Gwybodaeth Diogelu Data

Datganiad Preifatrwydd y Gwasanaeth Cyngor, Gwybodaeth ac Arian

Cyflwyniad

Mae'r Gwasanaeth Cyngor, Gwybodaeth ac Arian wedi ei leoli yn Adran Gwasanaethau Cymorth i Fyfyrwyr ym Mhrifysgol Aberystwyth. Rydym yn ymrwymedig i ddiogelu eich preifatrwydd drwy gydymffurfio â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR), Deddf Diogelu Data, deddfwriaeth berthnasol arall ac arferion gorau.

Mae'r dudalen hon yn dangos y ffordd yr ydym yn cofnodi, yn diogelu ac yn defnyddio'r wybodaeth sydd gennym ni amdanoch chi. Os oes gennych unrhyw ymholiadau, cysylltwch â student-support@aber.ac.uk neu ffoniwch 01970 621761/622087.

I gael rhagor o wybodaeth am bolisi a chyfarwyddiadau'r Brifysgol ynglŷn â diogelu data, ynghyd â manylion cyswllt y Rheolwr Diogelu Data a Hawlfraint, dilynwch y ddolen isod:

https://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/dp/

Pa wybodaeth amdanoch chi ydym ni'n ei chadw?

Bydd yr wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw yn cynnwys eich enw, dyddiad geni, manylion cyswllt (sy'n cynnwys eich cyfeiriad post a'ch rhif ffôn symudol) a bydd eich cofnod myfyriwr, cofnod monitro presenoldeb a rhywfaint o'r wybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn y cofnod o'ch cyswllt gyda'ch tiwtor personol ar gael i ni.

Gallai'r wybodaeth rydym ni'n ei chasglu hefyd gynnwys manylion cyfrif banc, cytundeb tenantiaeth neu wybodaeth arall ynglŷn â'ch amgylchiadau personol megis eich statws ariannol neu ddatgeliadau ynglŷn â'ch iechyd meddwl. Gallai rhywfaint o'r wybodaeth hon fod yn wybodaeth 'categorïau arbennig' fel y'i diffinnir gan reoliad GDPR. Gallai'r wybodaeth hon gael ei darparu'n uniongyrchol gennych chi pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau.

Sut rydym ni'n casglu eich gwybodaeth?

Mae enwau myfyrwyr, eu cynlluniau gradd, modiwlau, canlyniadau arholiadau, dyddiad geni, manylion cyswllt brys a meddyg ynghyd â manylion cyswllt personol ar gael i ni drwy system cofnodion myfyrwyr y Brifysgol (AStRA). Yn ogystal â hynny, efallai y byddwn yn cael y manylion hyn o'r wybodaeth y byddwch yn ei rhoi i ni yn uniongyrchol pan fyddwch yn cofrestru gyda'n gwasanaethau.

Rydym hefyd yn cael gweld yr wybodaeth sy'n cael ei chadw ar wasanaeth gwybodaeth myfyrwyr (HEP Service) sy'n ymwneud â gwybodaeth Cyllid Myfyrwyr.

Mae'n bosib y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth ynglŷn â'ch amgylchiadau ariannol yn sgil cais i'r Gronfa Caledi Myfyrwyr. Byddai'r wybodaeth hon i'w gweld ar ffurflen gais i'r Gronfa Caledi Myfyrwyr a byddai'n cynnwys y dystiolaeth gefnogol berthnasol. Gallai casglu'r wybodaeth hon drwy dystiolaeth gefnogol arwain at ddata achlysurol nad yw'n sensitif ynglŷn â thrydydd partïon.

Mae'n bosib y byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth amdanoch chi gan drydydd parti, er enghraifft gan ffrind, perthynas neu aelod o staff y Brifysgol neu asiantaeth allanol (megis yr heddlu, y gwasanaethau cymdeithasol neu eich corff cyllido) a allai fod yn rhoi gwasanaeth neu gymorth i chi.

Sut bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio?

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer y canlynol:

  • er mwyn darparu unrhyw wasanaethau/cymorth yr ydych chi wedi gofyn amdano;
  • at ddibenion gweinyddu;
  • er mwyn asesu dyfarniad ariannol sy'n seiliedig ar galedi ariannol
  • er mwyn rheoli unrhyw risg bersonol ymddangosol i chi neu i eraill
  • er mwyn sicrhau y cydymffurfir â dyletswyddau statudol fel Prevent

Mae'n bosib y byddwn hefyd yn dadansoddi'r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu er mwyn creu proffil o ddefnyddwyr ein gwasanaeth er mwyn i ni gael datblygu ein gwasanaethau yn y ffordd fwyaf priodol a chyda'r wybodaeth fwyaf perthnasol.

Ceir mwy o fanylion ynglŷn â rhannu data isod, gan gynnwys sut caiff y wybodaeth ei storio a'r systemau a ddefnyddiwn i'w storio. Gellir storio gwybodaeth ar bapur (e.e. ceisiadau i'r Gronfa Caledi) neu ei storio'n electronig gyda Meddalwedd Maximiser a/neu SharePoint, gan ddibynnu ar y math o wasanaeth/cymorth yr ydych yn ei ddefnyddio.

Pa mor hir y byddwn yn cadw data?

Rydym yn cadw data yn unol â chynllun model cadw data JISC. Mae data o'r fath yn cynnwys, er enghraifft, data cyllidol, cytundebau tenantiaeth a chofnodion o'n contract gyda chi.

Pa bryd y byddwn ni'n datgelu eich gwybodaeth i sefydliadau allanol?

Pan fo'n briodol, mae'n bosib y byddwn yn anfon eich gwybodaeth ymlaen, yn ddiogel, at ddarparwyr gwasanaethau allanol fel yr eglurwyd eisoes neu at bartneriaid gwasanaeth: Byddwn bob amser yn sicrhau bod trefniadau priodol ar waith yn gyntaf; ni fydd darparwr y gwasanaeth yn defnyddio eich data at unrhyw ddibenion ychwanegol a bydd yn dinistrio data yn ddiogel ar ôl iddo gael ei ddefnyddio. Rhai enghreifftiau o hyn yw rhoi gwybodaeth i'r heddlu neu i'r gwasanaethau iechyd meddwl pan gredir bod perygl sylweddol i'ch iechyd a'ch diogelwch neu i iechyd a diogelwch eraill, neu os yn ofynnol yn ôl y gyfraith (er enghraifft, i gyrff llywodraethol ac asiantaethau sy'n gorfodi'r gyfraith) neu os byddwch yn rhoi caniatâd i ni wneud hynny.

Trosglwyddo gwybodaeth i Wledydd Trydydd Parti y tu allan i'r Undeb Ewropeaidd/yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (yr UE/AEE).

Er mwyn cyflawni'r diben yr ydym yn prosesu eich data ar ei gyfer, mae'n bosib y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth â sefydliadau y tu hwnt i'r UE/AEE, er enghraifft ar gyfer Ysgoloriaeth Peter Hancock. Dan yr amgylchiadau hyn, bydd y Brifysgol yn sicrhau bod y mesurau diogelu priodol ar waith. Yn y mwyafrif o achosion, bydd angen trosglwyddo gwybodaeth er mwyn cyflawni'r contract rhwng y myfyriwr a'r Brifysgol a/neu bydd hyn yn digwydd â chaniatâd y myfyriwr.

Data y gallem ni ei dderbyn gan sefydliadau allanol

Er mwyn inni ddarparu cymorth i chi, ac er mwyn inni gydymffurfio â'n dyletswyddau statudol, mae'n bosib y byddwn yn derbyn gwybodaeth amdanoch chi gan y sefydliadau canlynol:

  • Cyrff statudol, megis yr heddlu, gwasanaethau cymdeithasol
  • Y Cwmni Benthyciadau i Fyfyrwyr

Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei defnyddio at ddibenion penodol a pherthnasol a'i chadw'n ddiogel ar ffurf sy'n sicrhau nad yw'n cael ei phrosesu'n anghyfreithlon na heb ganiatâd nac yn cael ei cholli, ei dinistrio na'i difrodi.

Trefn awtomataidd o wneud penderfyniadau, gan gynnwys proffilio

Mae'n bosib y bydd y Gwasanaeth Cyngor, Gwybodaeth ac Arian yn defnyddio trefn awtomataidd o wneud penderfyniadau dan nifer fechan o amgylchiadau yn unig, amgylchiadau sy'n ymwneud fel arfer ag asesu cymhwystra i dderbyn cyllid statudol neu addasrwydd i gael cymorth ariannol ac ym maes dadansoddi dysgu.

Eich caniatâd

Wrth roi eich data personol i ni, rydych yn caniatáu i'r manylion hyn gael eu casglu a'u defnyddio yn unol â'r dibenion a ddisgrifiwyd uchod a'r datganiad hwn ar breifatrwydd. Dim ond i staff uwch, sydd wedi cael caniatâd penodol i weld yr wybodaeth, y mae gwybodaeth arbennig o sensitif ar gael.

Eich hawliau chi i weld eich gwybodaeth

Mae'r holl ddata a gesglir drwy'r Gwasanaeth Cyngor, Gwybodaeth ac Arian yn cael ei gadw a'i brosesu'n ddiogel yn unol â'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) a Deddf Diogelu Data. Mae gennych hawl i ofyn am gopi o'r wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch chi ac i gael cywiro unrhyw wybodaeth anghywir. Cewch ofyn am gopi o'ch gwybodaeth gan student-support@aber.ac.uk. Gofynnir i chi gadarnhau eich Manylion Personol cyn y caiff eich data ei ryddhau/ei ddileu. Ceir manylion hawliau testun data eraill isod:https://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/policies/dp/data-subject-rights/

Sut rydym ni'n cadw eich gwybodaeth yn ddiogel?

Mae deddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i ni gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hyn y bydd eich cyfrinachedd yn cael ei barchu ac y bydd pob cam priodol yn cael ei gymryd i atal unrhyw un heb awdurdod rhag gweld na datgelu eich gwybodaeth. Dim ond yr aelodau staff hynny y mae angen iddynt weld rhannau perthnasol neu bob rhan o'ch gwybodaeth fydd yn cael caniatâd i'w gweld. Bydd gwybodaeth amdanoch chi ar ffurf electronig yn cael ei diogelu gan gyfrinair a chyfyngiadau diogelwch eraill, a bydd ffeiliau papur yn cael eu cadw mewn mannau diogel lle bydd mynediad yn cael ei reoli.

Dolenni i Wefannau

Gall ein gwefan gynnwys dolenni i wefannau sy'n cael eu rhedeg gan sefydliadau eraill. Nid yw'r Gwasanaeth Cyngor, Gwybodaeth ac Arian yn gyfrifol am arferion preifatrwydd y gwefannau eraill hyn felly dylech ddarllen eu polisïau preifatrwydd yn ofalus.

Y cyfryngau cymdeithasol

Byddwn weithiau'n defnyddio ein cyfrifon ar y cyfryngau cymdeithasol i gysylltu â myfyrwyr ac i rannu negeseuon a deunyddiau'r Brifysgol. Ni fyddwn yn cadw gwybodaeth amdanoch chi ar y cyfryngau cymdeithasol, ac eithrio unrhyw ddata y byddwch chi'n ei bostio eich hun. Mae'r cyfrifon canlynol yn gysylltiedig yn swyddogol â'r Gwasanaethau Cymorth i Fyfyrwyr:

Tudalen Facebook -https://www.facebook.com/Aberunistudentsupport

Newidiadau i'n datganiad

Mae'n bosib y byddwn yn newid telerau'r datganiad hwn. Os byddwn yn gwneud hynny, byddwn yn rhoi gwybod am y newidiadau yma felly dewch i gael golwg o bryd i'w gilydd. Drwy barhau i ddefnyddio ein gwasanaethau, byddwch yn cytuno i dderbyn newidiadau o'r fath.