Cael Gwybodaeth gan y Brifysgol

Mae nifer o drefnau gwahanol ar gael sy’n rhoi hawl i chi ofyn am wybodaeth gofnodedig a gedwir gan y Brifysgol.

Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn rhoi hawl i chi wneud cais am unrhyw wybodaeth gofnodedig a gedwir gan y Brifysgol nad yw amdanoch chi’n bersonol nac am yr amgylchedd (megis cofnodion cyfarfodydd, manylion am wariant, a gwybodaeth ystadegol).

Mae Deddf Gwarchod Data 1998 yn rhoi hawl i chi wneud cais am wybodaeth bersonol y mae’r Brifysgol yn ei chadw amdanoch CHI (megis ffeil myfyriwr neu staff neu sylwadau am sgriptiau arholiad). Mae’r Ddeddf yn cyfeirio atoch fel testun data, a gelwir eich cais yn Gais Mynediad Testun.

Mae Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 yn rhoi hawl i chi wneud cais am unrhyw wybodaeth gofnodedig a gedwir gan y Brifysgol sy’n ymwneud â’r amgylchedd (megis gwybodaeth am adeiladau neu allyriadau, defnyddio ynni, ymchwil amgylcheddol, gwybodaeth am allyriadau, neu bolisïau am bynciau amgylcheddol).

Mae’r trefnau gwybodaeth hyn yn rhoi hawl i chi wneud cais am unrhyw “wybodaeth gofnodedig”. Gwybodaeth gofnodedig yw gwybodaeth sydd gan y Brifysgol ar hyn o bryd, mewn unrhyw fformat (gan gynnwys papur, micro-lun, fideo, a fformatau electronig), ni waeth pryd y cafodd ei chreu.

Nid oes raid i’r Brifysgol greu gwybodaeth, ond mae’n rhaid iddi ryddhau unrhyw wybodaeth sydd ganddi. Efallai y bydd yn rhaid i ni drin cronfeydd data i gael gwybodaeth, ond ni fyddwn yn trin data i greu gwybodaeth newydd

Sut mae gwneud cais?

I ddechrau, edrychwch ar ein Canllawiau Gwybodaeth . Efallai y bydd yr wybodaeth sydd ei hangen arnoch ar gael yno.

Os nad yw, bydd yn rhaid i chi gyflwyno cais am wybodaeth.

Mae’n rhaid i chi wneud cais ysgrifenedig – cewch wneud cais trwy e-bost.  Os nad oes modd i chi wneud hyn, cysylltwch â ni trwy ffonio a gallwn gadarnhau yn ysgrifenedig yr hyn y gwnaethoch gais amdano.

I’n helpu i ddod o hyd i’r wybodaeth yr hoffech ei chael cyn gynted â phosibl, rhowch gymaint o fanylion â phosibl am y wybodaeth yr hoffech. Os yw eich cais yn ymwneud â dogfennau penodol, rhowch unrhyw fanylion sydd gennych am y ddogfen (e.e. dyddiad llunio’r ddogfen, awdur ac ati) a’i lleoliad tebygol (e.e. yr aelod o staff, Adran neu Wasanaeth perthnasol).

Anfonwch eich cais i infocompliance@aber.ac.uk, neu ar bapur i’r cyfeiriad isod, neu ffonio 01970 628593.

Os nad yw eich cais yn glir, neu os nad oes modd dod o hyd i’r wybodaeth y gwnaethpwyd cais amdani o’ch disgrifiad gwreiddiol, byddwn yn cysylltu â chi i ofyn am eglurhad pellach.

Pa wybodaeth y caf ofyn amdani?

O ran egwyddor, mae’n bosibl i unrhyw wybodaeth a gedwir gan y Brifysgol fod ar gael i chi. Ond, mae’r Ddeddf yn cynnwys eithriadau amrywiol y gallwn eu cymhwyso i osgoi datgelu gwybodaeth a fyddai, petai’n cael ei rhyddhau, yn torri’r Ddeddf Gwarchod Data, neu’n golygu torri cyfrinachedd, neu a allai niweidio buddiannau masnachol y Brifysgol neu drydydd parti, ac ati. Yn amodol ar y wybodaeth y gwneir cais amdani, efallai y bydd eithriad i’r holl wybodaeth neu i ran ohoni. Os mai dim ond rhan o’r wybodaeth sydd wedi’i heithrio, bydd modd i chi gael gweddill y wybodaeth.

Beth sy’n digwydd nesaf?

Byddwn yn cydnabod bod eich cais wedi dod i law o fewn 48 awr, ac yn cadarnhau’r dyddiad ar gyfer ymateb yn llawn.

Rydym yn ceisio ymateb cyn gynted â phosibl ond, mae’n rhaid i’r Brifysgol ymateb o fewn 20 diwrnod gwaith.

Beth os nad wyf yn hapus â’r ymateb neu â’r ffordd yr ymdriniwyd â’m cais?

Yn ôl y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth mae gennych hawl i apelio a gofyn am adolygiad mewnol. Os ydych chi’n dal i fod yn anfodlon, gallwch basio’r mater ymlaen i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.