Polisi Rheoli Cofnodion

Mae’r brifysgol yn cydnabod fod rheolaeth effeithiol ei chofnodion yn hanfodol, er mwyn cynnal ei swyddogaethau craidd, i gydymffurfio â’i chyfrifoldebau cyfreithiol a rheoleiddiol ac i gyfrannu at y gwaith cyffredinol o reoli’r sefydliad yn effeithiol. Mae’r ddogfen hon yn esbonio’r fframwaith polisi a fydd yn ein galluogi i drefnu ac archwilio’r rheolaeth effeithiol hon. Mae’n cynnwys

  1. Cwmpas y polisi
  2. Cyfrifoldebau
  3. Perthynas gyda pholisïau presennol
  4. Canllawiau sydd ar gael i weithredu’r polisi hwn

 

1. Cwmpas

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i bob cofnod a grewyd, a dderbyniwyd neu a gadwyd gan staff y brifysgol wrth gyflawni eu gwaith. Mae cofnodion a dogfennaeth a grewyd wrth wneud gwaith ymchwil, sut bynnag y’i hariannwyd, hefyd yn cael eu cynnwys yn y gofynion cadw cofnodion cytundebol.

Y diffiniad o gofnodion yw’r holl ddogfennau hynny sy’n hwyluso’r gwaith a wneir gan y brifysgol ac sydd wedi hynny’n cael eu cadw (am gyfnod penodol) i ddarparu tystiolaeth o’i thrafodion neu weithgareddau. Gellir creu, derbyn neu gadw’r cofnodion hyn ar ffurf papur neu’n electronaidd.

Y diffiniad o reoli cofnodion yw maes rheolaeth sy’n gyfrifol am reoli’n effeithlon a systematig y gwaith o greu, derbyn, cadw, defnyddio a gwaredu cofnodion, gan gynnwys proses ar gyfer cael gafael ar a chadw tystiolaeth o a gwybodaeth am weithgareddau a thrafodion busnes ar ffurf cofnodion[1].

Dewisir cyfran bychan o gofnodion y brifysgol ar gyfer eu cadw’n barhaol fel rhan o archifau’r sefydliad, ar gyfer ymchwil hanesyddol a chofnod parhaol o’r modd y cyflawnodd ei waith.

2. Cyfrifoldebau

Mae gan y Brifysgol gyfrifoldeb corfforaethol i gadw ei chofnodion a’i systemau cadw cofnodion yn unol â’r amgylchedd rheoleiddiol. Aelod yr Uwch Dîm Rheoli a chanddo gyfrifoldeb cyffredinol am y polisi hwn yw’r Dirprwy Is-Ganghellor (Gwasanaethau Myfyrwyr a Staff).

Mae Rheolydd Cofnodion y Brifysgol yn gyfrifol am baratoi canllawiau ar gyfer arferion cadw cofnodion da ac am hyrwyddo cydymffurfiaeth â’r polisi mewn modd fydd yn gofalu y gellir atgeisio gwybodaeth yn rhwydd, yn briodol ac yn amserol.

Rhaid i adrannau ac is-adrannau unigol ofalu fod cofnodion y maent yn gyfrifol amdanynt yn fanwl-gywir, a’u bod yn cael eu cadw a’u gwaredu yn unol â chanllawiau rheoli cofnodion y Brifysgol. Dylai fod gan bob cofnod mewn adran neu is-adran ‘berchennog’ dynodedig sy’n gyfrifol am eu rheoli tra’u bod mewn defnydd rheolaidd.

Ble bynnag y bo modd, dylai aelodau staff gael esboniad rhagarweiniol ar weithdrefnau rheoli cofnodion.

3. Perthynas â pholisîau presennol

Lluniwyd y polisi hwn yng nghyd-destun dogfennau canlynol y brifysgol:

Polisi Diogelu Data - http://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/policies/dp/

Polisi Rhyddid Gwybodaeth - http://www.aber.ac.uk/cy/infocompliance/policies/foi/

Trwy gydymffurfio â’r polisi hwn golyga hynny y cydymffurfir hefyd nid yn unig â deddfwriaeth yn ymwneud â gwybodaeth (yn benodol felly FOI 2000 a DPA 1998) ond hefyd unrhyw ddeddfwriaeth neu reoliadau eraill (gan gynnwys archwilio cyfleoedd cyfartal a moeseg ymchwil) sy’n effeithio’r sefydliad.

4. Canllawiau

Mae canllawiau ar y gweithdrefnau angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â’r Polisi hwn ar gael oddi wrth y Rheolydd Cofnodion. Mae’r canllawiau hyn yn cynnwys:

  • Creu cofnodion
  • Dosbarthiadau busnes
  • Cyfnodau cadw ar gyfer cofnodion
  • Dewisiadau storio ar gyfer cofnodion
  • Dewisiadau dinistrio ar gyfer cofnodion
  • Cofnodion archif : dewis a rheoli
  • Codau ymarfer allanol a deddfwriaeth bresennol

Polisi Rheoli Cofnodion Fersiwn 1.1 30_3_2007
Gweithgor ar Hawlfraint & Rhwymedigaeth Cyfreithiol

 

----------------------------------------------

[1] BS ISO 15489: 2001 Records Management