Y Weithred Gwyno

Cyflwyniad
Datrys yn Anffurfiol
Datrys yn Ffurfiol
Achosion o anghydfod a disgyblu sy’n gorgyffwrdd
Cefnogaeth i Weithwyr
Cwynion ar y Cyd
Status Quo
Asesu’r Effaith ar Gydraddoldeb
Y Gymraeg – Hawliau Gweithwyr

Cyflwyniad

1.1         Mae’r weithdrefn hon yn berthnasol i holl weithwyr y Brifysgol. Ei nod yw cydymffurfio â Chod Ymarfer y Gwasanaeth Cynghori, Cymodi a Chyflafareddu (ACAS), a gyflwynwyd ym Mawrth 2015, ac sydd wedi ei gynllunio i gynorthwyo cyflogwyr, gweithwyr a’u cynrychiolwyr i ymdrin â sefyllfaoedd o anghydfod yn y gweithle.

1.2         Mae achosion o anghydfod yn cynnwys pryderon, problemau neu gwynion y bydd gweithwyr yn eu codi gerbron eu cyflogwyr. Mae’r Brifysgol, drwy ei threfniadau rheoli arferol o ddydd i ddydd, yn annog ac yn darparu cyfleoedd i weithwyr godi a datrys problemau neu bryderon sy’n ymwneud â’u gwaith, eu hamgylchedd gwaith neu berthnasau ag eraill yn y gwaith. Y nod yw datrys problemau cyn gynted â phosibl a chyn iddynt waethygu.

1.3     Dylid dilyn y polisi a’r weithdrefn Urddas a Pharch yn y Gwaith os bydd gweithiwr o’r farn fod rhywrai yn aflonyddu arno, yn gwahaniaethu yn ei erbyn neu yn ei fwlio. Yn achos materion amryfal sydd o fewn maes Polisi a Gweithdrefnau Cwyno ac Urddas a Pharch yn y Gwaith, dilynir y Weithdrefn Gwyno ond gan ystyried hefyd ysbryd y Polisi Urddas a Pharch yn y Gwaith. Y bwriad yw ceisio datrys pob mater yn anffurfiol yn y lle cyntaf. 

2 Datrys yn Anffurfiol

2.1     Y peth gorau bob amser yw ceisio datrys pryderon a phroblemau yn gyflym ac yn anffurfiol. Anogir gweithiwr sydd â phryder neu broblem sy’n ymwneud ag aelod arall o staff i siarad â’r unigolyn dan sylw cyn ystyried llwybrau eraill ac os bydd angen cyngor pellach arnynt, neu, os ydynt yn ansicr ynghylch pa lwybr i’w ddilyn, efallai y byddant yn dymuno gofyn i’r rheolwr llinell am gyngor neu reolwr y rheolwr llinell os yw’r gŵyn yn ymwneud â’r rheolwr llinell. Rhaid i weithwyr fod yn glir ynghylch natur cwyn a sut y dymunant iddi gael ei datrys. Fel cam cyntaf, lle bo hynny’n bosibl, dylid trafod y mater a sut i’w ddatrys.

2.2     Gall achosion o anghydfod weithiau ddigwydd oherwydd camddealltwriaeth rhwng dau weithiwr neu oherwydd anghytuno e.e. ynghylch telerau ac amodau swydd. Y peth gorau bob amser yw cadarnhau ffeithiau’r sefyllfa, a gall rheolwr llinell y gweithiwr ac Adnoddau Dynol (AD) gynorthwyo yn hyn o beth. Gall cynrychiolydd o’r undebau llafur neu gydweithiwr yn ogystal â chynrychiolydd AD gynorthwyo i ddatrys yn anffurfiol, lle bydd y naill barti neu’r llall o’r farn y byddai hynny’n arwain at ganlyniad cadarnhaol. Mae’n anochel y bydd gwahaniaethau barn yn digwydd yn y gweithle ac o’r herwydd gall perthnasau gwaith fod dan straen o bryd i’w gilydd; fodd bynnag disgwylir i weithwyr gydweithio â’i gilydd i ddatrys gwahaniaethau mewn modd proffesiynol a pharchus.

2.3     Os yw’r pryder yn ymwneud yn benodol â pherthynas waith, gall trydydd parti annibynnol neu gyfryngwr weithiau helpu i ddatrys achosion o anghydfod. Proses wirfoddol yw cyfryngu a rhaid sicrhau cytundeb y partïon.  Bydd y cyfryngwr yn cynorthwyo dau neu ragor o bobl mewn anghydfod i ddod i gytundeb. Y sawl sydd mewn anghydfod fydd yn dod i gytundeb ac nid y cyfryngwr. Nid swyddogaeth y cyfryngwr fydd barnu na dweud wrth y sawl sy’n rhan o’r anghydfod beth ddylid ei wneud. Hwyluso’r broses ac nid y canlyniad fydd y cyfryngwr. Gall AD gynnig cyngor ar y gwasanaeth cyfryngu a’r adegau mwyaf tebygol y bydd yn ddefnyddiol a gall hwyluso trafodaethau ynghylch technegau datrys anffurfiol eraill. Ni fydd yn peryglu’r broses os bydd un o'r ddau barti, neu’r ddau ohonynt, yn gwrthod cyfryngu.

2.4     Mae’r Rhaglen Cymorth i Weithwyr y Brifysgol sy’n galluogi gweithwyr i ddefnyddio gwasanaethau cymorth cyfrinachol yn rhoi’r cyfle i weithwyr ystyried sut orau i ymdrin â problem neu bryder gyda golwg ar ddod o hyd i gytundeb. Gall AD roi cyngor ynghylch y gwasanaethau sydd ar gael ac mae gwybodaeth ar gael yn ogystal ar wefan AD.

3 Datrys yn Ffurfiol

3.1    Hysbysu’r cyflogwr am natur y gŵyn

3.1.1   Oni bu’n bosibl datrys cwyn yn anffurfiol, dylai’r gweithiwr godi’r mater yn ffurfiol a heb oedi afresymol. Dylid gwneud hyn o fewn i dri mis o’r achos cyntaf o bryder neu, yn achos pryderon cysylltiedig amryfal, o fewn mis ar ôl y digwyddiad olaf. Derbynnir, fodd bynnag, na fydd hynny bob amser yn ymarferol.  

3.1.2   Dylid cyflwyno’r gŵyn yn ysgrifenedig i reolwr llinell y gweithiwr gan ddefnyddio’r templed a ddangosir yn Atodiad A. Gall y gweithiwr ofyn am gymorth cydweithiwr neu gynrychiolydd o’r undebau llafur i lenwi’r templed. Dylid cymryd gofal wrth lenwi’r ffurflen i sicrhau na ddefnyddir iaith ddifrïol neu sarhaus am weithiwr arall sy’n annerbyniol, a dylid rhoi manylion cryno am y canlynol:

• natur y gŵyn: pwy, beth, ble a phryd
• pa ymdrechion a gafwyd i geisio datrys y mater yn anffurfiol
• y penderfyniad sy’n cael ei geisio.

Defnyddir y ddogfen hon yn sail i gyfarfod dilynol a gellir rhoi adroddiad mwy manwl yn y cyfarfod hwnnw.

3.1.3   Dylid sicrhau bod y rheolwr sy’n ymdrin â’r gŵyn ar raddfa uwch briodol i drafod y mater(ion) a godwyd. Er enghraifft, os mai rheolwr llinell y gweithiwr yw testun y gŵyn, dylid codi’r mater â rheolwr y rheolwr llinell, neu â Phennaeth yr Adran neu â Chyfarwyddwr yr Athrofa fydd yn ystyried y mater ar y cyd ag AD. Os bydd cwyn yn ymwneud â Chyfarwyddwr Athrofa’r gweithiwr, gellir ei chodi â’r Is-Ganghellor a all enwebu unigolyn i ymdrin â’r achos.

3.2   Cyfarfod i drafod y gŵyn

3.2.1   Bydd y rheolwr llinell, neu’r rheolwr arall sy’n ystyried y gŵyn, yn trefnu cyfarfod â’r gweithiwr a gall ddod â chynrychiolydd o’r undebau llafur neu gydweithiwr gydag ef.

3.2.2   Dylid trefnu’r cyfarfod hwn heb oed yn afresymol ac, oni cheir amgylchiadau eithriadol, ymhen 10 niwrnod gwaith ar ôl derbyn y gŵyn. Fel yn achos y cam anffurfiol, bydd hi’n fwy tebygol y deuir i gytundeb os caiff y materion eu trafod cyn gynted â phosibl. Os bydd y gweithiwr neu’i gynrychiolydd yn methu dod i’r cyfarfod a drefnir, clustnodir dyddiad newydd ymhen cyfnod o 5 diwrnod gwaith. Dylai’r gweithiwr wneud pob ymdrech resymol i ddod i’r cyfarfod hwn.  

3.2.3   Gall fod angen gohirio’r cyfarfod i siarad â staff eraill (neu drydydd partïon) am y gŵyn. Os bydd gofyn i weithiwr sy’n destun cwyn fynychu cyfarfod, rhoddir rhybudd rhesymol o’r cyfarfod. Bydd y gweithiwr yn derbyn copi o’r gŵyn ac amser rhesymol i ystyried y mater. Gall gweithiwr fydd yn cael ei gyfweld dan y broses hon ddod â chynrychiolydd o’r undebau llafur neu gydweithiwr gydag ef.

3.2.4   Bydd aelod o’r tîm AD yn bresennol ym mhob cyfarfod i gynghori ynghylch gweithdrefnau ac i hwyluso’r drafodaeth i gynorthwyo i ddatrys y sefyllfa. Gwneir recordiad o’r cyfarfod a rhoddir trawsgrifiad o’r cyfarfod i’r gweithiwr fel arfer o fewn 7 diwrnod gwaith ar ôl y cyfarfod. Dylid anodi’r nodiadau ag unrhyw newidiadau a’u llofnodi i gadarnhau eu bod yn gofnod cywir o’r cyfarfod cyn eu dychwelyd i AD ymhen 7 diwrnod gwaith ar ôl eu derbyn.

3.3 Penderfynu ar gamau priodol

3.3.1   Ar ôl casglu’r holl wybodaeth a chynnal yr holl gyfweliadau, bydd y rheolwr sy’n ystyried y gŵyn yn llunio ei ymateb i’r materion a godwyd ar ffurf llythyr neu adroddiad. Bydd y ffurf yn dibynnu ar natur a chymhlethdod y materion a godwyd. Gall y rheolwr ddewis un o’r penderfyniadau isod:

Dewis	Canlyniad
1	Cadarnahau’r gŵyn
2	Cadarnhau’r gŵyn yn rhannol
3	Dim cadarnhau’r gŵyn
4	Cyfeirir y gŵyn at weithdrefn arall, er enghraifft, y Weithdrefn Ddisgyblu neu argymell hyfforddiant

3.3.2   Dylid llunio’r llythyr neu’r adroddiad heb oedi afresymol, a chysylltu yn ysgrifenedig â’r gweithiwr a fu’n destun cwyn a’r gweithiwr a gododd y Gŵyn. Bydd y penderfyniad fel arfer yn cael ei gyfleu i’r partïon o fewn i 10 niwrnod gwaith ar ôl i’r rheolwr dderbyn y darn olaf o wybodaeth neu’r trawsgrifiad wedi’i lofnodi. Ni bydd canlyniadau neu gosbau sy’n ymwneud ag aelod arall o staff yn cael eu datgelu i’r sawl sydd wedi ei dramgwyddo yn y llythyr na’r adroddiad.

3.3.3   Lle na bydd y gŵyn yn cael ei chadarnhau, bydd y rheolwr llythyr yn cadarnhau’r penderfyniad hwn trwy lythyr i’r partïon.  

3.3.4   Os bu’n rhaid gohirio’r cyfarfod cychwynnol er mwyn caniatáu i gyfarfodydd eraill ddigwydd, mae’n debyg y bydd angen mwy o amser ar y rheolwr i ddod i benderfyniad. Dan amgylchiadau o’r fath, disgwylir y bydd y penderfyniad yn cael ei gyfleu’n ysgrifenedig i’r gweithiwr o fewn 28 diwrnod gwaith ar ôl y cyfarfod cychwynnol â’r gweithiwr.

3.3.5   Gall fod amgylchiadau eithriadol sy’n golygu y bydd angen ymestyn yr amserlen hon. Yn yr achos hwn, bydd y rheolwr yn hysbysu’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol (CAD), neu’r sawl a enwebir ganddo, a fydd yn ysgrifennu at y gweithiwr i egluro’r rheswm dros yr oedi a’r dyddiad y disgwylir gorffen ystyried y gŵyn.

3.3.6   Dylid hysbysu’r gweithiwr yn y llythyr sy’n rhoi gwybod iddo am ganlyniad y gŵyn fod ganddo’r hawl i apelio.

3.4  Hawl i Apelio

3.4.1   Lle bydd gweithiwr yn anfodlon ynghylch canlyniad y gŵyn a godwyd, gall apelio at y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol. Dylai’r gweithiwr amlinellu’r sail dros yr apêl yn ysgrifenedig i’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol ymhen 7 diwrnod gwaith o ddyddiad y llythyr oddi wrth y Rheolwr fu’n ystyried y gŵyn.

3.4.2   Bydd y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol yn penodi aelod o Dîm Gweithredol y Brifysgol i wrando ar yr apêl a dod i benderfyniad. Trefnir y cyfarfod hwn heb oedi afresymol ac, oni bai fod amgylchiadau eithriadol, ymhen 10 niwrnod gwaith ar ôl derbyn yr apêl. Bydd ymgynghorydd AD hefyd yn bresennol yn y gwrandawiad er mwyn rhoi cyngor ar weithdrefnau. Caiff y cyfarfod ei recordio a rhoddir copi o’r trawsgrifiad o’r cyfarfod i’r gweithiwr fel arfer o fewn 7 diwrnod gwaith ar ôl y cyfarfod. Dylid anodi’r nodiadau ag unrhyw newidiadau a’u llofnodi i gadarnhau eu bod yn gofnod cywir o’r cyfarfod a dychwelyd copi i AD ymhen 7 diwrnod gwaith o’u derbyn.

3.4.3   Bydd hawl gan y gweithiwr sy’n apelio i ddod â chynrychiolydd o’r undebau llafur neu gydweithiwr gydag ef. Rhoddir cyfle i’r apelydd alw tystion a dylai’r apelydd ddarparu ymlaen llaw, ac o leiaf 3 diwrnod gwaith cyn y gwrandawiad, yr enwau a’r rhesymau dros alw pob tyst, ar gyfer yr aelod o Dîm Gweithredol y Brifysgol fydd yn gwrando ar yr apêl.

3.4.4   Gall yr aelod o Dîm Gweithredol y Brifysgol ganiatáu’r apêl neu ei gwrthod yn gyfan gwbl neu yn rhannol.

3.4.5   Dylid cyfleu canlyniad yr apêl i’r gweithiwr fel arfer o fewn 7 diwrnod gwaith ar ôl y gwrandawiad. Bydd y penderfyniad yn derfynol ac yn dihysbyddu Gweithdrefn Apeliadau Cwynion y Brifysgol.

3.4.6   Lle bydd yr unigolyn y codir y gŵyn yn ei erbyn yn anfodlon â chanlyniad y gŵyn, caiff trefniadau amgen eu gwneud i ystyried eu pryderon yn amodol ar y weithdrefn a ddefnyddiwyd i’w hysbysu o’r canlyniad e.e. gweithdrefn ddisgyblu, apeliadau.

4.  Achosion o anghydfod a disgyblu sy’n gorgyffwrdd

4.1     Lle bydd gweithiwr yn codi achos o anghydfod yn ystod gweithdrefn ddisgyblu, gellir gohirio’r broses ddisgyblu dros dro er mwyn ymdrin â’r gŵyn. Lle bydd yr achos disgyblu a’r anghydfod yn gysylltiedig gall fod yn briodol i ymdrin â’r ddau fater ar yr un pryd a bydd y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol yn ystyried hyn.

4.2     Os bydd y sawl sy’n rheoli’r gŵyn yn dod i’r casgliad, o ganlyniad i ystyried y gŵyn, fod ymddygiad y naill barti neu'’ llall yn amhriodol, caiff y mater ei ystyried yn ôl Gweithdrefn Ddisgyblu’r Brifysgol. Bydd yr wybodaeth a’r dogfennau a gesglir yn rhan o’r weithdrefn gwyno yn sail i’r ymchwiliad o dan y weithdrefn ddisgyblu. Gellir casglu tystiolaeth arall os bernir fod hynny er budd cyfiawnder naturiol.

5  Cefnogaeth i Weithwyr

5.1     Gall ymwneud â phroses gwyno ffurfiol fod yn boenus iawn i weithwyr, a dyna paham y mae’r Brifysgol yn pwysleisio i weithwyr bwysigrwydd ceisio ymdrin â’r mater yn anffurfiol ac yn cynnig prosesau datrys anghydfod eraill drwy gyfryngu a’r Rhaglen Cymorth i Weithwyr. Ceisio dod i gytundeb drwy siarad a thrafod yn adeiladol yw’r ffordd orau ymlaen bob amser.

5.2     Bydd gweithwyr sy’n codi achos o gŵyn neu’n destun cwyn yn cael cynnig cefnogaeth gan y Brifysgol yn ystod y broses. Gall y gefnogaeth gael ei darparu gan aelod o AD, rheolwr llinell y gweithiwr neu gyfryngwr hyfforddedig cyn belled nad ydyw’n ymwneud â’r gŵyn yn uniongyrchol. Bydd cwnsela ar gael drwy’r Rhaglen Cymorth i Weithwyr a bydd gan y gweithiwr fynediad uniongyrchol i’r gwasanaeth hwn. Pan ddaw’r weithdrefn gwyno i ben, ac ar gais un neu ragor o’r partïon, bydd aelod o’r Adran AD yn gweithio gyda’r gweithiwr i roi rhaglen gymorth wedi’i chynllunio ar waith ar y cyd â’r rheolwr llinell priodol.

6 Cwynion ar y Cyd

6.1     Yn achos cwynion ar y cyd, hynny yw, fod mwy nag un unigolyn yn dwyn achos o gŵyn, ymdrinnir â hyn drwy weithdrefn gwyno ar y cyd y Brifysgol. 

7 Status Quo

7.1     Hyd nes bydd camau’r gŵyn wedi’u dihysbyddu, glynir wrth y status quo fel arfer; hynny yw y trefniadau gwaith sy’n bodoli cyn i’r gŵyn gael ei chyflwyno.

7.2     Mewn amgylchiadau eithriadol, lle nad yw’n bosibl i gadw at y status quo, byddai’n rhaid i’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol neu’r Dirprwy Is-Ganghellor Staff a Myfyrwyr a’r Prif Swyddog Gweithredol, gymeradwyo peidio â glynu wrth y status quo.

8  Asesu’r Effaith ar Gydraddoldeb

Mae’r Brifysgol yn ymrwymo i ymwreiddio’r Cynllun Cydraddoldeb Strategol yn ei pholisïau, gweithdrefnau ac arferion. Mae asesiad o’r effaith ar gydraddoldeb wedi’i gynnal mewn perthynas â’r Weithdrefn Gwyno yn unol â’r fframwaith hwn.

9 Y Gymraeg – Hawliau Gweithwyr

Yn unol â Rheoliadau Safonau’r Gymraeg a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2018 mae gan weithwyr hawl i ddefnyddio’r Gymraeg

(i) i weud cwyn

(ii) i ymateb i gŵyn neu honiad

Ac mae gan weithwyr yr hawl hefyd i defnyddio’r Gymraeg mewn cyfarfodydd lle maent yn destun

(iii) cwyn a honiad (neu os ydynt wedi gwneud cwyn)

(iv) trafodion disgyblaethol

(v) trafodaethau’r cynllun cyfraniad effeithiol

(vi) cyfarfodydd ymgynghori unigol

Bydd gwasanaeth cyfieithu ar y pryd o’r Gymraeg i Saesneg yn cael ei ddarparu mewn cyfarfod os nad oes modd cynnal y cyfarfod yn llwyr trwy gyfrwng y Gymraeg.

Y mae’r Brifysgol, ar y cyd a’i hundebau llafur cydnabyddedig, wedi ymgorffori’r gofynion uchod yn holl ddogfennau polisi a gweithdrefnol perthnasol yr adran Adnoddau Dynol.

Adolygu’r Polisi

Bydd Adnoddau Dynol yn cydlynu adolygiad o’r polisi hwn er mwyn sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r gyfraith ac ymarfer da. Bydd pob adolygiad yn cynnwys ymgynghori ag undebau llafur cydnabyddedig, a bydd unrhyw newidiadau a gynigir yn cael eu cyflwyno i’r pwyllgor perthnasol priodol, Grŵp Gweithredol y Brifysgol a’r Cyngor os bydd angen.  

Fersiwn 1.1

Dyddiad Adolygiad Diwethaf: Gorffennaf 2019

Dyddiad Adolygiad Nesaf: Gorffennaf 2021