Penodiadau Prawf

  1. Egwyddorion

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i aelodau staff newydd Prifysgol Aberystwyth yn unig.

Pan benodir aelod staff newydd, un o ofynion y contract fel arfer yw cwblhau cyfnod prawf. Ar ddechrau’r cyfnod hwn, neilltuir mentor i’r aelod staff newydd (gweithiwr ar brawf) a fydd, ynghyd â Chyfarwyddwr yr Athrofa/Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol yn pennu rhestr o amcanion i’w cyflawni erbyn dyddiadau targed drwy gydol y cyfnod prawf. Rhaid i’r cynnydd a wneir i gyflawni’r amcanion hyn gael ei fonitro gan Gyfarwyddwr yr Athrofa/Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol yn rheolaidd, cyn penderfynu a yw’r cyfnod prawf wedi ei gwblhau’n llwyddiannus ai peidio.

Bydd yr amcanion penodol yn cael eu cadw yn y Cynllun Cyfraniad Effeithiol / ffurflen Cyfnod Prawf sydd i’w gweld yma: (dolen gyswllt)

  1. Cyfnodau Prawf:

Categori staff                                                 Cyfnod prawf

Graddfeydd 1-10 (ac eithrio staff academaidd)    12 mis o gyfnod prawf

Staff academaidd Graddfeydd 6 – 10                  2 flynedd o gyfnod prawf

  1. Rolau a Chyfrifoldebau

Mae gan bob unigolyn sy’n ymwneud â’r cyfnod prawf rôl bwysig i’w chwarae i helpu unigolyn i gwblhau cyfnod prawf yn llwyddiannus. Mae’r prif gyfrifoldebau fel a ganlyn:

3.1     Y Gweithiwr ar Brawf

Cyfrifoldeb y gweithiwr ar brawf fydd sicrhau ei fod yn deall gofynion y rôl yn drylwyr, a’i fod yn ymgysylltu’n llwyr â threfn y cyfnod prawf. Gellir dod o hyd i’r ffurflen brawf yma:  https://www.aber.ac.uk/cy/hr/ecs/.  Os bydd y gweithiwr ar brawf yn teimlo ar unrhyw adeg yn ystod y broses fod yr amcanion wedi newid neu fod y gefnogaeth/hyfforddiant a nodir ar y ffurflen wedi newid, ei gyfrifoldeb ef fydd trefnu adolygiad gyda’r rheolwr llinell i drafod diwygio’r amcanion neu newid blaenoriaethau er mwyn sicrhau bod yr amcanion yn cael eu cyflawni.

3.2     Y Rheolwr Llinell

Rôl y rheolwr llinell fydd sicrhau bod y gweithiwr ar brawf yn deall gofynion y swydd yn llwyr, gosod amcanion perthnasol a chyflawnadwy a sicrhau bod yr holl hyfforddiant a chefnogaeth angenrheidiol ar gael i alluogi’r gweithiwr ar brawf i gyflawni’r amcanion a nodir. Mae’r rheolwr llinell hefyd yn gyfrifol am gynnal adolygiadau anffurfiol yn rheolaidd gyda’r gweithiwr ar brawf drwy gydol y cyfnod prawf er mwyn sicrhau bod y gweithiwr ar brawf yn gwneud cynnydd da yn unol â’r amcanion a bod unrhyw newidiadau i’r amcanion neu’r hyfforddiant a’r gefnogaeth yn cael eu nodi ar y ffurflen.

3.3     Y Mentor

Mae’r mentor yn chwarae rôl bwysig iawn yn ystod y broses brawf. Mae’r mentor yn darparu cefnogaeth emosiynol ac ymarferol i’r gweithiwr ar brawf drwy gydol y cyfnod prawf a gellir gofyn iddo ymyrryd mewn sefyllfaoedd anodd.  Er mwyn sicrhau bod mentor effeithiol yn cael ei benodi, dylai’r unigolyn a ddewisr fodloni’r meini prawf canlynol:

  • Ni fydd, yn y rhan fwyaf o achosion, yn aelod staff yn yr un maes proffesiynol uniongyrchol â’r gweithiwr ar brawf; bydd hynny’n sicrhau bod gwrthdaro posibl o fuddiannau yn cael ei osgoi;
  • Bydd yn aelod profiadol o staff yn yr un categori swydd â’r gweithiwr ar brawf, e.e. Gweinyddol, Rheoli a Phroffesiynol, Staff Academaidd neu Ymchwil; bydd hynny’n sicrhau bod y gweithiwr ar brawf yn derbyn cyngor sy’n berthnasol i’r gwaith a bod cyd-ddealltwriaeth yn cael ei sefydlu.

3.4     Cyfarwyddwr yr Athrofa / Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol

Mae Cyfarwyddwr yr Athrofa / Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol yn gyfrifol am gadarnhau bod yr amcanion y bydd y gweithiwr ar brawf a’r rheolwr llinell yn cytuno arnynt yn berthnasol ac yn gyflawnadwy, a bod y gefnogaeth sydd ei hangen ar y gweithiwr ar brawf ar gael iddo.

  1. Gosod Amcanion

Mae’r broses yn rhoi pwyslais ar gefnogi a datblygu staff i gyflawni’r rôl.

Datblygiad:  sicrhau bod sgiliau newydd, agweddau, gwybodaeth ac ymddygiad yn cael eu datbygu a fydd yn helpu’r gweithiwr i gyflawni’r amcanion a llwyddo a dysgu yn y rôl.

Perfformiad: gosod targedau a deilliannau ar gyfer y flwyddyn sydd i ddod, a thrafod anghenion o ran cefnogi a hyfforddi.

Eglurder: sicrhau cyd-ddealltwriaeth ynglŷn â’r hyn y disgwylir i weithiwr ar brawf ei wneud a sut y mae hynny yn perthyn i amcanion yr adran/athrofa ac amcanion strategol y Brifysgol.

Rhyddid: I unigolyn drafod ei rôl yn gyffredinol a’i gynlluniau ar gyfer y dyfodol.

Rhaid i bob amcan ddilyn trefn SMART:

  • Penodol
  • Mesuradwy
  • Cyraeddadwy
  • Ymarferol
  • Amserol
  1. Trefn y Cyfnod Prawf

5.1     Mae’n cymryd amser i aelodau staff newydd o’r staff ymgyfarwyddo â’u swyddi, ond mae’n bwysig i’r targedau a’r amcanion gael eu gosod cyn gynted â phosibl. Er mwyn sicrhau cydbwysedd rhwng galluogi staff i ymgartrefu a sicrhau eu bod yn canolbwyntio cyn gynted ag sy’n ymarferol, rhaid i’r holl staff lenwi’r ffurflen gyda’u rheolwr llinell o fewn i 4 wythnos ar ôl dechrau’r swydd a rhaid i Gyfarwyddwr yr Athrofa / Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol ei llofnodi.

5.2     Oni bydd y ffurflen wedi’i chwblhau a’i llwytho i PoblAberPeople o fewn i 4 wythnos ar ôl dechrau’r swydd, bydd PoblAberPeople yn anfon neges yn awtomatig i atgoffa’r staff perthnasol, ac yn parhau i wneud hynny tan i’r ffurflen gael ei llwytho. Oni bydd yr adolygiad yn cael ei lwytho o fewn i 8 wythnos, rhoddir gwybod i’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol.

5.3     Bydd neges e-bost yn cael ei hanfon eto ar ôl 6 neu 12 mis* (*gan ddibynnu ar hyd y cyfnod prawf) i atgoffa’r gweithiwr ar brawf a’r rheolwr llinell i gwrdd eto i adolygu’n ffurfiol gynnydd y gweithiwr ar brawf yn ôl yr amcanion gosodedig. Dylid cofnodi adolygiad o gynnydd y gweithiwr ar brawf yn ôl yr amcanion gosodedig ym mhob adran o’r ffurflen. Os bydd anghenion pellach o ran hyfforddiant neu gefnogaeth yn cael eu hadnabod, dylent gael eu nodi. Ar ôl i’r adroddiad gael ei gwblhau, dylai Cyfarwyddwr yr Athrofa/Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol ei ystyried a’i lofnodi.   

5.4     Oni bydd yr adolygiad wedi ei lwytho i PoblAberPeople o fewn i 7/13mis* ar ôl dechrau’r swydd, bydd PoblAberPeople yn anfon neges e-bost yn awtomatig i atgoffa’r staff perthnasol, ac yn parhau i wneud hynny tan i’r ffurflen gael ei llwytho. Oni bydd yr adolygiad yn cael ei lwytho o fewn i 8/14 mis*, rhoddir gwybod i’r Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol.

5.5     Sylweddolir bod dyletswyddau staff yn gallu newid dros amser, ac y gallai hynny effeithio ar natur yr amcanion sydd wedi’u gosod a gallu’r gweithiwr ar brawf i’w cyflawni. Dylai gwyriadau o’r amcanion a gytunwyd gael eu nodi, ynghyd â’r rhesymau dros wyro. Bydd hynny’n sicrhau nad yw gweithwyr ar brawf yn cael eu cosbi’n annheg am unrhyw newidiadau i amgylchiadau sydd wedi effeithio ar eu perfformiad.

5.6     Dylai’r gweithiwr ar brawf a’r rheolwr llinell gwrdd yn anffurfiol yn gyson drwy gydol y cyfnod prawf i ddatrys yn fuan unrhyw anawsterau y bydd y gweithiwr ar brawf yn ei gael wrth gyflawni ei amcanion. Cyfrifoldeb y gweithiwr ar brawf fydd rhoi gwybod am anawsterau, a chyfrifoldeb y rheolwr llinell fydd ceisio datrys yr anawsterau. Bydd datrys problemau cyn gynted â phosibl yn sicrhau bod modd mesur perfformiad y gweithiwr ar brawf mor deg a chywir â phosibl.

5.7     Yn ystod mis olaf y cyfnod prawf, bydd PoblAberPeople yn anfon neges e-bost awtomatig at y gweithiwr ar brawf a’r rheolwr llinell yn eu hatgoffa i gwblhau’r adolygiad terfynol o gynnydd y gweithiwr ar brawf yn ôl yr amcanion gosodedig. Dylai’r adroddiad terfynol nodi a yw’r amcanion wedi eu cyflawni a chynnwys rhesymau perthnasol yn egluro’r amcanion sydd heb eu cyflawni yn ystod y cyfnod prawf. Ar ôl i’r adroddiad gael ei gwblhau, rhaid i Gyfarwyddwr yr Athrofa/Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol nodi a yw’n dymuno i’r penodiad gael ei gadarnhau ai peidio. Bydd y gweithiwr ar brawf yn cael cyfle i ymateb i’r sylwadau hyn. Ar ôl i’r adroddiad gael ei gwblhau, dylai Cyfarwyddwr yr Athrofa/Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol ei ystyried a’i lofnodi.

5.8     Lle bydd Cyfarwyddwr yr Athrofa/Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol yn argymell bod y gweithiwr ar brawf wedi llwyddo i gwblhau’r cyfnod prawf, bydd yr Adran Adnoddau Dynol yn gofyn i’r Dirprwy Is-Ganghellor priodol gadarnhau’r argymhelliad. Ar ôl iddo/iddi wneud hynny, bydd yr Adran AD yn ysgrifennu at y gweithiwr ar brawf i gadarnhau iddo/iddi fod yn llwyddiannus wrth gwblhau’r cyfnod prawf. Bydd y gweithiwr yn trosglwyddo i’r Cynllun Cyfraniad Effeithiol ar gyfer gosod amcanion yn barhaus ac adolygu ei b/pherfformiad bob blwyddyn.

5.9     Lle bydd Cyfarwyddwr yr Athrofa/Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol yn argymell nad yw’r gweithiwr ar brawf wedi cyflawni amcanion y cyfnod prawf, bydd yr Adran AD yn gofyn i’r Dirprwy Is-Ganghellor priodol gadarnhau’r argymhelliad. Bydd AD yn cydgysylltu â Chyfarwyddwr yr Athrofa/Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol i ystyried y dewisiadau sydd ar gael.  Bydd y rhain yn cynnwys:-

  • Ymestyn y cyfnod prawf am hyd at 6 mis
  • Ystyried gwrandawiad Prawf ffurfiol; gall diswyddo fod yn un o ddeilliannau’r gwrandawiad

Lle nad ystyrir ei bod yn briodol i ymestyn y cyfnod prawf yn awtomatig, dylid cynnull gwrandawiad. Bydd yr Adran AD yn ysgrifennu at y gweithiwr i gadarnhau bod y mater yn cael ei gyfeirio at Wrandawiad Prawf (Gweler Atodiad 1) i ystyried y mater. Bydd hawl ganddo/ganddi i ofyn i gynrychiolydd o’r Undebau Llafur neu gydweithiwr i ddod gydag ef/hi i’r cyfarfod.

5.10    Os bydd y Panel Gwrandawiad Prawf yn penderfynu bod y gweithiwr i’w ddiswyddo, bydd y gweithiwr ar brawf yn cael rhybudd ysgrifenedig o ddiswyddo ar sail gallu.

5.11    Bydd y Gweithiwr ar brawf yn cael gwybod am ei hawl i apelio yn erbyn y penderfyniad.

  1. Y Drefn Apelio

6.1     Yn dilyn penderfyniad y Panel, bydd gan y gweithiwr ar brawf hawl i apelio yn erbyn y penderfyniad i ddiswyddo neu ymestyn y cyfnod prawf.

6.2     Rhaid i’r cais gael ei wneud trwy ysgrifennu at y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol, gan roi amlinelliad cryno o’r rheswm/rhesymau dros apelio.

6.3     Bydd y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol neu ddirprwy yn trefnu i gynnull Panel Apeliadau. (Gweler Atodiad 2 am fanylion). 

  1. ABSENOLDEB TYMOR HIR O’R GWAITH YN YSTOD CYFNOD PRAWF

Efallai bydd angen addasu amcanion prawf, amserlenni a dyddiadau adolygu i ystyried absenoldebau penodol o’r gwaith, e.e. cyfnodau mamolaeth/mabwysiadu, absenoldeb rhiant a/neu absenoldeb salwch tymor hir. Mewn achosion o’r fath, dylai’r rheolwr llinell gytuno â’r gweithiwr ar brawf i adolygu’r amcanion yn dilyn cyfnod o absenoldeb a chynnig newidiadau yn ôl yr angen er mwyn gallu cyflwyno argymhelliad i Gyfarwyddwr yr Athrofa/Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol. Dylai Cyfarwyddwr yr Athrofa/Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol ystyried y newidiadau, nodi a fydd yn cefnogi’r argymhellion ai peidio, a llofnodi’r ffurflen. Bydd yr Adran AD yn gofyn i’r Dirprwy Is-Ganghellor priodol gadarnhau’r argymhellion. Ar ôl derbyn penderfyniad y Dirprwy Is-Ganghellor, rhoddir gwybod i’r gweithiwr a diwygio’r ffurflen yn unol â hynny.

Mesur yw hwn i gefnogi’r gweithiwr ar brawf ac i sicrhau bod y cyfnod prawf llawn ar gael iddo gyflawni’r amcanion a gytunwyd a mynychu’r sesiynau hyfforddi/cefnogi perthnasol a nodwyd.

  1. Adolygu’r Polisi

Bydd y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol yn cydlynu adolygiad o Weithdrefn Brawf y Brifysgol bob 3 blynedd i sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth ac arferion da.

Cynhelir yr adolygiad ar y cyd â’r undebau llafur cydnabyddedig a chyflwynir unrhyw newidiadau i’r Pwyllgor Datblygiad Proffesiynol, Staffio a Chydraddoldeb eu cymeradwyo.

  1. Asesu’r Effaith ar Gydraddoldeb

Mae’r Brifysgol yn ymrwymo i ymwreiddio’r Cynllun Cydraddoldeb yn ei pholisïau, gweithdrefnau ac arferion. Mae effaith y polisi hwn ar gydraddoldeb wedi ei asesu yn unol â’r cynllun hwn.