Adran 8.7 - Rheoli Cymeradwyaeth ac Ôl-gymeradwyaeth

Mae cam cyntaf datblygiad a chymeradwyaeth yn mynd â chynigion partneriaeth gydweithredol o'r cam cysyniadol hyd at dderbyn Cymeradwyaeth Strategol. Wrth roi Cymeradwyaeth Strategol, efallai y bydd y Pwyllgor Darpariaeth Gydweithredol (CPC) yn mynnu bod Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth (MOU) yn cael ei lofnodi a'i gyfnewid lle nad oes un yn bodoli eisoes, a bydd yn cymeradwyo'r prosiect yn ffurfiol i symud ymlaen i'r cam nesaf. Mae'r Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth yn ei hanfod yn ddatganiad nad yw'n rhwymol rhwng y Brifysgol a'r darpar bartner yn datgan bwriad i gydweithio yn y dyfodol. Mae MOUs fel arfer yn ddilys am 5 mlynedd.

I gael Cymeradwyaeth Strategol, rhaid i brosiectau symud ymlaen drwy'r camau canlynol:

Cymeradwyaeth y Gyfadran:

Cyn cysylltu â'r Swyddfa Partneriaethau Academaidd, dylid trafod yr holl gynigion, a lle bo angen eu cymeradwyo (yn dibynnu ar lefel risg y Bartneriaeth arfaethedig), ar Lefel y Gyfadran.  Ni fydd angen i drefniadau risg isel megis DPP nad yw'n dwyn credyd a lleoliadau seiliedig ar waith gael eu cymeradwyo, eu rheoli na'u hadolygu'n ganolog gan CPC; gallant gael eu trefnu a'u rheoli ar lefel Cyfadran.  Rhaid i bob Cyfadran gadw cofrestr gynhwysfawr o bob gweithgaredd o'r fath a rhaid iddi hysbysu'r CPC o unrhyw weithgareddau newydd, er gwybodaeth yn unig.

Diwydrwydd Dyladwy Cychwynnol:

Unwaith y bydd Cymeradwyaeth y Gyfadran wedi'i rhoi, dylai cydweithwyr gysylltu â'r Swyddfa Partneriaethau Academaidd am arweiniad ar ddatblygu eu cynnig. Yn y lle cyntaf, gwahoddir cydweithwyr i gwrdd ag aelod o staff yn y Swyddfa Partneriaethau Academaidd i egluro manylion eu cynnig a'r math o gydweithio a fwriedir. Lle datblygir y math o gydweithio trwy adran arall o'r Brifysgol, bydd cydweithwyr yn cael eu cyfeirio yn ôl yr angen.  Lle bo’r cydweithio arfaethedig o fewn cylch gorchwyl y Swyddfa Partneriaethau Academaidd, cynigir cymorth i’r adran academaidd i gynnal Diwydrwydd Dyladwy Cychwynnol.

Cymeradwyaeth i symud ymlaen/terfynu:

Ar y cam hwn, bydd y cynnig yn cael ei raddio o ran risg ar sail yr ymholiadau cychwynnol hyn.  Bydd lefel y Gymeradwyaeth Strategol sy'n ofynnol yn dibynnu ar y math o gydweithio (gweler Adran 8.2).

Mae ail gam datblygiad a chymeradwyaeth yn mynd â chynigion Partneriaeth gydweithredol o'r cam cysyniadol trwy'r cam craffu i'r gymeradwyaeth derfynol a llofnodi Memorandwm Cytundeb (MOA).  Ar y cam hwn, mae prosiectau'n amodol ar ddiwydrwydd dyladwy manwl wrth iddynt gael eu datblygu i'w cymeradwyo ar lefel Prifysgol. Ar gyfer prosiectau mwy, mae'n ddoeth cynnull bwrdd prosiect llawn yn gynnar yn ystod y cam hwn i fapio a chynllunio ar gyfer datblygiad llawn y prosiect.

Er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â chanllawiau ASA, mae Diwydrwydd Dyladwy Sicrwydd Ariannol a Sicrwydd Ansawdd yn cael eu hystyried ar wahân i ddechrau. Rheolir Diwydrwydd Dyladwy Ariannol gan yr Adran Gyllid a'i ystyried gan naill ai Gweithrediaeth y Brifysgol neu'r Cyfarwyddwr Cyllid, fel y bo'n briodol tra bod Sicrwydd Ansawdd a Diwydrwydd Dyladwy Academaidd yn cael eu hystyried gan y Pwyllgor Darpariaeth Gydweithredol (CPC).

Sicrwydd Ansawdd Diwydrwydd Dyladwy:

Ar ôl derbyn Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth wedi’i lofnodi, bydd y partner arfaethedig yn cael ei wahodd i gwblhau Holiadur Diwydrwydd Dyladwy y Brifysgol.  Mae hyn yn rhoi'r cyfle cyntaf i'r Brifysgol ystyried yn fanwl addasrwydd y partner a'i allu i gyflwyno'r rhaglen arfaethedig.  Dylid trefnu Ymweliad Safle neu Ymweliad Sicrhau Ansawdd, yn dibynnu ar lefel y craffu sydd ei angen, yn y sefydliad partner arfaethedig.

Diwydrwydd Dyladwy Ariannol:

Ariannol Mae diwydrwydd dyladwy yn cael ei oruchwylio gan y Swyddfa Gyllid, a bydd y Partner Busnes Cyllid priodol yn gweithio gyda’r Adran Academaidd i ddatblygu achos busnes y prosiect a chyflwyno’r fersiwn terfynol i’r pwyllgor priodol i’w gymeradwyo. Bydd y Partner Busnes Cyllid yn gyfrifol am sicrhau bod y broses hon wedi’i chwblhau a bydd yn hysbysu’r Swyddfa Partneriaethau Academaidd a’r Adran Academaidd unwaith y bydd y broses wedi’i chwblhau. At hynny, bydd y Partner Busnes Cyllid yn adolygu ac yn cynghori ar unrhyw gyflwyniadau ariannol a gyflwynir gan y partner arfaethedig fel rhan o'u hymateb i'r Holiadur Diwydrwydd Dyladwy. Bydd y Partner Busnes Cyllid hefyd yn ystyried unrhyw oblygiadau treth posibl i'r prosiect ac yn ceisio cyngor allanol fel y bo'n briodol mewn modd amserol.

Achos Busnes:

Rhaid cwblhau Achosion Busnes ar gyfer gweithgarwch cydweithredol risg uchel. Rhaid i drefniadau ariannol trefniadau cydweithredol gael eu costio’n llawn ac yn gywir, gan gynnwys darpariaeth ar gyfer trefniadau monitro ac archwilio allanol, cyn y gellir llofnodi a chymeradwyo’r Memorandwm Cytundeb. Rhaid trafod goblygiadau ariannol unrhyw brosiect gyda’r Swyddfa Gyllid, a rhaid iddo gydymffurfio â Rheoliadau Ariannol y Brifysgol.

Mae angen cymeradwyaeth Gweithrediaeth y Brifysgol ar Achosion Busnes cyn y gall y bartneriaeth gydweithredol fynd ymhellach.  Rhaid cyflwyno copi o'r Achos Busnes hefyd i'r Pwyllgor Darpariaeth Gydweithredol (CPC) er gwybodaeth.

Datblygiad Academaidd a Chymeradwyo Rhaglenni:

Bydd lefel y craffu sydd ei angen yn y maes hwn yn amrywio gan ddibynnu a yw’r cydweithredu arfaethedig yn ymwneud â chynllun newydd nad yw’n cael ei addysgu ar hyn o bryd ym Mhrifysgol Aberystwyth, neu addasu cynllun a addysgir ar y campws ar hyn o bryd. Mae prosesau cymeradwyo ar gyfer modiwlau a chynlluniau newydd a/neu ddiwygiedig yn dilyn prosesau safonol Prifysgol Aberystwyth. Lle cynigir cynllun newydd, rhaid i'r adran sicrhau bod holl Ddogfennau Cymeradwyo Modiwlau/Cynllun y Brifysgol yn cael eu cwblhau a'u cyflwyno fel y nodir yn Adran 2 y Llawlyfr Ansawdd Academaidd.

Panel Dilysu/Cymeradwyo Rhaglen:

Dylai’r aelodaeth gynnwys Cadeirydd (ADLT fel arfer o’r tu allan i’r adran academaidd arfaethedig), cynigydd(wyr) y cynllun, o leiaf un aelod o staff academaidd sydd â phellter critigol o’r cynllun arfaethedig, cynrychiolydd myfyrwyr, aelod o staff o Cofrestrfa Academaidd, ac Aseswr Allanol (os oes angen).

Ymweliad Safle Sefydliadol:

Cyn datblygu MOA, bydd yr holl ddarpar drefniadau cydweithredol newydd, ynghyd â'r ddarpariaeth bresennol lle ceisir cymeradwyaeth i gyflwyno rhaglenni mewn maes pwnc newydd, yn destun Ymweliad Sefydliadol. Yn ôl disgresiwn y Pwyllgor Darpariaeth Gydweithredol (CPC), gellir ystyried bod yr ymweliad yn ddiangen ar gyfer rhaglenni ar y cyd sy'n cynnwys sefydliadau sydd ag enw da.

 

 

Ymweliad Safle Sefydliadol:

Cyn datblygu MOA, bydd yr holl ddarpar drefniadau cydweithredol newydd, ynghyd â'r ddarpariaeth bresennol lle ceisir cymeradwyaeth i gyflwyno rhaglenni mewn maes pwnc newydd, yn destun Ymweliad Sefydliadol. Yn ôl disgresiwn y Pwyllgor Darpariaeth Gydweithredol (CPC), gellir ystyried bod yr ymweliad yn ddiangen ar gyfer rhaglenni ar y cyd sy'n cynnwys sefydliadau sydd ag enw da.

Rhaid i'r Memorandwm Cytundeb (MOA) gael ei lofnodi rhwng y Brifysgol a'r partner, gan nodi hawliau a rhwymedigaethau pob parti. Bydd telerau’r Cytundeb ar gyfer Rhaglenni Partneriaethau Academaidd Cydweithredol wedi’u trafod a’u cytuno yn ystod cyfnod datblygu’r rhaglen. Bydd y cytundeb yn cael ei lofnodi ar ran y Brifysgol gan yr Is-Ganghellor (neu ei enwebai) a chan ei gymar yn y sefydliad partner.

Bydd y Memorandwm Cytundeb yn nodi cyfnod y cytundeb a'r amodau sy'n berthnasol i raglen benodol, gan gynnwys ei nodau, strwythur academaidd, gofynion proffesiynol, adnoddau a staffio. Lle cefnogir y bartneriaeth gan arian grant allanol gellir disodli'r cytundeb gan gais am grant wedi'i gwblhau a llythyr dyfarnu wedi'i lofnodi gan y ddau barti.

Bydd y Memorandwm Cytundeb yn cynnwys atodiad ariannol, yn darparu strwythur ffioedd manwl a rhestr wirio cyfrifoldebau yn amlinellu pa sefydliad sy'n gyfrifol am fonitro a datblygu gwahanol agweddau ar y rhaglen.

Yn dilyn cymeradwyaeth lawn i'r gweithgaredd cydweithredol, a derbyn Memorandwm Cytundeb (MOA) wedi'i lofnodi, bydd y rhaglen y cytunwyd arni yn dod yn fyw ar systemau perthnasol y Brifysgol.

Gweithredu:

Yn dibynnu ar natur y prosiect, efallai y bydd angen cymryd camau amrywiol i baratoi ar gyfer cofrestru myfyrwyr. Ar gyfer prosiectau mwy, cynghorir bod y bwrdd prosiect yn cael ei gynnull yn gynnar yn ystod y cam hwn i gynllunio ar gyfer y datblygiadau gweithredol hyn.

Rheolaeth Weithredol:

Unwaith y bydd cynnig cydweithredol wedi cwblhau’r broses gymeradwyo, bydd y cydweithrediad yn cael ei gofnodi ar Gofrestr Darpariaeth Gydweithredol y Brifysgol.  Er mwyn sicrhau bod pob prosiect partneriaeth gydweithredol risg uchel yn rhedeg yn esmwyth, bydd Llawlyfr Gweithredol yn cael ei gynhyrchu ar gyfer pob prosiect partneriaeth risg uchel i nodi sut y caiff y bartneriaeth ei rheoli o ddydd i ddydd a chadarnhau cyfrifoldebau pob un. partner fel y manylir yn y MOA.  Ar gyfer pob prosiect partneriaeth cydweithredol risg uchel, bydd Bwrdd Rhaglen ar y Cyd (JPB) yn cael ei gynnull ddwywaith y flwyddyn, fel arfer unwaith y semester. Wedi’i gadeirio gan Arweinydd Rhaglen Partneriaeth dynodedig Prifysgol Aberystwyth, mae’r JPB yn gwasanaethu fel pwyllgor rheoli gweithredol ar gyfer unigolion allweddol sy’n cynrychioli’r ddau bartner i adolygu’r trefniadau gweithredol a sicrhau ansawdd a datblygu arfer fel y bo’n briodol.

Monitro ac Adolygu:

Yn unol â gofynion Cod Ansawdd y DU ar gyfer Addysg Uwch: Partneriaethau, rhaid monitro partneriaethau cydweithredol yn rheolaidd drwy gydol eu cylch bywyd i sicrhau eu bod yn parhau i gyflawni eu hamcanion gwreiddiol. Fel y cyfryw, cynhelir diwydrwydd dyladwy priodol a chymesur o bryd i'w gilydd, gan alluogi'r Brifysgol i sicrhau ei hun o lywodraethu parhaus, ethos, statws, gallu, enw da, addasrwydd cyffredinol partner ac unrhyw newidiadau i lefel y risg sy'n gysylltiedig â'r cydweithredu.

Gwerthusiad Perfformiad Partner:

Er mwyn i'r Brifysgol ei sicrhau ei hun ynghylch llywodraethu parhaus, ethos, statws, gallu, enw da ac addasrwydd cyffredinol partner, rhaid cynnal asesiadau risg cyfnodol a gwiriadau diwydrwydd dyladwy. Bydd hyn yn sicrhau bod gan y Brifysgol y darlun diweddaraf o addasrwydd parhaus pob partner i gynnig profiad myfyriwr sy’n gymesur â’r hyn a ddarperir yn PA.

Er mwyn mynd i'r afael â'r cyfrifoldeb hwn gan ASA ac fel rhan o ddiwydrwydd dyladwy parhaus, cynhelir Gwerthusiad Perfformiad Partner (PPE) cyfnodol yn rheolaidd fel y pennir gan y Brifysgol ar gyfer pob Partneriaeth gydweithredol. Gall amseriad y PPE gael ei amrywio yn ôl yr angen gan y Brifysgol.

Adnewyddu Cytundeb:

Bydd adnewyddu cytundeb Partneriaeth presennol yn dilyn yr un broses ag ar gyfer unrhyw broses Partneriaeth newydd, gyda'r adolygiad PPE yn cael ei gymryd i ystyriaeth ynghyd â diweddariadau arferol i ddiwydrwydd dyladwy ac asesiadau risg. Gellir adolygu a diweddaru'r MOA yn ôl yr angen gan y ddau/y naill barti neu'r llall neu gellir ei newid yn ôl yr angen.

Casgliad y Cytundeb:

Daw Partneriaeth risg isel-canolig i ben drwy derfynu’r MOA (yn unol â’r broses a amlinellir yn y contract) gan y naill bartner neu’r llall, neu pan ddaw’r MOA i ben.

Daw Partneriaeth categori risg uchel i ben drwy derfynu’r MOA (yn unol â’r broses a amlinellir yn y contract) gan y naill bartner neu’r llall, neu drwy i’r MOA ddod i ben.