Gohebiaeth

Mae dyletswydd statudol ar Brifysgol Aberystwyth i gydymffurfio ag unarddeg o Safonau sy’n ymwneud â gohebiaeth gyda’r cyhoedd, myfyrwyr a staff. Mae’r Safonau hyn yn rhoi’r hawl i aelodau o'r cyhoedd, myfyrwyr a staff ddewis p'un ai i ddefnyddio Cymraeg wrth ohebu â’r Brifysgol.

Y prif egwyddorion i’w cofio yw y dylid anfon gohebiaeth yn Gymraeg/ddwyieithog wrth

(a) ohebu gyda grŵp o bobl,

(b) ymateb i ohebiaeth a dderbyniwyd yn Gymraeg,

(c) ddechrau gohebiaeth lle nad oes cofnod o ddewis iaith y derbynnydd.

Mae’r gofynion hyn yn berthnasol i holl staff y Brifysgol neu unrhyw drydydd parti sy’n darparu gwasanaeth ar ran y Brifysgol.

Nid yw gofynion y safonau yn berthnasol i ohebiaeth sy’n ymwneud â chynnwys cyrsiau academaidd, i waith ymchwil neu i ohebiaeth anfonir i dderbynwyr tu allan i Gymru.

Gohebiaeth i Fyfyrwyr

  • Rhaid i ohebiaeth i grŵp o fyfyrwyr fod yn ddwyieithog.
  • Rhaid ymateb i ohebiaeth gan fyfyrwyr yn yr un iaith (e.e. yn Gymraeg, yn Saesneg neu’n ddwyieithog). Peidiwch ag anfon ateb yn Saesneg i ohebiaeth a dderbyniwyd yn Gymraeg.
  • O ran gohebu gyda myfyrwyr unigol, ceir gofnod o ddewis iaith myfyrwyr ar y gronfa ddata AStRA ac ar gofnod myfyriwr bob myfyriwr o dan ‘Manylion Personol (studentrecord.aber.ac.uk). Noder nad oes angen i ohebiaeth sy’n ymwneud â chynnwys academaidd, e.e. cynnwys modiwl penodol, fod yn ddwyieithog/Gymraeg oni bai fod y modiwl yn un cyfrwng Cymraeg neu’n ddwyieithog.
  • Lle nad yw cofnod dewis iaith y derbynnydd yn hysbys (e.e. darpar fyfyrwyr/ myfyrwyr / cyhoedd) dylid anfon yr ohebiaeth gychwynnol yn ddwyieithog.

Gohebiaeth i Staff

  • Rhaid i ohebiaeth i grŵp o staff (e.e. e-bost gan Wasanaeth i staff, e-byst i holl staff, e-bost gan Bennaeth i’w adran) fod yn ddwyieithog yn unol â gofynion Polisi Defnydd Mewnol ar ddefnyddio'r Gymraeg yn y Brifysgol.
  • O ran gohebu gyda staff unigol, dylai staff nodi eu dewis iaith ar Pobl Aber – ceir ganllawiau yma. Bydd staff yna’n derbyn gohebiaeth sy’n ymwneud â’u cyflogaeth (e.e. gan Adnoddau Dynol) yn yr iaith honno. Lle bo dewis iaith derbynnydd unigol (aelod o staff) yn hysbys mae’n arfer da i anfon yr ohebiaeth yn yr iaith honno os yn bosib.  
  • Gallwch ohebu yn Gymraeg/Saesneg gyda gwasanaethau’r Brifysgol (e.e. Adnoddau Dynol, Gwasanaethau Gwybodaeth) yn unol â’ch dewis.
  • Er mwyn hwyluso defnydd y Gymraeg yn fewnol mae bellach modd i staff gynnwys ‘nodyn’ (MailTip) ar eu proffiliau Outlook i nodi eu bod yn siarad Cymraeg neu’n siarad rhywfaint o Gymraeg. Bydd modd felly i staff mewnol eraill weld os yw’r derbynnydd yn siarad Cymraeg cyn e-bostio. Ceir wybodaeth bellach o ran sut i ychwanegu’r nodyn isod ar eich proffil Outlook ar dudalennau Gwasanaethau Gwybodaeth (FAQ).

    “Rwy’n siarad Cymraeg / I speak Welsh”
    (neu)
    “Rwy’n siarad rhywfaint o Gymraeg / I speak some Welsh”

Gohebiaeth i’r Cyhoedd

  • Rhaid i ohebiaeth i grŵp o bobl (y cyhoedd yng Nghymru) fod yn ddwyieithog.
  • Dylid ymateb i ohebiaeth gan y cyhoedd yn yr un iaith (e.e. yn Gymraeg, yn Saesneg neu’n ddwyieithog). Peidiwch ag anfon ateb yn Saesneg i ohebiaeth a dderbyniwyd yn Gymraeg.
  • Lle nad yw dewis iaith y derbynnydd yn hysbys dylid anfon yr ohebiaeth gychwynnol yn ddwyieithog ar gyfer derbynwyr yng Nghymru.
  • Nid yw gofynion Safonau’r Gymraeg (gohebiaeth) yn berthnasol i waith ymchwil (e.e. gohebiaeth rhwng staff academaidd mewn sefydliadau gwahanol).

Peidio â thrin y Gymraeg yn llai ffafriol

Dylid sicrhau nad yw fersiwn Gymraeg y neges yn cael ei thrin yn llai ffafriol, sy’n golygu sicrhau fod:

  • y Gymraeg yn ymddangos ar y chwyth (neu uwchben) mewn neges ddwyieithog. Gellir gwneud hyn drwy roi’r neges mewn tabl 2 golofn.
  • Fod y fformat yr un peth yn y neges Gymraeg a’r neges Saesneg.
  • Fod unrhyw ddolennau yn fersiwn Gymraeg yn cyfeirio at dudalennau gwe neu gyhoeddiadau Cymraeg (onbai fod y dudalen/ddogfen ond ar gael yn Saesneg e.e. gwefan allanol).
  • Fod Pwnc y neges e-bost yn ddwyieithog.

Negeseuon Absenoldeb Awtomatig

Dylid sicrhau fod negeseuon absenoldeb gan Staff a Gwasanaethau/Adrannau’r Brifysgol yn ddwyieithog gyda’r Gymraeg yn ymddangos gyntaf. Ceir enghreifftiau o atebion awtomatig ar y dudalen we Atebion e-bost awtomatig.

Datganiadau

Yn unol â gofynion Safonau’r Gymraeg, rhaid i’r Brifysgol ei gwneud hi’n glir ein bod yn croesawu gohebiaeth yn Gymraeg ac na fydd gohebu yn Gymraeg yn peri oedi. Caiff y cymal isod ei gynnwys yn awtomatig ar bob neges allanol gan gyfrifon e-byst staff y Brifysgol a hefyd ar lythyr pennawd swyddogol y Brifysgol.

Rydym yn croesawu gohebiaeth yn Gymraeg a Saesneg. Cewch ateb Cymraeg i bob gohebiaeth Gymraeg ac ateb Saesneg i bob gohebiaeth Saesneg. Ni fydd gohebu yn Gymraeg yn arwain at oedi.

We welcome correspondence in Welsh and English. Correspondence received in Welsh will be answered in Welsh and correspondence in English will be answered in English. Corresponding in Welsh will not involve any delay.

Dylid sicrhau fod negeseuon awtomatig gan Wasanaethau ac Adrannau hefyd yn cynnwys y neges uchod. Gall staff hefyd gynnwys y neges uchod yn eu llofnod e-bost er mwyn i’r neges ymddangos mewn gohebiaeth fewnol.

Llofnodion E-bost

Rhaid i lofnodion e-bost staff y Brifysgol fod yn ddwyieithog.

Ceir adnodd ar wefan yr Adran Farchnata sy’n creu llofnod dwyieithog yn unol â brand y Brifysgol. Er enghraifft:

Anfon Gohebiaeth i’w Gyfieithu

Gellir anfon gohebiaeth i dîm Cyfieithu Canolfan Gwasanaethau’r Gymraeg.

Gweler fanylion o ran sut i wneud cais cyfieithu https://www.aber.ac.uk/cy/cgg/translation-and-support/applying-for-translations/

Os oes angen y cyfieithiad ar frys, cofiwch nodi hyn yn y sylwadau a nodi dyddiad dychwelyd.