Ymholiadau gan yr Heddlu

O bryd i’w gilydd, bydd y Brifysgol yn derbyn ceisiadau gan yr Heddlu am ddata personol – naill ai Dyfed Powys neu lu arall – a ganiateir yn ôl y ddeddfwriaeth diogelu data bresennol. Mae’r dudalen hon yn amlinellu sut y bydd y Brifysgol yn ymdrin â cheisiadau o’r fath.

At bwy y dylid cyfeirio’r ceisiadau?

Yn ystod oriau swyddfa dylai pob cais am wybodaeth gael ei gyfeirio at:

  • Y Ganolfan Croesawu Myfyrwyr, Desg Groesawu’r Llawr Gwaelod (I gael gwybodaeth am fyfyrwyr) (01970) 621761
  • Adran Adnoddau Dynol, Uned 12, Parc Gwyddoniaeth (I gael gwybodaeth am staff) (01970) 628555

Y tu allan i oriau swyddfa dylid cyflwyno pob cais drwy Dderbynfa’r Campws (01970) 623111

Sut y dylid gwneud cais am wybodaeth?

Gellir gwneud ceisiadau wyneb yn wyneb neu dros y ffôn ond mae’n rhaid cael ffurflen gwneud cais am ddata personol, a gyflenwir gan yr Heddlu. (Rhaid i’r ffurflen hon gael ei llofnodi gan swyddog o reng Sarsiant neu uwch).

Mewn achosion o frys mawr, gellir darparu ffurflenni wedi’u cwblhau ar ôl i’r wybodaeth gael ei rhoi (cyn gynted â phosibl).

Pwy all awdurdodi datgeliad gwybodaeth?

Gall yr unigolion canlynol awdurdodi rhyddhau gwybodaeth mewn ymateb i geisiadau gan yr Heddlu:

  • Rheolwr Diogelu Data (am wybodaeth yn ymwneud â staff a myfyrwyr)
  • Rheolwr Cofnodion (am wybodaeth yn ymwneud â staff a myfyrwyr)
  • Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol (am wybodaeth yn ymwneud â staff)
  • Cyfarwyddwr Cymorth i Fyfyrwyr (am wybodaeth yn ymwneud â myfyrwyr)
  • Pennaeth Bywyd y Campws (am wybodaeth yn ymwneud â myfyrwyr yn llety’r Brifysgol neu, y tu allan i oriau gwaith, am wybodaeth yn ymwneud â phob myfyriwr)

Pa wybodaeth y gellir ei datgelu?

Yn y rhan fwyaf o achosion, os gwneir cais am wybodaeth sylfaenol ynghylch unigolyn penodol a digwyddiad penodol (e.e. cadarnhad o statws myfyriwr, cyfeiriad, rhif ffôn, tebygolrwydd o leoliad yr unigolion ar unrhyw adeg), mae’r Brifysgol yn debygol o ymateb yn gadarnhaol. Dylid nodi y gallai gwrthrych y data fod yn ddioddefwr, yn dyst posibl neu dan amheuaeth o bosibl.

Mewn achosion lle cyflwynwyd cais am lawer iawn o wybodaeth, neu wybodaeth a ystyrir yn sensitif / categori arbennig yn ôl y ddeddfwriaeth diogelu data (e.e. iechyd corfforol neu feddyliol, rhywioldeb) bydd y staff awdurdodedig yn ystyried perthnasedd a chymesuredd y cais.

Yn yr un modd, os darperir disgrifiad yn unig, a bod nifer o wrthrychau data posibl, mae’n rhaid ystyried yn fanylach ba wybodaeth y gellir ei datgelu, ynghyd â’r tebygolrwydd o sgwrsio’n uniongyrchol â’r swyddogion dan sylw.

Os oes gennych chi unrhyw ymholiadau neu bryderon cysylltwch ag infocompliance@aber.ac.uk

I'w adolygu Mehefin 2020.