr â phosibl. Mae hyn yn cynnwys darparu asesiadau amgen i fyfyrwyr ag anableddau, gwahaniaethau/anawsterau dysgu penodol a chyflyrau/amhariadau iechyd hir dymor. Rhoddir cyfarwyddyd pellach yn y Polisi ar gyfer gwneud Addasiadau Rhesymol i Arholiadau: https://www.aber.ac.uk/cy/media/departmental/theuniversity/policies/studentsupport/Reasonable-adjustments-to-examinations.pdf.